# ABUS Kransysteme – Caso di studio Asana > ABUS utilizza Asana per creare piena trasparenza nel reparto Risorse umane. Ora anche i reparti Facility Management, Marketing e Produzione utilizzano Asana. Source: https://asana.com/it/case-study/abus ## ABUS porta le cose a un nuovo livello con Asana Europa Mid-market Industria manifatturiera - [Onboarding dei nuovi dipendenti](/templates/for/operations/new-employee-onboarding) - [Portfolio](/features/goals-reporting/portfolios) - [Flussi di lavoro](/features/workflow-automation) Con 27.000 clienti e 500.000 utenti ogni giorno, ABUS Kransysteme è uno dei più importanti produttori europei di sistemi di gru per interni, come quelli utilizzati nelle fabbriche. Fondata nel 1965 a Gummersbach, nella Renania Settentrionale-Vestfalia, l'azienda a conduzione familiare impiega ora oltre 1.100 persone nei suoi siti di produzione e nella sua rete internazionale di vendita e assistenza. I sistemi di gru e i paranchi ABUS sono progettati con precisione per capannoni industriali e fabbriche e possono sollevare carichi fino a 120 tonnellate. I clienti in tutto il mondo provengono, tra gli altri, dai settori della lavorazione dell'acciaio, dell'automotive e della costruzione navale. Oltre a produrre e installare i sistemi di sollevamento e trasporto, l'azienda fornisce servizi completi di consulenza e assemblaggio. In quanto azienda a conduzione familiare, ABUS è sinonimo di strategia continua e di costante orientamento al cliente. Ciò significa anche che l'azienda è in continua evoluzione e si adatta alle nuove esigenze del mercato. Ad esempio, digitalizzando e ottimizzando i flussi di lavoro. Asana ha svolto un ruolo importante in questo. ## L'obiettivo: maggiore trasparenza nelle operazioni quotidiane Il progetto di digitalizzazione è stato avviato in seguito alla richiesta del reparto Risorse umane di rendere più trasparenti i processi complessi e di lavorare in modo più efficiente. In ABUS, molte attività confluiscono nella gestione delle Risorse umane, come la creazione di certificati, l'assunzione e l'onboarding di nuovo personale, lo sviluppo dei dipendenti e la gestione del tempo. Sebbene il team fosse in grado di utilizzare soluzioni software speciali per questo, non esisteva uno strumento che riunisse tutti i processi delle Risorse umane sotto lo stesso tetto. “Abbiamo lavorato con diverse soluzioni isolate”, ricorda Rainer Bühne, azionista di ABUS e fondatore e amministratore delegato della società di consulenza Keravonos, specializzata nel supportare le aziende nella loro trasformazione digitale. “Queste soluzioni potevano gestire singole attività, ma non erano orientate ai flussi di lavoro. Di conseguenza, il reparto Risorse umane aveva una scarsa panoramica della fase in cui si trovavano i singoli progetti. Molti processi erano ancora cartacei; era difficile monitorare quale documento si trovasse in quel momento su quale scrivania.” Questo creava confusione e ritardi non necessari. ## **Un'unica piattaforma riunisce un'ampia varietà di flussi di lavoro** Era necessario uno strumento migliore che consentisse al team delle Risorse umane di consolidare e organizzare i suoi numerosi flussi di lavoro su un'unica piattaforma. Poiché Rainer Bühne aveva già lavorato con Asana in un ruolo precedente presso Viessmann, specialista in soluzioni per il clima e l'energia, la decisione di utilizzare la piattaforma di gestione del lavoro è stata facile. ABUS ha iniziato ad adottare Asana nel 2022, inizialmente come offerta ai dieci dipendenti del reparto Risorse umane. Nella fase iniziale, il suo utilizzo si è concentrato su tre processi tipici: l'onboarding del nuovo personale, l'assunzione di lavoratori temporanei e la formazione e l'aggiornamento degli specialisti esistenti. Keravonos e ABUS avevano già analizzato, ottimizzato e semplificato molti flussi di lavoro come parte di un progetto di trasformazione globale, quindi è stato facile mappare digitalmente questi processi su Asana. Dovevamo abbandonare la gestione cartacea sulle scrivanie. Con Asana, siamo riusciti a creare trasparenza nel nostro lavoro quotidiano.Ciò che ABUS ha particolarmente apprezzato è stata la flessibilità con cui Asana poteva essere adattata a requisiti diversi. “I nostri vecchi strumenti per le Risorse umane erano molto rigidi e le loro funzionalità spesso non si adattavano ai nostri processi. Con Asana, abbiamo la libertà di creare processi sulla piattaforma esattamente come li vogliamo. Non dobbiamo nemmeno disturbare