# Caso di studio Asana - NCAA

> Scopri come la NCAA ha trasformato le operazioni con Asana: centralizzando il lavoro, aumentando di quattro volte la produzione delle campagne e promuovendo la collaborazione interfunzionale.

Source: https://asana.com/case-study/ncaa

## La NCAA quadruplica il consumo di contenuti con Asana

La National Collegiate Athletic Association (NCAA) supporta quasi mezzo milione di atleti universitari in oltre 1.100 scuole. L'organizzazione promuove l'eccellenza atletica e accademica, unisce le comunità e ispira i tifosi attraverso il potere dello sport universitario.

Americhe

Enterprise

Non-profit

- [Gestione delle campagne](/workflows/campaign-management)

- [Produzione di creatività](/workflows/creative-production)

- [Richieste di lavoro](/templates/for/operations/work-requests)

- [Modelli](/features/workflow-automation/project-task-templates)

- [moduli](/features/workflow-automation/forms)

- [Campi personalizzati](/features/project-management/custom-fields)

### **Elementi in evidenza**

#### Sfide
- **Le inefficienze nella gestione di progetti complessi su larga scala**hanno sovraccaricato i team e influito sulla produttività, sulle scadenze e sulla qualità del lavoro.
- **La dipendenza da sistemi obsoleti e strumenti non collegati** ha causato la dispersione delle informazioni e ha rallentato l'avanzamento. 
- **La visibilità insufficiente**ha ostacolato la capacità della leadership di monitorare l'avanzamento e allocare le risorse in modo efficace, rallentando il processo decisionale.
- **Una struttura operativa a compartimenti stagni** rendeva difficile la collaborazione tra team, creando ostacoli alla scalabilità man mano che i progetti diventavano più complessi.
- **Le lacune nella documentazione dei processi**rendevano difficile conservare la conoscenza istituzionale, creando difficoltà per la continuità aziendale e l'onboarding.

#### Soluzioni
- La **gestione centralizzata del lavoro**fornisce una piattaforma unica e unificata per la collaborazione interfunzionale in tutta la NCAA.
- **L'integrazione di** **strumenti**come Google Drive, Slack, Teams e SharePoint crea un flusso di lavoro ottimale, semplificando la condivisione dei dati tra le piattaforme.
- **Le funzionalità di definizione e monitoraggio degli obiettivi** migliorano la visibilità e il processo decisionale basato sui dati.
- **La standardizzazione dei processi e l'automazione del flusso di lavoro** semplificano il lavoro tra più reparti, garantendo coerenza e scalabilità.
- **Un'unica fonte di riferimento per tutta la documentazione** semplifica la condivisione delle conoscenze e l'onboarding, rendendo i passaggi di consegne più fluidi e aiutando i nuovi assunti a raggiungere un buon livello di efficienza più velocemente.

#### I risultati
- Maggiore efficienza nella pianificazione e nell'esecuzione di progetti complessi su larga scala.
- Realizzazione più rapida di oltre 80 campionati universitari all'anno.
- Ampliamento della campagna per le Olimpiadi di Parigi 2024 di 4 volte rispetto a quella per le Olimpiadi di Tokyo 2020, superando gli obiettivi di prestazione.
- Aumento della produzione di contenuti del 2.770%, con un conseguente incremento del 1.440% delle impression del pubblico.
- Fornitura alla leadership di approfondimenti in tempo reale per allineare il lavoro agli obiettivi organizzativi più ampi.
- Risoluzione più rapida dei problemi e miglioramento del processo decisionale tra i team.
- Miglioramento della collaborazione interfunzionale, garantendo un'esecuzione più fluida del progetto.
- Ha ridotto le scadenze mancate e migliorato la trasparenza tra i reparti.
- Ha centralizzato la conoscenza istituzionale per garantire continuità e velocizzare l'onboarding.

### **Una trasformazione rivoluzionaria per la NCAA**

Quando la nuova leadership ha deciso di modernizzare il modo in cui la NCAA collaborava, l'organizzazione sapeva di aver bisogno di una soluzione per connettere i propri team e semplificare i processi complessi. All'epoca, i reparti all'interno della NCAA operavano più come entità separate che come un'unità coesa, e i progetti più grandi e interfunzionali dovevano affrontare colli di bottiglia dovuti a strumenti disconnessi e processi incoerenti. 

