Instaurer et maintenir une bonne dynamique
Nous avons conçu Asana pour simplifier au maximum le suivi du travail. Atteindre cet objectif peut toutefois nécessiter que votre équipe modifie sa façon de travailler, c’est pourquoi il est important de faire le point régulièrement. Asana atteint son plein potentiel lorsque l’ensemble d’une organisation l’utilise. À mesure que votre équipe bénéficie de davantage de clarté et atteint ses objectifs, vous identifierez sans doute de nouvelles façons d’utiliser Asana.
Faire le point avec votre équipe
À présent, l’ensemble de votre équipe devrait avoir commencé à explorer les fonctionnalités d’Asana et à profiter des avantages de la gestion collaborative du travail. Durant cette étape, il est essentiel de faire le point pour vous assurer que tout le monde progresse au même rythme. Voici quelques conseils pour vous aider :
Utiliser un projet de commentaires sur Asana
Si ce n’est pas déjà fait, vous pouvez créer un projet où seront recensés les questions, les commentaires, les préoccupations et les réussites associés à l’utilisation d’Asana.
- Vos collègues pourront s’attribuer mutuellement des tâches ou y écrire des commentaires pour répondre aux questions et apporter des éclaircissements.
- Planifiez une réunion récurrente et utilisez le projet de suivi pour établir son ordre du jour. Vous pourrez discuter des réalisations que vous avez pu accomplir et des difficultés auxquelles vous êtes encore confrontés. Si la présence de toute l’équipe n’est pas nécessaire, choisissez quelques collègues avec qui organiser cette réunion.
Désignez un « capitaine Asana » pour votre équipe afin de faire le point et de répondre aux questions plus facilement, tout en vous assurant que l’équipe utilise Asana conformément à vos explications.
Répondre aux questions courantes
De nombreuses ressources sont à votre disposition pour vous aider à répondre aux questions de votre équipe à propos des fonctionnalités et de leur utilité :
- Pour les questions d’ordre général sur l’utilisation d’Asana, vous pouvez orienter vos collègues vers notre guide de démarrage rapide, notre liste de contrôle de prise en main et notre liste de contrôle pour les utilisateurs avancés.
- Pour les questions plus spécifiques sur les fonctionnalités et des tutoriels détaillés, invitez-les à lire la section Aide du guide.
- D’autres outils d’apprentissage (vidéos, présentations, documents) sont disponibles sur notre page Ressources.
- Pour en savoir plus sur notre entreprise et rester informé des dernières fonctionnalités, consultez notre blog.
Si certains de vos collègues restent un peu hésitants, lisez notre article Instaurer la confiance au sein de l’équipe pour savoir comment répondre à leurs questions et leurs préoccupations.
Élargir votre utilisation d’Asana
Une fois que votre équipe aura pris l’habitude d’utiliser Asana, vous aurez peut-être l’occasion d’inviter d’autres équipes à vous rejoindre. Voici quelques façons de maintenir cette bonne dynamique :
Retrouvez votre équipe là où elle se trouve
Bien que les équipes suivent le travail et les étapes à réaliser sur Asana (par exemple dans un projet de demandes de design), il arrive qu'elles réalisent le travail dans d'autres outils (comme Photoshop). Asana s'intègre avec les outils et applications populaires pour minimiser le dédoublement du travail et rendre la collaboration plus efficace. Asana est particulièrement efficace lorsqu'intégré avec des outils d’\e-mails et de messagerie, permettant de rendre les discussions exploitables, tout en ne ralentissant pas le travail. Grâces aux intégrations Extension Gmail et Slack, vous pouvez changer les discussions en tâches sans changer d'outil.
Collaborer avec d’autres équipes
Une fois les processus de votre équipe intégrés dans Asana, vous constaterez peut-être que certaines tâches nécessitent l’aide de collègues qui n’utilisent pas la plate-forme. Invitez-les à vous rejoindre pour améliorer la clarté de vos processus et permettre à leur équipe de bénéficier des avantages d’Asana. La transition se fait ainsi facilement et progressivement.
Identifier les projets interfonctionnels
Avant d’amorcer un projet important et interfonctionnel, songez à présenter Asana aux parties prenantes du projet pour éviter que la coordination ne se fasse par le biais d’une quantité astronomique de conversations par e-mail ou d’outils séparés.
Partager les résultats de votre équipe
Les autres membres de votre organisation voudront savoir combien de temps vous avez gagné, quelles difficultés vous avez pu résoudre et quelles améliorations vous avez pu apporter à vos processus grâce à Asana. Gardez une trace de toutes ces réussites et partagez-les dans un projet Asana.
Vous pouvez ajouter une étiquette intitulée « réussite grâce à Asana » à des tâches existantes et rechercher cette étiquette pour afficher rapidement une liste d’exemples. Vous pouvez également enregistrer la tâche dans plusieurs projets.
Utiliser les modèles de projet
Créez vos propres modèles personnalisés ou utilisez un modèle créé par Asana pour mener à bien vos processus habituels. Votre équipe gagnera du temps lors de la configuration du projet et ne manquera aucune étape.
Créer
S’inspirer des autres
Asana a déjà obtenu la confiance des plus grandes entreprises à travers des équipes et des secteurs de toutes sortes. Découvrez comment elles utilisent Asana et comment certains membres de votre organisation pourraient s’en inspirer. Vous pouvez également obtenir plus de détails sur les façons dont les autres équipes utilisent Asana.
Renseignez-vous sur les intégrations d’Asana pour aller encore plus loin avec les applications que vous utilisez déjà et découvrir comment ces intégrations peuvent rendre vos processus encore plus efficaces.
En savoir plus sur Asana Premium et Asana Entreprise
À mesure que l’utilisation d’Asana se généralise au sein des équipes, vous constaterez peut-être que la formule Asana Premium ou Asana Entreprise est mieux adaptée aux besoins de votre entreprise et aux processus de votre équipe. Libérez tout le potentiel d’Asana en accédant à des rapports détaillés pour chaque projet, à des commandes d’administration supplémentaires et à d’autres fonctionnalités puissantes telles que les champs personnalisés et les modèles, et faites-vous accompagner vers votre réussite en faisant appel à un responsable dédié à la réussite du client.
Lorsque vous et votre équipe aurez pris l’habitude de suivre l’ensemble de votre travail sur Asana, de nouvelles occasions de présenter Asana à d’autres équipes s’offriront peut-être à vous. Pour y parvenir, consultez les astuces et conseils disponibles dans notre article Nous élargissons notre utilisation d’Asana.
