Brief creativi e richieste ad hoc

Come creare un progetto per una richiesta di creatività

Puoi utilizzare questo processo per gestire richieste di creatività ad hoc (come un'immagine per i social media) e brief creativi per progetti più grandi (come lanciare una campagna), il tutto nello stesso posto. Esistono alcuni modi per costruire il tuo processo. Ecco quelli che ti consentiranno di iniziare rapidamente.

  1. Inizia dal modello di progetto per la gestione delle richieste di creatività.
  2. Importa un foglio di calcolo preesistente sul quale stai al momento monitorando le richieste di creatività.

Come accedere a tutti i modelli di Asana

GIF che mostra come accedere ai modelli su Asana usando il pulsante + nella barra superiore

Se hai un piano gratuito, preferisci creare un progetto per una richiesta di creatività da zero o cerchi le buone pratiche generali per i progetti in Asana, inizia consultando queste istruzioni su come creare un progetto.

Suggerimenti per creare e gestire richieste di creatività

Ora che hai creato il tuo progetto per le richieste di creatività, questi suggerimenti ti aiuteranno a gestirlo man mano che le attività vengono svolte.

1. Crea modelli di brief creativi e richieste in modo da elaborarli più rapidamente tramite i moduli

Un brief creativo completo o una richiesta formulata nei dettagli sono fondamentali per assegnare correttamente la priorità al lavoro e garantire che tutti abbiano le stesse aspettative. Iniziare senza obiettivi chiari o perdere tempo su cose come il tipo di file causano solo ritardi nel tuo ciclo di produzione.

Per evitare ciò, crea moduli per il tuo brief creativo e/o una richiesta di creatività ad hoc. I moduli sono direttamente collegati al tuo progetto di produzione di creatività per garantire che il tuo team abbia informazioni comprensibili per poter iniziare.

I moduli possono essere inviati da chiunque, anche se non usa Asana. È sufficiente inviare il link alla persona. Una volta inviata, la risposta al modulo si trasforma in una nuova attività all'interno del tuo progetto, in modo che possa essere definita una priorità e possa essere assegnata a un collega del team, fornendogli tutte le informazioni necessarie.

crea un modulo seguendo i passaggi nella nostra guida.

Se arriva una richiesta per un progetto o un'iniziativa di grandi dimensioni, interfunzionale o complessa, puoi trasformare l'attività in un progetto per gestirla in maniera più efficace.

2. Definisci le priorità e filtra le richieste con i campi personalizzati

Dopo aver creato un modulo, i campi personalizzati ti aiuteranno ad assegnare la priorità alle richieste in arrivo e a ordinarle per categoria. Se usi i fogli di calcolo, puoi farlo filtrando e ordinando le colonne. I campi personalizzati sono un'alternativa più efficace, in quanto monitorano queste informazioni nel contesto del lavoro, piuttosto che in un posto a cui solo un produttore creativo o un project manager possono accedere.

Se aggiungi un campo "Team" al tuo modulo, puoi vincolarlo allo stesso campo personalizzato presente nel tuo progetto. Pertanto, una volta inviata, la nuova attività indicherà quale team deve farsi carico di valutare rapidamente l'ambito della richiesta e individuare le parti interessate.

Un campo personalizzato "Priorità" può aiutare il produttore o il manager a dare priorità alle richieste e consentire al proprio team di rispettare i tempi di lavoro, invece di lasciare che una richiesta dell'ultimo minuto stravolga le priorità.

3. Rispetta le scadenze con revisioni e approvazioni più chiare

Avere la possibilità di fornire e incorporare più facilmente il feedback può significare raggiungere o mancare gli obiettivi. Segui questi semplici passaggi e il processo di approvazione diventerà più chiaro e veloce.

GIF flusso di lavoro di approvazione con campi personalizzati su Asana per mostrare quando l'attività è pronta o è già stata approvata

  1. Aggiungi le regole del progetto, in modo che le attività vengano assegnate automaticamente alle persone giuste, vengano completate o spostate in sezioni diverse del progetto mano a mano che procedono.
  2. Usa le notifiche dei campi personalizzati per tenere aggiornati gli stakeholder riguardo all'avanzamento. Riceveranno una notifica quando i campi passano da "Feedback necessario" ad "Approvata", per esempio.
  3. Le persone che si occupano della revisione possono lasciare un feedback sulle immagini usando la funzionalità Correzione. Ogni feedback crea una sottoattività da svolgere, in modo che l'autore possa monitorare e implementare il feedback secondo le sue necessità.