Per supportare la transizione, i leader hanno sottolineato come Asana potesse collegare le attività giornaliere a obiettivi organizzativi più ampi, integrarsi perfettamente con gli strumenti esistenti e standardizzare i processi. Il team dei campionati è stato uno dei primi ad adottare Asana, dimostrando il potenziale di Asana con la creazione di modelli per gestire 84 campionati attraverso varie attività e team. Il loro successo iniziale ha ispirato un'adozione più ampia in tutta la NCAA. Il team ha condiviso i propri flussi di lavoro, e il proprio successo, con tutta l'organizzazione, contribuendo a rendere Asana uno strumento fondamentale per la collaborazione.

Ora Asana funge da hub centrale per i team di tutta l'organizzazione, abbattendo i compartimenti stagni e consentendo una gestione senza intoppi dei progetti interdipartimentali. Questa trasformazione ha stabilito un nuovo standard per la collaborazione interfunzionale e ha fornito una solida base al team di comunicazione, che ha potuto aumentare il proprio impegno per la campagna olimpica 2024.

Quando sono entrato a far parte della NCAA, la collaborazione interfunzionale non funzionava, in particolare quando i diversi reparti dovevano condividere le competenze. I team non erano abituati a lavorare insieme, il che portava a significative lacune di coordinamento. L'implementazione di Asana ci ha aiutato a colmare queste lacune.

### **Asana per la gestione delle campagne**

#### Scalare la creazione di contenuti per le Olimpiadi di Parigi 2024

La campagna 2024_Olympians & Paralympians Made Her_ e, organizzata per i Giochi Olimpici di Parigi, ha segnato un nuovo livello di scalabilità per i team di comunicazione della NCAA. La leadership ha fissato un obiettivo ambizioso: triplicare la produzione di contenuti e il coinvolgimento del pubblico rispetto alle Olimpiadi di Tokyo 2020. La campagna di Parigi ha richiesto la collaborazione tra reparti, sedi e partner esterni, una sfida complicata da strumenti disconnessi e processi incoerenti.

Asana ha fornito la base per far collaborare questi team. Agendo come hub centrale della campagna, Asana ha standardizzato i flussi di lavoro e ha collegato i team in fusi orari diversi. La piattaforma è stata il tessuto connettivo della campagna, mantenendo tutti sulla stessa lunghezza d’onda e aiutando i team a collaborare per aumentare notevolmente la portata e l’impatto della campagna. 

I risultati sono stati notevoli: la NCAA ha ampliato la campagna di Parigi di 4 volte rispetto a quella di Tokyo, ha prodotto il 2.770% di contenuti in più e ha ottenuto un aumento del 1.440% delle impression del pubblico. Questo successo ha stabilito un nuovo standard per la collaborazione e l’innovazione, facendo guadagnare alla NCAA il _premio Best in Class Work Innovation_ di Asana.

Per la campagna delle Olimpiadi di Parigi 2024, abbiamo dovuto aumentare il nostro impegno in modo esponenziale. Asana è stata il filo conduttore che ha integrato perfettamente team, flussi di lavoro e fusi orari.

#### I flussi di lavoro standardizzati aumentano la produzione di contenuti del 2.770%
- I responsabili della campagna monitorano migliaia di attività relative alla creazione di contenuti in un [progetto](https://asana.com/features/project-management/projects) condiviso, offrendo ai leader una visione globale di tutto il lavoro in corso.
- Utilizzando [i moduli di ricezione](https://asana.com/uses/project-intake), i team raccolgono le richieste di contenuti da parte degli stakeholder interni ed esterni in un unico posto. Tutte le informazioni necessarie vengono acquisite in anticipo per semplificare l'avvio. 
- [I modelli di attività](https://asana.com/features/workflow-automation/project-task-templates) standardizzano il flusso di lavoro end-to-end per tutte le risorse della campagna, dai post sui social alle infografiche. Questo processo ripetibile riduce gli errori, accelera la produzione e garantisce una consegna coerente.
- [Le sottoattività](https://help.asana.com/s/article/subtasks?language=en_US) suddividono le fasi di produzione complesse tra più [collaboratori](https://help.asana.com/s/article/collaborating-in-asana?language=en_US), in modo che i ruoli, le tempistiche e i risultati finali siano sempre chiari.
- Le [regole](https://asana.com/features/workflow-automation/rules) preimpostate automatizzano i passaggi manuali per far sì che il lavoro proceda senza intoppi tra i team globali. 

