Aider votre équipe à adopter Asana

Pour faciliter votre transition et élaborer la « méthodologie Asana de conduite du changement » dont nous dressons les contours dans cet article, nous avons étudié les caractéristiques communes aux meilleures équipes Asana, fait appel à l’expertise de nos responsables de la réussite client, et incorporé des stratégies éprouvées de conduite du changement.

Graphique décrivant les six étapes de la méthodologie Asana de conduite du changement pour définir, découvrir, concevoir, former, ajouter des équipes et étendre votre utilisation

Pour optimiser vos chances de réussite, vous pouvez également :

1. Répondre à la question « Pourquoi Asana ? »

Avant d’inviter toute votre équipe sur Asana, assurez-vous de savoir exactement pourquoi vous souhaitez l’utiliser. L’exercice suivant vous aidera à répondre à la question « Pourquoi Asana ? ».

Imaginer votre réussite

Commencez par imaginer un monde idéal dans lequel votre équipe utilise Asana et atteint ses objectifs. Demandez-vous :

  • Quels objectifs Asana va-t-il m’aider à atteindre ?
  • Quelles possibilités aujourd’hui inaccessibles s’offriront-elles à nous à l’avenir ?

Identifier les difficultés

Ensuite, identifiez les difficultés qui vous ont initialement amené à considérer Asana et qui parleront à votre équipe.

Difficulté Exemple
Les responsabilités ne sont pas clairement définies Les actions à effectuer se perdent dans les e-mails et autres outils de communication, et les membres de l’équipe sont dans le flou concernant les échéances ou leurs responsabilités.
La collaboration est difficile Les différentes équipes ont du mal à collaborer ou les transitions entre collègues sont difficiles.
Les processus ne sont pas harmonisés Au moment de commencer le travail, vous partez de zéro ou chacun fait comme il lui plaît.
La gestion de projet est difficile Vos systèmes sont trop simples ou trop complexes, rendant difficiles la planification des projets et le suivi de leur progression.

Rédiger la déclaration-bilan de vos besoins Asana

Vous êtes à présent prêt à élaborer une déclaration-bilan de vos besoins Asana sur le modèle suivant :

« [L’équipe/l’organisation] utilise Asana pour gérer [tels projets et processus] afin de remédier à [telles difficultés], pour atteindre [tels objectifs]. »

Par exemple : En tant qu’équipe de conception, nous utilisons Asana pour gérer les demandes de conception et les projets de campagne marketing, afin d’éviter les demandes confuses et d’éliminer le travail en double. Il s’agit ainsi de respecter les échéances des campagnes, de nous concentrer sur les éléments prioritaires et de prévenir le surmenage au sein de l’équipe.

Constituer votre équipe Adoption Asana

Maintenant, il est temps de réunir un groupe d’au moins trois personnes pour former votre équipe Adoption Asana, qui comprend les rôles suivants :

Graphique présentant les trois rôles de l’équipe Adoption Asana

  1. Responsable Normes et Conventions : établit des règles de base sur la façon d’utiliser Asana et répond aux questions des membres de l’équipe tout au long du processus (par exemple un chef d’équipe, chef de programme ou coordinateur d’équipe).
  2. Responsable Sensibilisation : un responsable qui croit en la déclaration-bilan des besoins Asana et communique à son sujet auprès des équipes de façon à ce qu’elles se sentent impliquées (par exemple un membre de l’équipe de direction, un directeur ou chef d’équipe).
  3. Spécialiste d’Asana : un employé qui est là pour aider le Responsable Normes et Conventions à accomplir son travail, qui donne l’exemple et encourage ses pairs tout en reconnaissant leurs efforts (un contributeur individuel).

2. Analyser votre situation actuelle

Vous avez désormais une idée précise de la raison pour laquelle votre équipe va utiliser Asana, et pouvez décider du processus ou projet à essayer en premier. Un processus est l’ensemble des étapes à suivre pour atteindre un objectif, tel que la production d’une vidéo ou le lancement d’un nouveau produit. La gestion des processus consiste à concevoir et à suivre toutes ces étapes.

Le processus que vous déciderez de tester dépendra de votre équipe. Idéalement, vous devriez choisir un processus :

  • Collaboratif, impliquant des échanges entre les différents intervenants.
  • Spécifique, comprenant des objectifs et livrables clairs, ou se tenant sur une période fixe.

N’hésitez pas à vous inspirer de nos exemples d’utilisation.

Enfin, posez les bases de votre réussite future en définissant la structure de votre équipe Asana. Généralement, cette dernière reflète la structure de votre organigramme.

Si une seule équipe utilise Asana, vous pouvez l’organiser selon des groupes verticaux, collaboratifs ou d’initiatives au sein de celle-ci.

