Guide de démarrage rapide pour administrateurs

Asana est la meilleure façon pour une équipe de suivre son travail et d’atteindre ses objectifs. De plus, la plate-forme est facile à gérer par les administrateurs et les responsables informatiques. Suivez notre guide de démarrage rapide ci-dessous pour configurer vos contrôles de sécurité et gérer les utilisateurs dès le départ.

Gérer les paramètres de votre organisation

Comment accéder aux paramètres

La gestion de tous les paramètres administrateur se fait à partir du menu Paramètres de l’organisation :

Les administrateurs et les responsables informatiques peuvent accéder aux paramètres de leur organisation en cliquant sur leur avatar sur Asana

  1. Cliquez sur votre avatar Asana, puis choisissez « Paramètres de [Nom de l’organisation] ».
  2. Une fois dans le menu Paramètres de l’organisation, vous pouvez sélectionner l’onglet Général, Membres, Équipes, Administration, Comptes de service ou Facturation en fonction de ce que vous souhaitez faire.

Commencer

Sécurité

Veillez à protéger les données de votre entreprise en commençant par configurer vos paramètres de sécurité. Accédez à l’onglet Administration de la console d’administration.

Les administrateurs et les responsables informatiques peuvent utiliser le protocole d'authentification SAML

  1. Tout d’abord, sélectionnez les paramètres d’authentification pour votre organisation. Vous pouvez utiliser un compte Asana standard, un compte Google ou le protocole SAML. Nous vous recommandons de choisir le protocole SAML, car il permet aux utilisateurs d’accéder à Asana à l’aide d’un seul jeu d’identifiants et offre aux administrateurs une gestion plus poussée des utilisateurs et des connexions.
  2. Si vous n’utilisez pas le protocole SAML, assurez-vous de définir les exigences de complexité du mot de passe dans ce menu.

Consultez les [intégrations de sécurité Entreprise](/apps/? category=enterprise-security) pour accéder à plus d’options.

Gestion des membres et des équipes

Membres

Ensuite, il est important de comprendre où ajouter, retirer et voir les membres de votre organisation ainsi que les équipes dont ils font partie.

Pour ajouter des personnes, procédez comme suit :
  1. Cliquez sur le bouton + orange dans la barre du haut, puis sélectionnez Inviter.
  2. Saisissez l’adresse e-mail de la personne que vous souhaitez ajouter. Vous pouvez ajouter plusieurs personnes à la fois. Ensuite, sélectionnez les équipes dont elles doivent faire partie. Une invitation Asana sera envoyée à leur adresse e-mail.
  3. Nous vous recommandons d’ajouter toutes les personnes faisant partie d’une même équipe en même temps.
Pour retirer des personnes, procédez comme suit :

Les administrateurs et les responsables informatiques peuvent retirer des membres Asana de leur organisation à partir de l'onglet Membres dans les paramètres de l'organisation

  1. Avant de retirer un membre de votre organisation, nous vous recommandons d’accéder à sa liste Mes tâches et de réattribuer son travail à d’autres membres de l’équipe afin de ne pas en perdre la trace.
  2. Pour retirer un membre de l’ensemble de votre organisation Asana, accédez à l’onglet Membres à partir du menu Paramètres de l’organisation.
  3. Ensuite, recherchez son nom. Une fois que vous l’avez trouvé, placez votre curseur sur ce nom pour faire apparaître l’option Retirer.
  4. Confirmez que vous souhaitez retirer le membre. Une fois retiré, il n’aura plus accès à votre organisation Asana, mais tout le travail qu’il a déjà accompli restera sur la plate-forme.

Lorsqu’une personne se voit retirer ses privilèges d’accès, les tâches qui lui avaient été attribuées sont ajoutées à un projet auquel seul l’administrateur peut accéder.

Pour voir l’ensemble des membres de votre organisation, procédez comme suit :

  1. Toujours à partir de l’onglet Membres des Paramètres de l’organisation, vous pouvez exporter sous forme de fichier CSV une liste de tous les membres, des équipes et des projets dont ils font partie, des dates de première et de dernière connexion, et plus encore.
  2. Une fois l’exportation terminée, un e-mail contenant un lien temporaire vers le fichier CSV sera envoyé à l’adresse que vous utilisez pour vous connecter à Asana.