Per i Giochi di Tokyo, abbiamo creato 12 articoli di approfondimento. Per i Giochi di Parigi, ne abbiamo creati 117. Abbiamo scalato molto, perché con Asana eravamo pronti.

#### La centralizzazione della gestione delle campagne migliora il coordinamento e la consegna
- Asana funge da unica fonte di riferimento per tutte le attività di gestione delle campagne, riducendo la confusione e rendendo più facile individuare le dipendenze ed evitare i colli di bottiglia.
- I manager utilizzano [le viste di progetto personalizzate](https://asana.com/features/project-management/project-views) per visualizzare il lavoro in corso e mettere in evidenza le informazioni più rilevanti in base alle loro esigenze specifiche.
- Le integrazioni di[Slack](https://asana.com/apps/slack) e [Outlook](https://asana.com/apps/outlook) garantiscono comunicazione e notifiche tempestive su tutti gli strumenti esistenti, in modo che a nessuno sfugga nulla. 
- Le conversazioni in tempo reale e le azioni di follow-up vengono registrate nelle [attività](https://asana.com/features/project-management/tasks), riducendo il passaggio da un'app all'altra e documentando il contesto di cui i team hanno bisogno.

Con persone in fusi orari e paesi diversi, Asana è stata una svolta: il nostro team poteva accedere, vedere esattamente a che punto erano i progetti e sapere immediatamente quale fosse il prossimo passo da fare.

#### La reportistica in tempo reale consente di prendere decisioni in modo più intelligente e veloce
- I responsabili delle campagne utilizzano [i portfolio](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios) per avere una visibilità a colpo d'occhio su tutto il lavoro relativo alle campagne, il che li aiuta a monitorare rapidamente l'avanzamento, individuare le dipendenze e assegnare priorità al lavoro.
- Con visualizzazioni più accurate e in tempo reale dei dati di lavoro, la leadership prende decisioni informate e ottimizza l'assegnazione delle risorse durante tutta la campagna.
- [I campi personalizzati](https://asana.com/features/project-management/custom-fields) globali standardizzano la raccolta delle metriche chiave per garantire coerenza e consentire un facile filtraggio e creazione di resoconti in tutti i progetti.

Asana ha offerto al nostro team direttivo visibilità in tempo reale su ogni aspetto della campagna. Per la prima volta, abbiamo potuto vedere come le attività quotidiane fossero collegate ai nostri obiettivi più ampi e individuare immediatamente dove le risorse erano più necessarie. Questa chiarezza ci ha permesso di prendere decisioni più rapide e basate sui dati.

### **Asana per la pianificazione di eventi**

#### Struttura e visibilità per l'organizzazione dei campionati

Il team dei campionati della NCAA gestisce 84 dei 90 campionati della NCAA, coordinando ogni dettaglio, dalla selezione della sede e dei contratti con le strutture alla vendita dei biglietti, al marketing e alla logistica delle trasmissioni. 

Prima di Asana, il team si basava su raccoglitori fisici e strumenti digitali non collegati per gestire la pianificazione e l'esecuzione dei campionati, un processo che mancava di coerenza. Ora Asana funge da unica fonte di riferimento, collegando attività, scadenze e comunicazione in un unico posto, semplificando il coordinamento del lavoro e garantendo la continuità aziendale. 

Con Asana, abbiamo semplificato il modo in cui gestiamo i campionati, centralizzando tutto il nostro lavoro su un’unica piattaforma. Questo ci consente di concentrarci sull'organizzazione di eventi eccezionali, mantenendo la continuità nel corso degli anni e tra i membri del team.

