Planifiez et réalisez les projets avec la chronologie

Qu’est-ce que la chronologie?

La planification d’un projet demande beaucoup de travail. Qui devrait travailler sur quoi ? Quand ? Dans quel ordre ? Même une fois le projet commencé, il n’est pas toujours évident de savoir si les échéances sont réalistes, si des collègues sont surchargés ou s’il existe des risques. La [chronologie][/guide/help/premium/timeline) est la solution. Elle vous montre comment les différentes pièces s’assemblent et vous permet de vous mettre au travail de façon optimale et de tenir vos échéances. Vous pouvez créer des plannings de projet montrant comment vos tâches sont connectées entre elles et les adapter lorsque des problèmes surviennent ou que le travail évolue. C’est une version plus robuste du diagramme de Gantt car tout est lié à votre travail sur Asana, et reste donc constamment à jour.

CAPTURE D’ÉCRAN de la chronologie sur Asana avec des tâches et des dépendances

Comment utiliser la chronologie

La chronologie est une vue de projet. Elle est donc visible pour tous les projets Asana. Elle fonctionne au mieux lorsque vous ajoutez des dates de début, des échéances et des dépendances aux tâches afin de pouvoir visualiser le planning. Commencez en cliquant sur l’onglet Chronologie juste en dessous du nom du projet.

Vous pouvez faire glisser des tâches de la chronologie pour les déplacer et modifier le planning. La chronologie se met également à jour quand vous apportez des modifications aux dispositions en liste ou en tableau.

Pourquoi utiliser la chronologie?

La chronologie est la solution idéale pour les chefs de projet ou pour tous ceux qui gèrent couramment des projets dans le cadre de leur poste. Elle est également utile pour tous ceux qui travaillent sur un projet à échéances, surtout s’ils veulent partager leur planning avec les intervenants. La chronologie vous permet de :

  • Faites le lien entre votre travail et le planning—La chronologie fait le lien entre votre travail et le projet directement sur Asana, de sorte que les équipes disposent d’un outil permettant de visualiser leurs plannings à mesure de l’avancement des projets et de rester dans le cadre grâce aux pièces jointes, aux retours et aux mises à jour de statut.
  • Déterminez comment les éléments s’assemblent—Visualisez l’enchaînement des tâches et des échéances afin de cerner les inquiétudes et les problèmes avant de vous mettre au travail.
  • Partagez votre planning avec tout le monde—Tenez vos collègues au courant des plannings, obtenez l’appui de votre équipe et mettez en valeur son travail.
  • Modifiez le planning à mesure que le travail évolue—Lorsque le travail et les échéances changent, vous pouvez facilement adapter votre plan pour garder votre projet sur la bonne voie.

Astuces de planification avec la chronologie

La chronologie est un outil formidable pour vous aider à planifier votre projet avant qu’il ne commence, puis à le surveiller et à le mettre à jour au fur et à mesure de l’avancement du travail afin que vous puissiez tenir vos échéances. Voici quelques conseils pour chaque étape de la planification :

  • Créez des tâches dans des dispositions en liste ou en tableau, puis rendez-vous dans la chronologie pour déterminer les échéances et les dépendances. Pour programmer les tâches qui ne le sont pas, faites-les glisser sur la chronologie.
  • Utiliser les dépendances des tâches. Elles montrent quelles tâches sont en attente d’autres tâches, ce qui vous permet de voir les liens et les conflits sur la chronologie. Les conflits de date sont indiqués par des flèches rouges sur la chronologie. Corrigez-les pour que personne n’ait du mal à tenir ses échéances.
    • Définissez facilement les dépendances sur votre chronologie en cliquant sur l’icône de connecteur qui apparaît lorsque vous passez le curseur de votre souris sur une tâche, puis en la faisant glisser et en la déposant sur une autre tâche.
  • Zoomez et dézoomez sur votre chronologie pour voir l’échéancier de votre projet à différentes échelles. Par exemple, zoomez pour avoir un aperçu de ce qui vous attend au cours de la semaine, puis dézoomez pour voir le planning dans son ensemble si vous devez le présenter pendant une réunion.
  • Faites une sélection multiple de tâches pour les déplacer simultanément.
  • Utilisez la fonction de tri pour modifier l’organisation de votre chronologie. Vous pouvez par exemple la trier selon le statut des tâches et voir en premier les tâches compromises, ou selon le responsable pour vérifier la capacité de travail sur le projet en question.

GIF montrant comment trier la chronologie pour afficher les tâches par responsable

Exemples de projets à planifier avec la chronologie

La chronologie fonctionne mieux avec les projets qui sont axés sur des échéances (plutôt que continus). Cliquez sur l’un des cas d’utilisation ci-dessous pour obtenir le modèle sur Asana et commencez en quelques clics.

Choisir entre le calendrier et la chronologie

La chronologie et la vue Calendrier donnent des visions différentes et n’ont pas les mêmes objectifs. Ce sont deux types de vues de projet et vous pouvez passer de l’une à l’autre, mais voici des éléments à prendre en compte :

Envisagez la vue Chronologie si… la vue Calendrier si…
Échéance Votre projet a une date de fin Votre projet est continu
Processus Votre projet a des dépendances et le travail doit être effectué dans un certain ordre Les tâches sont indépendantes les unes des autres
Planning Vous voulez créer un planning de projet et voir la progression Vous voulez un aperçu du travail pour la semaine ou le mois en cours
Public Vous voulez partager le planning avec des cadres, d’autres équipes, des intervenants du projet Vous consultez votre propre planning dans Mes tâches ou le planning global de votre équipe

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Tâches Lessons

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Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.