Liste de contrôle pour les utilisateurs avancés

Si vous avez effectué toutes les étapes de prise en main et que vous êtes prêt à aller plus loin, vous êtes au bon endroit !

Ces fonctionnalités ont été créées pour relier votre travail et vos collègues, et vous permettre de gagner du temps. (Elles donnent également naissance à de véritables moments d’émerveillement au sein des équipes utilisant Asana). Une fois que vous maîtriserez ces fonctionnalités, vous serez encore plus productif au travail et vous deviendrez un véritable expert d’Asana.

1. Associer des informations avec les @mentions

Utilisez les @mentions pour créer un lien entre vos collègues, vos projets, vos tâches et vos discussions et une description ou un champ de commentaire sur Asana. Il vous suffit d’indiquer @ et de saisir les informations que vous souhaitez associer.

Projets et personnes associés à une description de tâche

Utilisez les @mentions pour faire les choses suivantes :

  • Renvoyer à des informations contextuelles : renvoyez vers un autre projet, une autre tâche ou discussion pour que l’historique de travail et les discussions pertinentes soient immédiatement accessibles.

  • Mentionner les tâches connexes : si une tâche est étroitement liée à une autre tâche, incluez le lien vers l’autre tâche dans les commentaires ou dans la description de la tâche.

  • Adresser un commentaire à une personne en particulier : @mentionnez votre collègue dans une tâche ou une discussion pour lui adresser votre commentaire. Il recevra une notification et sera ajouté en tant qu’abonné à la tâche ou à la discussion.

2. Ajouter des tâches à plusieurs projets

Ajouter une tâche à un autre projet

Cette tâche se trouve dans deux projets, « Lancement du site web » et « Réunion d’équipe hebdomadaire ».

Une étape clé permettant d’intégrer Asana à votre processus est d’ajouter une seule tâche à plusieurs projets. Pour ce faire, appuyez sur Tab+P et utilisez le bouton + qui s’affiche pour ajouter la tâche à autant de projets que nécessaire.

Cela vous permet de voir les mêmes informations dans de nombreux contextes différents, sans dupliquer le travail. En cas de mise à jour d’une tâche, les modifications sont répercutées dans les deux projets (car c’est la même tâche qui est répertoriée dans les deux projets).

Voici quelques cas dans lesquels l’ajout de tâches à plusieurs projets est particulièrement utile :

  • Vous souhaitez discuter d’une tâche au cours d’une réunion : ajoutez la tâche à votre projet de réunion et conservez-la dans le projet d’origine.

  • Votre tâche renvoie à un jalon ou à un objectif global : suivez les objectifs dans un projet avec votre équipe au sens large ou votre entreprise, et suivez les mesures à prendre dans un projet distinct avec votre équipe proche. Faites figurer la tâche d’objectif à la fois dans le projet « Objectifs » et « Mesures à prendre ».

  • La tâche s’applique à plusieurs projets : ajoutez les tâches qui nécessitent un transfert ou le travail de deux équipes aux projets des deux équipes, afin que chacun puisse suivre la progression, sans dupliquer les informations ou les discussions sur la tâche.

3. Utiliser la recherche avancée pour générer des rapports

Créez des vues de recherche pour découper, trier et filtrer des informations sur Asana, comme vous le souhaitez. Les vues de recherche vous permettent de créer des listes personnalisées de tâches en fonction des projets, des personnes, des échéances et d’autres critères. Vous pouvez ajouter aux favoris les vues de recherche pour y accéder plus facilement.

Créer un rapport avec la recherche avancée

Quelques vues de recherche utiles : Voici quelques suggestions de rapports que vous pouvez créer avec les vues de recherche :

  • Tâches achevées récemment par votre équipe : indiquez le(s) responsable(s), sélectionnez Terminé et indiquez la semaine ou le mois passés en tant qu’échéance.

  • Tâche que votre équipe doit achever bientôt : indiquez le(s) responsable(s), sélectionnez Non terminé et indiquez la semaine suivante en tant qu’échéance.

  • Tâches que vous avez attribuées et qui ne sont pas encore achevées : sélectionnez Tâches que j’ai attribuées à d’autres dans la barre de recherche. Cliquez ensuite sur Affiner la recherche dans le coin supérieur gauche et choisissez comme statut d’achèvement **Non terminé **.

