Gestion clients avec Crema

 

Intervenants

George Brooks

George est le fondateur et le chef de produits principal de Crema. Il dirige une équipe pluridisciplinaire composée de stratèges, de gestionnaires, de concepteurs et de développeurs chargés de trouver les meilleures méthodes, techniques, technologies et les meilleurs outils pour aider les entrepreneurs et les marques à lancer des produits et des activités. George a travaillé comme concepteur d’expériences/interfaces utilisateur pendant plus de dix ans. Sa passion : fonder des équipes créatives capables de résoudre de gros problèmes.

Objectifs pour Asana

  • Restez sur la même longueur d’onde en interne.
  • Soyez transparent à l’intérieur et à l’extérieur.
  • Offrez un espace de collaboration avec les clients. Laissez-les partager leurs idées et leurs commentaires sur l’évolution du travail.
  • Donnez une bonne visibilité aux clients pour que votre relation soit centrée sur la collaboration plutôt que sur les incertitudes.

Bonnes pratiques

  • Organisez les clients par équipe. Chaque équipe représente un client et contient un ensemble de projets modèles.
  • Utilisez un code unique au début de chaque nom de projet pour distinguer les projets aux noms similaires entre les différents équipes client et en faciliter la recherche.
  • Invitez vos clients dans leur équipe respective et donnez-leur une transparence complète sur les processus et la progression de votre équipe.
  • Prenez une demi-heure pour former vos clients à l’utilisation d’Asana et leur montrer comment vous avez défini vos processus. N’oubliez pas de leur indiquer sur quoi il devront se concentrer ou ce qu’ils devront faire.
  • Limitez l’adhésion au projet et à l’équipe aux membres du personnel directement concernés. Vérifiez que votre équipe ne reçoit pas de notifications pour les projets sur lesquels elle ne travaille pas directement.
  • Utilisez instagantt pour partager la progression et les délais détaillés avec les clients.

Processus

Communication avec les clients

Crema crée un projet de communication avec le client dans chaque équipe client. Dans ces projets, le personnel de George utilise la fonctionnalité d’Asana qui permet d’ajouter des tâches à plusieurs projets pour porter des tâches à l’attention du client. Le projet de communication avec le client offre aussi au client un espace où poser des questions ou formuler des demandes.

Pour en savoir plus sur la manière de créer des projets de communication partagés avec le client, cliquez ici.

Chronologie

Chaque équipe contient un projet stratégique global. Il offre au client un aperçu des prochaines étapes et des dates clés. Les tâches de ce projet représentent des étapes clés globales dans le processus de Crema, et non les tâches spécifiques qui permettent de les atteindre.

Créez vos propres stratégies dans Asana à l’aide de ces instructions.

Priorités

Crema utilise un projet de priorités pour permettre aux clients de s’atteler au travail de chaque semaine. Ce projet est organisé sprint par sprint et divisé en trois sections : * Le sprint des activités de la semaine en cours * Le sprint du programme de la semaine prochaine * Une liste d’attente de tâches à finaliser pour les prochains sprints

Il est facile de configurer un programme de sprint dans Asana. Il vous suffit de suivre ces six étapes.

Capacités

Au cours d’une session de stratégie de trois jours, Crema a conçu un projet de capacités pour ses clients. Ce projet recueille les problèmes que le client cherche à résoudre et propose des solutions sous forme de témoignages d’utilisateurs. Chaque tâche du projet de capacités représente une fonction ou un composant de produit spécifique accompagné de différents témoignages d’utilisateurs dans sa description.

George et l’équipe de Crema utilisent les @mentions pour renvoyer à des composantes et à des témoignages d’utilisateurs liés dans la description des tâches.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Webinaire avec Crema sur la manière dont l’entreprise collabore avec ses clients sur Asana

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de