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Asana を使って世界中で業務をスムーズに進める Air France KLM

結果

導入の効率化

6 人で構成されたチームで全世界 1,500 人の従業員に向けて新しいビジネスツールやプロセスを効率的に導入することが可能に

効率の改善

Air France KLM FSSC の効率が前年よりも改善され、提供サービスの単価を下げることに成功

シームレスなグローバルコミュニケーション

世界中に分散する従業員がリモートで仕事に取り組み、離れたオフィス間でもシームレスなコラボレーションが実現

air france klm のロゴ
地域フランス
会社の規模大企業
業界旅行、交通
主なワークフロー
プロジェクトマネジメント
主な機能
reporting iconレポートダッシュボード

2004 年、Air France と KLM は合併し、欧州最大の航空会社となりました。それぞれフランスとオランダを代表する強大なナショナルブランドであった 2 社が、今では業務の一部を共有しています。

Air France KLM FSSC のビジネス開発マネージャーを務める Tamas Kadar 氏は次のように語ります。「2 社が合併したことで得られたメリットの 1 つは、両社の会計センターとして機能する共同ファイナンシャルサービスセンターを立ち上げることができたことです。」ブダペストに作られたこの共同ファイナンシャルサービスセンターには、200 人の従業員が勤務しています。「Air France KLM は全社を挙げて効率と生産性の向上に取り組んでいます。ブタペストにサービスセンターを構えたことで、私たちは、立地、インフラ、人材配置、経済といういくつもの競争優位を活用できています。」ブタペストが選ばれた理由は、地理的にアムステルダムに近く、タイムゾーンが同じであったため。また、ブタペストは高度な教育を受け多言語を使いこなす人材を採用するには最適な場所でもあります。つまり、規模の経済を活用し、複数の都市に独立したファイナンシャルセンターをいくつも抱えるよりも効率面とコスト面で有利になります。

ブダペストオフィスで最も多くの人材と仕事量を要したのは、Air France の会計業務の移行時でした。販売管理の変更から始まり、新しい収益および会計システム、そして約 150 か国からの会計アクティビティの移行へと続きました。なお、ブダペストオフィスでは経理業務に加えて、約 25 万件の返金リクエストの計算と不正検出も行っています。

Tamas 氏の仕事は、会計プロセスやその他のビジネス業務の効率を改善するアプリケーションの開発や、各地の他のチームからのアクティビティの引き受けを担当するビジネス開発チームを管理することです。たとえば、彼のチームは KLM の返金処理システムの継続的な改善を監督しています。

小さなチームが与える大きな影響

すべてをスムーズに行いながら 2 つの航空会社を同じプラットフォームに移行するのは容易なことではありません。さらに驚くべきことに、ビジネス開発チームには Tamas 氏を含めて 6 人しかいないのです。チームの勤務地はブダペストですが、彼らの仕事は世界各地で経理や会計に特化して働く 500 人の従業員はもちろん、84,000 人以上の全従業員にも影響する場合があります。

これほど多くの従業員を相手に仕事するには、多大なコラボレーションが求められます。ビジネス開発チームは、それぞれブダペストとパリ、アムステルダムを拠点とするイノベーションチームとアプリケーションサポートチームと密接に連携しています。つまり彼らはさまざまな場所や専門分野のさまざまなチームとコラボレーションする必要があります。そのため、すべてのプロジェクトを効果的に管理および調整し、世界中に分散している従業員の足並みを整えて進捗をすばやく報告できる機能を持つ信頼性の高いシステムを探していました。また、それにはガントチャートを簡単に構築したり、他のアプリケーションと連携可能であることも必要とされてました。そこで Air France KLM の Tamas 氏とそのチームが選んだシステムが Asana でした。

効果的なアプリ開発による効率改善

ビジネス開発チームの責任の大部分は、テクノロジーを通じて従業員のニーズに応えることです。たとえば、Tamas 氏のチームが導入した社内従業員用のアプリでは、eラーニング、オンラインシミュレーション、一元管理されたトレーニング資料を通じて新入社員のオンボーディングとトレーニングを行うことができます。以前は個別に現場に赴く必要があり、方法も統一されておらず、資料は FSSC のサーバー内のあちこちに散らばっていました。しかし現在は、アプリのおかげで従業員は統一された学習手順に沿って簡単にガイドを受けることが可能になり、自分の仕事に必要な知識を効率的に獲得できます。

これらを実行するソフトウェアは既製品であったとしても、「私たちには固有のニーズがあるため、アプリケーションをカスタマイズする必要があります」と、Tamas 氏は語ります。チームはイギリスの開発者と連携してアプリのカスタマイズを行っています。

機能に関するアイデアは、多くの場合、アプリをよく使うユーザー、つまり従業員から寄せられます。アプリの変更に関するアイデアを思い付いた従業員は、フォームを通じてリクエストを送信します。「これが Asana の中でタスクとなり、そこで新機能の定義、文書、仕様に関するすべてのステップが追跡され、新機能が作られます」と、Tamas 氏は説明します。

また、Tamas 氏のチームは Asana を使って複数のチャンネル (メールや対面の話し合いなど) 経由で受け付けたリクエストの判定を行っています。Jotform との連携を利用しているため、送られてくるすべてのリクエストを Asana のプロジェクトに送って優先度を設定できます。

