Associer vos outils favoris

Associer Asana à d’autres outils utilisés par votre équipe peut être un moyen très efficace de rendre celle-ci enthousiaste et à l’aise à l’idée de travailler avec Asana. Vos collègues seront plus disposés à adopter pleinement Asana s’ils peuvent voir de quelle manière il s’intègre à leurs systèmes et processus actuels. Les intégrations simplifient encore le suivi du travail dans Asana et permettent de gagner du temps.

Utiliser les intégrations

Il existe de nombreuses intégrations Asana pour un usage général, ainsi que des intégrations pour les équipes ou processus plus spécifiques. Vous pouvez parcourir toutes les intégrations Asana, mais vous trouverez ci-dessous quelques conseils que votre équipe pourrait trouver utiles dès le début :

Partage de fichiers

Il est facile de joindre des fichiers à partir de votre ordinateur à n’importe quelle tâche Asana (faites-les simplement glisser et déposez-les dans la tâche). En outre, vous pouvez joindre des fichiers à partir de vos outils de partage de fichiers favoris, afin que votre équipe dispose toujours de la dernière version d’un document : celui-ci est facilement accessible et associé au travail en cours.

Les outils de gestion de fichiers suivants sont déjà intégrés à Asana. Tout d’abord, assurez-vous que vous avez autorisé Asana à accéder à votre compte. Ensuite, pour joindre un fichier directement depuis l’un de ces outils, cliquez simplement sur l’icône en forme de trombone et sélectionnez l’outil que vous souhaitez utiliser.

Joindre un fichier à partir de votre ordinateur ou d'un outil de partage de fichiers

Si vous souhaitez visualiser tous les fichiers joints à des tâches dans un projet, utilisez la vue Fichiers.

Communication

Intégrer Asana à vos applications favorites de messagerie professionnelle vous permet d’importer des mises à jour Asana dans vos fils de discussion. Transformez vos discussions en actions en important directement les demandes de travail et les commentaires dans les tâches Asana.

  • Slack : soyez averti sur une chaîne Slack de votre choix lorsqu’une tâche est créée, achevée ou commentée. Vous pouvez aussi utiliser command/asana pour créer une tâche, l’attribuer, la marquer comme terminée ou la commenter.

Utiliser Asana et Slack

  • Hipchat : recevez des notifications dans un fil de discussion spécifique lorsque des tâches sont créées, attribuées, commentées ou associées à de nouvelles pièces jointes.

Utiliser Asana et HipChat

Intégrations Google

Utiliser Google Cloud avec Asana est un excellent moyen pour mettre votre travail en commun à partir de différentes applications Google, et de le suivre dans Asana.

  • Connexion avec Google SSO ou SAML : utilisez Google SSO ou SAML* pour vous connecter à Asana.
  • L’extension Asana pour Gmail : transformez des e-mails de vos clients et collègues en tâches à réaliser sur Asana, sans avoir à quitter votre boîte de réception.
  • Synchronisation avec Google Agenda : synchronisez les tâches d’un projet avec Google Agenda pour ne jamais manquer une échéance.
  • Un lien direct vers Asana à partir de Gmail : dans votre boîte de réception Gmail, cliquez sur le bouton Voir la tâche à partir d’un e-mail de notification d’Asana pour accéder directement à cette tâche sur Asana.
  • Créer des rapports avec Google Sheets : créez des rapports détaillés grâce à une synchronisation directe entre vos projets Asana et Google Sheets.
  • Importer des réponses à partir de Google Forms : créez des tâches automatiquement sur Asana à partir de réponses Google Forms.
  • Envoyer des pages Web vers Asana à partir de Google Chrome : créez rapidement et facilement des tâches sur Asana à partir de n’importe quelle page Google Chrome.

* La connexion via le SAML Google est une fonctionnalité Asana Entreprise.

Améliorer Asana

D’autres applications peuvent vous aider à exploiter davantage Asana pour planifier, créer des rapports et effectuer un suivi du temps.

  • Instagantt : synchronisez Instagantt et Asana pour créer des diagrammes de Gantt, programmer des tâches dans un échéancier, fixer des dates de début et organiser des projets.
  • Wufoo : créez des formulaires Web personnalisés pour enregistrer les demandes de travail reçues, signaler les bugs, conserver les références, etc., afin de faire correspondre automatiquement les réponses à des tâches Asana.
  • Importateur CSV : déplacez vos plans de projet de vos feuilles de calcul vers Asana. Les lignes et colonnes sont transférées dans un projet, les tâches deviennent exploitables et contiennent toutes les informations nécessaires telles que les responsables et les échéances.
  • Zapier : Zapier se connecte aux centaines d’autres applications que vous utilisez pour envoyer automatiquement des tâches dans Asana sans créer de travail supplémentaire et sans dupliquer les informations.
  • Weekdone : avec Weekdone, vous pouvez créer des rapports et un tableau de bord pour voir les performances de votre équipe sur Asana grâce aux ratios de tâches terminées, au nombre de tâches ouvertes et terminées par un collègue, au nombre de tâches incomplètes, et plus encore.
  • Harvest : la minuterie Harvest peut être ajoutée directement au panneau des tâches sur Asana afin que vous puissiez suivre le temps que vous avez passé sur une tâche. Les travailleurs indépendants, les sous-traitants ou les petites entreprises peuvent convertir ces heures en factures et voir exactement le travail déjà effectué.

Utiliser Asana avec les outils que vous aimez déjà vous permet de suivre votre travail encore plus facilement. Et lorsque les choses sont bien faites et que vous atteignez vos objectifs avec votre équipe, le travail est plus agréable.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

L’intégration de vos outils de collaboration favoris simplifie encore le suivi du travail dans Asana.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de