Gestione dei progetti

Ogni team usa Asana in modo diverso per gestire i progetti, ma questi suggerimenti sono un ottimo punto di partenza per apprendere i concetti di base e, allo stesso tempo, ti daranno un'idea di quello che puoi fare quando verrà il momento di occuparti di un progetto.

Creare un progetto, un'attività o una sottoattività?

Sappiamo che i clienti, quando aggiungono del lavoro su Asana, si domandano se creare un progetto, un'attività o una sottoattività. Ecco un grafico per aiutarti a decidere più velocemente:

• Crea un progetto se il tuo lavoro richiede molti passaggi e coinvolge diversi stakeholder, e se hai bisogno di monitorarlo utilizzando diverse viste (come una campagna, un lancio/evento, o un calendario/pipeline editoriale).
• Crea un'attività se desideri creare una singola attività da assegnare a una persona che richiede pochi minuti o giorni di lavoro (come scrivere un post per il blog o correggere un bug) e che vuoi visualizzare in viste differenti.
• Crea una sottoattività se hai bisogno di suddividere un'attività o un lavoro in più parti o dividere il lavoro (come una sottoattività per verificare le keyword per la SEO del blog o la frequenza dei bug) e se vuoi visualizzare questi elementi visualizzarlo solo in Le mie attività (se, però, hai più di 5 sottoattività o più livelli di sottoattività, questa potrebbe non essere la soluzione migliore).

leggi altri suggerimenti qui per una spiegazione più approfondita di questo schema.

1. Creare un progetto

Imparare a creare e gestire un progetto su Asana è fondamentale: sarà una svolta importante per il tuo team che non dovrà più ricorrere a fogli di calcolo ormai obsoleti, scambi di email inconcludenti e delle lunghe riunioni per recuperare le informazioni.

• Creare un progetto. I progetti consentono di gestire una serie di attività correlate all'interno di un team in Asana. Puoi usarli per ciò che preferisci, dalle iniziative con una scadenza (come un lancio), ai processi in corso (come la gestione di un calendario editoriale) o al monitoraggio delle informazioni (come le richieste di design). Puoi passare da una vista all'altra in qualsiasi momento, scegliendo tra: elenco, bacheca, cronologia e calendario.
• Risparmia tempo con i modelli. I modelli di Asana si basano su flussi di lavoro collaudati. Forniscono suggerimenti su come impostare un progetto e spostare le attività attraverso il flusso di lavoro. Puoi anche creare un modello personalizzato.

2. Organizzare il tuo progetto

Dopo aver creato il progetto, strutturalo. In questo modo sarà ben organizzato e facile da consultare.

• Raggruppa le attività correlate nelle sezioni. Puoi organizzare le sezioni per scadenza, fase del lavoro, periodo di tempo, tipo di attività e altro ancora.
• Definisci le responsabilità con chiarezza assegnando le attività e aggiungendo le date di scadenza. In questo modo, tutti sapranno di cosa devono occuparsi ed entro quando.
• Riporta più dettagli nelle attività con i campi personalizzati. I campi personalizzati possono essere utilizzati come se fossero colonne di un foglio di calcolo: aiutano a monitorare i dettagli di ogni attività e ti permettono di filtrarle e ordinarle. Puoi creare campi per lo stato, la priorità, il costo e altro ancora.
• Ordina, filtra e salva la vista del tuo progetto. Non vuoi visualizzare le attività completate nel tuo elenco progetti? Vuoi passare alla vista Calendario ogni volta che apri un progetto? Usa la barra degli strumenti del progetto per filtrare, ordinare e salvare.

3. Creare la pianificazione di un progetto

Ora che il tuo progetto è stato creato, Asana può aiutarti a definirne la pianificazione e il flusso di lavoro in modo che il team possa occuparsene dall'inizio alla fine senza intoppi.

