Pianificazione e gestione degli eventi

Come creare un progetto per la pianificazione di un evento su Asana

Esistono vari modi per creare il tuo piano di progetto per un evento. Di seguito elenchiamo quelli che ti consentono di iniziare rapidamente.

1. Inizia dal modello per la pianificazione di eventi e personalizzalo secondo le esigenze del tuo team.
2. Importa un foglio di calcolo esistente, in cui stai monitorando i piani degli eventi.

Come accedere a tutti i modelli di Asana

se stai usando un piano gratuito, preferisci creare da zero un progetto per la creazione di un evento o cerchi le best practice generiche per i progetti di Asana, inizia consultando queste istruzioni relative alla creazione di un progetto.

Invitare fornitori e appaltatori come ospiti al tuo progetto per l'evento

Potresti iniziare a collaborare coi fornitori via email, ma prendi in considerazione di invitare i fornitori e gli appaltatori principali come ospiti nel tuo progetto per l'organizzazione dell'evento. Fare in modo che tutti possano visualizzare facilmente le scadenze, le cose da fare e gli allegati aiuta a far sì che tutto venga fatto per tempo. Inoltre, semplifica il modo in cui tieni sotto controllo file importanti, ad esempio contratti e fatture.

Suggerimenti per gestire e svolgere le attività relative a un evento

Ora che hai creato il tuo progetto per la pianificazione dell'evento, questi suggerimenti ti aiuteranno a gestire e a monitorare ogni dettaglio mano a mano che le attività vengono svolte.

1. Pubblica aggiornamenti sullo stato e visualizza l'attività del progetto nella scheda Panoramica

Mano a mano che il tuo team lavora per realizzare il piano dell'evento, puoi usare la scheda Panoramica per pubblicare aggiornamenti e vedere l'elenco delle attività del progetto. Nell'aggiornamento dello stato, puoi trascinare gli elementi in evidenza negli aggiornamenti, per condividere grafici o traguardi. Asana salverà il modello di aggiornamento dello stato se desideri usare lo stesso formato ogni volta.

2. Organizza il piano dell'evento in una cronologia per poterlo modificare facilmente in caso di necessità

La maggior parte dei piani di un evento ha molte scadenze critiche e dipendenze che precedono il gran giorno. La cronologia ti consente di definire questi elementi nel tuo piano prima di iniziare, per avere la certezza che tutto si integri alla perfezione e raggiungere il tuo obiettivo.

Come creare il tuo piano con la cronologia

1. Crea attività per tutte le cose da fare relative all'evento nella vista Elenco.
2. Clicca sulla scheda Cronologia nella parte superiore del progetto per passare alla vista Cronologia.
3. Pianifica le attività trascinandole sulla cronologia. Se rilevi conflitti nella tempistica, trascina le attività per riprogrammarle.
4. Estendi gli intervalli di date delle attività, in modo che gli incaricati possano pianificare meglio il tempo per completarle prima della scadenza.
5. Se le attività devono essere completate in un determinato ordine, crea delle dipendenze tra loro passando il mouse sopra un'attività e trascinando il punto su un'attività correlata per collegarle.

Una volta che il lavoro è in corso, la cronologia può anche aiutarti ad affrontare rapidamente i conflitti prima che rallentino il tuo piano. Così, se ad esempio la prenotazione della sede dell'evento richiede più tempo del previsto, puoi spostare le attività dipendenti nella cronologia. Gli incaricati delle attività vengono automaticamente informati che le scadenze sono cambiate. Il lavoro può iniziare al momento giusto, senza generare confusione, riunioni extra o panico perché è già troppo tardi.

3. Monitora le email importanti e passa meno tempo a controllare la posta in arrivo

Puoi sempre invitare i fornitori nel tuo progetto per l'evento ma, se decidi di comunicare via email, prova gli add-on di Asana per Gmail, Outlook o un altro client di posta elettronica. Quando ricevi email che contengono documenti importanti o che fanno riferimento a lavori da svolgere, puoi aggiungerle ad Asana direttamente dalla posta in arrivo e assegnarle come attività, aggiungerle al progetto dell'evento e altro ancora. In questo modo, non perderai più importanti dettagli di pianificazione e cose da fare nelle email (e non dovrai sprecare tanto tempo a organizzare la tua posta in arrivo).

