Mengelola organisasi

Akun Asana gratis dan bersifat individu; Akun Asana memberikan akses ke ruang kerja bersama dan organisasi untuk berkolaborasi dengan pengguna Asana lainnya.

Dengan satu akun Asana, Anda dapat membuat atau bergabung ke beberapa ruang kerja dan organisasi untuk berkolaborasi dengan berbagai grup pengguna Asana; ruang kerja dan organisasi tempat Anda berada ini adalah entitas terpisah, masing-masing memiliki kumpulan orang, proyek, dan tugas.

Karena setiap ruang kerja dan organisasi adalah entitas terpisah, kolega Anda tidak dapat melihat ruang kerja atau organisasi tempat Anda berada, Anda pun tidak dapat melihat ruang kerja dan organisasi kolega Anda berada. Pelajari selengkapnya tentang privasi antara-ruang ini di sini.

Pelajari selengkapnya tentang pengaturan izin proyek dan tugas Anda di setiap ruang kerja dan organisasi Anda di sini.  

Apa itu organisasi?

Organisasi menghubungkan semua pegawai di perusahaan Anda menggunakan Asana di satu ruang berdasarkan domain email bersama perusahaan.

Di dalam organisasi, Anda dan kolega dapat terbagi ke dalam tim untuk berkolaborasi pada proyek dan tugas.

Jika Anda atau perusahaan tidak memiliki domain email bersama yang unik, Anda dapat berkolaborasi di ruang kerja sebagai gantinya.

Orang di organisasi Anda

Terdapat beragam jenis orang di organisasi: anggota organisasi, tamu organisasi, dan anggota akses terbatas. Pegawai internal menjadi anggota organisasi, sedangkan kontributor eksternal menjadi tamu di organisasi Anda.

Contoh, michael@yourco.com adalah anggota organisasi yourco.com, sedangkan siapa saja dengan alamat email lain (seperti @gmail.com atau @anotherco.com) adalah tamu organisasi yourco.com.

Anda tidak dapat mengonversikan anggota organisasi menjadi tamu. Keanggotaan di organisasi secara otomatis ditentukan oleh alamat email orang tersebut.

Anggota organisasi

Keanggotaan organisasi didasarkan pada domain yang terhubung dengan alamat email Anda. Untuk menjadi anggota organisasi, Anda harus memiliki alamat email @ salah satu domain email organisasi yang disetujui.

Orang yang mendaftar Asana menggunakan alamat email @ dari salah satu domain email yang disetujui organisasi secara otomatis menjadi anggota organisasi Anda.

Anggota organisasi dapat:

• Membuat tim baru
• Melihat daftar tim selengkapnya tempat mereka dapat meminta bergabung di dalam organisasi
• Melihat nama dan alamat email anggota dan tamu lain di organisasi melalui pengaturan tim mereka. Admin organisasi Premium juga dapat melihat daftar lengkap anggota dan tamu organisasi melalui pengaturan organisasi.
• Mengakses proyek dan tugas yang telah diatur menjadi publik ke organisasi

Anggota yang otomatis telah bergabung dengan organisasi Anda harus meminta untuk bergabung atau diundang ke salah satu tim untuk berkolaborasi dengan Anda pada proyek dan tugas yang belum secara jelas diatur menjadi publik. Pelajari selengkapnya di sini.

Tamu organisasi

Anda dapat berkolaborasi dengan klien, kontraktor, pelanggan, atau siapa saja yang tidak memiliki alamat email di domain email organisasi yang disetujui (yakni, @gmail.com atau @yahoo.com). Orang-orang ini akan menjadi tamu organisasi. Tamu memiliki akses terbatas di organisasi dan hanya dapat melihat hal yang jelas dibagikan kepada mereka.

Tamu organisasi hanya dapat bergabung ke tim melalui undangan. Mereka tidak dapat membuat, melihat, atau mengirimkan permintaan untuk bergabung ke tim tambahan.

Tamu organisasi dapat mengundang tamu lain ke organisasi Anda dengan membagikan proyek dan tugas yang dia dapat akses.

