Organiser une réunion de lancement d'Asana

Maintenant que vous utilisez Asana avec quelques collègues et que vous avez pu constater les avantages de la gestion collaborative du travail, il est peut-être temps de présenter Asana à l’ensemble de votre équipe. Vous avez déjà effectué une partie du travail préparatoire, il ne vous reste donc plus qu’à organiser une réunion de lancement pour inviter le reste de votre équipe sur Asana.

Réunion de lancement d’Asana

Si vous êtes prêt à inviter tous vos collègues, nous vous recommandons d’organiser une réunion avec votre équipe durant laquelle vous parlerez des avantages d’Asana afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

1. Créer un projet pour le programme de la réunion de lancement d’Asana

Voici les étapes que nous vous conseillons d’ajouter dans le projet pour votre programme (lisez la suite pour obtenir plus de détails sur chaque étape) :

  • Répondre à la question « Pourquoi Asana ? ».
  • Faire une démonstration des fonctionnalités d’Asana.
  • Présenter les fonctionnalités que je préfère.
  • Expliquer comment j’utilise Asana.
  • Mettre les différentes ressources à disposition de l’équipe.
  • Définir mon échéancier et les prochaines étapes.

Vous pouvez copier cette liste et la coller dans un nouveau projet Asana pour que chaque ligne devienne une étape !

2. Répondre à la question « Pourquoi Asana ? »

Avant la réunion, nous vous recommandons de prendre le temps de réfléchir aux difficultés rencontrées par votre équipe, à la façon dont Asana peut vous aider à les résoudre et aux objectifs généraux liés à l’utilisation d’Asana. Vous pouvez même poser ces questions à votre équipe afin de pouvoir élaborer la solution et les objectifs ensemble.

Expliquez les avantages offerts par Asana :

  1. Offre une vision claire de qui fait quoi et à quel moment.
  2. Accroît la productivité en réduisant le travail d’organisation.
  3. Met en évidence le rôle et la contribution de votre travail dans l’atteinte des objectifs globaux.

C’est également le bon moment pour expliquer comment Asana s’intègre aux autres outils que vous utilisez, tels que les e-mails, un outil de partage de fichiers ou un système de messagerie de groupe. Nous vous conseillons également de donner des exemples concrets de cas où vous avez préféré utiliser Asana plutôt qu’un autre outil, et inversement (ex. : pour les demandes de travail, utilisez Asana ; pour une question rapide à propos de l’emplacement d’un document, utilisez la messagerie).

Utilisez le diaporama pour structurer les idées de votre présentation orale.

3. Faire une démonstration des fonctionnalités d’Asana

Passez en revue les fonctionnalités principales d’Asana pour améliorer le suivi du travail de votre équipe en fonction de ses processus. Assurez-vous d’aborder toutes les bases, telles que :

Vous pouvez également parler des fonctionnalités que vous préférez, des résultats que vous avez obtenus grâce à Asana, des aspects qui vous plaisent le plus, et de la façon dont votre équipe pourrait en tirer parti. Vous pouvez commencer par présenter les fonctionnalités suivantes :

Vous pouvez également parcourir la liste des fonctionnalités Asana Premium pour découvrir ensemble celles qui aideront votre équipe à aller plus loin avec Asana. Fonctionnalités à mettre en valeur :

Si votre équipe nécessite un accès aux paramètres d’administration, de sécurité et de confidentialité ainsi qu’une assistance supplémentaire à la réussite des clients, nous vous conseillons d’opter pour notre formule Asana Entreprise.

Choisissez quelques-unes de vos fonctionnalités favorites et présentez-les, surtout si elles sont concrètes et qu’elles concernent le travail de votre équipe.

4. Présenter votre utilisation d’Asana

Asana est un outil polyvalent qui peut être utilisé de nombreuses façons différentes. Comme il n’y a pas de bonne ou mauvaise façon d’utiliser Asana, n’hésitez pas à montrer comment vous avez utilisé les fonctionnalités d’Asana jusqu’à présent pour faciliter l’apprentissage. Affichez des tâches et des projets existants pour montrer aux autres la façon dont vous structurez votre travail. Plus tard, chacun pourra prendre connaissance des méthodes les plus adaptées à l’équipe.

5. Fournir des ressources d’apprentissage

  • Guide : les articles du guide feront de chaque membre de votre équipe un expert d’Asana.
  • Aide : si votre équipe souhaite en savoir plus ou poser des questions à propos de certaines fonctionnalités d’Asana, consultez notre rubrique d’aide.
  • Leçons Asana : devenez opérationnel en quelques étapes grâce aux leçons Asana.
  • Ressources : notre page de ressources comprend des vidéos explicatives, des checklists de prise en main et d’autres types de contenus dont votre équipe peut se servir.

6. Établir votre plan et votre calendrier

Avant de conclure la réunion, assurez-vous d’établir un plan et un calendrier pour votre déploiement d’Asana. Voici quelques conseils pour vous aider à rester sur la bonne voie :

  • Choisissez un premier projet simple, mais collaboratif. Commencez par un processus qui pourrait être amélioré.
  • Il faut environ deux mois à la plupart des équipes pour maîtriser et adopter totalement Asana. Vous verrez des progrès avant ce délai, mais il faut un certain temps pour créer des habitudes durables. Essayez notre modèle d’intégration Asana pour bien commencer avec un plan de transition solide.
  • Créez un espace (comme une équipe ou un projet) où n’importe qui peut tester les fonctionnalités afin de se familiariser avec leur fonctionnement sans avoir peur de faire quelque chose de travers.
  • Élaborez des conventions relatives à la création et à l’utilisation de tâches, de projets et de discussions. Le choix des conventions dépend de vous et de votre équipe, mais n’hésitez pas à consulter nos conventions recommandées.
  • Une fois que vous avez établi vos conventions d’équipe, suivez-les dans un projet pour que chacun soit libre de les consulter et attribuez la responsabilité d’expert Asana à un collègue. Il veillera à ce que ces conventions soient suivies et aidera les autres à se faire la main.

Une fois la réunion de lancement terminée, il ne vous restera plus qu’à inviter tous vos collègues sur Asana pour commencer à travailler sur des tâches et des projets.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Découvrez comment présenter Asana à toute votre équipe avec une réunion de lancement.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de