#### I flussi di lavoro standardizzati semplificano l'esecuzione dei campionati
- Ogni campionato inizia con un [modello](https://asana.com/features/workflow-automation/project-task-templates) di progetto strutturato, che garantisce la coerenza tra tutti gli 84 eventi. Questi modelli sono adattati ai quattro tipi principali di campionato: sport di squadra, sport individuali, sport al chiuso e sport all'aperto.
- [Le attività](https://asana.com/features/project-management/tasks) essenziali, come il completamento delle visite in loco, il coordinamento con i media e la finalizzazione dei piani di segnaletica, sono predefinite in ogni modello, fornendo un framework affidabile e consentendo al contempo la flessibilità necessaria per le esigenze specifiche di ogni evento.
- Ogni progetto è collegato agli [obiettivi organizzativi](https://asana.com/features/goals-reporting/goals) più ampi della NCAA, il che consente ai team di vedere facilmente in che modo il loro lavoro contribuisce a obiettivi più ampi e a priorità a lungo termine.
- All'interno di ciascun [progetto](https://asana.com/features/project-management/projects), le attività vengono assegnate a membri specifici del team, in modo che sia chiaro chi è responsabile di cosa e che il lavoro proceda secondo i piani. 
- Le conversazioni relative a ciascuna attività si svolgono nella Sezione dei commenti dell'attività e tutti i file pertinenti vengono allegati direttamente all'attività, eliminando la comunicazione frammentata e la perdita di informazioni.  
- [I campi personalizzati](https://asana.com/features/project-management/custom-fields) acquisiscono i dettagli chiave come date di scadenza, tipo di campionato e stato delle attività, fornendo dati strutturati che confluiscono nelle dashboard specifiche del progetto.
- Queste [dashboard](https://asana.com/features/goals-reporting/reporting-dashboards) forniscono alla leadership approfondimenti in tempo reale sull'avanzamento del progetto, sui potenziali colli di bottiglia e sulla capacità di reperimento delle risorse, aiutandola ad apportare le modifiche necessarie. 
- All'inizio di una nuova stagione, i team duplicano i progetti dell'anno precedente, trasferendo attività, flussi di lavoro e incarichi per mantenere la continuità e consentire al contempo gli aggiornamenti necessari. 

#### La visibilità in tempo reale favorisce un processo decisionale informato
- [Le Dashboard](https://asana.com/features/goals-reporting/reporting-dashboards) forniscono una panoramica dell'avanzamento del progetto, aiutando i team leader ad affrontare le sfide, a prendere decisioni informate sulle risorse e a mantenere i progetti nei tempi previsti. 
- Inoltre, i team manager possono visualizzare facilmente l'intero ambito del progetto, ad esempio il numero di collaboratori coinvolti e le attività in corso. Questa chiarezza li aiuta a creare un caso solido per richiedere personale aggiuntivo o supporto quando necessario.

#### La continuità aziendale garantisce il successo operativo a lungo termine
- Asana centralizza la conoscenza istituzionale, rendendo più facile per il nuovo personale inserirsi e riprendere senza problemi da dove i precedenti membri del team avevano interrotto.
- Con tutto il lavoro in un unico posto, i passaggi di consegne sono fluidi, garantendo che, indipendentemente da chi si unisce a un progetto o lo lascia, i team possano mandare avanti il lavoro senza interruzioni.
- Gli ordini del giorno delle riunioni di leadership e le revisioni aziendali sono gestiti su Asana, mantenendo tutti gli argomenti di discussione, le decisioni e i follow-up in un unico posto facilmente accessibile.

### **Asana per le Risorse umane e la Gestione del personale**

#### Garantire chiarezza e collaborazione nelle Risorse umane

Il team delle Risorse umane della NCAA svolge un ruolo chiave nel supportare i dipendenti in tutta l’organizzazione, dall’assunzione e onboarding dei dipendenti alla gestione delle loro prestazioni e benefit. In passato, il reparto operava in compartimenti stagni, con ciascun membro del team che svolgeva una funzione specifica. Senza conoscenze condivise o collaborazione, il lavoro si bloccava quando qualcuno era assente dall'ufficio e gli altri reparti non avevano visibilità sui processi delle Risorse umane o sul proprio ruolo in essi.

Per affrontare queste sfide, il team delle Risorse umane ha adottato Asana per migliorare il coordinamento e la coerenza dei processi. Creando flussi di lavoro chiari e condivisi, Asana semplifica la collaborazione per il team delle Risorse umane, aiuta gli altri team a comprendere il loro ruolo nei processi delle Risorse umane e fa sì che il lavoro proceda senza ritardi.

