Aturan

Aturan tersedia bagi pelanggan yang menggunakan Asana Premium, Business, dan Enterprise. Fitur tertentu dalam aturan, termasuk pembuat aturan kustom, aturan kustom bersyarat, pemicu perubahan status persetujuan, dan tindakan tambahkan komentar, hanya tersedia untuk pelanggan Business dan Enterprise

Aturan memungkinkan Anda menyederhanakan tugas rutin dan membuat alur kerja dengan mudah. Agar aturan berfungsi, Anda membutuhkan pemicu yang mengaktifkan aturan dan tindakan yang dilakukan otomatis. Contoh, aturan dapat dibuat untuk secara otomatis memberikan tugas (tindakan) saat tenggat ditetapkan (pemicu).

Tingkatkan proses Anda dengan Aturan Asana. Bergabunglah dalam webinar Menyederhanakan pekerjaan kami untuk mempelajari caranya. Daftar sekarang

Aturan dapat memicu aturan lain. Anda juga dapat menambahkan beberapa tindakan ke satu pemicu untuk menciptakan fungsi serupa.

Membuat aturan

Terdapat dua cara membuat aturan untuk proyek Anda yaitu memilih satu dari galeri aturan pada proyek atau membuat aturan kustom sendiri. Pembuat aturan kustom tersedia untuk semua pelanggan Asana Business dan Enterprise.

Aturan akan berjalan hanya pada level pertama subtugas atau aturan tidak akan berjalan pada sub-sub-tugas, sub-sub-sub tugas, dll.

Mengedit aturan

Edit aturan kapan saja dengan membuka kembali proyek dan memilih aturan yang Anda ingin perbarui.

Anda dapat mengedit aturan dengan mengklik ikon pensil di samping aturan di bilah sisi.

Menjeda aturan

Anda dapat menjeda aturan kapan saja dengan mengklik ikon pensil di samping aturan di bilah sisi.

Menghapus aturan

Anda dapat menjeda aturan kapan saja dengan mengklik ikon pensil di samping aturan di bilah sisi lalu mengklik tombol Hapus.

Aturan berdasarkan bagian

Untuk pengguna Premium, Business, dan Enterprise, ikon aturan muncul di bagian (pada tampilan daftar dan papan) yang memiliki aturan. Setelah aturan terpicu, ikon akan bergerak. Mengklik ikon akan membuka menu aturan untuk bagian tersebut, jadi pengguna dapat menambahkan aturan baru atau mengedit aturan yang ada.

Anda dapat mengedit aturan dengan mengklik ikon pensil yang muncul saat kursor diarahkan ke aturan tersebut.

Kombinasi pemicu dan beberapa tindakan

Aturan kustom bersyarat, pemicu Perubahan status persetujuan, dan tindakan Tambahkan komentar khusus tersedia untuk pelanggan Business dan Enterprise

Anda juga dapat menggunakan kombinasi pemicu dan/atau logika bersyarat serta beberapa tindakan untuk mengotomatiskan tugas rutin sehingga tim tidak perlu memikirkannya.

Pemicu dan tindakan tambahan

Pemicu tenggat sudah mendekati

Pelanggan Enterprise dan Business dapat membuat aturan kustom dalam dialog aturan dan menemukan Tenggat sudah mendekati dalam daftar pemicu. Anda juga dapat memilih dari serangkaian opsi prasetel atau mengklik Kustom untuk opsi lainnya.

Opsi Kustom memungkinkan Anda menentukan jumlah menit, jam, hari, atau minggu sebelum tenggat yang akan dipicu aturan.

Pemicu tugas terlambat

Pelanggan Enterprise dan Business dapat menemukan pemicu Tugas Terlambat saat membuat aturan kustom. Anda dapat memilih dari beberapa opsi prasetel atau mengklik Kustom untuk opsi lainnya.

Dengan opsi Kustom, Anda dapat menentukan jumlah menit, jam, hari, atau minggu setelah tugas terlambat yang akan dipicu aturan.

Jika memilih hari atau minggu saat menyiapkan pemicu, pemicu akan mengabaikan jam tenggat dan dijalankan berdasarkan tenggat saja. Tetapi, jika memilih menit atau jam, pemicu akan mengikuti jam tenggat.

