Inviter des personnes à rejoindre un projet ou une tâche

Une fois que la réunion de lancement est terminée et que toute votre équipe est prête à utiliser Asana, il est temps d’envoyer des invitations à vos collègues et de les ajouter en tant que membres d’un projet ou abonnés à une tâche. Si vous et un petit groupe de collègues avez déjà essayé Asana, veillez à ce que vos projets et vos tâches soient bien organisés pour que vos autres collègues puissent s’en servir pour démarrer. Vous pouvez également suivre les étapes ci-dessous pour préparer Asana avant d’inviter votre équipe.

Inviter votre équipe sur Asana

1. Créer un projet sur lequel chacun peut travailler

Avant d’inviter votre équipe, assurez-vous d’avoir créé votre premier projet pour que chacun sache par où commencer. Dans l’idéal, ce projet concerne chaque membre de votre équipe pour que tout le monde puisse contribuer dès le départ. Voici quelques conseils simples pour commencer :

Pour des instructions plus détaillées, consultez nos exemples d’ordres du jour de réunion ou utilisez notre modèle d’ordre du jour de réunion.

2. Inviter vos collègues

Il est facile d’inviter vos collègues sur Asana. Après avoir envoyé une invitation sur l’adresse e-mail professionnelle d’un collègue, vous ferez tous les deux partie de la même organisation. Il existe plusieurs façons d’inviter des collègues :

Comment inviter des collègues sur Asana

  1. Cliquez sur le bouton + sous le nom de votre équipe dans la barre latérale, puis saisissez les adresses e-mail.

  2. Cliquez sur le bouton + orange dans la barre du haut, puis sélectionnez Inviter.

  3. Cliquez sur le bouton + dans le titre de la page de votre équipe. Vous pouvez y accéder en cliquant sur Discussions de l’équipe à partir de la barre latérale.

  4. Créez une tâche et saisissez l’adresse e-mail de votre collègue pour le désigner comme responsable et déclencher l’envoi d’une invitation.

Une fois son compte créé, vous pouvez l’inviter dans des projets et des équipes, ou le laisser explorer et rejoindre ceux de son choix.

Si vous ne souhaitez pas que les nouveaux membres d’un projet puissent le modifier, vous pouvez leur accorder un accès avec commentaires seuls. Notez que les paramètres d’accès peuvent être modifiés au cas par cas pour chaque personne.

3. Ajouter des abonnés

Après avoir présenté Asana à vos collègues et les avoir invités à rejoindre des projets, nous vous conseillons de les abonner aux tâches qui les concernent. L’ajout d’abonnés à une tâche est semblable à l’ajout de destinataires dans le champ Cc d’un e-mail. À chaque fois que vous ajoutez un commentaire à la tâche en question, les abonnés reçoivent une notification par e-mail et dans leur boîte de réception Asana.

Vous pouvez ajouter des abonnés en appuyant sur Tab+F dans n’importe quelle tâche, puis en saisissant le nom d’un collègue, ou en cliquant sur le bouton + en bas du panneau de droite.

Ajouter des abonnés depuis le panneau inférieur droit d’une tâche

Une fois que vous et vos collègues aurez pris l’habitude d’utiliser la boîte de réception Asana, vous pourrez désactiver les notifications par e-mail.

4. Fournir des ressources

D’après notre expérience, vos collègues auront sûrement des questions à propos d’Asana durant la première semaine, mais ils devraient rapidement s’habituer par la suite. Nous vous conseillons de rester disponible pendant que vos collègues se familiarisent avec Asana, par exemple pendant la première semaine, tout en mettant les différentes ressources à leur disposition.

Créez un projet « Questions à propos d’Asana » où vos collègues pourront vous poser des questions en vous attribuant des tâches.

Voici quelques ressources que vous pouvez partager avec vos collègues pour les aider :

5. Faire le point avec votre équipe

Une fois que tout le monde utilise Asana, prenez le temps de réexaminer les échéances et les engagements définis lors de votre réunion de lancement d’Asana pour veiller à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Profitez-en pour faire le point sur les résultats positifs obtenus et les aspects qui nécessitent encore quelques éclaircissements. Consultez notre article expliquant comment déplacer vos communications sur Asana pour apprendre à répondre aux questions courantes et découvrir des astuces qui aideront votre équipe à se familiariser avec Asana.

Prendre le temps d’accompagner votre équipe dans ses débuts sur Asana est une stratégie qui se révélera vite payante : cela vous permettra de suivre le travail et de communiquer plus efficacement afin d’accomplir de grandes choses ensemble.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Invitez le reste de votre équipe sur Asana en lui demandant de rejoindre un projet ou une tâche.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de