Gunakan Asana dan email

Walaupun memungkinkan orang berkomunikasi di organisasi (dan bahkan seluruh dunia), email tidak dirancang untuk tugas, proyek, dan manajemen kerja. Di Asana, kami tidak menggunakan email secara internal. Dan, sekalipun itu mungkin tidak realistis bagi tim Anda, artikel ini akan membantu tim berpindah dari email sekaligus memberikan kiat untuk tempat yang mungkin masih dibutuhkan.

Membantu tim mengirim lebih sedikit email

Hampir semua orang menggunakan email, dan mengubah kebiasaan lama itu sulit. Tetapi, tim Anda harus memahami kapan menggunakan Asana dan kapan menggunakan email, serta menjalankan kesepakatan yang ditentukan—jika tidak, Anda akan terjebak dalam masalah yang sama. Kiat kesepakatan dan contoh alur kerja kami di bawah ini dapat membantu Anda memulai selama memindahkan hal-hal tertentu dari email ke Asana.

Untuk penjelasan singkat tentang menggunakan Asana dan email sekaligus, lihat Cara Asana.

Gunakan integrasi email untuk mengubah percakapan menjadi tindakan

Cara termudah untuk memindah pekerjaan ke Asana adalah mengubah email menjadi tugas—khususnya jika Anda berkomunikasi dengan orang di luar organisasi (seperti kontraktor, agensi, atau pelanggan). Dengan begitu, Anda dapat terus menggunakan kotak masuk email untuk korespondensi, dan memakai Asana untuk mengelola serta memprioritaskan pekerjaan. Ini dapat dilakukan dengan cepat dan mudah menggunakan integrasi email kami.

Coba Asana untuk aplikasi Gmail atau Outlook

Jika menggunakan Gmail dan Outlook, coba Asana untuk Pengaya Gmail atau Asana untuk aplikasi Outlook untuk secara langsung mengubah email menjadi tugas, menetapkan tugas ke rekan tim, mengatur tenggat, dan menambahkan tugas ke proyek—tanpa meninggalkan kotak masuk email. Ini akan membuat alur kerja menjadi semakin lancar.

Contoh, jika pelanggan mengirim email untuk meminta sesi pelatihan untuk timnya, Anda dapat secara langsung mengubah permintaan menjadi tugas dengan integrasi. Ini akan mengubahnya menjadi tugas yang dapat dilacak, dengan semua konteks dari email sehingga Anda dapat memprioritaskannya bersama pekerjaan lain, melampirkan dokumen yang mungkin dibutuhkan sehingga mereka siap mengikuti pelatihan, dan mengingat jadwal pelatihan.

Ubah email menjadi tugas Asana

Jika tidak menggunakan Gmail atau Outlook, Anda tetap dapat meneruskan email ke x@mail.asana.com dan ini otomatis akan masuk ke Tugas Saya. Untuk petunjuk yang lebih terperinci, lihat Artikel bantuan tentang meneruskan email ke Asana kami.

Anda juga dapat mencoba integrasi email lain seperti Newton.

Kelola email dari Asana

Asana juga dapat mengirimi Anda email tentang pemberitahuan baru. Kami sarankan agar Anda tetap mengaktifkan pemberitahuan ini hingga terbiasa menggunakan Asana dan memeriksa kotak masuk setiap hari. Bekerja melalui email saja juga berguna karena Anda dapat mengambil tindakan pada tugas dari kotak masuk Anda. Email pemberitahuan dari Asana memungkinkan Anda untuk:

• Tandai tugas selesai—balas dengan Selesai
• Komentari tugas—balas dengan komentar Anda di isi email
• Tetapkan tugas—balas dengan alamat email rekan tim di bidang Kepada:
• Tambahkan pengikut tugas—balas dengan email rekan tim di bidang CC:

Jika Anda menerima terlalu banyak pemberitahuan email atau tidak memerlukannya lagi, matikan itu di Pengaturan Saya.

Contoh alur kerja antara Asana dan email

Setelah memahami cara kerja Asana dan email sekaligus, berikut beberapa cara untuk memaksimalkan produktivitas di keduanya:

Kiat umum:

• Alih-alih mengirimi rekan tim permintaan atau pertanyaan via email, cobalah menetapkan tugas untuk mereka. Tambahkan siapa saja yang ingin di-CC sebagai kolaborator tugas sehingga mereka terus mengikuti informasi terkini.
• Gunakan komentar tugas sebagai ganti menulis dan membalas email. Dengan begitu, semua informasi tentang pekerjaan tetap dalam tugas terkait. Gunakan jempol untuk mengucapkan terima kasih atau menunjukkan bahwa Anda melihat komentar.
• Dalam email, lampiran mungkin sulit ditemukan dan dikelola. Melampirkannya ke tugas Asana membantu menyimpannya di tempat yang semestinya saat Anda mulai mengerjakan sesuatu.
• Jika perlu menindaklanjuti email, gunakan integrasi email atau teruskan email untuk membuat tugas pengingat di Asana alih-alih melacaknya di tempat lain.

Komunikasi:

• Undang tamu—Jika berkomunikasi secara intens dengan seseorang di luar domain Asana Anda, pertimbangkan untuk mengundangnya ke Asana sebagai tamu agar komunikasi dan tindakan bisa lebih jelas dan dapat dilacak.
• Komunikasi privat—Gunakan Pesan untuk berkomunikasi secara langsung dengan orang atau tim secara privat sambil tetap dapat menyebutkan pekerjaan lain di Asana dengan @mention.
• Pembaruan status—Anda dapat @mention rekan tim, tugas, dan proyek di Asana dalam pembaruan. Rekan tim dapat mengomentari pembaruan alih-alih memulai utas email panjang yang membuat lampiran dan tanggapan sulit dilacak.

Proyek spesifik:

• Perencanaan kampanye—Jika bekerja sama dengan agensi, Anda dapat mengubah email menjadi tugas persetujuan sehingga peninjau mengetahuinya dan waktu persetujuan dapat diketahui dengan jelas.
• Permintaan kreatif—Jika seseorang dari organisasi Anda mengirimi email yang meminta Anda membuat atau mendesain sesuatu untuknya, gunakan integrasi atau penerusan untuk mengubahnya menjadi tugas, dan lacak tugas tersebut bersama pekerjaan lain di permintaan proyek. Dengan demikian, Anda dapat memprioritaskan permintaan yang terkait dengan pekerjaan lain serta memastikan bahwa pekerjaan yang sama tidak dilakukan di tempat lain—hal yang tidak dapat Anda lakukan di email.
• Perencanaan acara—Jika vendor menghubungi Anda terkait penawaran atau spesifikasi acara, Anda dapat mengubah email menjadi tugas Asana dalam proyek acara untuk mendiskusikannya dengan tim.
• Kritik desain—Alih-alih memberi dan menerima umpan balik via email, Anda dapat menggunakan pemeriksaan untuk memberi komentar secara langsung pada gambar sehingga komentar bersifat kontekstual dan dengan mudah dapat menjadi referensi bagi kreator.

Setiap tim memiliki cara berbeda dalam menggunakan Asana dan email sekaligus, namun diharapkan, Asana dapat membantu mengurangi jumlah email yang Anda kirimkan ke tim. Untuk semua email yang Anda kirim dan terima, Anda dapat berpindah-pindah dari Asana ke email secara mudah untuk mengikuti informasi terkini dan tetap produktif.

Bukan rahasia lagi, Asana menawarkan uji coba 30 hari gratis. Mulai sekarang. Coba gratis