Asana のおかげでアプリは改善を続けており、Air France KLM FSSC は改善アイデアの収集や機能の構築からそのテストやバグ修正まですべてのステップの全体的な操作性を向上させることができています。「このツールのおかげで仕事は楽になり、効率、コスト、ストレスが改善されました。Asana のおかげで、私たちはより効率的にアプリを改善できています。」

大規模なプロジェクトをシンプルに

Tamas 氏のチームは、イノベーションプロジェクトと呼ばれるプロジェクトの管理も行っており、中心となるオペレーションに影響を持つ大規模プロジェクトで FSSC を代表しています。通常、このプロジェクトのアイデアはパリとアムステルダムの業務チームや本社から発信されます。ビジネス開発チームは、常に 10 件ほどの異なるイノベーションプロジェクトに同時に取り組んでいます。

この代表例として、Air France KLM は請求書用の新しい OCR ソリューションを全社規模で導入したことがあります。これは、請求書の識別とルーティングを自動化するものです。

システムのアップグレード時にテンプレートがなかったため、チームは膨大な量のデータの移行と厳格なユーザーテストを命じられました。

「最初、私たちはこの移行をスプレッドシートで管理しようと思いましたが、文書があまりにも煩雑になり、リアルタイムにコラボレーションすることは不可能だと思いました。そこで、代わりにタスクを Asana にインポートしました」」と Tamas 氏は語ります。これはなかなかの大仕事で、プロジェクトの完了に要したタスクは 11,000 件以上、担当者は 40 人にものぼりました。

インライン-air-france-klm-写真

このような巨大プロジェクトを Asana を使って管理したことで、すべてが整理され、タスクが明確に分散されてチームメンバーに割り当てられ、そして進捗が追跡しやすくなりました。チームは Asana のダッシュボードを一目見るだけで、プロジェクトが問題なく進んでいるかどうかを確認できます。

見える化とリアルタイムなコラボレーションに加えて、「チームが Asana を気に入った理由は、進捗を追ったり、遅れが発生している場所や問題の特定がしやすい点です」と Tamas 氏は言います。ダッシュボードを見れば目標までの距離をざっくりと知ることができ、「お祝いの動物たちを見るのもチームの楽しみの 1 つになりました」

従業員が自分の進捗を追跡するだけでなく、Tamas 氏は Asana からデータをすばやくエクスポートしてチームの進捗をマネージャーに提示できます。たとえば、プロジェクトの進捗を上司に報告する必要がある場合は、データを Asana から CSV にエクスポートし、それをもとにピボットテーブルを作成できます。「上司に現在の進捗や年末までの到達地点を簡単に伝えられます。」

複雑なレポート、慎重な計画

Air France KLM FSSC にとって、データは意思決定や業務遂行時の最重要要素です。データの収集とレポートリクエストの管理はビジネス開発チームの仕事の重要な部分です。「この規模の組織になると、最も必要とされている場所にリソースを移動したり、プロセスのさらに改善が必要な領域を特定したりするためには、リアルタイムのデータとベンチマークが非常に重要になります」と、Tamas 氏。経営陣は、業務レポートによってバックログをよりよく理解できるようになったりと、より正確な情報を以って決定を行うことができるようになります。レポートを使うことで、それが夏期休暇によるスタッフ不足のための一時的なバックログなのか、それとも仕事量の増加のための恒久的な問題なのかを見定めることができます。

こうした複雑なレポートを上層部に提供することも、Tamas 氏の仕事の 1 つです。しかし、必要とされる水準の報告を行うためには、多くのデータソースを参考にしながら月次および年次レポートとして運営部のマネージャーや経営陣に提出する必要があります。また、生成されるレポートは複雑で、準備に 2〜3 か月を要します。しかし Asana があれば、チームはレポートをリクエストしたチームや各レポートのデータソース、データを絞り込むための変数、関係者の人数などを追跡できます。

「Asana のカスタムフィールドを利用することで、レポートリクエストの優先度を設定し、レポートを生成するために誰が何をしているかを明確にすることができます」と、Tamas 氏は言います。タスクがチームメンバーに明確に割り当てられることで、レポートの仕事量と提出日を効果的に計画できます。そして正確なレポートが必要なタイミングで手に入ることで、経営陣はデータに基づいて組織全体に関わる意思決定を下すことができるのです。

仕事の効率アップ

Asana により、Tamas 氏のチームは取り組んでいるすべての仕事を追跡し、その進捗を確認することで、目標を達成するために必要なことがわかるため、より多くの仕事を少ない時間でこなすことができています。

もし 11,000 件のタスクを伴う会計移行プロジェクトで Asana を使っていなければ、プロジェクトの「完了に最低でもさらに 2 か月は長くかかっていたでしょう」と Tamas 氏は言います。Asana を活用することで、OCR 最適化プロジェクトをたった 3 か月で完了できたのです。

「速度に関していえば、Asana のおかげでプロジェクト管理時の効率が大幅に向上しました」と、Tamas 氏は言います。その使いやすさから、Asana はチームの仕事に欠かせないものとなりました。「直感的に使えるし、覚えやすいですね。チームメンバーはトレーニングをしなくてもすぐに使い方を自分で覚えて使い始めていました。」また、スマートフォンアプリのおかげで、ラウンジエリアでコーヒーを飲んでいるときでもタスクやプロジェクトについて話し合えるというのも、チームにとって嬉しい特典でした。

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