Integrasi aturan

Ikhtisar

Aturan merupakan bagian penting dalam banyak alur kerja, demikian juga integrasi. Kini, Anda dapat menggunakan aturan untuk mengintegrasikan alat favorit tim ke dalam pekerjaan di Asana, dan biarkan aturan yang mengotomatiskan beban kerja itu. Anda dapat menentukan pemicu tertentu dalam proyek Asana dan mengandalkan aturan untuk mengotomatiskan alur kerja saat kriteria pilihan Anda terpenuhi.

Contoh, integrasi aturan Slack + Asana membuat Anda dapat mengirim pesan ke rekan tim atau kanal di Slack berdasarkan pemicu yang dipilih, misalnya penyelesaian tugas.

Cara membuat aturan

Berikut ini contoh cara membuat aturan di proyek Asana dengan memilih pemicu, tindakan, dan nama aturan.

Untuk mempelajari selengkapnya tentang aturan dan cara menggunakannya untuk mengotomatiskan pekerjaan harian Anda, buka artikel panduan aturan kami.

Gmail

Manfaatkan aturan untuk mengirim email dari akun Gmail ke penerima yang dipilih saat parameter tertentu terpenuhi, yang semuanya Anda putuskan sebelumnya. Pilih dari sejumlah pemicu, seperti saat tugas tidak lagi diblokir atau saat tenggat sudah mendekati, dan gunakan aturan untuk mengirim email secara otomatis dengan pesan kustom.

Langkah-langkah konfigurasi

1. Di proyek Anda, klik Sesuaikan di sudut kanan atas dan pilih Tambahkan aturan dari daftar
2. Dari Tambahkan aturan, pilih pemicu seperti Persetujuan selesai.
3. Dari tab Tindakan, pilih Kirim email.
4. Masukkan alamat email penerima di kolom Kepada
5. Masukkan alamat email Balas ke
6. Masukkan baris subjek email di bidang Subjek
7. Tulis isi email di bidang Tulis pesan

Dalam contoh ini, saat tugas disetujui, aturan dipicu dan tindakan diambil, lalu email akan dikirim dari alamat email Anda dan secara otomatis email tersebut akan Bcc ke Anda. Tautan tugas juga akan disertakan dalam email.

Twilio

Agar dapat lancar berkomunikasi dengan klien atau kolaborator Anda, andalkan aturan untuk mengirim teks SMS melalui Twilio, berdasarkan pemicu dan kombinasi yang dapat diatur sebelumnya.

Langkah-langkah konfigurasi

1. Di proyek Anda, klik Sesuaikan di sudut kanan atas dan pilih Tambahkan aturan dari daftar
2. Dari Tambahkan aturan, pilih pemicu seperti isi bidang kustom Urgensi diubah menjadi Tinggi
3. Dari tab Tindakan, pilih Kirim teks SMS
4. Pilih Hubungkan ke Twilio. Anda akan diminta untuk memberikan SID dan Auth Token Akun Twilio. Temukan ini dengan masuk ke akun Twilio Anda, lalu memilih Akun dan token akan berada di bawah Token auth.
5. Setelah menghubungkan akun Anda, masukkan nomor telepon Twilio Anda
6. Masukkan nomor telepon penerima di bidang Send to
7. Tulis isi pesan di bidang Tulis pesan

Dalam contoh ini, saat isi bidang kustom Urgensi diatur ke Tinggi, aturan akan dipicu dan tindakan diambil, yakni pesan SMS dikirim ke penerima yang dipilih.

PagerDuty

Andalkan aturan untuk memberi tahu tim respons insiden melalui PagerDuty saat ada tugas yang perlu diperhatikan. Pemicu yang Anda pilih membuat Asana dapat berintegrasi dengan PagerDuty dan membuat insiden dengan konteks tugas secara otomatis kapan saja, siang maupun malam hari.

Langkah-langkah konfigurasi

1. Di proyek Anda, klik Sesuaikan di sudut kanan atas dan pilih Tambahkan aturan dari daftar
2. Dari Tambahkan aturan, pilih pemicu seperti isi bidang kustom Urgensi diubah menjadi Tinggi
3. Dari tab Tindakan, pilih Buat insiden
4. Masukkan judul insiden di bidang Title
5. Pilih layanan dari bidang Service
6. Pilih urgensi dari kolom Urgensi
7. Masukkan Deskripsi insiden.

Dalam contoh ini, saat isi bidang kustom Urgency diatur ke High, aturan akan dipicu dan tindakan diambil, yakni insiden Pagerduty dibuat. Email pembuat tugas dan tautan tugas akan otomatis dibagikan dalam deskripsi insiden.

Google Kalender

Dengan Aturan Asana, tim dapat beralih dari menjadwalkan rapat secara manual menjadi membuat rapat secara otomatis dengan kolaborator proyek saat tugas mencapai tahap tertentu. Misalnya, tim dapat menggunakan aturan ini untuk memicu pembuatan acara di kalender tim saat tugas dipindahkan ke bagian "Terjadwal". Tim juga dapat menggunakan ini untuk skenario tugas berulang: Anda dapat memiliki tugas berulang "Kirim agenda untuk rapat" yang mengirimkan undangan acara saat tugas selesai.

