Principales intégrations d’Asana

Associer Asana à d’autres outils utilisés par votre équipe peut être un moyen très efficace d’éviter le travail en double et de gagner du temps sur les changements d’outil et d’environnement. Voici quelques unes des principales intégrations utilisées au quotidien sur Asana :

Les intégrations en quelques mots

Les intégrations relient des outils séparés dans le but de faciliter les échanges de données et vous permettre de passer d’un outil à l’autre en toute transparence. Asana s’intègre à des douzaines d’outils et d’applications que vous pouvez retrouver sur notre page dédiées aux applications. Pour vous aider à démarrer, consultez ci-dessous nos intégrations les plus populaires :

Partage de fichiers

Il est facile de joindre des fichiers de votre ordinateur à n’importe quelle tâche Asana (faites-les simplement glisser et déposez-les dans la tâche). En outre, vous pouvez joindre des fichiers à partir de vos outils de partage de fichiers favoris, afin que votre équipe dispose toujours de la dernière version d’un document : celui-ci est facilement accessible et associé à la tâche en cours.

Les outils de partage de fichiers suivants sont déjà intégrés à Asana. Vous devez dans un premier temps autoriser Asana à accéder à votre compte. Pour joindre un fichier directement depuis l’un de ces outils, cliquez simplement sur l’icône en forme de trombone et sélectionnez l’outil à utiliser.

CAPTURE D’ÉCRAN montrant comment joindre un fichier à Asana à l’aide d’une intégration de partage de fichier

Adobe Creative Cloud

Pour les équipes créatives et les designers, retrouver des exigences ou du feedback signifie le plus souvent rechercher des fichiers et jongler entre les applications. Plutôt que de perdre du temps et de rater quelque chose, les créatifs peuvent garder les tâches Asana ouvertes dans les applications Adobe Creative Cloud telles que Photoshop, InDesign ou Illustrator.

CAPTURE D’ÉCRAN sur l’intégration Adobe Creative Cloud avec une tâche Asana visible dans le programme Adobe

Gmail, Outlook et autres clients de messagerie

Si vous surveillez tout le temps votre boîte de réception et rencontrez des difficultés pour minimiser les échanges d’e-mails au sein de votre équipe, ou que vous correspondez avec des personnes en dehors de votre organisation (comme un sous-traitant, une agence ou des clients), nos intégrations pour e-mail sont faites pour vous et vous aideront à concrétiser les discussions.

Si vous utilisez Gmail ou Outlook, essayez l’extension Asana pour Gmail ou l’application Asana pour Outlook pour transformer directement des e-mails en tâches, les attribuer à des collègues, définir des échéances et ajouter ces tâches à un projet, le tout sans quitter votre boîte de réception. C’est le moyen le plus simple de gérer votre boîte de réception, en passant des discussions aux actions.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’intégration Gmail pour Asana pour la gestion des tâches depuis votre boîte de réception

CAPTURE D’ÉCRAN de l’intégration Outlook pour Asana pour la gestion des tâches depuis votre boîte de réception

Litmus

Si vous êtes membre d’une équipe marketing qui effectue des envois d’e-mails, l’intégration Litmus vous permet de collaborer sur le processus de production des e-mails afin de lancer vos campagnes plus rapidement. Suivez le statut de votre campagne, synchronisez les tâches entre Litmus et Asana et connectez la production d’e-mails à vos projets et programmes marketing plus larges pour éviter les doublons.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’intégration de Litmus et Asana pour la production d’e-mail marketing

Slack

Gardez le contrôle de votre travail et assurez-vous que les discussions sont exploitables avec Slack et Asana. Recevez une notification lorsqu’une tâche est créée, terminée ou commentée ou effectuez des actions de base sur les tâches, directement depuis Slack.

Regardez la vidéo Apprendre à utiliser Asana ci-dessous pour découvrir l’intégration.

Intégrations Google

Utiliser Google Cloud avec Asana est un excellent moyen pour mettre votre travail en commun à partir de différentes applications Google, et de le suivre dans Asana.

  • Connexion avec Google SSO ou SAML : utilisez Google SSO ou SAML* pour vous connecter à Asana.
  • L’extension Asana pour Gmail : transformez des e-mails de vos clients et collègues en tâches à réaliser sur Asana, sans avoir à quitter votre boîte de réception.
  • Synchronisation avec Google Agenda : synchronisez les tâches d’un projet avec Google Agenda pour ne jamais manquer une échéance.
  • Un lien direct vers Asana à partir de Gmail : dans votre boîte de réception Gmail, cliquez sur le bouton Voir la tâche à partir d’un e-mail de notification d’Asana pour accéder directement à cette tâche sur Asana.
  • Créer des rapports avec Google Sheets : créez des rapports détaillés grâce à une synchronisation directe entre vos projets Asana et Google Sheets.
  • Importer des réponses à partir de Google Forms : créez des tâches automatiquement sur Asana à partir de réponses Google Forms.
  • Envoyer des pages Web vers Asana à partir de Google Chrome : créez rapidement et facilement des tâches sur Asana à partir de n’importe quelle page Google Chrome.

* La connexion via le SAML Google est une fonctionnalité Asana Entreprise.

Autres intégrations populaires

Exploitez encore davantage Asana à l’aide d’intégrations dédiées à la planification, à la création de rapports et au suivi du temps.

  • Importateur CSV : déplacez vos plans de projet de vos feuilles de calcul vers Asana. Les lignes et colonnes sont transférées dans un projet, les tâches deviennent exploitables et contiennent toutes les informations nécessaires telles que les responsables et les échéances.
  • Zapier : Zapier se connecte aux centaines d’autres applications que vous utilisez pour envoyer automatiquement des tâches dans Asana sans créer de travail supplémentaire et sans dupliquer les informations.
  • Weekdone : avec Weekdone, vous pouvez créer des rapports et un tableau de bord pour voir les performances de votre équipe sur Asana grâce aux ratios de tâches terminées, au nombre de tâches ouvertes et terminées par un collègue, au nombre de tâches incomplètes, et plus encore.
  • Harvest : la minuterie Harvest peut être ajoutée directement au panneau des tâches sur Asana afin que vous puissiez suivre le temps que vous avez passé sur une tâche. Les travailleurs indépendants, les sous-traitants ou les petites entreprises peuvent convertir ces heures en factures et voir exactement le travail déjà effectué.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.