La chiarezza sulle aspettative è stata una sfida in passato. È frustrante quando i risultati non soddisfano le aspettative, spesso perché non sono stati comunicati chiaramente. Asana aiuta a gestire l'elemento umano del lavoro eliminando le emozioni e rendendo le aspettative visibili e specifiche. Ciò semplifica la concentrazione dei team su ciò che sta andando bene e li aiuta a festeggiare i risultati.

#### Un'unica fonte di riferimento per il processo delle Risorse umane garantisce trasparenza e responsabilità
- [I progetti relativi alle risorse](https://asana.com/features/project-management/projects) umane sono suddivisi in fasi e [attività](https://asana.com/features/project-management/tasks) chiare, il che rende facile vedere chi è responsabile di cosa e quale lavoro viene dopo.
- La struttura aiuta i team di tutta l'azienda a comprendere il proprio ruolo nei processi delle Risorse umane, fornendo un punto di riferimento condiviso per le aspettative.
- Con tutto in un’unica piattaforma, è più facile vedere cosa sta andando bene e dove è necessaria attenzione, il che porta a una maggiore chiarezza e responsabilità.

#### I flussi di lavoro per la selezione talenti migliorano la visibilità delle assunzioni
- Un [portfolio](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios) di reclutamento monitora le posizioni aperte, mostrando quante posizioni sono disponibili e a che punto si trovano nel processo di assunzione.
- Un [modello](https://asana.com/features/workflow-automation/project-task-templates) di acquisizione dei talenti delinea ogni fase del processo di assunzione, garantendo l'allineamento tra Risorse umane, responsabili delle assunzioni e altri stakeholder.
- Con un processo più trasparente, l'organizzazione nel suo complesso ha una comprensione più chiara di ciò che comporta l'assunzione e di come i diversi team vi contribuiscono.

#### L'onboarding strutturato garantisce un'esperienza fluida ai dipendenti
- Un [modello](https://asana.com/features/workflow-automation/project-task-templates) di onboarding fornisce un processo strutturato dal momento in cui viene effettuata una nuova assunzione fino ai primi 90 giorni.
- [Le attività](https://asana.com/features/project-management/tasks) sono suddivise in base alla cronologia (due settimane prima della data di inizio, primo giorno e traguardi a 30, 60 e 90 giorni), aiutando i manager e i neoassunti a rispettare la tabella di marcia.
- Le attività chiave dell’onboarding, come fornire un laptop, preparare le forniture, fare un giro dell’ufficio e presentare il neoassunto, sono integrate nel flusso di lavoro e assegnate ai membri del team delle Risorse umane, ai responsabili delle assunzioni e al team del neoassunto, rendendo chiare le responsabilità.

### **Conclusione**

#### Gettare le basi per un successo duraturo

Mentre la NCAA guarda alle future campagne e iniziative, compresi i Giochi Olimpici del 2028, si impegna a espandere l’uso di Asana tra i vari reparti. In futuro, l'organizzazione prevede di ampliare l'uso delle automazioni per migliorare i flussi di lavoro, sfruttare i resoconti di Asana per definire la strategia ed esplorare modi per integrare l'IA nei suoi progetti interfunzionali su larga scala.

Asana continuerà a svolgere un ruolo fondamentale nel garantire la continuità aziendale per la NCAA. Documentando i processi e creando modelli basati sui flussi di lavoro dell'organizzazione, la NCAA promuove la collaborazione e riduce la dipendenza da competenze isolate, garantendo che i team possano portare avanti il lavoro senza intoppi.

Posizionando Asana come hub centrale per il lavoro, una “città di Asana” in cui ogni reparto e progetto sono collegati, la NCAA sta costruendo un’organizzazione pronta per il futuro, pronta a dare potere agli studenti-atleti e a supportare i loro percorsi sia dentro che fuori dal campo.

Asana è diventata la nostra Home durante la campagna: tutto era lì. Ora, la stiamo trasformando in quella che chiamiamo la nostra "Asana City", con quartieri e case per ogni parte del nostro flusso di lavoro. È qui che tutto si collega.

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Per superare i sistemi obsoleti e il lavoro a compartimenti stagni, la NCAA si è affidata ad Asana per trasformare le operazioni. Centralizzando il lavoro, standardizzando i processi e unificando la comunicazione, ha creato una base scalabile che ha assicurato la continuità dell'attività aziendale. Ciò ha preparato il terreno per la loro campagna da record per le Olimpiadi del 2024.

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