Processus de suivi des objectifs avec les Objectifs Asana

En tant que responsable du processus de gestion des objectifs d’équipe ou d’entreprise, votre travail repose sur outil phare : la fonctionnalité Objectifs d’Asana. Poursuivez la lecture pour découvrir des exemples concrets de processus de gestion des objectifs desquels vous inspirer tout au long de l’année.

Maîtriser le processus de gestion des objectifs au sein de votre entreprise

Le processus de gestion des objectifs se divise en quatre phases distinctes : ébauche, approbation, mise en œuvre et évaluation. C’est au cours du dernier trimestre de l’année que la planification des objectifs annuels a lieu : l’occasion d’établir et d’approuver les objectifs pour l’année à venir.

En outre, un processus de planification plus rapide peut être organisé chaque trimestre ou semestre pour établir des objectifs à court terme reposant sur les objectifs définis lors du processus annuel susmentionné.

Chez Asana, nous procédons à la planification des objectifs sur une base annuelle et semestrielle, car cette fréquence offre un juste équilibre entre stratégie et mise en œuvre.

Intéressons-nous maintenant plus en détail au déroulement de chaque phase.

Ébauche

Pendant cette phase, les objectifs d’équipe et d’entreprise sont établis. À la fin du processus, ils doivent être prêts pour vérification au cours de l’étape suivante : l’approbation.

Cette phase débute lors du dernier trimestre de l’année. Elle se divise en deux jalons : d’abord, la direction rédige une ébauche fiable des objectifs d’entreprise sur la base de la mission de l’organisation. Ensuite, les équipes établissent des ébauches d’objectifs en fonction des objectifs d’entreprise.

Jalon : rédaction des objectifs d’entreprise

Quand évaluer ses objectifs ?

Les objectifs d’entreprise doivent être établis suffisamment tôt pour laisser aux équipes le temps de rédiger et de faire approuver leurs objectifs avant la fin de l’année. Établir des objectifs d’entreprise stratégiques peut prendre jusqu&rsquoà deux mois. En revanche, les objectifs tactiques requièrent moins de temps.

Si le processus de planification ne concerne qu’une équipe, cette phase peut-être ignorée : l’équipe basera alors ses objectifs sur les priorités ou la mission de l’entreprise.

Déroulement

Une fois que les objectifs d’entreprise sont établis, ils sont transmis au reste de l’organisation afin que les équipes puissent définir leurs propres objectifs pour les soutenir.

Jalon : rédaction des ébauches d’objectifs au niveau des équipes

Quand évaluer ses objectifs ?

Les objectifs d’équipe doivent être établis assez tôt pour que tous les objectifs soient approuvés avant la fin de l’année. Selon la taille de l’organisation, la rédaction des ébauches d’objectifs d’entreprise peut prendre entre deux semaines et un mois, voire plus.

Si le processus de planification concerne une seule équipe, cette phase peut vous demander à peine une semaine.

Déroulement

1. L’équipe de direction communique au reste de l’entreprise la stratégie à suivre pour l’année par le biais des objectifs d’entreprise. Elle doit faire part de la teneur et de la raison de ces objectifs afin que les équipes puissent réfléchir à la contribution qu’elles peuvent apporter.
2. Ensuite, les chefs d’équipe établissent des objectifs d’équipe qui viennent soutenir les objectifs d’entreprise : c’est ce qu’on appelle les objectifs en cascade. Pour établir des objectifs efficaces, suivez les bonnes pratiques en la matière.
3. Les équipes et membres d’équipe peuvent échanger leurs idées et établir leurs propres objectifs en accord avec la stratégie de l’entreprise. Combinée à l’approche en cascade, la création ascendante et commune d’objectifs stimule l’innovation et l’implication des membres d’équipe.

Une approche descendante (quand tous les objectifs d’équipe découlent d’un objectif d’entreprise en particulier) favorise une meilleure coordination. Parallèlement, les équipes participent à l’innovation ascendante lorsqu’elles suggèrent de nouveaux objectifs, même si ceux-ci ne contribuent pas aux objectifs d’entreprise descendants précédemment établis.

Les entreprises doivent allier les approches descendante et ascendante pour définir les objectifs les plus adaptés à leurs priorités.

Approbation

Au cours de cette phase, les objectifs d’entreprise et les objectifs d’équipe sont approuvés par les parties prenantes concernées.