4. Utiliser la sélection multiple pour mettre à jour plusieurs tâches à la fois

Appuyez sur la touche Majuscule et sur les flèches pour sélectionner plusieurs tâches à la fois. Ensuite, faites-les glisser, attribuez-les, définissez des échéances ou apportez d’autres modifications. Vos modifications s’appliqueront à toutes les tâches que vous sélectionnez.

5. Utiliser les raccourcis clavier pour travailler encore plus rapidement

Asana a été pensé pour être rapide ! L’une des clés pour aller vite sur Asana est d’apprendre les raccourcis clavier.

Voici la liste complète des raccourcis clavier. Vous pouvez les voir dans Asana avec Cmd/ ou Ctrl/ (un raccourci clavier pour voir les raccourcis clavier, c’est méta). Voici certains de nos raccourcis clavier préférés :

  • Tab+Q : ajouter rapidement une tâche

  • Tab+M : s’attribuer une tâche

  • Tab+Y : marquer pour Aujourd’hui

  • Majuscule+flèche du haut : sélectionner plusieurs tâches à la fois ; fonctionne avec la touche Majuscule et n’importe quelle flèche

  • Tab+F : ajouter un abonné

  • Deux-points (:) à la fin du nom d’une tâche : transformer une tâche en titre de section

  • Tab+
 : accéder à la liste des tâches/au volet principal

  • H dans la boîte de réception : masquer les éléments lus

6. Attribuer des copies d’une tâche

Attribuez des copies d’une tâche à plusieurs collègues, ou même à toute une équipe, en quelques clics seulement, à partir du champ de responsable de la tâche.

Quand attribuer des copies d’une tâche ?

  • Lorsque vous souhaitez obtenir des retours sur un document, attribuez des copies d’une tâche de révision à toutes les parties prenantes afin qu’elles puissent formuler leurs commentaires ou exprimer leur approbation.

  • Lorsqu’une opération de routine doit être effectuée, notamment l’inscription au régime d’avantages sociaux, attribuez les tâches à tous les membres de votre équipe afin de s’assurer qu’ils respectent les échéances.

  • Attribuez des copies à chaque membre de l’équipe pour ajouter des éléments de programme au projet de réunion hebdomadaire de votre équipe avant votre prochaine réunion.

Attribuez des copies directement depuis le champ responsable dans les détails de la tâche.

7. Créer et utiliser des modèles

Les modèles facilitent (et accélèrent) la configuration de projets sur Asana. Il existe deux types de modèles de projets :

  • Les modèles personnalisés conviennent tout particulièrement aux processus et aux projets qui se répètent souvent. Les modèles personnalisés vous permettent de gagner du temps sur la configuration et de ne négliger aucune étape.
  • Les modèles créés par Asana sont un bon point de départ pour les processus habituels. Ils sont basés sur les bonnes pratiques d’Asana. Vous pouvez les personnaliser davantage pour répondre aux besoins spécifiques de votre équipe.

8. Configurer des intégrations

Bon nombre des outils que vous utilisez déjà au travail sont compatibles avec Asana. Configurez quelques intégrations pour rationaliser votre processus et suivre toutes vos activités sur Asana.

Asana offre des intégrations pour de nombreux types de processus : * Stockage de fichiers: Dropbox, Google, Drive et Box * Communication: Hipchat, Slack, OnBoardify * Développement: Instabug, GitHub, Phabricator * Création de rapports: Instagantt, Hourstack, Weekdone

Vous trouverez la liste complète des intégrations ici.

Hourra, vous êtes maintenant un utilisateur avancé d’Asana !

À présent, vous devez être passé maître dans l’art de suivre votre travail et d’obtenir des résultats. N’hésitez pas à consulter cette liste ou la liste de contrôle de prise en main [lien] à tout moment. Voici quelques ressources complémentaires qui pourraient vous être utiles :

  • Aide : consultez la rubrique d’aide si vous avez une question sur des fonctionnalités spécifiques.

  • Vidéos : une série de vidéos présentant les fonctionnalités et processus d’Asana, ainsi que des exemples d’utilisation de la plate-forme. Cela peut être utile lorsque vous avez besoin d’inspiration ou d’idées pour utiliser Asana, ou que vous voulez partager ses fonctionnalités avec vos collègues.

  • Blog d’Asana : suivez les lancements de nouveaux produits, découvrez des suggestions pour travailler plus intelligemment avec votre équipe et bien plus encore en consultant notre blog et en vous y abonnant.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Devenez un utilisateur avancé d’Asana.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de