Proposte di progetto e richieste ad hoc

Le richieste e le idee per i progetti possono arrivare da qualsiasi parte di un'organizzazione. In questo modo, è più facile perdere delle attività o che il lavoro diventi stressante per il team. Invece che cercare di fare tutto in una volta o di creare un backlog (che verrà dimenticato), i team possono creare un progetto per una richiesta di lavoro.

Come creare un progetto per una richiesta di lavoro

Puoi usare questa procedura per gestire le richieste ad hoc (ad esempio correggere un refuso o fare una domanda a cui non si può rispondere immediatamente) e gli invii di nuovi brief del progetto, in un unico posto. Ecco cosa devi fare per iniziare subito.

  1. Inizia dal modello per le richieste di lavoro.
  2. Importa un foglio di calcolo esistente, in cui stai monitorando le richieste in entrata.

Come accedere a tutti i modelli di Asana

GIF che mostra come accedere ai modelli su Asana usando il pulsante + nella barra superiore

se stai usando un piano gratuito, preferisci creare un progetto per una richiesta da zero o cerchi le best practice generiche per i progetti di Asana, inizia consultando queste istruzioni relative alla creazione di un progetto.

Suggerimenti per gestire e completare le richieste

Ora che hai creato il tuo progetto, questi suggerimenti ti aiuteranno a gestirlo mano a mano che le attività vengono svolte.

1. Crea modelli per le richieste in modo da elaborarle più rapidamente tramite i moduli

Passare da un'informazione base di una richiesta a un'altra o non iniziare con un brief di progetto chiaro rallenta il lavoro. Invece, puoi creare moduli per raccogliere le informazioni giuste in ogni momento per qualsiasi brief di progetto o richiesta ad hoc. I moduli sono direttamente collegati ai progetti di richiesta, per fare in modo che il tuo team inizi il lavoro avendo a disposizione le informazioni necessarie (in un linguaggio che capiscono).

Qualsiasi persona può inviare un modulo, anche se non usa Asana, inviandole il link al modulo. Una volta inviata, la risposta al modulo si trasforma in una nuova attività all'interno del tuo progetto, in modo che possa essere definita una priorità e possa essere assegnata a un collega del team, fornendogli tutte le informazioni necessarie.

configura un modulo seguendo queste istruzioni. Inoltre, aggiungi le regole del progetto per assegnare automaticamente le attività create a partire dai moduli inviati a un creativo o a un team leader per far sì che ne venga definita la priorità al momento della ricezione.

Se arriva una richiesta per un progetto o un'iniziativa di grandi dimensioni, interfunzionale o complessa, puoi trasformare l'attività in un progetto per gestirla in maniera più efficace.

2. Fai in modo che le richieste nelle conversazioni e nelle email siano traducibili in azioni

Se ricevi molte richieste via chat o email, puoi sempre inviare alla persona che formula la richiesta il link al tuo modulo. Tuttavia, puoi anche usare le integrazioni per trasformare la conversazione in attività.

SCREENSHOT dell'integrazione email Outlook e Gmail con Asana

Per le email, usa gli add-on di Asana per Gmail, Outlook oppure un altro client di posta elettronica. Per le chat, prova l'integrazione di Asana per Slack.

Se ricevi messaggi via chat o email che contengono domande o richieste traducibili in attività, puoi aggiungerli su Asana direttamente dalla posta in arrivo o dal messaggio per assegnarli come attività, aggiungerli al progetto per una richiesta e altro ancora.

GIF che mostra l'utilizzo dell'integrazione per la creazione di un'attività di Asana da un messaggio Slack

3. Definisci le priorità e organizza le richieste con i campi personalizzati

GIF che mostra come accedere e creare campi personalizzati cliccando sul link blu nella parte superiore di un progetto su Asana

Una volta che hai configurato un modulo, i campi personalizzati ti aiuteranno a definire le priorità delle richieste in entrata e a ordinarle per categorie. Se hai l'abitudine di usare fogli di calcolo, potresti farlo filtrando e ordinando le colonne.

Per esempio, un project manager può usare un campo personalizzato intitolato "Priorità", in modo che l'incaricato ne capisca l'urgenza e allo stesso tempo far sì che tutte le priorità di tutte le richieste siano realistiche.

4. Rispetta le scadenze con verifiche e approvazioni più chiare

Avere la possibilità di fornire e incorporare più facilmente il feedback relativo a una campagna può significare raggiungere o mancare gli obiettivi di un progetto. Di seguito elenchiamo le istruzioni per far avanzare il lavoro lungo il processo di approvazione in maniera chiara e veloce.

GIF flusso di lavoro di approvazione con campi personalizzati su Asana per mostrare quando l'attività è pronta o è già stata approvata

  1. Aggiungi le regole del progetto, in modo che le attività vengano assegnate automaticamente alle persone giuste, vengano completate o spostate in sezioni diverse del progetto mano a mano che procedono.
  2. Usa le notifiche dei campi personalizzati per tenere aggiornati gli stakeholder riguardo all'avanzamento. Riceveranno una notifica quando i campi passano da "Feedback necessario" ad "Approvata", per esempio.

Suggerimenti per creare resoconti e richieste di personale

Monitorare l'avanzamento del progetto e gestire l'assegnazione di personale con portfolio e gestione delle risorse

Per comprendere l'avanzamento del progetto e valutare la disponibilità del team, i leader solitamente raccolgono le informazioni ottenute in riunioni, email o fogli di calcolo, una procedura che fa perdere tempo ed è imprecisa. Invece, crea un portfolio dei progetti con tutti i progetti importanti e un progetto di richiesta ad hoc per visualizzare l'avanzamento in tempo reale, le scadenze e le priorità in un unico posto.

Usa quindi la scheda Gestione delle risorse per visualizzare la disponibilità del tuo team in base alle attività già assegnate su Asana. Gestione delle risorse ti aiuta a prendere decisioni informate relative al personale, in modo da mantenere i carichi di lavoro equilibrati e far sì che le attività importanti vengano completate nei tempi previsti.

SCREENSHOT dell'utilizzo di Gestione delle risorse per scoprire quale collega è sovraccaricato e riassegnare le sue attività

per impostazione predefinita, Gestione delle risorse calcola il numero di attività, ma sappiamo che ogni attività è diversa dall'altra. Puoi creare dei campi personalizzati relativi all'impegno sui progetti nel portfolio, per avere una panoramica migliore del numero di ore totali o di livello di impegno necessario per ogni attività.

Risorse per monitorare le richieste

Impari meglio guardando? Vuoi vedere in che modo i nostri clienti gestiscono le operazioni? Consulta queste risorse:

StrumentiLink
Modello per le richieste di lavoroUsa modello
Video tutorialGuarda Come usare Asana
Webinar su caso di studioScopri come [New Relic] gestisce le richieste con Asana
Caso di studioScopri come Barfoot & Thompson, la più grande azienda immobiliare privata della Nuova Zelanda, gestisce le operazioni con Asana
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