Beberapa catatan tentang pemicu tenggat sudah mendekati dan tugas terlambat

• Pemicu ini dijalankan berdasarkan momen ketika tenggat tugas segera berakhir atau terlambat, bukan berdasarkan status tugas, yaitu, segera berakhir atau terlambat.
• Kedua pemicu ini tidak akan dijalankan secara retroaktif setelah aturan dibuat untuk semua tugas yang ada dalam proyek yang cocok dengan kriteria pemicu. Pemicu hanya akan dijalankan untuk peristiwa yang segera berakhir yang terjadi setelah aturan dibuat.
• Pemicu ini hanya dijalankan untuk tugas yang belum selesai.
• Aturan dengan presisi hari atau minggu tidak akan berjalan tepat tengah malam. Sebaliknya, aturan ini akan berjalan pada periode antara pukul 00:00 dan 01:00.

Tindakan buat tugas

Dengan langganan Enterprise atau Business, Anda dapat menggunakan aturan untuk membuat tugas, milestone, dan persetujuan secara otomatis di proyek. Pilih pemicu atau kombinasi pemicu, lalu Asana akan membuat tugas saat aturan berjalan. Anda sebelumnya dapat memilih nama tugas, penerima tugas, tenggat terkait, dan lainnya.

Cara membuat tugas dengan aturan:

1. Buka Sesuaikan di sudut kanan atas proyek Anda
2. Klik + Tambahkan aturan, lalu Buat aturan kustom
3. Pilih pemicu atau kombinasi pemicu
4. Setelah pemicu dipilih, klik tab Tindakan
5. Di bawah Buat baru, pilih Tugas

Tindakan buat subtugas

Pelanggan Enterprise dan Business dapat membuat aturan kustom dalam dialog aturan dan menemukan Subtugas dalam daftar tindakan.

Subtugas memungkinkan Anda untuk menambahkan daftar subtugas yang telah ditentukan sebelumnya ke tugas secara otomatis.

Anda dapat membuat hingga 20 subtugas.

Untuk mengedit aturan, klik ikon pensil di samping aturan di bilah sisi. Perubahan yang dibuat akan tersimpan secara otomatis.

Jenis dan batasan aturan

Terlepas dari apakah aturan berada di proyek Premium atau Business, batasnya adalah *50 aturan per proyek

Aturan kustom

Pemicu

• Anda dapat menambahkan hingga 20 pemicu per aturan kustom
• Anda dapat memilih pemicu lebih dari sekali

Beberapa tindakan

• Saat satu atau beberapa pemicu dijalankan, Anda dapat memilih hingga 5 tindakan yang akan dilakukan sebagai akibatnya.
• Anda tidak dapat menambahkan tindakan yang sama lebih dari sekali.

Pemicu berbasis kolom atau bagian

Pemicu berbasis kolom atau bagian ditujukan untuk proyek Tampilan Papan atau proyek yang telah diperbarui untuk menggunakan bagian yang dapat diciutkan yang baru.

Aturan bidang kustom

Aturan bidang kustom tersedia di semua proyek dengan bidang kustom. Bidang kustom Orang juga didukung.

Untuk membuka aturan ini, Anda harus menambahkan bidang kustom ke proyek terlebih dulu.

Memicu aturan

Anda dapat memicu aturan dari mana saja (web, seluler, integrasi eksternal). Jika Anda memperbarui sesuatu pada tugas, kami akan melihat apakah tugas tersebut berada di proyek dengan aturan dan apakah tindakan merupakan pemicu pada aturan tersebut.

Proyek yang aksesnya tidak Anda miliki

Anda dapat memicu aturan pada proyek yang aksesnya tidak Anda miliki, tetapi ikon bohlam kuning terang yang menunjukkan bahwa aturan sedang dijalankan tidak akan ditampilkan.

Siapa saja dapat memicu aturan, termasuk Tamu.

Izin: beberapa pertimbangan

Aturan, sama seperti bidang kustom, kini secara default dapat diedit oleh anggota lain dalam proyek. Aturan yang melakukan multi-home tugas ke dalam proyek lain juga kini dapat dilihat dari menu sesuaikan. Aturan ini dapat langsung dijeda dari proyeknya.

