Instaurer la confiance au sein de l'équipe

Le déploiement d’un nouvel outil au sein de votre équipe n’est pas toujours facile. Vous aurez peut-être des questions ou des hésitations au cours de ce processus. Voici quelques conseils pour aider vos collègues à utiliser Asana en toute confiance tout en leur rappelant pourquoi votre équipe a choisi cet outil.

Pour accélérer l’intégration d’Asana par votre équipe, essayez notre modèle.

Remarques que vous entendrez peut-être :

  • Notre façon actuelle de travailler fonctionne très bien.
  • Nous avons déjà des tas d’autres outils que nous n’utilisons même pas.

Astuces pour vous et votre équipe :

  • Rappelez à vos collègues que, contrairement aux autres outils, Asana affiche clairement les responsabilités et les prochaines étapes pour que chacun sache ce qu’il doit faire et pourquoi.
  • Utilisez Asana pour résoudre une difficulté actuelle grâce à un nouveau processus et aidez vos collègues à transférer leurs processus habituels dans Asana.
  • Ajoutez une tâche à votre réunion d’équipe hebdomadaire pour faire le point sur le déploiement d’Asana au sein de votre équipe.
  • Mettez à jour le statut de vos projets régulièrement pour tenir votre équipe informée des progrès accomplis, puis annulez ou réduisez la fréquence d’une réunion de bilan récurrente.
  • Montrez comment Asana s’intègre aux outils que vous utilisez déjà.
  • Partagez des idées et abordez toute question non résolue à l’aide d’une discussion de projet ou d’équipe.

Remarques que vous entendrez peut-être :

  • Je n’ai pas envie d’apprendre à maîtriser un nouvel outil.
  • Ça me paraît trop compliqué à utiliser.
  • Mon travail est impossible à organiser sous forme de tâches.

Astuces pour vous et votre équipe :

  • Invitez vos collègues à consulter nos vidéos Apprendre à utiliser Asana pour en savoir plus. Ils peuvent les regarder en entier ou passer directement aux chapitres qui les intéressent.
  • Orientez-les vers nos leçons Asana pour les rendre opérationnels en 15 minutes.
  • Montrez à vos collègues comment leurs processus habituels fonctionnent dans Asana.
  • Utilisez un modèle créé par Asana pour un processus courant afin de leur apprendre comment créer un projet de façon optimale.
  • Commencez à utiliser Asana pour une réunion d’équipe ou une réunion individuelle pour que vos collègues se familiarisent avec le fonctionnement d’Asana.
  • Réservez un moment ou des heures de bureau durant lesquelles vous montrerez à vos collègues comment utiliser Asana.

Remarques que vous entendrez peut-être :

  • J’ai peur de faire quelque chose de travers.
  • Je ne sais pas si j’utilise Asana correctement.

Astuces pour vous et votre équipe :

  • Définissez et partagez des conventions d’équipe. Vous pouvez créer un projet pour établir les conventions de votre équipe et permettre à chacun de les consulter dans Asana.
  • Créez un projet Asana où vos collègues pourront poser des questions à propos de la plate-forme.
    • Donnez-leur un accès Commenter uniquement à certains projets afin qu’ils puissent voir les tâches et les informations sans les modifier par inadvertance.
  • Désignez un capitaine d’équipe qui vous aidera à répondre aux questions et à guider vos collègues.
  • Explorez les façons d’utiliser Asana dans le cadre de processus transversaux ou communs à toute l’entreprise.
  • Créez des modèles de projets personnalisés qui permettront à chacun de connaître la marche à suivre pour les processus habituels et de créer de nouveaux projets.

Renforcez la confiance de vos collègues en leur montrant comment Asana leur permet de planifier leur journée. Ils seront ainsi en mesure de trouver la réponse aux grandes interrogations (ex. : « Quel est mon programme de la journée, au juste ? ») une bonne fois pour toutes.

Prendre régulièrement le temps d’exposer les raisons pour lesquelles vous avez choisi Asana et de répondre aux questions de vos collègues permet de rappeler à chacun les avantages de la gestion du travail dans Asana. Asana étant pensé pour le travail d’équipe, il est primordial que personne ne soit laissé pour compte.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Voici quelques façons d’instaurer la confiance au sein de votre équipe avec Asana.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de