Buat, tugaskan, dan tanggapi tugas

Apa itu tugas?

Tugas merepresentasikan langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti atau hal yang harus dilakukan untuk menjelaskan siapa yang bertanggung jawab atas apa dan kapan—tetapi, tugas juga dapat merepresentasikan gagasan serta item referensi. Jika terbiasa mengirim email saat membutuhkan sesuatu dari rekan tim, cobalah tugas sebagai gantinya.

Contoh, Anda mungkin memiliki tugas membuat animasi video untuk kampanye mendatang, dan rekan tim lain bertanggung jawab untuk staging-nya. Tugas-tugas ini dapat dilacak di proyek manajemen kampanye.

Tugas menyimpan semua file, percakapan, dan instruksi terkait tugas tersebut sehingga informasi tetap di tempat yang tepat (dan dalam satu tempat). Tugas biasanya adalah bagian dari proyek, jadi tugas mudah ditemukan dan dapat dilihat rekan tim.

Tonton tutorial

Cara Asana adalah rangkaian tutorial singkat yang dapat Anda ikuti untuk berlatih dan mempelajari Asana dengan cepat. Atau, Anda dapat mengklik Pelajaran Asana singkat kami.

Cara membuat tugas

GIF pembuatan tugas di Asana

Ada tiga cara utama untuk membuat tugas:

  1. Dari tombol + oranye di bilah atas.
  2. Dari tombol Tambahkan Tugas di proyek.
  3. Klik daftar tugas, tekan enter, dan mulai mengetik.

Anda juga dapat membuat tugas dari email atau pesan Slack. Asana terintegrasi dengan alat-alat populer untuk menghemat waktu dan memudahkan Anda mengelola tugas.

Kiat tugas dan praktik terbaik

Kiat ini menunjukkan cara membuat tugas yang sempurna dan cara menanggapi tugas yang ditetapkan untuk Anda.

Membuat tugas yang sempurna

TANGKAPAN LAYAR tugas di Asana berisi penerima tugas, tenggat, deskripsi, lampiran untuk mengelola pekerjaan

  1. Tulis nama tugas yang jelas dan dapat ditindaklanjuti. Contoh, Anda sebaiknya menyatakan “Selesaikan draf postingan blog pertama” alih-alih “Postingan blog.”
  2. Tetapkan tugas untuk diri Anda atau rekan tim. Tugas memiliki satu penerima tugas saja sehingga tidak ada keraguan tentang siapa yang bertanggung jawab untuk pekerjaan tersebut.
  • Anda dapat membagi tugas menjadi [subtugas]/guide/help/tasks/subtasks) jika beberapa orang harus berkontribusi untuk menyelesaikannya.
  1. Tambahkan tanggal mulai dan tanggal akhir untuk menunjukkan durasi dan batas waktu final tugas. Rekan tim dapat memperhitungkan waktu untuk tugas tersebut dengan lebih efektif dan mengetahui kapan tugas diharapkan selesai.
  2. Gunakan deskripsi tugas untuk memberi detail selengkapnya, instruksi, atau konteks pada tugas sehingga penerima tugas memiliki semua informasi yang diperlukan untuk memulai dan menyelesaikan pekerjaan tersebut.
  3. PanduanLampirkan file yang diperlukan. Asana terintegrasi dengan Google Drive, Dropbox, OneDrive, dan Box untuk memudahkan dalam melampirkan file dari alat yang telah Anda gunakan.
  4. Beberapa tugas mungkin dependen pada pada pekerjaan lain yang diselesaikan lebih dulu. Tetapkan dependensi tugas agar pekerjaan dilakukan dalam urutan yang benar pada waktu yang tepat.
  5. Terakhir, Anda dapat menambahkan kolaborator pada tugas tersebut (ini seperti me-CC mereka di email.) Mereka akan menerima pemberitahuan tentang aktivitas pada tugas. Anda dapat menambahkan atau menghapus kolaborator kapan saja.
  6. Setelah menyelesaikan tugas, klik tanda centang di samping nama tugas. Posting komentar agar rekan tim mengetahui hal yang telah Anda capai.

Anda juga dapat membuat pencapaian tugas untuk merepresentasikan gol proyek utama (misal, mencapai target pendapatan) atau bagian-bagian utama pekerjaan yang membuka fase berikutnya (misal, mengonfirmasi tempat acara).

Proyek, tugas, atau subtugas?