Quand évaluer ses objectifs ?

Tous les objectifs doivent être finalisés et approuvés avant la fin de l’année. Cette étape prend une à deux semaines pour les petites structures et trois à quatre semaines pour les grandes entreprises.

Déroulement

Les responsables des objectifs d’entreprise révisent et finalisent leurs objectifs avec la direction, tandis que les responsables des objectifs d’équipe révisent et font approuver leurs objectifs par leurs responsables et autres parties prenantes concernées. L’outil idéal pour mener à bien cette phase ? Les approbations Asana, bien sûr !

Pendant cette phase, la direction révise les objectifs d’entreprise en tenant compte des objectifs q’équipe : l’idéal pour évaluer la pertinence des idées proposées par les équipes selon une ’approche ascendante.

Mise en œuvre

Au cours de cette phase, les équipes s’efforcent d’atteindre leurs objectifs. Les responsables d’objectifs transmettent le statut des objectifs aux parties prenantes. Ces mises à jour de statut sont essentielles, puisqu’elles permettent de signaler les éventuels risques en amont, pour ensuite ajuster l’objectif concerné ou demander plus de ressources pour l’atteindre.

Quand évaluer ses objectifs ?

Le mieux est de définir des jalons officiels tout au long de l’année pour communiquer et faire le point sur le statut de chaque objectif. Si besoin, ces jalons offrent l’occasion de déterminer avec les parties prenantes si un objectif doit être modifié pour tenir compte d’éventuels imprévus, ou si de nouvelles ressources sont nécessaires pour maintenir le cap.

Selon la nature de vos objectifs, planifiez ces jalons sur une base mensuelle, trimestrielle ou semestrielle. Vous pourrez ajuster ou mettre à jour les objectifs à ce moment-là, en fonction des informations qui émergent lors de la mise en œuvre.

En règle générale, voici le rythme à suivre en matière de mises à jour de statut :

• Objectifs annuels : au moins une mise à jour par trimestre.
• Objectifs semestriels : au moins une mise à jour par trimestre ou mois.
• Objectifs trimestriels : au moins une mise à jour par mois.

Les mises à jour de statut doivent contenir les informations suivantes :

• Statut de l’objectif (dans les délais, à risque ou en retard) et motif de ce statut.
• Réalisations clés contribuant à l’achèvement de l’objectif.
• Prochaines étapes pour atteindre l’objectif.

Sur Asana, les responsables d’objectifs peuvent créer des mises à jour de statut à la fréquence de leur choix (hebdomadaire, bimensuelle, etc.) pour informer les parties prenantes de la progression des objectifs. En savoir plus sur les mises à jour de statut.

Évaluation

Cette phase consiste à évaluer l’accomplissement de l’objectif au regard des critères de réussite définis pendant la phase d’approbation. L’objectif est ensuite clôturé et classé dans l’une de ces quatre catégories : atteint, partiellement atteint, manqué ou abandonné. En savoir plus sur la rédaction de critères d’évaluation pour les objectifs

Quand évaluer ses objectifs ?

L’évaluation peut avoir lieu dès que l’objectif est terminé. Par exemple, si vous avez pour objectif de lancer une campagne avant la fin du mois de février, évaluez cet objectif une fois celui-ci achevé. L’idéal est toutefois d’établir divers jalons au cours de l’année pour évaluer officiellement les objectifs. En général, au moins deux jalons par an sont nécessaires : une fois en milieu d’année et l’autre en fin d’année. Pour les entreprises qui définissent des objectifs trimestriels, il convient d’instaurer un jalon par trimestre.

Déroulement

Chez Asana, cette évaluation est réalisée par le biais d’une mise à jour de statut. Le statut de l’objectif est défini sur atteint, partiellement atteint, manqué ou abandonné, sur la base des critères d’évaluation définis lors de la phase d’approbation. Diverses informations doivent être incluses : impact de l’objectif, éventuel écart par rapport au plan et raisons pour lesquelles l’objectif n’a pas été atteint (le cas échéant).

L’évaluation implique une réflexion sur les enseignements tirés des objectifs et de leur mise en œuvre ; enseignements à transmettre à toute l’équipe et à utiliser pour l’année suivante.

Des questions ? Contactez-nous via votre responsable de la réussite client ou retrouvez-nous sur le forum de la communauté Asana.

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