il reparto IT per questo", ha spiegato un entusiasta Rainer Bühne. ## **Rapida espansione in tutta l'organizzazione** Il personale delle Risorse umane ora utilizza Asana per organizzare l'intera attività quotidiana, assegnare le attività e gestire le responsabilità, ma anche come strumento di collaborazione digitale per facilitare la cooperazione con altri reparti. Dai primi dieci dipendenti, l'utilizzo si è rapidamente esteso ad altre aree come la gestione delle strutture, il marketing e la produzione. ABUS ora ha 360 utenti di Asana e se ne prevedono altri. Keravonos ha creato una serie di materiali di formazione per introdurre i nuovi utenti al sistema. Poiché gran parte di Asana è intuitiva, la formazione di base per i principianti richiede solo circa tre ore. Nel frattempo, tuttavia, ABUS sta anche formando utenti Advanced per alleggerire la pressione posta sul team di assistenza. L'obiettivo è che ogni divisione dell'azienda abbia un utente avanzato che conosca nei dettagli le funzionalità Advanced di Asana e possa, ad esempio, creare autonomamente regole di automazione, moduli o portfolio di progetti. Le Risorse umane sono al centro perché questo reparto si occupa di tutte le aree. Da lì, Asana si è diffusa in modo organico molto rapidamente.Finora, l'implementazione è stata fortemente guidata dai flussi di lavoro quotidiani e dalle esigenze di ciascun team. Con Asana, ABUS ha supportato la digitalizzazione a livello aziendale e ottimizzato innumerevoli processi precedentemente analogici. Per molti dipendenti, Asana è l'interfaccia principale per la gestione quotidiana delle proprie attività e liste di cose da fare, la collaborazione sui progetti, la collaborazione interdipartimentale e il collegamento di questo lavoro agli obiettivi aziendali. Tra tutti gli utenti, circa 115.000 attività individuali sono già state registrate su Asana. Ora ABUS vuole portare il suo utilizzo a un nuovo livello e mappare anche progetti complessi, ad esempio nello sviluppo di gru. I dipendenti della produzione possono già inviare e modificare proposte per i processi di miglioramento continuo direttamente su Asana; è così che ABUS vuole creare maggiore trasparenza nel processo di sviluppo del prodotto. Sono inoltre ipotizzabili casi d'uso nella pianificazione delle risorse e della distribuzione. ## **Il risultato: un notevole risparmio di tempo** Rainer Bühne si aspetta nuovi vantaggi dall'utilizzo esteso di Asana. Solo nel reparto Risorse umane, Asana ha già portato a un risparmio di tempo misurabile grazie a una gestione del lavoro più semplice. Per esempio, il tempo di evasione delle richieste di routine, come gli annunci di lavoro o le proroghe dei contratti, è stato ridotto da quattro settimane a pochi giorni. Grazie all'integrazione con il generatore di referenze esistente, i supervisori possono coordinare le valutazioni dei dipendenti direttamente su Asana, il che consente anche di risparmiare tempo. Con il processo di reclutamento recentemente ottimizzato su Asana, ABUS è stata anche in grado di assumere molti più nuovi talenti in dodici mesi rispetto a prima. La maggiore trasparenza consente inoltre al reparto Risorse umane di agire in modo più strategico e proattivo. Poiché ABUS celebrerà presto il suo 60° anniversario, alcuni dipendenti andranno in pensione nei prossimi anni. Per coprire in modo proattivo i posti vacanti, la pianificazione della successione è già in fase di elaborazione con Asana. E poiché il team delle Risorse umane può rispondere alle richieste molto più rapidamente grazie ad Asana, anche la sua popolarità è aumentata: altri reparti stanno cercando proattivamente di collaborare. Nel complesso, secondo Rainer Bühne, l'intera azienda ne ha tratto vantaggio: Abbiamo raggiunto un elevato livello di automazione con Asana. Abbiamo abbreviato i cicli di feedback, eliminato gli errori manuali e rimosso i colli di bottiglia. Lo strumento ha già fornito un fantastico valore aggiunto: non vediamo l'ora di scoprire cos'altro possiamo ottenere. ABUS utilizza Asana per garantire la massima trasparenza nel lavoro quotidiano del reparto Risorse umane Il tempo di attesa per le tipiche attività delle risorse umane è stato ridotto da 4-6 settimane a pochi giorni Con il processo di reclutamento ottimizzato su Asana, ABUS è stata in grado di assumere molti più nuovi talenti in dodici mesi rispetto a prima In totale, ABUS ora gestisce oltre 114.000 attività su Asana e utilizza la piattaforma come strumento di collaborazione digitale