Langkah-langkah konfigurasi

1. Buka proyek Asana spesifik tempat Anda ingin menambahkan integrasi aturan
2. Klik Sesuaikan di sudut kanan atas, buka Aturan, dan pilih + Tambahkan aturan
3. Pilih Google Kalender dari kolom kiri
4. Pilih aturan prasetel atau klik Buat aturan kustom
5. Jika membuat aturan kustom, tambahkan nama, serta pilih pemicu dan tindakan untuk memulai
6. Autentikasi dengan mengklik Hubungkan Aturan Google Kalender
7. Masuk dengan akun Google Anda dan klik Izinkan
8. Isi bidang untuk acara Google Kalender
9. Atau, undang kolaborator tugas sebagai tamu acara

Dropbox (segera)

Dengan Aturan Asana, tim dapat otomatis mengunggah lampiran tugas ke folder Dropbox tertentu untuk menyederhanakan berbagi, penyimpanan, dan kolaborasi. Tim dapat beralih dari mentransfer file secara manual ke memilih pemicu yang mengunggah lampiran tugas ke Dropbox secara otomatis dan aman untuk kemudahan referensi.

Contoh, tim dapat menggunakan Asana untuk menangani persetujuan aset dan, setelah tahap persetujuan, secara otomatis mengunggah lampiran tugas ke folder Dropbox tertentu untuk memastikan aset final diunggah ke lokasi yang benar.

Pertimbangan saat menggunakan integrasi ini:

• Aturan yang memicu pada tugas yang memiliki lebih dari 10 lampiran hanya akan mengunggah 10 lampiran terbaru.
• Pengunggahan file di mana file tersebut memiliki nama yang sama dengan file yang ada di folder Dropbox terkait akan diganti namanya secara otomatis dan berhasil diunggah.

Langkah-langkah konfigurasi

1. Buka proyek Asana spesifik tempat Anda ingin menambahkan integrasi aturan
2. Klik Sesuaikan di sudut kanan atas, buka Aturan, dan pilih + Tambahkan aturan
3. Pilih Dropbox dari kolom kiri
4. Anda dapat memilih aturan prasetel atau klik Buat aturan kustom
5. Jika membuat aturan kustom, tambahkan nama, serta pilih pemicu dan tindakan untuk memulai
6. Autentikasi dengan mengklik Hubungkan Aturan Dropbox dan mengikuti langkah-langkahnya
7. Tambahkan URL folder Dropbox yang ditemukan di aplikasi web

Box

Gunakan Aturan Asana untuk mengotomatiskan proses pengunggahan konten ke Box saat tindakan tertentu dilakukan di Asana. Tim dapat menghemat waktu dengan mengatur pemicu yang akan otomatis mentransfer lampiran dari tugas Asana ke Box.

Contoh, tim desain yang menangani aset dapat membuat aturan untuk mengunggah lampiran ke Box setelah tugas dipindah ke bagian "Aset yang disetujui final".

Pertimbangan ketika menggunakan integrasi ini:

• Aturan yang memicu tugas dengan lebih dari 10 lampiran hanya akan mengunggah 10 lampiran terbaru.
• Percobaan pengunggahan file dengan nama yang sama dengan file yang ada di folder Box akan menghasilkan kesalahan pada aturan. Untuk memperbaiki kesalahan ini, ganti nama file yang ada, edit dan simpan ulang aturan, dan picu lagi tindakan pengunggahan.

Langkah-langkah konfigurasi

1. Buka proyek Asana spesifik tempat Anda ingin menambahkan integrasi aturan
2. Klik Sesuaikan di sudut kanan atas, buka Aturan, dan pilih + Tambahkan aturan
3. Pilih Box dari kolom kiri
4. Anda dapat memilih aturan prasetel atau klik Buat aturan kustom
5. Jika membuat aturan kustom, tambahkan nama, serta pilih pemicu dan tindakan untuk memulai
6. Autentikasi aturan dengan mengklik Hubungkan ke Aturan Box dan mengikuti langkah-langkahnya
7. Tambahkan URL folder Box yang ditemukan di aplikasi web

Microsoft OneDrive

Dengan Aturan Asana, tim dapat otomatis mengunggah lampiran tugas ke folder OneDrive yang ditentukan untuk menyederhanakan berbagi, penyimpanan, dan kolaborasi, sekaligus mengurangi pekerjaan manual.

Contoh, tim dapat menggunakan Asana untuk menangani persetujuan aset dan, setelah tahap persetujuan, secara otomatis mengunggah lampiran tugas ke folder OneDrive tertentu untuk memastikan aset final diunggah ke lokasi yang benar.

Harap diperhatikan bahwa integrasi ini berfungsi dengan OneDrive, bukan Sharepoint.

Pertimbangan ketika menggunakan integrasi ini:

• Aturan yang memicu tugas dengan lebih dari 10 lampiran hanya akan mengunggah 10 lampiran terbaru.
• File yang diunggah di mana ada file yang sudah ada dengan nama yang sama di folder OneDrive akan menggantikan file yang ada. Jika ini tidak diinginkan, pastikan file memiliki nama yang berbeda.

Langkah-langkah konfigurasi

1. Buka proyek Asana tertentu tempat Anda ingin menambahkan integrasi
2. Klik Sesuaikan di sudut kanan atas, buka Aturan, dan pilih + Tambahkan aturan
3. Pilih OneDrive dari kolom kiri
4. Anda dapat memilih aturan prasetel atau mengklik Buat aturan kustom
5. Jika membuat aturan kustom, tambahkan nama, serta pilih pemicu dan tindakan untuk memulai
6. Autentikasi dengan mengklik Hubungkan ke Aturan OneDrive dan mengikuti langkah-langkahnya
7. Tambahkan URL folder OneDrive yang ditemukan di aplikasi web, dan jalur. Jalur dapat ditemukan di "Detail selengkapnya" di folder OneDrive. Jangan sertakan "File saya" di jalur.