Banyak pelanggan yang menanyakan ini, dan jawabannya biasanya ini bergantung pada hal yang ingin dicapai dan cara yang diinginkan untuk mengetahui informasi. Lihatlah kerangka kerja kami di bawah ini beserta beberapa petunjuk untuk membantu Anda memilih arah yang tepat:

GAMBAR hierarki Asana, mulai organisasi, tim, proyek, tugas, hingga subtugas dengan contoh masing-masing

Buat proyek...Buat tugas...Buat subtugas...Contoh
Level upayaUpaya besar dengan sekelompok pemangku kepentingan yang berusaha mencapai gol seiring waktu, atau Anda menginginkan tempat terpusat untuk melacak pekerjaan.Anda mencoba mengumpulkan pekerjaan individu yang harus dilakukan untuk satu orang yang dapat dicapai dalam beberapa menit atau beberapa hari kerja.Beberapa orang berkontribusi pada penyelesaian suatu tugas untuk membantu Anda membagi dan menyelesaikan pekerjaan.Proyek: Kalender editorial
Tugas: Publikasikan blog
Subtugas: Kumpulkan kutipan pelanggan untuk blog
TampilanAnda ingin melihat proyek dan tugas-tugasnya dalam berbagai tampilan (Daftar, Papan, Linimasa, Kalender) serta melaporkannya menggunakan Portofolio dan Dasbor.Anda ingin pekerjaan dapat dilihat dalam tampilan Linimasa, Dasbor, atau Beban Kerja (subtugas tidak akan ditampilkan di sini.)Anda tidak perlu melihat subtugas dalam tampilan Linimasa, Dasbor, atau Beban Kerja. (Jika memerlukannya, konversikan tugas induk menjadi proyek.)Proyek: Peluncuran produk
Tugas: Lakukan riset pasar
Subtugas: Tulis ringkasan riset untuk pemasaran
KompleksitasHal yang Anda kerjakan terdiri dari banyak langkah, tahap, pemangku kepentingan, atau lapisan.Anda ingin berkomunikasi dengan sebagian pemangku kepentingan tentang bagian tertentu dari pekerjaan (alih-alih proyek keseluruhan).Anda mencoba menguraikan tugas menjadi sejumlah bagian yang lebih kecil. (Tetapi jika Anda memiliki lebih dari lima subtugas yang ditetapkan untuk berbagai pemangku kepentingan, pastikan ini bukan proyek yang menyerupai subtugas).Proyek: kampanye tahun baru
Tugas: Menyelesaikan penyampaian pesan kampanye
Subtugas: Meninjau penyampaian pesan kampanye

Menanggapi dan berkolaborasi pada tugas

Tugas dimaksudkan untuk dibuat dan ditetapkan oleh siapa saja, untuk siapa pun di lingkungan Asana. Buatlah kolaborasi hebat dengan kiat ini:

  • Jika seseorang menetapkan tugas kepada Anda, Anda dapat menerimanya dengan suka untuk menunjukkan bahwa Anda telah melihatnya dan dapat mengerjakannya.
  • Jika Anda bukan orang yang tepat untuk mengerjakannya, Anda dapat menugaskan ulang tugas atau memulai percakapan di komentar tugas.
  • Saat mengerjakan tugas, berikan informasi terkini menggunakan komentar tugas agar kolaborator tugas dapat menanggapi dan mengikuti progres.
  • Jika komentar berisi detail utama atau merupakan kesimpulan akhir, Anda dapat [menyematkan ke atas]((/guide/help/tasks/comments) agar komentar mudah ditemukan.
  • PanduanJika Anda memerlukan perhatian seseorang pada suatu tugas atau komentar, gunakan @mentioning. Mereka akan menerima pemberitahuan dan dapat dengan cepat membuka tugas tertentu tersebut. @penyebutan seseorang pada suatu tugas secara otomatis akan menambahkannya sebagai kolaborator.
  • Anda juga dapat @menyebut nama proyek, tugas, dan percakapan untuk menghubungkan pekerjaan Anda dan memudahkan referensi.

Ketik @ di bidang komentar atau deskripsi kemudian nama rekan tim untuk @mention mereka

Sumber daya lainnya untuk menguasai tugas

Lebih suka belajar secara visual atau ingin pelatihan komprehensif? Lihat sumber daya ini:

Sumber dayaTautan
Pelajaran AsanaPelajari pengetahuan dasar tugas dalam 5 menit
Tutorial video tugasTonton Cara Asana
Kursus manajemen tugas yang diminatiDaftar Asana Academy
Terhubung dengan KomunitasHadiri pelatihan mendatang atau mulai utas tentang tugas pada forum komunitas 

Maaf, kami tidak mendukung browser ini

Asana tidak berfungsi dengan browser internet yang saat ini dipakai. Daftar menggunakan salah satu browser yang didukung ini.