Mengidentifikasi anggota dan tamu

Anggota dengan akses terbatas

Setiap tim memiliki anggota dan proyek sendiri. Mereka yang tidak memiliki akses ke semua proyek dalam tim Anda akan ditampilkan sebagai anggota akses terbatas di tab anggota pengaturan tim.

Anggota akses terbatas dapat melihat proyek dan tugas tempat mereka ditambahkan, tetapi tidak dengan percakapan atau proyek lain dalam tim.

Anggota akses terbatas perlu diakomodasi dalam paket jika Anda memutuskan untuk meningkatkan tim dalam organisasi ke Asana Premium.

Gabung ke organisasi yang ada

Ada dua cara untuk bergabung ke organisasi yang telah dibuat orang lain di perusahaan:

1. Daftar Asana dengan alamat email perusahaan. Selanjutnya, Anda akan otomatis bergabung ke organisasi.
2. Minta seseorang di organisasi yang ada untuk mengundang Anda ke tim.
3. Jika sudah menggunakan Asana dengan alamat email lain, tambahkan alamat email perusahaan ke akun Asana maka Anda otomatis bergabung ke organisasi.

Buat organisasi

Buat organisasi di Asana dengan salah satu cara berikut. Beberapa pengguna perlu menghubungi kami untuk mendapatkan dukungan menggunakan opsi Hubungi kami

Membuat organisasi akan memengaruhi semua orang di Asana yang menggunakan alamat email yang sama dengan domain email perusahaan Anda.

Jadilah yang pertama mendaftar menggunakan alamat perusahaan Anda

Daftar akun Asana baru dengan alamat email perusahaan Anda dan kami akan otomatis membuat organisasi untuk Anda. Ini berdasarkan domain email Anda.

Dalam beberapa kasus, Anda mungkin mendaftar dengan cara ini, tetapi berujung pada terbentuknya ruang kerja, bukan organisasi. Jika ini terjadi, Anda dapat mengonversi ruang kerja menjadi organisasi.

Buat organisasi tambahan

Anda dapat membuat dan bergabung ke lebih dari satu organisasi dari satu akun. Jika ada alamat email tambahan untuk perusahaan, tambahkan alamat email Anda ke akun Anda dan ikuti langkah-langkah ini untuk membuat organisasi baru.

Setiap organisasi harus dikaitkan dengan domain email unik. Hanya pengguna yang memiliki domain email perusahaan Anda yang dikaitkan dengan akun Asana miliknya yang akan menjadi anggota organisasi Anda.

Tambahkan atau ubah domain email organisasi Anda

Jika ingin menambahkan domain email yang disetujui untuk organisasi Anda, (contoh, jika perusahaan Anda beralih dari acme.com ke acmestaff.com), harap tambahkan alamat email baru Anda ke akun Asana Anda sebelum menghubungi tim dukungan kami.

Pertama, tambahkan alamat email perusahaan baru ke akun Anda, lalu gunakan formulir dukungan ini agar kami dapat membantu membuat perubahan terkait pada organisasi Anda.

Sebagian besar permintaan diproses dalam 3 hari kerja. Anggota tim kami akan menghubungi Anda setelah organisasi Anda diperbarui atau jika kami membutuhkan informasi lebih lanjut.

Hubungi kami segera setelah Anda mengetahui akan beralih domain email. Peralihan ini paling mudah dilakukan jika domain email lama dan baru aktif pada saat yang sama.

Undang orang ke organisasi Anda

Anda dapat menambahkan seseorang ke organisasi dengan mengundang orang tersebut ke salah satu tim Anda.

Tautan undangan yang dapat dibagikan

Tautan undangan yang dapat dibagikan memudahkan Anda untuk mengundang banyak orang ke tim atau proyek. Para pengguna dapat membagikan tautan melalui beragam saluran (via email, Slack, SMS, dll.). Mereka bahkan dapat mempostingnya di wiki onboarding atau Google Dokumen tim.

Tautan undangan yang dapat dibagikan harus digunakan untuk anggota, dan opsi email harus digunakan untuk tamu.

Undang ke proyek melalui tautan

Undang ke tim melalui tautan

Anda juga dapat mengundang orang ke organisasi dengan tautan yang dapat dibagikan melalui tombol Tambah cepat.