Graphique présentant la hiérarchie des données Asana et l’organisation des équipes, tâches et projets

3. Créer votre premier projet

Assurez-vous de sonder votre équipe au sujet du temps actuellement nécessaire à la réalisation des tâches et à la résolution des points de blocage ou autres problèmes qu’ils cherchent à surmonter. Vous disposerez ainsi d’un point de comparaison pour suivre l’impact d’Asana et voir si ces problèmes sont résolus.

Lorsque vous élaborerez votre premier projet, vous devrez sans doute également vérifier comment Asana s’intègre à vos autres outils pour définir clairement vos attentes concernant quel type de travail effectuer, et où.

Graphique présentant le fonctionnement d’Asana avec les outils de création de fichier, de messagerie et de communication

Vous ne savez pas par où commencer ? Nous vous conseillons d’utiliser un modèle.

Commencer à collaborer

Invitez un petit groupe de collègues à se familiariser avec les fonctionnalités et bonnes pratiques d’Asana. Il s’agit d’un outil flexible, n’hésitez donc pas à faire des essais même s’ils ne sont pas « parfaits ».

Lorsque vous êtes prêts, invitez l’ensemble de votre équipe et organisez une réunion de lancement d’Asana, durant laquelle vous aborderez les points de la première étape et présenterez Asana ainsi que votre premier processus.

Pour télécharger notre modèle de présentation de lancement d’Asana, inscrivez-vous à l’un des webinaires à la demande consacrés au lancement d’Asana, puis personnalisez ce modèle selon les besoins propres à votre équipe.

4. Former votre équipe et l’encourager

Partagez les ressources pour « Bien démarrer » présentées ci-dessous afin d’accompagner vos collègues dans l’apprentissage des fondamentaux :

  • Suivez nos cours Asana (15 minutes) pour une présentation rapide des fonctionnalités, agrémentée d’exemples.
  • Rejoignez un webinaire de formation sur les fondamentaux d’Asana (60 minutes) pour apprendre aux côtés d’un formateur et obtenir toutes les réponses à vos questions en compagnie d’autres utilisateurs.

Définir et faire appliquer les conventions pour Asana

Une équipe peut se retrouver bloquée si l’un de ses membres ne sait pas pourquoi, ni quand, utiliser telle ou telle fonctionnalité. Un membre de l’équipe peut très bien être capable de créer une tâche, mais ne pas savoir à quel moment la marquer comme terminée ni comment en définir la priorité. Pour en savoir plus sur les conventions d’équipe sur Asana, veuillez consulter cet article.

Attendez-vous à faire des erreurs et voyez-les comme une bonne occasion d’évoluer ! Le responsable Normes et Conventions devrait vous rappeler de façon constructive la teneur des conventions établies lorsque vous les oubliez.

5. Préparer votre réussite

Une fois votre équipe fonctionnelle, continuez à faire respecter les conventions et faites d’Asana votre source unique de référence pour toute question relative aux processus créés dans l’outil. Voici quelques idées pour vous y aider :

  • Créez un projet Asana de questions et retours à vérifier chaque semaine.
  • Célébrez les premières victoires de votre équipe, petites ou grandes ! Votre équipe Adoption Asana pourra mettre en place des récompenses ou un système de célébration en lien avec l’apprentissage et l’utilisation d’Asana.
  • Créez un espace sûr où chacun peut tester les différentes fonctionnalités sans crainte de faire une bêtise.
  • Lancez votre équipe au défi en organisant une « journée sans e-mails », pour vérifier si elle réussit à s’en passer et opte plutôt pour Asana.

Nous vous conseillons également de créer un processus d’intégration pour vos nouveaux collègues, afin qu’ils soient rapidement opérationnels. Jetez un œil à notre modèle d’accueil des nouveaux employés qui devrait vous aider à démarrer, et pensez à intégrer la formation à Asana à votre processus plus général d’intégration.

6. Mesurer les résultats et étendre votre utilisation

Après avoir utilisé Asana pendant un ou deux mois, reprenez ce que vous aviez écrit dans la première section et consultez à nouveau le groupe d’utilisateurs interrogé dans la deuxième section afin de mesurer votre progression. Posez à votre équipe les questions suivantes :

  • Avons-nous atteint notre objectif initial ?
  • Les nouveaux processus fonctionnent-ils correctement ?
  • Le même travail prend-il plus ou moins de temps qu’auparavant ? Combien ?
  • Asana est-il aussi efficace que nous l’espérions ? A-t-il résolu les problèmes tel qu’attendu ?

Si vous êtes parvenu à terminer toutes vos tâches dans les délais impartis, informez vos dirigeants « sponsors » et autres parties prenantes de vos réussites et des progrès accomplis. Vous pouvez même ajouter d’autres projets et processus sur Asana si cela n’est pas déjà fait.

Ressources supplémentaires

Votre apprentissage ne s’arrête pas là. Découvrez comment les autres équipes utilisent Asana et prenez connaissance de bonnes pratiques supplémentaires grâce à une grande sélection de ressources :

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