GIF del flusso di lavoro delle correzioni di immagini su Asana

4. Mantieni i requisiti e i dettagli delle richieste nel contesto dei tuoi progetti su Adobe Creative Cloud

Una volta che il lavoro è iniziato, può risultare difficile per i team di creativi tenere a portata di mano i dettagli chiave, i requisiti e il feedback quando vengono usati più programmi, come Adobe Photoshop CC, Illustrator CC o InDesign CC, per lavorare alle risorse. Invece di perdere tempo a passare da uno strumento all'altro, i creativi possono visualizzare le attività Asana nella loro app Adobe Creative Cloud.

SCREENSHOT dell'integrazione Adobe Creative Cloud con le attività Asana visibili nel programma Adobe

Suggerimenti per creare resoconti sullo stato e sull'avanzamento delle richieste di creatività

appena iniziato? Consulta le buone pratiche generali per gli aggiornamenti di stato e per creare resoconti.

1. Visualizza e monitora le attività a rischio con resoconti di ricerca avanzati

Utilizzare i campi personalizzati per monitorare priorità e approvazioni offre anche il vantaggio di poter usare quei dati per generare resoconti di ricerca avanzata, che estraggono informazioni da tutto il tuo lavoro in Asana per aiutarti a rispondere in tempo reale a domande come "Quali priorità sono a rischio?", "Quali risorse sono in attesa di feedback?", senza dover ricorrere a ricerche e compilazioni manuali. Sebbene tu possa creare rapporti su tutto, i resoconti delle attività a rischio e delle approvazioni possono aiutarti a individuare in anticipo probabili ostacoli. Con i resoconti, puoi anche seguire le attività e comunicare direttamente con gli incaricati e le parti interessate pertinenti aggiungendo commenti alle attività.

SCREENSHOT dei risultati di un resoconto di ricerca avanzata su Asana

leggi questo articolo per scoprire di più su come creare altri tipi di resoconti di ricerca avanzata.

2. Monitora i progressi e gestisci il team di creativi utilizzando i portfolio e la gestione delle risorse

Per comprendere l'avanzamento dei progetti di creatività e valutare la disponibilità del team, i creativi e i team leader solitamente raccolgono le informazioni ottenute in riunioni, email o fogli di calcolo: una procedura che fa perdere tempo ed è poco accurata. Piuttosto, crea un portfolio contenente tutte le risorse di creatività e i progetti per le richieste per visualizzare i progressi in tempo reale, le scadenze e le priorità in un unico posto.

Usa quindi la scheda Gestione delle risorse per visualizzare la disponibilità del team di creativi in base alle attività già assegnate in Asana. La gestione delle risorse ti aiuta a prendere decisioni informate relative al personale, in modo da mantenere i carichi di lavoro equilibrati e far sì che le attività vengano completate nei tempi previsti.

SCREENSHOT dell'utilizzo di Gestione delle risorse per individuare quale collega ha troppo lavoro e riassegnare le sue attività

per impostazione predefinita, la funzionalità Gestione delle risorse calcola il numero di attività, ma sappiamo che non esistono due attività perfettamente uguali. Puoi creare dei campi personalizzati relativi all'impegno sui progetti nel portfolio, per avere una migliore visione di insieme del numero di ore totali o del livello di impegno necessario per ogni attività.

3. Monitora il tempo dedicato alla fatturazione o alla pianificazione delle risorse

Molti team di creativi devono avere un'idea chiara di quante ore trascorrono al lavoro, in particolare agenzie, liberi professionisti o manager che devono gestire il personale per i progetti di conseguenza. Invece di stime approssimative o calcoli complicati, basta usare l'integrazione di Harvest per il monitoraggio del tempo direttamente in Asana (o un'altra app per il monitoraggio del tempo). Il timer di Harvest è integrato nelle attività di Asana, così puoi monitorare il tempo di qualsiasi attività mentre la svolgi.

SCREENSHOT dell'integrazione Harvest per il monitoraggio del tempo in Asana

guarda questo breve video tutorial per scoprire le app per monitorare il tempo in Asana.

Risorse per la pianificazione e la gestione dei processi creativi

Impari meglio guardando? Vorresti vedere come i nostri clienti gestiscono le richieste e la produzione di creatività? Ecco alcune risorse interessanti.

RisorseLink
Modello di richiesta di creatività e ad hocUsa il modello
Video tutorialGuarda come usare Asana
Corso on-demandIscriviti ad Asana Academy
Casi di studio e webinarScopri come Sony Music, Dr. Martens, Stance e i LA Rams gestiscono le richieste di creatività con Asana
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Avviare progetti con un buon brief creativo è la chiave per rispettare i tempi previsti e il budget di un lavoro. Nel frattempo, i team di creativi devono anche gestire diligentemente le richieste ad hoc di altri team. Rendi la produzione creativa più efficiente con questo processo.

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