• Anda kini memiliki opsi untuk mengizinkan orang lain yang memiliki akses edit untuk dapat mengedit aturan. Aturan yang dibuat sekarang secara default akan diatur ke dapat diedit.
• Hanya pemilik aturan yang dapat menghapus aturan.
• Saat memperbarui aturan pada proyek dan templat, editor harus memiliki izin yang benar untuk menyimpan semua aturan. Contoh, jika aturan menambahkan tugas ke proyek lain, editor juga harus memiliki izin mengedit dalam proyek lain tersebut.
• Saat duplikat aturan dibuat melalui duplikasi proyek, pengguna yang membuat duplikat menjadi pemilik dengan hak istimewa terbatas. Dalam hal ini, aturan dinonaktifkan, tetapi pemilik tetap memiliki akses mengedit.
• Aturan tidak akan berhenti saat izin kontrol akses pemilik berubah. Contoh, jika aturan dikonfigurasi untuk menambahkan tugas ke proyek dan Anda kemudian kehilangan akses ke proyek tersebut, aturan akan terus dijalankan.
• Saat aturan disalin atau diduplikat melalui templat proyek baru dan terdahulu, pengguna templat akan menjadi pemilik aturan. Di sini, aturan hanya akan dinonaktifkan jika penduplikat templat memiliki izin kontrol akses terbatas untuk aturan tersebut. Contoh, Anda tidak dapat mengedit proyek tempat aturan akan menambahkan tugas.
• Jika pengguna keluar dari proyek, aturan tidak akan berhenti. Tetapi, jika tidak ada pengguna lain yang berinteraksi dengan proyek, aturan akan dinonaktifkan.
• Semua kontributor proyek dapat mengakses dan menonaktifkan aturan.
• Jika Pemilik Proyek adalah Anggota Akses Terbatas, dia tidak dapat mengedit aturan dan hanya dapat menjeda atau mengaktifkan aturan.

Siapa yang dapat mengaktifkan atau menonaktifkan aturan?

Pengguna dengan akses edit ke proyek tempat aturan berjalan akan dapat mengaktifkan atau menonaktifkan aturan yang dibuat orang lain.

Pengguna dengan akses edit dapat menjeda atau mengaktifkan aturan, tetapi hanya pemilik yang dapat mengedit pemicu dan tindakan aturan.

Pemilik aturan tetap menjadi satu-satunya orang yang bisa mengedit atau menghapus aturan.

Pembatalan

Jika Anda mencabut akses seseorang yang memiliki aturan, aturan yang dia buat akan dijeda dan kepemilikan aturan pada proyek mana pun akan diserahkan ke pemilik proyek.

Jika tidak ada pemilik proyek, kepemilikan akan diserahkan kepada admin yang membatalkan pengguna. Hanya pemilik baru aturan tersebut yang dapat mengaktifkan ulang aturan agar aturan terus berjalan.

Saat pemilik aturan dinonaktifkan dan pemilik baru memiliki izin yang memadai, ini berarti aturan akan terus berjalan dan pemilik baru nantinya dapat mengeditnya.

Pembaruan aturan yang salah konfigurasi

Jika aturan salah konfigurasi (contoh: “Ditandai selesai > Pindahkan ke kolom “Selesai” dan seseorang menghapus kolom “Selesai” Anda), kami akan mengirim email kepada pemilik aturan untuk memberi tahu cara memperbaikinya.

• Kami akan mengirimi Anda email ketika aturan dipicu tetapi tidak dapat dijalankan karena salah konfigurasi. Kami tidak akan mengirimi Anda email lagi hingga aturan diperbaiki dan berhasil dijalankan setidaknya satu kali sebelum salah konfigurasi lagi.

• Semua pengguna dengan akses baca pada aturan yang dimaksud dapat melihat status aturan yang benar.

• Setelah memperbarui aturan ke konfigurasi yang benar dan menyimpan pembaruan, peringatan tersebut akan hilang.

Integrasi aturan

Sama halnya dengan aturan, integrasi adalah bagian penting dalam banyak alur kerja. Sekarang, Anda dapat menggunakan aturan untuk mengintegrasikan alat favorit tim ke dalam pekerjaan Anda di Asana, dan membiarkan aturan menangani pekerjaan berat secara otomatis. Anda dapat menentukan pemicu tertentu dalam proyek Asana serta mengandalkan aturan untuk mengotomatiskan alur kerja saat kriteria pilihan Anda terpenuhi.

Contoh, integrasi aturan Slack + Asana memungkinkan Anda untuk mengirim pesan kepada rekan tim di Slack, dipicu oleh penyelesaian tugas atau proyek.

Anda dapat membuat aturan yang mengirim ping ke kanal tertentu di Microsoft Teams berdasarkan kriteria seperti perubahan pada nilai bidang kustom.

Atau, buat isu baru di Jira Cloud dan Jira Server saat tugas ditambahkan ke bagian proyek tertentu.