Mengundang tamu

Jika Anda ingin mengundang tamu ke proyek/tim, gunakan opsi Undang dengan email.

Tamu organisasi tidak dapat bergabung ke tim atau proyek menggunakan tautan undangan yang dapat dibagikan - hanya anggota organisasi dengan alamat email yang sama dengan domain organisasi yang dapat bergabung menggunakan tautan yang dapat dibagikan. Untuk tamu, pilih Undang dengan email.

Nonaktifkan tautan

Mengklik nonaktifkan akan menonaktifkan tautan secara permanen. Tidak akan ada yang dapat menggunakan kembali tautan tersebut.

Keluar dari organisasi

Jika Anda anggota organisasi, ini akan menghapus alamat email organisasi yang terkait dengan akun Asana. Sebelum keluar, pastikan untuk menambahkan alamat email pribadi ke akun Anda terlebih dahulu sehingga Anda dapat terus mengakses akun Asana.

Menghapus alamat email perusahaan dari akun Anda selanjutnya akan menghapus Anda dari organisasi terkait.

Menghapus seseorang dari organisasi

Anda dapat menghapus pengguna dari organisasi untuk menghapus akses mereka ke organisasi Anda serta proyek dan tugasnya.

Saat seseorang dihapus dari organisasi Anda, tugas, proyek, pesan, file, dan komentar yang dibuat orang tersebut akan tetap ada, tetapi tugas yang diberikan kepadanya akan menjadi batal diberikan.

Untuk memastikan tidak ada tugas yang terlewatkan, Anda sebaiknya membuka Tugas saya milik orang tersebut dan mengalihkan tugasnya sebelum menghapus orang tersebut.

Harap diperhatikan bahwa membatalkan akses pengguna ke organisasi akan menyebabkan alamat email perusahaan dihapus dari akunnya; jika alamat tersebut ditambahkan lagi ke akunnya, ia akan muncul kembali di organisasi Anda. Selain itu, jika pengguna tersebut tidak memiliki alamat email alternatif yang terhubung dengan akun pengguna Asananya, membatalkan aksesnya dari organisasi Anda dapat mengakibatkan ia tidak dapat mengakses Asana.

Untuk menghapus seseorang dari organisasi, hal berikut harus dipenuhi:

• Anda adalah anggota organisasi
• Anda dan orang yang ingin dihapus harus menjadi bagian dari tim yang sama

Jika Anda tidak berada dalam tim yang sama atau telah menghapus seseorang dari tim, undang orang itu ke tim hanya untuk menghapusnya dari organisasi Anda setelahnya.

Dalam organisasi premium, hanya admin yang dapat menghapus akses anggota.

Syarat penggunaan yang diterima untuk tamu

Tamu tunduk pada klausul 2.4(b) perjanjian pelanggan Asana dan perjanjian langganan induk. Akun tamu dimaksudkan untuk digunakan berkolaborasi dengan mitra bisnis eksternal, seperti klien, kontraktor atau pelanggan. Pelanggan yang menggunakan layanan Asana tidak diizinkan untuk memberi karyawan atau karyawan dari afiliasinya akses ke layanan Asana sebagai tamu, alih-alih membeli langganan pengguna akhir untuk karyawan tersebut.

Organisasi untuk universitas & lembaga pendidikan

Saat ini, Anda tidak dapat membuat organisasi dengan alamat email siswa. Untuk membuat organisasi, Anda membutuhkan alamat email unik perusahaan atau email yang terhubung ke subdomain. Karena keanggotaan organisasi ditentukan oleh domain email, membuat organisasi berdasarkan domain umum universitas akan mengakibatkan semua siswa, staf pengajar, bagian administrasi, dll. yang mendaftar Asana ditambahkan ke organisasi. Namun, Anda bisa membuat organisasi jika dapat memperoleh subdomain universitas untuk bagian tertentu (contoh, @staff.domain.edu).

Konsol admin

Pengguna dengan langganan berbayar dapat mengakses konsol admin untuk membuat perubahan pada langganannya, mengelola penagihan, mendapatkan wawasan organisasi, dan mengelola anggota.