Segui questi passaggi:

• Definisci i piani del progetto con la cronologia per visualizzarli su un grafico in stile Gantt che ti aiuterà a pianificare e vedere ogni passaggio del tuo progetto. Puoi facilmente vedere la durata, la scadenza e le dipendenze di ogni attività, così potrai modificare la pianificazione in caso di sovrapposizioni e conflitti.
• Assicurati che il lavoro inizi al momento giusto con le dipendenze delle attività. Se stai aspettando che un collega del team finisca il suo lavoro, Asana può aiutarti a monitorarne lo stato in modo da iniziare a occuparti della tua parte al momento giusto. Questo significa anche che trascorrerai meno tempo a controllare l'attività e saprai sempre quando sarà stata completata. Imposta facilmente le dipendenze delle attività con la cronologia.
• Suddividi il lavoro in sottoattività (se necessario). Molti clienti si chiedono perché le attività possono avere un solo incaricato. La risposta è che, in questo modo, ci si assicura che le responsabilità siano ben definite. Ma se un'attività comporta lavoro preliminare, passaggi aggiunti o se hai bisogno di un piccolo aiuto da parte di un altro collega del team per completarla, le sottoattività ti aiutano a dividerla in parti più gestibili e mostrano chi è il responsabile durante tutto il processo.
• Crea una panoramica del progetto in modo da poter condividere il brief del progetto con il tuo team proprio dove si trovano i piani e le attività, e chiarire i ruoli per una facile consultazione in qualsiasi momento.

4. Fai avanzare il lavoro

Mentre il tuo team inizia a collaborare, Asana diventa uno strumento ancora più potente per la gestione dei progetti. Puoi facilmente fornire aggiornamenti sullo stato del lavoro che il tuo team sta svolgendo e riceverai notifiche solo su ciò che più ti interessa.

Ecco alcuni suggerimenti:

• Mentre le attività avanzano (o subiscono rallentamenti) aggiungi dei commenti alle attività per mantenere aggiornati i tuoi collaboratori sullo stato di avanzamento del lavoro o rispondere a domande e fornire feedback.
• Fornisci aggiornamenti sullo stato usando i dati del progetto per creare grafici burn-up e di avanzamento. Puoi anche @menzionare i colleghi del team, le attività e i progetti nell'aggiornamento per facilitarne la consultazione o esprimere apprezzamento. Tutti i membri del progetto riceveranno una notifica e potranno aggiungere un commento.
• Crea i traguardi delle attività per contrassegnare gli obiettivi principali e le fasi importanti dell'avanzamento del progetto. In questo modo, il tuo team saprà quali obiettivi deve raggiungere e i project manager potranno monitorare lo stato dell'avanzamento con più facilità.
• Semplifica le revisioni e le approvazioni con il nostro flusso di lavoro delle approvazioni. Se il tuo progetto include risorse grafiche, semplifica il monitoraggio dei feedback con le correzioni.
• Aggiungi le regole per automatizzare i passaggi manuali come assegnare le attività, aggiornare i campi personalizzati, spostare le attività completate e altro ancora. Risparmierai tempo e avrai la certezza di seguire la procedura corretta.
• Monitora gli aggiornamenti di più progetti con i portfolio. I portfolio sono ideali per chiunque voglia gestire più progetti o monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento di iniziative specifiche in un'unica vista.

5. Prepararsi per il prossimo progetto

Evviva! Hai gestito con successo un progetto su Asana. Ma prima di passare al prossimo progetto, prenditi un momento per riflettere su questo.

Ecco alcuni suggerimenti:

• Tieni presente che mentre Asana continua a lanciare nuove funzionalità e a migliorare l'app, anche il tuo team farà nuove scoperte e troverà nuovi modi di usare Asana. È normale, anzi, è l'ideale!
• Raccogli in un modello tutto quello che hai appreso dal progetto. In questo modo, eviterai di ripetere gli stessi errori e renderai il tuo piano ancora più efficace per la prossima volta.
• Archivia il progetto. Ora che hai portato a termine il progetto, archivialo in modo da poterti concentrare sulle priorità. Archiviare un progetto non elimina nessuna informazione, lo rimuove solo dalla lista dei progetti.
• Festeggia con il tuo team. Ci sono molti piccoli modi per esprimere gratitudine su Asana, per esempio con gli apprezzamenti e i Mi piace.

Risorse per la gestione dei progetti

Hai bisogno di altri consigli? Impari meglio guardando? O vuoi vedere come i clienti come te gestiscono i loro progetti? Dai un'occhiata a queste risorse:

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