Équipes

Pour voir l’ensemble des équipes, procédez comme suit :

  1. Dans le menu Paramètres de l’organisation, cliquez sur l’onglet Équipes.
  2. Là, vous pouvez voir toutes les équipes, leurs paramètres de confidentialité (équipe visible, disponible via une adhésion sur demande ou masquée), ainsi que le nombre de membres de chaque équipe.
  3. Pour apporter des modifications à une équipe, cliquez sur Modifier. Là, vous pouvez modifier le nom, la description, les paramètres de confidentialité et les membres d’une équipe, et plus encore.

Ensemble des commandes d’administration

Les étapes ci-dessus constituent nos principales recommandations pour débuter, mais il existe de nombreux autres paramètres administrateur. Voici une liste de toutes les actions que vous pouvez effectuer à partir de chaque onglet du menu Paramètres de l’organisation.

Les administrateurs et les responsables informatiques peuvent gérer leurs paramètres à partir du menu Paramètres de l'organisation

Général

Les paramètres généraux vous permettent d’effectuer les choses suivantes :

  • Renommer votre organisation
  • Voir les autres administrateurs (pour modifier les administrateurs, accédez à l’onglet Administration)

Membres

Les paramètres des membres vous permettent d’effectuer les choses suivantes :

  • Voir le nombre de places restantes sur Asana, ainsi que le nombre total de places incluses dans votre formule
  • Demander un fichier CSV contenant une liste de tous les membres, des équipes et des projets dont ils font partie, et plus
  • Voir et rechercher les membres de votre organisation dans Asana
  • Supprimer les privilèges d’accès de membres

Équipes

Les paramètres d’équipe vous permettent d’effectuer les choses suivantes :

  • Voir toutes les équipes, leurs paramètres de confidentialité (équipe visible, disponible via une adhésion sur demande ou masquée), ainsi que le nombre de membres de chaque équipe
  • Modifier le nom, la description et les paramètres de confidentialité d’une équipe
  • Ajouter ou retirer des membres d’une équipe
  • Inviter des nouveaux utilisateurs ou des utilisateurs existants à rejoindre une équipe
  • Choisir les personnes autorisées à approuver les demandes d’adhésion à une équipe
  • Supprimer une équipe

Administration

Les paramètres d’administration vous permettent d’effectuer les choses suivantes :

  • Ajouter et retirer des administrateurs
  • Configurer le protocole SAML/SSO
  • Choisir les paramètres de complexité du mot de passe
  • Forcer la réinitialisation de tous les mots de passe de l’organisation Tous les membres de votre organisation seront immédiatement déconnectés. Ils seront invités à réinitialiser leur mot de passe lors de leur prochaine connexion.
  • Demander l’exportation de toutes les données Asana de votre organisation Le fichier JSON ainsi obtenu listera la totalité des équipes, des membres, des projets, des tâches, des commentaires, des discussions et des pièces jointes.

Les organisations qui utilisent le protocole SAML doivent configurer l’URL de connexion et le certificat X.509 de leur fournisseur SAML à partir du menu Administration.

Comptes de service

Les paramètres de votre compte de service vous permettent d’effectuer les choses suivantes :

Les administrateurs et les responsables informatiques peuvent configurer des comptes de service pour créer des sauvegardes de données, des tâches administratives ou des actions automatisées

  • Ajouter et supprimer des comptes de service servant à créer des sauvegardes de données, des tâches administratives et des actions Asana automatisées, ou à développer des intégrations internes Pour en savoir plus, consultez notre guide sur les comptes de service.
  • Réinitialiser des jetons de comptes de service

Facturation

Les paramètres de facturation vous permettent d’effectuer les choses suivantes :

  • Voir votre formule Asana actuelle (Gratuite, Premium ou Entreprise), le nombre de places occupées et le nombre de places restantes
  • Voir le responsable de la facturation

Voir nos intégrations

Asana s’intègre à de nombreuses autres applications dont votre organisation se sert peut-être. Consultez notre page sur les applications pour découvrir les intégrations que nous proposons et permettre aux équipes de configurer celles dont elles ont besoin.

Alors que tant d’entreprises ont recours à Internet pour mener à bien leurs activités, Asana s’engage à fournir aux administrateurs tous les outils dont ils ont besoin pour protéger et gérer en toute simplicité leur organisation.

Pour plus d’informations, consultez notre page sur la vie privée et la sécurité ou contactez notre équipe de vente.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Configurez et gérez rapidement tous les paramètres Asana de votre organisation en suivant notre guide pour administrateurs.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de