Instaurer et maintenir une bonne dynamique

Nous avons conçu Asana pour simplifier au maximum le suivi du travail. Atteindre cet objectif peut toutefois nécessiter que votre équipe modifie sa façon de travailler, c’est pourquoi il est important de faire le point régulièrement. Asana atteint son plein potentiel lorsque l’ensemble d’une organisation l’utilise. À mesure que votre équipe bénéficie de davantage de clarté et atteint ses objectifs, vous identifierez sans doute de nouvelles façons d’utiliser Asana.

Faire le point avec votre équipe

À présent, l’ensemble de votre équipe devrait avoir commencé à explorer les fonctionnalités d’Asana et à profiter des avantages de la gestion collaborative du travail. Durant cette étape, il est essentiel de faire le point pour vous assurer que tout le monde progresse au même rythme. Voici quelques conseils pour vous aider :

Utiliser un projet de commentaires sur Asana

Si ce n’est pas déjà fait, vous pouvez créer un projet où seront recensés les questions, les commentaires, les préoccupations et les réussites associés à l’utilisation d’Asana.

  • Vos collègues pourront s’attribuer mutuellement des tâches ou y écrire des commentaires pour répondre aux questions et apporter des éclaircissements.
  • Planifiez une réunion récurrente et utilisez le projet de suivi pour établir son ordre du jour. Vous pourrez discuter des réalisations que vous avez pu accomplir et des difficultés auxquelles vous êtes encore confrontés. Si la présence de toute l’équipe n’est pas nécessaire, choisissez quelques collègues avec qui organiser cette réunion.

Désignez un « capitaine Asana » pour votre équipe afin de faire le point et de répondre aux questions plus facilement, tout en vous assurant que l’équipe utilise Asana conformément à vos explications.

Répondre aux questions courantes

De nombreuses ressources sont à votre disposition pour vous aider à répondre aux questions de votre équipe à propos des fonctionnalités et de leur utilité :

  • Pour les questions d’ordre général sur l’utilisation d’Asana, vous pouvez orienter vos collègues vers notre guide de démarrage rapide, notre liste de contrôle de prise en main et notre liste de contrôle pour les utilisateurs avancés.
  • Pour les questions plus spécifiques sur les fonctionnalités et des tutoriels détaillés, invitez-les à lire la section Aide du guide.
  • D’autres outils d’apprentissage (vidéos, présentations, documents) sont disponibles sur notre page Ressources.
  • Pour en savoir plus sur notre entreprise et rester informé des dernières fonctionnalités, consultez notre blog.

Si certains de vos collègues restent un peu hésitants, lisez notre article Instaurer la confiance au sein de l’équipe pour savoir comment répondre à leurs questions et leurs préoccupations.

Comment présenter Asana aux autres équipes

Une fois que votre équipe aura pris l’habitude d’utiliser Asana, vous aurez peut-être l’occasion d’ajouter des processus et d’inviter d’autres équipes à vous rejoindre. Voici quelques conseils pour maintenir une bonne dynamique à cet effet :

Retrouvez votre équipe là où elle se trouve

Bien qu’Asana soit un espace où les équipes peuvent gérer tout leur travail et les étapes pour le réaliser (comme une demande de design), il arrive qu’elles aient besoin d’utiliser d’autres outils pour la réalisation des tâches. Heureusement, Asana propose des intégrations avec les meilleurs outils et applications pour éviter que le travail ne soit fait deux fois et encourager une collaboration efficace.

Asana fonctionne particulièrement bien lorsqu’il est associé à des outils d’e-mail et de messagerie, car il permet de concrétiser les dicussions. Avec les intégrations pour e-mail Gmail ou Outlook et Slack, vous pouvez transformer des discussions en tâches (et bien plus) sans avoir besoin de passer d’un outil à l’autre.

Collaborer avec d’autres équipes

Une fois les processus de votre équipe intégrés dans Asana, vous constaterez peut-être que certaines tâches nécessitent l’aide de collègues qui n’utilisent pas la plate-forme. Invitez-les à vous rejoindre pour améliorer la clarté de vos processus et permettre à leur équipe de bénéficier des avantages d’Asana. La transition se fait ainsi facilement et progressivement.

Identifier les projets interfonctionnels

Avant d’amorcer un projet important et interfonctionnel, songez à présenter Asana aux parties prenantes du projet pour éviter que la coordination ne se fasse par le biais d’une quantité astronomique de conversations par e-mail ou d’outils séparés.

Partager les résultats de votre équipe

Les autres membres de votre organisation voudront savoir combien de temps vous avez gagné, quelles difficultés vous avez pu résoudre et quelles améliorations vous avez pu apporter à vos processus grâce à Asana. Gardez une trace de toutes ces réussites et partagez-les dans un projet Asana.

Vous pouvez ajouter une étiquette intitulée « réussite grâce à Asana » à des tâches existantes et rechercher cette étiquette pour afficher rapidement une liste d’exemples. Vous pouvez également enregistrer la tâche dans plusieurs projets.

Utiliser les modèles de projet

Créez vos propres modèles personnalisés ou utilisez un modèle créé par Asana pour gagner du temps lors de la configuration du projet et ne manquer aucune étape.

S’inspirer des autres

Asana a déjà obtenu la confiance des plus grandes entreprises à travers des équipes et des secteurs de toutes sortes. Découvrez comment elles utilisent Asana et comment certains membres de votre organisation pourraient s’en inspirer. Vous pouvez également obtenir plus de détails sur les façons dont les autres équipes utilisent Asana.

Renseignez-vous sur les intégrations d’Asana pour aller encore plus loin avec les applications que vous utilisez déjà et découvrir comment ces intégrations peuvent rendre vos processus encore plus efficaces.

Accédez à davantage de fonctionnalités, de sécurité et d’aide

À mesure que l’utilisation d’Asana se généralise au sein de vos équipes et projets, vous constaterez peut-être que les formules Asana Premium, Business ou Enterprise sont mieux adaptées aux besoins de votre entreprise et processus de vos équipes. Libérez tout le potentiel d’Asana en accédant à des rapports détaillés pour chaque projet, à des commandes d’administration supplémentaires et à d’autres fonctionnalités puissantes telles que les champs personnalisés et les modèles, et faites-vous accompagner vers votre réussite en faisant appel à un responsable de la réussite client.

Lorsque vous et votre équipe aurez pris l’habitude de suivre l’ensemble de votre travail sur Asana, de nouvelles occasions de présenter Asana à d’autres équipes s’offriront peut-être à vous. Pour y parvenir, consultez les astuces et conseils disponibles dans notre article Nous élargissons notre utilisation d’Asana.

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Apprenez les rudiments d’Asana en moins de 15 minutes grâce à nos cours rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.