Localiser le travail et produire des rapports

Que vous soyez un gestionnaire de projet qui cherche à identifier les difficultés ou que vous souhaitiez préparer une évaluation en créant un historique de votre travail, Asana conserve tout au même endroit et vous permet de vous y retrouver rapidement à l’aide de la recherche.

Vous cherchez une façon d’effectuer des rapports sur la progression de projets et sur les portefeuilles ? Consultez l’article sur les mises à jour de statut et la progression des projets.

Vous essayez de rendre compte de la disponibilité de votre équipe pour des questions de dotation ? Consultez sans attendre notre article dédié à la planification des ressources.

Pourquoi utiliser Asana pour la recherche et les rapports de travail ?

  • Il est difficile et chronophage de glaner des informations de documents, d’e-mails, de discussions ou de réunions pour les regrouper. Même lorsque vous disposez de tous les renseignements nécessaires, il vous faut les examiner de manière approfondie pour obtenir des informations utiles.
  • Lorsque votre travail n’est pas accessible, il est compliqué d’essayer de le retrouver. Que se passe-t-il lorsque des employés rejoignent l’entreprise ou s’en vont ?
  • Asana vous offre un historique de travail rapide d’accès et facile à trier pour effectuer vos recherches.

Votre stratégie de rapports Asana

Pour localiser votre travail et créer des rapports dans Asana, suivez les étapes ci-dessous. Ensuite, continuez votre lecture pour obtenir des conseils sur l’utilisation de la recherche et des exemples de rapports de recherche.

  1. Utilisez Asana comme source de référence pour votre équipe. Si les projets et les échanges ne sont pas consignés dans Asana, vous ne pouvez pas les chercher efficacement. Donnez à votre équipe l’habitude de suivre tout le travail et les discussions à ce sujet sur Asana.
    • Découvrez nos suggestions pour aider votre équipe à adopter Asana.
  2. Suivez votre travail de manière à faciliter les recherches. Nous allons vous donner quelques conseils dans la section suivante.
  3. Apprenez à utiliser la recherche avancée. Nous allons tout vous expliquer.
  4. Enregistrez vos recherches pour accéder facilement aux rapports que vous générez souvent.

Conseils pour rendre le travail facile à consulter

Vous êtes libre de suivre votre travail comme vous le souhaitez sur Asana ; cependant, il existe quelques méthodes qui facilitent les recherches et permettent d’obtenir des résultats organisés et complets.

  • Donnez à toutes vos tâches un nom clair et pratique. En nommant une tâche « rédiger blog client » plutôt que « blog », vous serez en mesure d’affiner vos résultats de recherche, surtout si la tâche est copiée à partir d’un modèle.
  • Donnez à toutes les tâches une échéance et un responsable, et ajoutez-les à des projets. Vous pourrez ainsi afficher votre recherche beaucoup plus facilement.
  • Utilisez des champs personnalisés pour classer les tâches par projets selon certains critères.

Comment faire une recherche sur Asana

La recherche sur Asana consiste en une simple saisie dans la barre de recherche de la barre supérieure. Vous obtiendrez une liste de tâches, de projets et de discussions qui contiennent le terme de votre recherche. La recherche est suffisante si vous souhaitez juste localiser quelque chose rapidement sur Asana.

Utiliser la recherche dans la barre supérieure pour localiser le travail que vous suivez sur Asana

Pour affiner vos critères de recherche et commencer à créer des rapports, toutefois, vous devez utiliser la recherche avancée. Vous pouvez rechercher tout ce que vous souhaitez, que ce soit une date d’achèvement, un responsable, des champs personnalisés, la personne qui a créé une tâche et bien plus. Vous obtiendrez une liste de tâches, de projets et de discussions qui correspondent à vos critères.

Les rapports de recherche avancée sont particulièrement utiles pour les chefs de projets, chefs d’équipes et responsables qui ont besoin d’un aperçu rapide et clair des disponibilités, de la progression et du travail compromis.

Créer des rapports de recherche avancée

Pour créer un rapport, cliquez sur la barre de recherche et sélectionnez Recherche avancée dans le menu déroulant. Là, vous pouvez indiquer vos critères ou vos termes de recherches. Rappelez-vous qu’un terme de recherche n’est pas toujours nécessaire. Vous pouvez utiliser autant de filtres de recherches que vous le souhaitez. Consultez notre article d’aide pour obtenir des instructions détaillées sur la création d’une recherche avancée.

Utiliser la recherche avancée pour sélectionner vos critères de recherche

Une fois que vous avez terminé, vous pouvez enregistrer votre recherche en cliquant sur l’étoile dans le titre. Ainsi, vous pourrez accéder à votre rapport à tout moment dans la barre latérale. Les résultats de recherche sont toujours mis à jour automatiquement. Ajouter des recherches à vos favoris pour y accéder facilement depuis votre barre latérale

Exemples de recherches avancées vous pouvez effectuer sur Asana

Voici quelques exemples de rapports à créer :

  • Travail qui nécessite un suivi : Cherchez des tâches que vous avez créées pour d’autres personnes et qui ne sont pas terminées.
  • Tâches compromises : cherchez les tâches qui comportent le champ personnalisé « haute priorité » dont l’échéance est aujourd’hui ou demain. C’est un très bon moyen de garder le rythme pour les chefs de projet.
  • Approbations bloquées : Cherchez les tâches comprenant un champ personnalisé « Prêt à être passé en revue » et informez-en les responsables afin de débloquer le travail en attente d’approbation.
  • Travail que j’ai effectué ce trimestre : cherchez les tâches qui vous ont été attribuées et que vous avez terminées au cours d’une période donnée. C’est un très bon moyen de voir et de faire valoir sa contribution.
  • Progression du projet : cherchez des tâches terminées dans un projet donné pour voir ce qui a été accompli jusqu’à présent.

En suivant votre travail sur Asana, vous pouvez obtenir des informations utiles sur vos contributions et celle de votre équipe en un instant.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.