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Welcome to Asana! Whether you’re the first person at your organization to sign up or a new hire on a team already using it, free or starting a free trial, this article will teach you the fastest way to get the most value out of Asana and how to use the key features. It won’t explain everything (that’s what the entire Asana Guide is for) but we will cover the fundamentals to help you start using Asana the best way, right away.

How is information stored in Asana?

Overview of Asana structure

Asana domains are based around a shared company email address, so as you invite teammates (or get invited) you will join the same domain. Here’s how Asana is organized:

  1. Organizations are based on your company’s shared email domain, and connect everybody within your company that uses Asana. Organizations (not Workspaces) are intended for businesses, companies, and professional uses of Asana. Access your Organization settings by clicking your avatar.
  2. The sidebar is a launching point for key actions. This is where you can check and respond to notifications in Inbox, see all tasks assigned to you in My Tasks, and where you can save reports, like for at-risk work or approvals.
  3. Portfolios store groups of projects. You can use them to see all the projects and status updates towards an initiative or objective in one place.
  4. Teams are functional groups in an Organization that likely correspond to general teams at your company like marketing or sales. Above, we see the Marketing team of Apollo Enterprises
  5. Projects track all the actionable steps, information, and communications towards achieving a goal, initiative, or objective. Kat Mooney is a member of four projects within the Design team of Apollo’s Asana Organization: design requests, weekly critique, web design, and marketing assets.
  6. Tasks are stored in projects and make it clear who’s responsible for what by when. Tasks store all the files, conversations, and instructions related to it so information stays in the right place (and one place.)

Get a quick tour of Asana’s interface.

Projects and tasks are the most fundamental building blocks of Asana. Next we’ll show you how to create workflows with these building blocks.

1. Create your first project

Projects are how you organize and plan all of the tasks related to a specific initiative, goal, or big piece of work. You can visualize projects as a list or board, as well as on a calendar or Timeline. You can create a project for almost anything you want, however you want, but we see many projects fall into these four categories:

The four different Asana views, lists, calendars, boards, and Timeline

See more use cases in our ways to use Asana section or check out our templates library.

How to create an Asana project

We recommend creating your first project from a template to save time, and so you can see the basic structure of projects before you start building your own. Of course, you can always start from scratch.

How to create a new project in Asana

  1. Click the bright orange + button in the top bar, and select Project.
  2. If you want to start with a template, click the Templates tab, then scroll to find a template that corresponds to work your team does. Click Use Template then rename it, select the team you want it to be on, then Create Project. You can add or delete anything as needed.
  3. If you want to build your own project, decide if you want a list or board, name your project, and add a description. Then click Create Project.

2. Organize your project

Now that you’ve got a project, we’ll walk you through how to organize it. If you used a template, or have other teammates already using Asana, you will see custom fields and sections are already in projects. If you created your own project, you can add them as you follow along.

Group related tasks together with sections or columns

Example of sections in an Asana list view

Sections (in list layout) or columns (in board layout) help you organize tasks in your project, instead of just having a long list. Grouping tasks makes it easier to find them and understand how they work together towards the goal. They’re most helpful for categories that won’t change as work moves forward. For example, you could create sections by timeframe (like quarters or month) or task type. Or you could make boards columns for “to do,” “doing,” and “done.”

To create sections, type a colon at the end of a task name. In board projects, just click Add column.

Sort and filter tasks in projects with custom fields

Sections and columns represent one layer of categorization to group tasks, and custom fields help you filter and sort tasks in your project by things like priority, task status, or task approval. So if there are other ways you’d like to group your work that you didn’t create sections for, custom fields help you do this.

How to sort tasks by custom field in Asana

Custom fields also help you standardize the information you track on a task. For example, you could have a “cost” custom field in a sprint planning project so you can ensure each task is properly costed before prioritizing it.

3. Turn your project into a collaborative plan

Create tasks for all the steps to achieve your plan

Tasks represent actionable steps or to-do’s, and they can even store reference information in a project (like the project brief or spec.) You’ll see example tasks in our templates, but you’ll likely want to add more of your own to represent all the steps that need to happen to complete your project.

Click into the project, type a task name, then press enter to keep adding more. A good task has an assignee, date range, and instructions or context to complete the work (a task description, attached file, or comment).

Example Asana task with assignee, date range, and description

Tips for creating a great task

  • Make task names specific and action-based.
    • E.g., instead of “Blog post,” create a task called “Write [title] blog post” and one called “Publish [title] blog post”, so there’s no question about what needs to get done.
  • Link to relevant work in the task description by @mentioning related tasks, projects, or conversations.
  • Add start and due dates so it’s clear when someone should start on the work in order to successfully complete it by the deadline.
  • Attach files when referencing a document.
  • Set realistic due dates for your teammates as soon as they are known, or with your best guess so they’re on the radar.
  • Add teammates as followers so they can stay up to date on task progress.
  • Mark a task as dependent upon another so teammates only start that task when the prior task has been completed.
  • Create task milestones to mark major project goals (like hitting a revenue target) or pieces of work that unlock the next phase (like getting a budget approved.)