Integrasi aturan yang baru diluncurkan juga mendukung tindakan di Gmail, PagerDuty, dan Twilio. Pelajari selengkapnya tentang mengonfigurasi integrasi aturan masing-masing platform tersebut di sini

Memicu tindakan dalam aplikasi

Ada tiga jenis pemicu aturan, dan tindakan juga dapat dipicu dengan integrasi aturan.

Pemicu jenis tugas ditambahkan

• Tugas ditambahkan ke bagian
• Tugas ditambahkan ke proyek ini

Pemicu jenis tugas diperbarui

• Berdasarkan status persetujuan
• Berdasarkan status penyelesaian
• Berdasarkan penerima tugas
• Berdasarkan tenggat
• Berdasarkan lampiran yang ditambahkan
• Berdasarkan komentar yang ditambahkan

Pemicu jenis pemilihan waktu

• Tugas tidak diblokir lagi
• Tenggat sudah mendekati
• Tugas terlambat

Formulir

Saat tugas dibuat dari formulir, tugas dapat menjalankan salah satu pemicu berikut:

Tugas ditambahkan ke proyek

Pemicu ini akan diterapkan ke semua tugas yang ditambahkan ke proyek, bukan hanya tugas dari formulir.

Bidang kustom diatur

Setiap bidang kustom drop-down dalam proyek akan memliki pemicu dan tindakan. Jadi, jika proyek memiliki bidang kustom "Prioritas" dan "Tahap", "Prioritas ditetapkan" dan "Tahap ditetapkan" sebagai pemicu. Pilih bidang kustom yang Anda inginkan untuk memicu aturan.

Contoh: Jika memiliki bidang kustom drop-down berisi "Blog" dan "Situs Web" untuk Jenis Permintaan pada formulir, Anda dapat mengonfigurasi aturan pada proyek untuk "Ketika 'Jenis Permintaan' diatur ke 'Blog', aturan akan menambahkan tugas tersebut ke proyek 'Permintaan blog".

Ini hanya berfungsi untuk bidang kustom drop-down pada proyek. Beberapa drop-down formulir bukan bidang kustom.

Pemicu pengiriman formulir

Dengan pemicu pengiriman formulir, Anda secara otomatis dapat memindahkan formulir ke proses baru tanpa harus memilahnya secara manual. Pemicu pengiriman formulir dapat membantu menstandardisasikan proses penerimaan dan mengotomatiskan formulir dalam alur kerja Anda.

Setelah mengonfigurasi pemicu, Anda akan dapat melihat aturan di menu sesuaikan.

Setiap formulir dikirim, Anda akan menerima pemberitahuan. Anda juga dapat terus melacak riwayat pengiriman formulir melalui panel detail tugas.

Izin tamu

Tamu tidak dapat membuat atau memiliki aturan, tetapi dapat memicu aturan.

Harga

Pelanggan Business dan Enterprise:

Pembuat aturan kustom tersedia untuk semua pelanggan Business dan Enterprise.

Subset aturan tersedia untuk pelanggan Premium:

• Pindahkan ke kolom/bagian > Tandai selesai
• Tandai selesai > Pindahkan ke kolom/bagian
• Bidang kustom berubah > Pindahkan ke kolom/bagian
• Pindahkan ke kolom/bagian > Tetapkan bidang kustom
• Bidang kustom berubah > Tandai selesai
• Tandai selesai > Tetapkan bidang kustom

Tindakan inversi untuk aturan

Pelanggan Business dan Enterprise:

Tindakan berlawan adalah pelengkap aturan yang ada yang kini memberi opsi untuk mengatur ulang atau menghapus data. Dengan memberi opsi tindakan berlawanan untuk aturan, kami telah menciptakan mesin aturan yang lebih solid yang memetakan struktur, kualitas, serta efisiensi alur kerja pelanggan dengan lebih baik.

Tindakan inversi yang tersedia:

• Batal memberi tugas
• Pindahkan tugas ke proyek lain
• Kosongkan tenggat
• Tandai tugas belum selesai
• Hapus kolaborator

Variabel dalam aturan {gl-variables-in-rules}

Kini, Anda dapat mereferensikan nilai dinamis berupa variabel saat membuat aturan. Pengguna dapat memanfaatkan variabel seperti Penerima tugas, Pembuat tugas, dan Tenggat agar lebih jelas dan fleksibel.

Variabel dapat digunakan di bidang teks Tambahkan komentar saat Anda membuat aturan.