Dare movimento al tuo flusso di lavoro
Una volta che hai impostato il tuo flusso di lavoro, come aggiungi i passaggi di consegne e le automazioni per farlo partire? Come fai a far "fluire" il tuo flusso di lavoro?
Questo articolo è il terzo di una serie di tre articoli. Se non hai letto i primi due, puoi trovarli qui: Articolo 1 Articolo 2
Generatore di flussi di lavoro
Inizia usando il generatore di flussi di lavoro.
Puoi trovare il generatore di flussi di lavoro tra le schede del tuo progetto. Questa funzionalità ti aiuta a creare i passaggi da seguire dall'inizio alla fine. Il generatore di flussi di lavoro ti aiuta a creare un flusso di lavoro, ma non a eseguirlo. Una volta che hai creato il flusso di lavoro nel generatore di flussi di lavoro, usa una delle altre viste Progetto.
Quattro tipi di movimento
Che tu usi il generatore di flussi di lavoro o meno, cerca quattro tipi diversi di movimento e collegali alle funzionalità giuste su Asana.
1. Avvio
Ogni flusso di lavoro ha un punto di avvio, che rappresenta l'inizio del lavoro. In base al flusso di lavoro, queste sono i modi in cui lo avvierai.
- Manualmente: in alcuni casi, il tuo team inizia il lavoro manualmente, ad esempio quando decidi di pubblicare un nuovo post sul blog per un lancio in programma. In questi casi sei tu che creai un nuovo progetto o un'attività.
- Con un modulo: alcuni flussi di lavoro includono un processo di ricezione, in cui le attività vengono suggerite dall'input di altre persone, ad esempio una richiesta. I processi di ricezione sono casi d'uso ideali per i moduli, che ti consentono di semplificare e standardizzare le richieste di lavoro.
- Con un modello di attività: i team che eseguono sempre gli stessi passaggi all'interno di un flusso di lavoro usano i modelli di attività. Questi sono un caso d'uso ideale quando vuoi creare in anticipo un'attività con link a informazioni rilevanti e un insieme di sottoattività, ad esempio durante il monitoraggio dei candidati.
2. Passaggi di consegne
In molti flussi di lavoro, le attività passano da una persona all'altra finché non si raggiunge il traguardo. Di seguito elenchiamo le pratiche comuni che i team seguono per i passaggi di consegne.
Riassegnazione manuale
Assicurati che le attività siano realizzabili assegnando un incaricato. In alcuni flussi di lavoro, un collega diverso è incaricato dell'attività in diverse fasi.
Per esempio, quando un creativo passa a un designer un compito relativo a una richiesta. In questi casi, riassegna l'attività.
Aggiungere sottoattività
Quando devi suddividere un'attività in passaggi più piccoli, per poter suddividere i compiti all'interno del flusso di lavoro, aggiungi sottoattività.
Per esempio, un team che gestisce le richieste monitora ogni deliverable come attività nel suo progetto e aggiunge sottoattività per organizzare i passaggi tra ogni fase del loro flusso di lavoro.
Aggiungere dipendenze
In alcuni casi, un'attività blocca l'avanzamento di un'altra. In questo caso, usa le dipendenze, che consentono di mostrare che un'attività è bloccata da un'altra.
Per esempio, un team che gestisce il feedback dei clienti relativo a un prodotto deve aspettare che il team di sviluppo completi il lavoro prima di parlare di nuovo con il team che ha inviato il feedback. Di conseguenza, aggiunge una dipendenza per mostrare che un'attività è bloccata da un'altra. Le dipendenze sono disponibili solo per i team e le organizzazioni che usano Asana Premium.
Usare le approvazioni
Molti passaggi di consegne necessitano di un'approvazione prima di poter procedere. Questi casi sono ottimi per usare le approvazioni. Le approvazioni sono un tipo di attività che dà all'incaricato la possibilità di "approvare", "richiedere modifiche" o "rifiutare". Per esempio, un designer ha bisogno che diversi stakeholder verifichino e approvino una risorsa prima di completare il deliverable. Le approvazioni sono disponibili per i clienti Asana Business o Enterprise.
3. Intersezioni
In alcuni flussi di lavoro, il tuo lavoro si interseca con un altro team o strumento. Quando ti trovi davanti a un'intersezione, prendi in considerazione le seguenti opzioni.
Multihoming
Su Asana, le attività possono essere aggiunte a più progetti senza dover essere duplicate. Gli aggiornamenti relativi all'attività appariranno in entrambi i progetti. Questa opzione si chiama multihoming.
Usa il multihoming per creare una visibilità condivisa relativa alla stessa attività su più progetti e team su Asana.
Integrazioni
Se il tuo lavoro si interseca con un altro strumento, verifica se esiste un'integrazione. Se esiste, puoi collegare il tuo flusso di lavoro tra gli strumenti.
Consulta il nostro elenco delle integrazioni qui
4. Ripetizione
In molti flussi di lavoro, ti ritroverai a ripetere sempre la stessa azione per far avanzare il lavoro. Questa è un'ottima opportunità per incorporare le regole, semplici automazioni che semplificano i passaggi manuali. Le regole sono disponibili per i clienti Asana Premium e sono ulteriormente personalizzabili per i clienti Business ed Enterprise.
Con il generatore di flussi di lavoro, puoi facilmente creare regole all'interno di qualsiasi fase del tuo flusso di lavoro.
Di fatto, puoi automatizzare ognuno dei movimenti già discussi in questo articolo, come puoi vedere dagli esempi qui sotto.
Trigger e azioni
Avvio → Quando una nuova attività viene aggiunta a un progetto tramite l'invio di un modulo... → Aggiungi sottoattività all'attività per un follow-up immediato
Passaggi di consegne → Quando un campo personalizzato viene aggiornato... → Riassegna l'attività a un collega specifico
Intersezioni → Quando un'attività viene spostata in una sezione specifica... → Aggiungi l'attività al progetto di un altro team
Altre regole comuni per i flussi di lavoro
| Trigger | Azioni |
|---|---|
| (Quando vuoi spostare tutte le nuove attività in una sezione specifica) Quando una nuova attività viene aggiunta a un progetto... | Sposta l'attività in una sezione specifica |
| (Quando vuoi che le attività vengano contrassegnate automaticamente come completate quando le sposti nella sezione attività completate) Quando un'attività viene spostata in una sezione di attività completate... | Contrassegna l'attività come completata. |
| (Quando vuoi chiedere un aggiornamento relativo alle attività in programma) Quando si avvicina una data di scadenza... | Aggiungi un commento all'attività. |
| (Quando vuoi fare far notare un'attività di progetto a un incaricato) Quando un'attività viene spostata in una sezione specifica... | Aggiungi un commento all'attività @menzionando il modello del progetto nel testo. |
| (Quando hai bisogno di un'approvazione per passare a una fase diversa in base alla risposta dell'approvatore) Quando un'attività di approvazione viene contrassegnata come "approvata", "modifiche richieste" o "rifiutata" | Sposta l'attività nella sezione apposita. |
