Pembuat Alur Kerja

Ikhtisar

Pembuat Alur Kerja membantu mengoordinasikan pekerjaan secara mulus di seluruh tim dengan mengotomatiskan proses dan menjaga pekerjaan tetap mengalir. Pembuat Alur Kerja memungkinkan Anda untuk menciptakan alur kerja yang lebih efisien menggunakan alat visual untuk menghubungkan tim, mengatur pekerjaan, dan menyederhanakan proyek di satu tempat. Dalam alur kerja, Anda dapat menghubungkan orang yang tepat ke informasi yang tepat pada waktu yang tepat, yang berarti tim dapat fokus menyelesaikan pekerjaan penting.

alur kerja

Membuat alur kerja dengan Pembuat Alur Kerja

buat

Di Pembuat Alur Kerja, Anda dapat memilih cara menambahkan tugas ke proyek. Anda dapat memilih beberapa sumber penerimaan atau tidak sama sekali.

  1. Penyerahan Formulir: Buat Formulir yang mengubah penyerahan menjadi tugas.
  2. Templat Tugas: Buat templat untuk menstandardisasikan tugas dengan mudah. Pilih sumber penerimaan dengan mengklik menu dropdown di kartu penerimaan. Siapa saja yang memiliki akses ke proyek tersebut juga dapat menambahkan tugas secara manual.

Untuk mempelajari selengkapnya tentang menyiapkan formulir sebagai sumber penerimaan, baca artikel panduan kami tentang membuat formulir. Untuk mempelajari selengkapnya tentang menyiapkan templat tugas, baca artikel panduan kami tentang membuat templat tugas

Bagian

Gunakan bagian sebagai tahapan, seperti Siap, Berlangsung, dan Selesai untuk melacak alur kerja tertentu. Kartu bagian pada Pembuat Alur Kerja ini secara langsung terhubung ke bagian di tampilan tugas (yaitu, pada tampilan Daftar atau Papan). Kami merekomendasikan penambahan bagian-bagian sesuai dengan urutan tahap pekerjaan dalam proyek, contoh: Triase, Berlangsung, Memerlukan Persetujuan, Selesai. Hal ini membantu setiap anggota proyek untuk dapat melihat di tahap mana tugas berada.

bagian

Buat bagian baru

Klik tombol + untuk menambahkan bagian tambahan. Anda kemudian dapat menambahkan aturan untuk bagian ini dan menetapkan pemicu aturan tersebut. Anda perlu membuat aturan untuk dua contoh otomatis dalam suatu bagian:

Pemicu: Kapan atau apa yang menyebabkan tugas otomatis berpindah ke bagian ini. Anda dapat memilih aturan transisi ini dari daftar opsi di panel sisi kanan. Contoh: “saat mendekati tenggat → pindah ke Mendatang” atau “saat tugas selesai → pindah ke Selesai”

Tindakan: Anda kemudian juga perlu memutuskan hal yang terjadi secara otomatis saat tugas dipindahkan ke bagian ini. Contoh: jika harus menambahkan kolaborator, jika tugas harus memiliki penerima tugas tertentu, jika harus menambahkan komentar, dan seterusnya. Seperti yang ditunjukkan di atas, Anda dapat memilih dari daftar aturan yang direkomendasikan atau membuat aturan kustom menggunakan tombol Tindakan lain.

Untuk mempelajari selengkapnya tentang menetapkan aturan di Asana, baca artikel aturan kami

Kelola bagian yang ada

yang ada

Untuk mengedit nama bagian, menambahkan aturan atau menghapusnya, klik ikon tiga titik di bagian kanan judul bagian.

Pelaporan alur kerja

dashboard

Di tampilan Dasbor, Anda juga dapat melihat metadata tentang bagian dalam proyek, contoh, jumlah tugas belum selesai di bagian tersebut, dan memantaunya dari waktu ke waktu.

Tarik dan lepas

tarik dan lepas

Anda dapat menarik dan melepas bagian untuk mengatur ulang pekerjaan atau memindahkannya melalui berbagai tahap. Anggota proyek dapat mengatur ulang bagian sesuai kebutuhan.