Example project plan with Asana Timeline, a Gantt chart style view

Plan your best project with Timeline

To help you map out the most successful project schedule and stay flexible once it’s underway, try Timeline. Timeline is a Gantt-style view to help you visualize your schedule, where you can easily drag and drop tasks and create task dependencies to ensure your schedule is realistic before conflicts happen. If they do, you can easily shift things around to move deadlines or resources.

4. Collaborate and manage projects more effectively

When you manage work in Asana, everybody knows who’s doing what by when, so you have clarity and accountability around tactical work. Because you can see status updates and progress, you can have a more strategic view, too. Here are a few ways to start collaborating more effectively with your team and managing your projects like a pro:

Tips for better task collaboration:

  • Add a follower—Add stakeholders as followers of a task so they can see any work on the task, communicate about it, and get notified about progress. You can add/remove followers at the bottom of the right panel.
  • Comment on a task—You can comment on a task to ask questions, respond to teammates, or offer extra information and insight.
  • @mention—Type @ in a comment or description to mention teammates and create direct links to conversations, tasks, or projects in Asana.
  • Complete a task—When the work represented by a task is finished, mark it complete. Leave a comment to make it clear what you accomplished and if there is anything else someone should know about the final work or outcome.
    • If there is important information in the completed task you want to keep easily accessible, unassign it from yourself, mark it incomplete, then rename the task to have “[REFERENCE]” in the title so it’s clear there isn’t anything actionable to do on it.
  • If your team still heavily relies on email to make requests or give updates, consider using our Gmail or Outlook integrations to help transition into Asana. Even though email is “easy to use,” it makes work management very difficult (which is likely why you’re using Asana.)

Tips for better project management:

  • Use Timeline to make any shifts in your project plan if deadlines or resources need to be moved around. You can also share this view with stakeholders that want to see your project plan so they know key milestones and deadlines and how you’re pacing to hit them.
  • Write status updates in the Progress tab of your project. Choose a status color and @mention teammates, tasks, other projects, and conversations to link to them in the status update. The update will go out to all the project members.
  • Need to monitor progress and manage staffing across multiple projects? Create a project portfolio to see project status, deadline, and more—all in one place. Then use the Workload tab to get a central view of your team’s capacity across these projects and rebalance any work to keep initiatives on track.

SCREENSHOT of a project Portfolio view, then clicking into the Workload tab to see team bandwidth

5. How to stay updated on work

As projects move forward, Asana gives you lots of options to monitor work in a variety of ways that don’t require extra manual work the way email and files do. Open the sidebar of Asana to see My Tasks, Inbox, and Portfolios, which are like a command center to help you navigate to your own work, updates about work, and overall project progress.

  • My Tasks automatically shows all tasks assigned to you and when they’re due. Come back to My Tasks throughout the day to check off tasks you’ve completed, see any new work that’s come in, and get started on your next task.
    • Mark tasks as Today, Upcoming, or Later so you can focus on work you need to complete now, but not lose track of what’s coming up. Just drag and drop them to the proper category.
  • Inbox is a news feed of updates, but only for the work you’re following. Unlike email, you can control what updates you get and unfollow anything that’s not relevant. You can also respond to things right from Inbox to keep work moving.
    • You also don’t need to manage your Asana Inbox obsessively to be able to find work again—all updates you see in Inbox live in tasks, projects, and conversations that are already organized in Asana.

Learn more about Asana with other resources

Congrats! You’ve taken your first step in learning how to use Asana. There are lots of other resources to help you and your team along the way, for all different kinds of learning styles.

  • Read the Guide—You’re already reading it now! The Guide Journey walks you through onboarding, best practices, and gives lots of examples. The Help section provides specific feature documentation.
  • Enroll in Asana Academy—The Academy is full of in-depth online video courses that walk you through the best ways to use Asana.
  • Learn Asana basics in 15 minutes—Asana lessons are animated slides that explain the top features for individuals and take only a few minutes to complete.
  • Try out some different ways to use Asana—Asana is meant for all kinds of teams to track their work. Peruse our use cases to learn more about ways you and your team can use Asana in general, and specifically for your team type. You can also take a look at our templates.
  • Download our iOS or Android app—Just like our web app, you can use our mobile app to create tasks and projects, have conversations, and get updates on progress to track your work on the go, both on and offline.
  • Connect other tools with Asana—Integrating tools you already use with Asana helps you work smarter so there’s less context switching, and you can use each tool for what it’s best at. Check out our Gmail and Outlook to start moving away from email with your team.
  • Get your questions answered— Our Community Forum is full of Asana experts, customers, and advocates to answer your questions and share how they use Asana. You can also reach out to our support team with any issues.
  • Attend a training near youAsana Together is a global community of experts to teach, learn, and connect. Check out our events page to register for trainings, meet ups, webinars, and more.
  • Watch How to AsanaHow to Asana is our YouTube series that gives you walkthroughs of our top features, use cases, and best practices in 3 minutes or less.
  • Print our handy 1-pager that gives you a quick breakdown of features to keep at your desk or share with your team before/after the kickoff meeting.



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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides


Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes


Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.