4. Risparmia tempo nella pianificazione degli eventi e usa i modelli per non perdere i passaggi importanti

Ogni evento è diverso, ma solitamente hanno in comune una checklist di base. Invece di perdere tempo a ricrearla da zero per ogni evento, o tenere un documento in un posto diverso rispetto a dove i piani prendono forma, puoi creare e salvare i modelli relativi agli eventi su Asana.

1. Crea una checklist di base di ogni evento in un progetto. A meno che la stessa persona non completi la stessa attività tutte le volte, non assegnare le attività e non aggiungere date di scadenza.
2. Clicca su ... nell'intestazione del progetto e scegli Salva progetto come modello.
3. Evita modifiche al modello rendendo il progetto di solo commento.
4. Per ogni evento successivo, copia il tuo modello cliccando sul pulsante arancione +, selezionando Progetto e poi andando alla scheda dei modelli salvati della tua organizzazione.
5. Mano a mano che continui a perfezionare la checklist per gli eventi, puoi aggiornare il tuo modello per evitare di ripetere gli stessi errori o di usare strategie obsolete.

Suggerimenti per gestire le attività relative al giorno dell'evento

1. Lavora da ovunque e offline grazie alle app di Asana per dispositivi mobili

Nei giorni che precedono l'evento, e il giorno dell'evento stesso, probabilmente il tuo team sarà sul posto per i preparativi. Questa situazione rende difficile sapere cosa c'è ancora da fare e accedere in modo rapido ai dettagli importanti. L'app di Asana per dispositivi mobili consente al tuo team di consultare il piano dell'evento (anche se sei offline su iOS o Android) prima, durante e dopo l'evento.

Per esempio, puoi lasciare un feedback direttamente su una foto dell'evento prima di condividerla o confermare che il programma dell'evento è stato inviato via email a tutti i partecipanti entro la scadenza, tutto questo da un dispositivo mobile. Questo rafforza la collaborazione tra le persone che lavorano all'evento, anche se si trovano in luoghi diversi.

2. Usa l'integrazione per Slack per trasformare le conversazioni in attività

Molti team usano sia Asana che Slack per coordinarsi e scambiarsi comunicazioni riguardo al lavoro, soprattutto quando arriva il giorno dell'evento. Invece di scegliere uno strumento piuttosto che un altro, i team li usano insieme sfruttando l'integrazione di Asana per Slack.

Se un collega chiede un feedback relativo alla presentazione dell'intervento di apertura, ma stai sbrigando un'altra faccenda per l'evento, puoi creare un'attività su Asana direttamente da Slack, in modo da non scordartene e avere tutto il contesto originale.

Suggerimenti per creare resoconti relativi alle attività dell'evento e al loro avanzamento

Per scoprire come creare resoconti per analizzare l'avanzamento di un evento, inizia da qui. Per scoprire come pubblicare e monitorare gli aggiornamenti di stato relativi all'evento, inizia da qui.

Monitora l'avanzamento e gestisci il personale per più eventi con i portfolio e gestione delle risorse

Per comprendere l'avanzamento di un evento e valutare la disponibilità del team, le persone che si occupano della pianificazione solitamente raccolgono le informazioni ottenute in riunioni, email o fogli di calcolo, una procedura che fa perdere tempo ed è imprecisa. Invece, crea un portfolio dei progetti che contenga tutti i piani dell'evento per visualizzare in un unico posto l'avanzamento in tempo reale, le date dell'evento e le priorità.

Usa quindi la scheda Gestione delle risorse per visualizzare la disponibilità del tuo team per gli eventi, in base alle attività già assegnate su Asana. La gestione delle risorse ti aiuta a prendere decisioni informate relative al personale, in modo da mantenere i carichi di lavoro equilibrati e far sì che gli eventi non subiscano ritardi.

per impostazione predefinita, la funzionalità Gestione delle risorse calcola il numero di attività, ma sappiamo che non esistono due attività perfettamente uguali. Puoi creare dei campi personalizzati relativi all'impegno sui progetti nel portfolio, per avere una migliore visione di insieme del numero di ore totali o del livello di impegno necessario per ogni attività.

Risorse per pianificare e gestire gli eventi su Asana

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