Sesuaikan panel

dasbor

Tambahkan elemen alur kerja global melalui panel Sesuaikan di bagian kanan layar, termasuk:

  1. Bidang kustom
  2. Aturan Global yang berlaku di luar bagian tertentu dalam alur kerja
  3. Aplikasi (misal, Slack atau Microsoft Teams)
  4. Formulir
  5. Templat tugas

Penerimaan aplikasi di Pembuat Alur Kerja

Tambahkan aplikasi eksternal untuk membuat tugas di Asana.

tambahkan aplikasi

Untuk menambahkan aplikasi sebagai sumber penerimaan dalam alur kerja Anda:

  • Klik Dari aplikasi lain

daftar aplikasi

Dari daftar ini, klik aplikasi yang Anda ingin atur.

Aplikasi yang sudah menjadi sumber penerimaan di proyek atau aplikasi yang diblokir admin tidak akan muncul.

asana untuk salesforce

Anda akan diarahkan ke situs aplikasi untuk menyelesaikan penginstalan.

menyelesaikan pengaturan aplikasi

Untuk menyelesaikan penginstalan, Anda harus menyelesaikan langkah-langkah berikut pada aplikasi eksternal:

  1. Atur integrasi Asana di [Nama Aplikasi]
  2. Gunakan aplikasi tersebut untuk menambahkan tugas ke [proyek]

Setelah menyelesaikan langkah-langkah ini, Anda akan melihat aplikasi di Pembuat Alur Kerja.

aplikasi ditambahkan

Jika belum menyelesaikan langkah sebelumnya, Anda akan melihat pesan bertuliskan Selesaikan pengaturan.

belum selesai

Anda juga dapat menambahkan aplikasi dengan mengklik tombol Aplikasi di menu Sesuaikan.

Aplikasi eksternal yang menambahkan tugas baru ke Asana akan muncul di sini sekalipun aplikasi tersebut diatur tanpa Penerimaan Aplikasi.

menu sesuaikan

Metrik alur kerja waktu di tahapan

Dengan metrik Waktu di tahapan, kini Anda dapat dengan mudah melaporkan waktu yang dibutuhkan tugas untuk berpindah dari satu tahap ke tahap lainnya dalam alur kerja. Metrik alur kerja ini membantu mengidentifikasi kemacetan dan memberikan kejelasan tentang berapa lama waktu diperlukan untuk mengembangkan pekerjaan Anda. Jika tugas menghabiskan waktu yang lama pada tahap tertentu, Anda akan mengetahuinya dan dapat mengalibrasi kembali prosesnya mengikuti tugas itu.

Ada dua cara untuk menggunakan pelaporan dan dasbor untuk melihat data metrik alur kerja: Waktu di bagian, dan Waktu di bidang kustom.

Waktu dalam bagian

Jika alur kerja Anda mengharuskan tugas berpindah dari satu bagian ke bagian lainnya dalam proyek Asana, pelaporan Waktu di bagian akan membantu menentukan seberapa cepat tugas bergerak dari satu bagian ke bagian lainnya dalam proses penyelesaian tugas tersebut.

bagian metrik alur kerja

Bagan ini menunjukkan berapa lama tugas memakan waktu di setiap bagian proyek. Di contoh ini, tugas sudah menghabiskan 6 hari dan 3 jam di bagian Perencanaan. Anda juga dapat memfilter data menurut parameter, di antaranya, penerima tugas atau tenggat.

Waktu di bidang kustom

Beberapa alur kerja menggunakan bidang kustom untuk mengindikasikan pekerjaan siap dipindahkan ke tahap baru penyelesaian. Pelaporan Waktu di bidang kustom mengukur waktu yang dihabiskan tugas di setiap tahap tertentu, berdasarkan nilai bidang kustom yang dipilih.

metrik alur kerja cf

Contohnya, bagan di atas melaporkan proyek yang berisi bidang kustom berjudul Tahap Penyelesaian

metrik alur kerja cf2

Bidang kustom Tahap Penyelesaian telah diatur dengan 4 nilai yang memungkinkan: Belum mulai, Sedang berlangsung, Diblokir, dan Selesai. Bagan tersebut melaporkan waktu total yang dihabiskan tugas dan ditandai dengan nilai bidang kustom Diblokir.

Maaf, kami tidak mendukung browser ini

Asana tidak berfungsi dengan browser internet yang saat ini dipakai. Daftar menggunakan salah satu browser yang didukung ini.