Instaurer et maintenir une bonne dynamique

Nous avons conçu Asana pour simplifier au maximum le suivi du travail. Atteindre cet objectif peut toutefois nécessiter que votre équipe modifie sa façon de travailler, c’est pourquoi il est important de faire le point régulièrement. Asana atteint son plein potentiel lorsque l’ensemble d’une organisation l’utilise. À mesure que votre équipe bénéficie de davantage de clarté et atteint ses objectifs, vous identifierez sans doute de nouvelles façons d’utiliser Asana.

Faire le point avec votre équipe

À présent, l’ensemble de votre équipe devrait avoir commencé à explorer les fonctionnalités d’Asana et à profiter des avantages de la gestion collaborative du travail. Durant cette étape, il est essentiel de faire le point pour vous assurer que tout le monde progresse au même rythme. Voici quelques conseils pour vous aider :

Utiliser un projet de commentaires sur Asana

Si ce n’est pas déjà fait, vous pouvez créer un projet où seront recensés les questions, les commentaires, les préoccupations et les réussites associés à l’utilisation d’Asana.

• Vos collègues pourront s’attribuer mutuellement des tâches ou y écrire des commentaires pour répondre aux questions et apporter des éclaircissements.
• Planifiez une réunion récurrente et utilisez le projet de suivi pour établir son ordre du jour. Vous pourrez discuter des réalisations que vous avez pu accomplir et des difficultés auxquelles vous êtes encore confrontés. Si la présence de toute l’équipe n’est pas nécessaire, choisissez quelques collègues avec qui organiser cette réunion.

Désignez un « capitaine Asana » pour votre équipe afin de faire le point et de répondre aux questions plus facilement, tout en vous assurant que l’équipe utilise Asana conformément à vos explications.

Répondre aux questions courantes

De nombreuses ressources sont à votre disposition pour vous aider à répondre aux questions de votre équipe à propos des fonctionnalités et de leur utilité :

• Pour les questions d’ordre général sur l’utilisation d’Asana, vous pouvez orienter vos collègues vers notre guide de démarrage rapide, notre liste de contrôle de prise en main et notre liste de contrôle pour les utilisateurs avancés.
• Pour les questions plus spécifiques sur les fonctionnalités et des tutoriels détaillés, invitez-les à lire la section Aide du guide.
• D’autres outils d’apprentissage (vidéos, présentations, documents) sont disponibles sur notre page Ressources.
• Pour en savoir plus sur notre entreprise et rester informé des dernières fonctionnalités, consultez notre blog.

Si certains de vos collègues restent un peu hésitants, lisez notre article Instaurer la confiance au sein de l’équipe pour savoir comment répondre à leurs questions et leurs préoccupations.

Comment présenter Asana aux autres équipes

Une fois que votre équipe aura pris l’habitude d’utiliser Asana, vous aurez peut-être l’occasion d’ajouter des processus et d’inviter d’autres équipes à vous rejoindre. Voici quelques conseils pour maintenir une bonne dynamique à cet effet :

Retrouvez votre équipe là où elle se trouve

Bien qu’Asana soit un espace où les équipes peuvent gérer tout leur travail et les étapes pour le réaliser (comme une demande de design), il arrive qu’elles aient besoin d’utiliser d’autres outils pour la réalisation des tâches. Heureusement, Asana propose des intégrations avec les meilleurs outils et applications pour éviter que le travail ne soit fait deux fois et encourager une collaboration efficace.

Asana fonctionne particulièrement bien lorsqu’il est associé à des outils d’e-mail et de messagerie, car il permet de concrétiser les dicussions. Avec les intégrations pour e-mail Gmail ou Outlook et Slack, vous pouvez transformer des discussions en tâches (et bien plus) sans avoir besoin de passer d’un outil à l’autre.

Collaborer avec d’autres équipes

Une fois les processus de votre équipe intégrés dans Asana, vous constaterez peut-être que certaines tâches nécessitent l’aide de collègues qui n’utilisent pas la plate-forme. Invitez-les à vous rejoindre pour améliorer la clarté de vos processus et permettre à leur équipe de bénéficier des avantages d’Asana. La transition se fait ainsi facilement et progressivement.

Identifier les projets interfonctionnels

Avant d’amorcer un projet important et interfonctionnel, songez à présenter Asana aux parties prenantes du projet pour éviter que la coordination ne se fasse par le biais d’une quantité astronomique de conversations par e-mail ou d’outils séparés.

Partager les résultats de votre équipe

Les autres membres de votre organisation voudront savoir combien de temps vous avez gagné, quelles difficultés vous avez pu résoudre et quelles améliorations vous avez pu apporter à vos processus grâce à Asana. Gardez une trace de toutes ces réussites et partagez-les dans un projet Asana.

Vous pouvez ajouter une étiquette intitulée « réussite grâce à Asana » à des tâches existantes et rechercher cette étiquette pour afficher rapidement une liste d’exemples. Vous pouvez également enregistrer la tâche dans plusieurs projets.

Utiliser les modèles de projet

Créez vos propres modèles personnalisés ou utilisez un modèle créé par Asana pour mener à bien vos processus habituels. Votre équipe gagnera du temps lors de la configuration du projet et ne manquera aucune étape.

S’inspirer des autres

Asana a déjà obtenu la confiance des plus grandes entreprises à travers des équipes et des secteurs de toutes sortes. Découvrez comment elles utilisent Asana et comment certains membres de votre organisation pourraient s’en inspirer. Vous pouvez également obtenir plus de détails sur les façons dont les autres équipes utilisent Asana.

Renseignez-vous sur les intégrations d’Asana pour aller encore plus loin avec les applications que vous utilisez déjà et découvrir comment ces intégrations peuvent rendre vos processus encore plus efficaces.

Accédez à davantage de fonctionnalités, de sécurité et d’aide

À mesure que l’utilisation d’Asana se généralise au sein de vos équipes et projets, vous constaterez peut-être que les formules Asana Premium, Business ou Entreprise sont mieux adaptées aux besoins de votre entreprise et aux processus de votre équipe. Libérez tout le potentiel d’Asana en accédant à des rapports détaillés pour chaque projet, à des commandes d’administration supplémentaires et à d’autres fonctionnalités puissantes telles que les champs personnalisés et les modèles, et faites-vous accompagner vers votre réussite en faisant appel à un responsable dédié à la réussite client.

Lorsque vous et votre équipe aurez pris l’habitude de suivre l’ensemble de votre travail sur Asana, de nouvelles occasions de présenter Asana à d’autres équipes s’offriront peut-être à vous. Pour y parvenir, consultez les astuces et conseils disponibles dans notre article Nous élargissons notre utilisation d’Asana.