Instaurer et maintenir une bonne dynamique

Nous avons conçu Asana pour simplifier au maximum le suivi du travail. Atteindre cet objectif peut toutefois nécessiter que votre équipe modifie sa façon de travailler, c’est pourquoi il est important de faire le point régulièrement. Asana atteint son plein potentiel lorsque l’ensemble d’une organisation l’utilise. À mesure que votre équipe bénéficie de davantage de clarté et atteint ses objectifs, vous identifierez sans doute de nouvelles façons d’utiliser Asana.

Faire le point avec votre équipe

À présent, l’ensemble de votre équipe devrait avoir commencé à explorer les fonctionnalités d’Asana et à profiter des avantages de la gestion collaborative du travail. Durant cette étape, il est essentiel de faire le point pour vous assurer que tout le monde progresse au même rythme. Voici quelques conseils pour vous aider :

Utiliser un projet de commentaires sur Asana

Si ce n’est pas déjà fait, vous pouvez créer un projet où seront recensés les questions, les commentaires, les préoccupations et les réussites associés à l’utilisation d’Asana.

  • Vos collègues pourront s’attribuer mutuellement des tâches ou y écrire des commentaires pour répondre aux questions et apporter des éclaircissements.
  • Planifiez une réunion récurrente et utilisez le projet de suivi pour établir son ordre du jour. Vous pourrez discuter des réalisations que vous avez pu accomplir et des difficultés auxquelles vous êtes encore confrontés. Si la présence de toute l’équipe n’est pas nécessaire, choisissez quelques collègues avec qui organiser cette réunion.

Désignez un « capitaine Asana » pour votre équipe afin de faire le point et de répondre aux questions plus facilement, tout en vous assurant que l’équipe utilise Asana conformément à vos explications.

Répondre aux questions courantes

De nombreuses ressources sont à votre disposition pour vous aider à répondre aux questions de votre équipe à propos des fonctionnalités et de leur utilité :

  • Pour les questions d’ordre général sur l’utilisation d’Asana, vous pouvez orienter vos collègues vers notre guide de démarrage rapide, notre liste de contrôle de prise en main et notre liste de contrôle pour les utilisateurs avancés.
  • Pour les questions plus spécifiques sur les fonctionnalités et des tutoriels détaillés, invitez-les à lire la section Aide du guide.
  • D’autres outils d’apprentissage (vidéos, présentations, documents) sont disponibles sur notre page Ressources.
  • Pour en savoir plus sur notre entreprise et rester informé des dernières fonctionnalités, consultez notre blog.

Si certains de vos collègues restent un peu hésitants, lisez notre article Instaurer la confiance au sein de l’équipe pour savoir comment répondre à leurs questions et leurs préoccupations.

Élargir votre utilisation d’Asana

Une fois que votre équipe aura pris l’habitude d’utiliser Asana, vous aurez peut-être l’occasion d’inviter d’autres équipes à vous rejoindre. Voici quelques façons de maintenir cette bonne dynamique :

Retrouvez votre équipe là où elle se trouve

Bien que les équipes suivent le travail et les étapes à réaliser sur Asana (par exemple dans un projet de demandes de design), il arrive qu'elles réalisent le travail dans d'autres outils (comme Photoshop). Asana s'intègre avec les outils et applications populaires pour minimiser le dédoublement du travail et rendre la collaboration plus efficace. Asana est particulièrement efficace lorsqu'intégré avec des outils d’\e-mails et de messagerie, permettant de rendre les discussions exploitables, tout en ne ralentissant pas le travail. Grâces aux intégrations Extension Gmail et Slack, vous pouvez changer les discussions en tâches sans changer d'outil.

Collaborer avec d’autres équipes

Une fois les processus de votre équipe intégrés dans Asana, vous constaterez peut-être que certaines tâches nécessitent l’aide de collègues qui n’utilisent pas la plate-forme. Invitez-les à vous rejoindre pour améliorer la clarté de vos processus et permettre à leur équipe de bénéficier des avantages d’Asana. La transition se fait ainsi facilement et progressivement.

Identifier les projets interfonctionnels

Avant d’amorcer un projet important et interfonctionnel, songez à présenter Asana aux parties prenantes du projet pour éviter que la coordination ne se fasse par le biais d’une quantité astronomique de conversations par e-mail ou d’outils séparés.

Partager les résultats de votre équipe

Les autres membres de votre organisation voudront savoir combien de temps vous avez gagné, quelles difficultés vous avez pu résoudre et quelles améliorations vous avez pu apporter à vos processus grâce à Asana. Gardez une trace de toutes ces réussites et partagez-les dans un projet Asana.

Vous pouvez ajouter une étiquette intitulée « réussite grâce à Asana » à des tâches existantes et rechercher cette étiquette pour afficher rapidement une liste d’exemples. Vous pouvez également enregistrer la tâche dans plusieurs projets.

Utiliser les modèles de projet

Créez vos propres modèles personnalisés ou utilisez un modèle créé par Asana pour mener à bien vos processus habituels. Votre équipe gagnera du temps lors de la configuration du projet et ne manquera aucune étape.

Créer

S’inspirer des autres

Asana a déjà obtenu la confiance des plus grandes entreprises à travers des équipes et des secteurs de toutes sortes. Découvrez comment elles utilisent Asana et comment certains membres de votre organisation pourraient s’en inspirer. Vous pouvez également obtenir plus de détails sur les façons dont les autres équipes utilisent Asana.

Renseignez-vous sur les intégrations d’Asana pour aller encore plus loin avec les applications que vous utilisez déjà et découvrir comment ces intégrations peuvent rendre vos processus encore plus efficaces.

En savoir plus sur Asana Premium et Asana Entreprise

À mesure que l’utilisation d’Asana se généralise au sein des équipes, vous constaterez peut-être que la formule Asana Premium ou Asana Entreprise est mieux adaptée aux besoins de votre entreprise et aux processus de votre équipe. Libérez tout le potentiel d’Asana en accédant à des rapports détaillés pour chaque projet, à des commandes d’administration supplémentaires et à d’autres fonctionnalités puissantes telles que les champs personnalisés et les modèles, et faites-vous accompagner vers votre réussite en faisant appel à un responsable dédié à la réussite du client.

Lorsque vous et votre équipe aurez pris l’habitude de suivre l’ensemble de votre travail sur Asana, de nouvelles occasions de présenter Asana à d’autres équipes s’offriront peut-être à vous. Pour y parvenir, consultez les astuces et conseils disponibles dans notre article Nous élargissons notre utilisation d’Asana.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Il est important de faire régulièrement le point avec votre équipe pour tirer le meilleur parti d’Asana.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de