Help desk IT

Come creare un progetto per le richieste di assistenza tecnica in Asana

Esistono alcuni metodi per creare il tuo progetto. Di seguito elenchiamo quelli che ti consentono di iniziare rapidamente.

  1. Inizia con il nostro modello di help desk IT e personalizzalo per adattarlo alle esigenze del tuo team.
  2. Importa un foglio di calcolo che già utilizzi per monitorare le richieste.

Per problemi informatici di natura sensibile, puoi creare un progetto privato visibile solo al team IT.

Come accedere a tutti i modelli di Asana

GIF che mostra come accedere ai modelli su Asana usando il pulsante + nella barra superiore

se hai un piano gratuito, preferisci creare il tuo progetto per un help desk IT da zero o cerchi le buone pratiche generali per i progetti in Asana, inizia da qui.

Suggerimenti per monitorare le richieste di assistenza tecnica

1. Raccogli le richieste in modo uniforme con i moduli per intervenire rapidamente

Continuare a rivedere le informazioni di base delle richieste di assistenza tecnica ritarda notevolmente le operazioni. Per evitare ciò, crea moduli per acquisire ogni volta i dettagli giusti di qualsiasi richiesta di assistenza informatica. I moduli sono collegati direttamente al tuo progetto di richiesta, assicurando così che il tuo team abbia le informazioni di cui necessita e rendendo facile per coloro che inoltrano una richiesta fornirti i dati di cui hai bisogno.

SCREENSHOT di un modulo di richiesta di assistenza IT creato in Asana

I moduli possono essere inviati da chiunque, anche se non usa Asana. È sufficiente inviare il link alla persona. Una volta inviata, la risposta al modulo si trasforma in una nuova attività all'interno del tuo progetto, in modo che possa essere definita una priorità e possa essere assegnata a un collega del team, fornendogli tutte le informazioni necessarie.

GIF che mostra come andare alla scheda del modulo e copiarne il link per condividerlo con chiunque lo utilizzi

crea un modulo seguendo i passaggi illustrati qui e aggiungi regole al progetto per assegnare automaticamente le attività create a partire dai moduli inviati a un membro del team IT per far sì che ne venga definita la priorità al momento della ricezione.

2. Fai in modo che le richieste nelle conversazioni e nelle email siano traducibili in azioni

Se ricevi molte richieste via chat o email, puoi sempre inviare alla persona che formula la richiesta il link al tuo modulo. Tuttavia, hai anche l'opzione di usare le integrazioni per trasformare la conversazione in attività.

SCREENSHOT dell'integrazione email Outlook e Gmail con Asana

Se ricevi messaggi via chat o email che contengono domande o richieste traducibili in attività, puoi aggiungerli su Asana direttamente dalla posta in arrivo o dal messaggio per assegnarli come attività, aggiungerli al progetto per una richiesta e altro ancora.

Per le email, usa gli add-on di Asana per Gmail, Outlook oppure un altro client di posta elettronica. Per le chat, prova l'integrazione di Asana per Slack.

GIF che mostra l'utilizzo dell'integrazione per la creazione di un'attività di Asana da un messaggio Slack

3. Definisci le priorità e organizza le richieste con i campi personalizzati

Dopo aver creato un modulo, i campi personalizzati ti aiuteranno ad assegnare la priorità alle richieste in arrivo e a ordinarle per categoria. Se hai l'abitudine di usare i fogli di calcolo, puoi farlo filtrando e ordinando le colonne. I campi personalizzati sono un'alternativa più efficace, in quanto monitorano queste informazioni nel contesto del lavoro (piuttosto che in un posto a cui solo un project manager o un team leader possono accedere).

Se aggiungi un campo "Tipo di richiesta" al tuo modulo, puoi vincolarlo allo stesso campo personalizzato presente nel tuo progetto. Pertanto, una volta inviata, la nuova attività specificherà se qualcuno sta cercando di risolvere un problema tecnico o di ottenere un nuovo componente hardware.

4. Evita di duplicare il lavoro monitorando le richieste in più progetti

Capita spesso che una richiesta di assistenza tecnica confluisca in attività e iniziative informatiche di più ampio raggio. Invece di creare due attività separate, puoi aggiungere le attività a più progetti per monitorare il lavoro in entrambi i progetti. L'attività non verrà duplicata e tu puoi vedere le informazioni giuste nel contesto giusto.

GIF assegnare la stessa attività a più progetti di Asana per la gestione dei contenuti e il progetto di lancio

  1. Una volta creata un'attività, premi Tab + P e digita il nome degli altri progetti a cui desideri aggiungerla.

Ad esempio, il tuo team IT potrebbe avere un progetto privato che monitora i computer in prestito. Se arriva una nuova richiesta di prendere in prestito un computer, puoi salvare l'attività in Richieste di assistenza IT e nel progetto relativo al computer in prestito, mantenendo privato il resto del progetto.

5. Non perdere mai di vista le scadenze

Per richieste con limiti di tempo, puoi utilizzare le ore di scadenza per assicurarti che eventuali problemi vengano risolti prima di presentazioni, dimostrazioni o partenze per trasferte aziendali. Imposta l'ora cliccando sulla data di scadenza di un'attività e selezionando Aggiungi l'ora.

Se una determinata attività deve essere ripetuta a intervalli regolari, puoi impostarla come ricorrente, in modo da non perdere mai più il rinnovo di un account o un ciclo di ordini mensili.

GIF dell'impostazione delle ore di scadenza e delle attività ricorrenti in Asana per il lavoro che deve essere svolto entro una certa data

Suggerimenti per creare resoconti e richieste di personale

Monitora l'avanzamento del progetto e gestisci il personale informatico con i portfolio e la gestione delle risorse

Per controllare l'avanzamento del progetto e valutare la disponibilità del team, gli IT manager solitamente raccolgono le informazioni ottenute in riunioni, email o fogli di calcolo, una procedura che fa perdere tempo ed è imprecisa. Invece, crea un portfolio dei progetti con tutti i progetti IT e il tuo progetto di richiesta di assistenza IT per visualizzare l'avanzamento in tempo reale, le scadenze e le priorità in un unico posto.

Usa quindi la scheda Gestione delle risorse per visualizzare la disponibilità del team in base alle attività già assegnate in Asana. Gestione delle risorse ti aiuta a prendere decisioni informate relative al personale, in modo da mantenere i carichi di lavoro equilibrati e far sì che le attività vengano completate nei tempi previsti dal reparto IT.

SCREENSHOT dell'utilizzo di Gestione delle risorse per individuare quale collega ha troppo lavoro e riassegnare le sue attività

per impostazione predefinita, Gestione delle risorse calcola il numero di attività, ma sappiamo che ogni attività è diversa dall'altra. Puoi creare dei campi personalizzati relativi all'impegno sui progetti nel portfolio, per avere una panoramica migliore del numero di ore totali o di livello di impegno necessario per ogni attività.

Risorse per l'help desk IT

Hai bisogno di altri suggerimenti? Impari meglio guardando? O vuoi vedere come clienti come te gestiscono le loro richieste di assistenza IT? Dai un'occhiata a queste risorse:

Risorse per richieste di assistenza tecnicaLink
Modello di richiesta di assistenza tecnicaUsa il modello
Video tutorialGuarda come usare Asana per informazioni generali sulle richieste di lavoro
Corso on-demandIscriviti ad Asana Academy per richieste di lavoro generiche
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