Localiser le travail et produire des rapports

Que vous soyez un gestionnaire de projet qui cherche à identifier les difficultés ou que vous souhaitiez préparer une évaluation en créant un historique de votre travail, Asana conserve tout au même endroit et vous permet de vous y retrouver rapidement à l’aide de la recherche.

Pourquoi utiliser Asana pour la recherche et les rapports de travail ?

  • Il est difficile et chronophage de glaner des informations de documents, d’e-mails, de discussions ou de réunions pour les regrouper. Même lorsque vous disposez de tous les renseignements nécessaires, il vous faut les examiner de manière approfondie pour obtenir des informations utiles.
  • Lorsque votre travail n’est pas accessible, il est compliqué d’essayer de le retrouver. Que se passe-t-il lorsque des employés rejoignent l’entreprise ou s’en vont ?
  • Asana vous offre un historique de travail rapide d’accès et facile à trier pour effectuer vos recherches.

Votre stratégie de rapports Asana

Pour localiser votre travail et créer des rapports dans Asana, suivez les étapes ci-dessous. Ensuite, continuez votre lecture pour obtenir des conseils sur l’utilisation de la recherche et des exemples de rapports de recherche.

  1. Utilisez Asana comme source de référence pour votre équipe. Si les projets et les échanges ne sont pas consignés dans Asana, vous ne pouvez pas les chercher efficacement. Donnez à votre équipe l’habitude de suivre tout le travail et les discussions à ce sujet sur Asana.
    • Découvrez nos suggestions pour aider votre équipe à adopter Asana.
  2. Suivez votre travail de manière à faciliter les recherches. Nous allons vous donner quelques conseils dans la section suivante.
  3. Apprenez à utiliser la recherche avancée. Nous allons tout vous expliquer.
  4. Enregistrez vos recherches pour accéder facilement aux rapports que vous générez souvent.

Conseils pour rendre le travail facile à consulter

Vous êtes libre de suivre votre travail comme vous le souhaitez sur Asana ; cependant, il existe quelques méthodes qui facilitent les recherches et permettent d’obtenir des résultats organisés et complets.

  • Donnez à toutes vos tâches un nom clair et pratique. En nommant une tâche « rédiger blog client » plutôt que « blog », vous serez en mesure d’affiner vos résultats de recherche, surtout si la tâche est copiée à partir d’un modèle.
  • Donnez à toutes les tâches une échéance et un responsable, et ajoutez-les à des projets. Vous pourrez ainsi afficher votre recherche beaucoup plus facilement.
  • Utilisez des champs personnalisés pour classer les tâches par projets selon certains critères.

Comment faire une recherche sur Asana

La recherche sur Asana consiste en une simple saisie dans la barre de recherche de la barre supérieure. Vous obtiendrez une liste de tâches, de projets et de discussions qui contiennent le terme de votre recherche. La recherche est suffisante si vous souhaitez juste localiser quelque chose rapidement sur Asana.

Utiliser la recherche dans la barre supérieure pour localiser le travail que vous suivez sur Asana

Pour affiner vos critères de recherche et commencer à créer des rapports, toutefois, vous devez utiliser la recherche avancée. Vous pouvez rechercher tout ce que vous souhaitez, que ce soit une date d’achèvement, un responsable, des champs personnalisés, la personne qui a créé une tâche et bien plus. Vous obtiendrez une liste de tâches, de projets et de discussions qui correspondent à vos critères.

Les rapports de recherche avancée sont particulièrement utiles pour les gestionnaires de projets, les chefs d’équipes et les responsables qui ont besoin d’un aperçu rapide et clair des disponibilités, de la progression et du travail compromis.

Créer des rapports de recherche avancée

Pour créer un rapport, cliquez sur la barre de recherche et sélectionnez Recherche avancée dans le menu déroulant. Là, vous pouvez indiquer vos critères ou vos termes de recherches. Rappelez-vous qu’un terme de recherche n’est pas toujours nécessaire. Vous pouvez utiliser autant de filtres de recherches que vous le souhaitez. Consultez notre article d’aide pour obtenir des instructions détaillées sur la création d’une recherche avancée.

Utiliser la recherche avancée pour sélectionner vos critères de recherche

Une fois que vous avez terminé, vous pouvez enregistrer votre recherche en cliquant sur l’étoile dans le titre. Ainsi, vous pourrez accéder à votre rapport à tout moment dans la barre latérale. Les résultats de recherche sont toujours mis à jour automatiquement. Ajouter des recherches à vos favoris pour y accéder facilement depuis votre barre latérale

Exemples de recherches avancées vous pouvez effectuer sur Asana

Voici quelques exemples de rapports à créer :

  • Vérification des disponibilités: : cherchez les tâches attribuées à un collègue dont l’échéance est la semaine prochaine pour vérifier rapidement ses disponibilités.
  • Travail qui nécessite un suivi : cherchez des tâches que vous avez créées pour d’autres personnes et qui ne sont pas terminées.
  • Tâches compromises : cherchez les tâches qui comportent le champ personnalisé « haute priorité » dont l’échéance est aujourd’hui ou demain. C’est un très bon moyen de garder le rythme pour les gestionnaires de projet.
  • Travail que j’ai effectué ce trimestre : cherchez les tâches qui vous ont été attribuées et que vous avez terminées au cours d’une période donnée. C’est un très bon moyen de voir et de faire valoir sa contribution.
  • Progression du projet : cherchez des tâches terminées dans un projet donné pour voir ce qui a été accompli jusqu’à présent.

En suivant votre travail sur Asana, vous pouvez obtenir des informations utiles sur vos contributions et celle de votre équipe en un instant.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Les rapports Asana avec la recherche avancée vous donnent des informations sur la productivité, les priorités et le travail de votre équipe.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de