Liste de contrôle de prise en main

Asana est le moyen le plus simple pour les équipes de suivre leur progression et d’obtenir des résultats. Si vous rejoignez une équipe qui utilise déjà Asana, cette liste de contrôle vous aidera à vous familiariser avec la plate-forme.

Nous vous recommandons d’afficher la liste de contrôle dans une autre fenêtre de navigation afin de pouvoir vous y référer pendant que vous découvrez Asana. Vous pouvez également la télécharger et l’imprimer pour la consulter plus facilement.

1. Comprendre Asana

Asana permet de centraliser et de consulter le travail et les discussions de votre équipe. Avant de commencer, étudions la structure d’Asana :

Hiérarchie des organisations, des équipes et des tâches

  • Les organisations figurent au plus haut niveau de la hiérarchie de votre entreprise. Elles sont associées à l’adresse e-mail de votre entreprise et englobent toutes les équipes.

  • Les équipes sont des groupes de membres de votre organisation qui travaillent ensemble. Elles peuvent correspondre aux différents services de votre entreprise (ingénierie, marketing, design, recrutement, etc.) ou être constituées de personnes devant collaborer sur un ensemble de projets.

  • Les projets permettent d’organiser le travail de votre équipe sous forme de listes ou de tableaux. Créez des projets pour mener à bien la dernière initiative de votre équipe (ex. : lancement d’un site web), pour atteindre des objectifs, pour échanger des idées, pour planifier vos réunions ou pour toute tâche nécessitant plusieurs étapes ou collègues.

  • Les tâches permettent de transformer votre projet en étapes concrètes. Il peut s’agir de tâches à accomplir, de demandes à vos collègues, de rappels ou d’idées.

2. Voir et rejoindre une équipe

Maintenant que vous avez compris les bases, il est temps de parcourir les équipes et d’en rejoindre quelques-unes. Étant donné que vous êtes membre d’une organisation, vous avez probablement déjà été invité dans une équipe.

La barre latérale sur la gauche affiche les autres équipes de votre organisation. Demandez à en rejoindre une si vous souhaitez accéder aux projets de l’équipe et collaborer avec ses membres.

Sous chaque nom d’équipe, vous trouverez un menu déroulant affichant les discussions de l’équipe (généralement utilisées pour discuter entre membres, pour les annonces, etc.), ainsi qu’une liste de ses projets.

3. Rejoindre un projet

Vous pouvez afficher un projet sous forme de liste de tâches ou de tableau (les calendriers, les discussions et les graphiques de progression sont visibles au sein du projet). Les projets peuvent être utilisés pour suivre et organiser toutes les tâches liées à une initiative spécifique, telle qu’un lancement de produit ou une campagne.

La barre latérale sur la gauche affiche les équipes dont vous faites partie sur Asana. Cliquez sur la flèche située à gauche du nom de l’équipe pour afficher une liste de tous ses projets publics. Commencez à parcourir les activités qui y sont associées et demandez l’avis de vos collègues concernant les projets que vous devriez rejoindre.

Pour rejoindre un projet, cliquez sur le bouton + en haut à droite du projet concerné.

Menu déroulant pour rejoindre un projet

Pour créer votre propre projet, il vous suffit de cliquer sur le bouton (+) de la barre du haut et de sélectionner Projet à partir du menu déroulant. Donnez à votre projet un nom et une description clairs et axés sur les objectifs. Les projets sont publics par défaut, mais vous pouvez modifier leur confidentialité et sélectionner l’équipe qui travaillera dessus à l’aide de la flèche du menu déroulant.

Vous pouvez également créer des modèles personnalisés pour vos processus habituels ou essayer un modèle créé par Asana pour vous lancer plus facilement. Cliquez sur le bouton +, sélectionnez Projet puis cliquez sur l’onglet Modèles. Ensuite, choisissez un modèle que vous avez créé ou l’un de nos modèles et personnalisez-le davantage pour votre équipe. Nous proposons même un modèle pour l’intégration à Asana !

Créez un projet sous forme de liste ou de tableau sur Asana pour suivre votre travail comme vous le souhaitez

4. Attribuer et achever une tâche

Les tâches constituent l’unité de travail de base sur Asana. Elles peuvent être de plusieurs types : tâches concrètes, idées que vous souhaitez garder à l’esprit ou simples rappels (par exemple, « Envoyer une demande de congés aux RH »).

Il est très facile de créer des tâches sur Asana. Dans un nouveau projet ou un projet existant, sélectionnez une ligne dans le volet principal et appuyez sur Entrée ou cliquez sur le bouton + en dessous d’un titre de colonne dans un projet tableau. Vous pouvez aussi ajouter une tâche directement à l’aide du bouton + de la barre du haut.

Maintenant, faites un essai : créez une tâche invitant à effectuer une action et attribuez-la à vous-même ou à un collègue. Assurez-vous de donner un nom, une description et une échéance à votre tâche afin que tout le monde sache qui fait quoi et pour quand. Vous pouvez également ajouter la tâche à un projet afin de la retrouver facilement.

Quand faut-il achever une tâche ? En règle générale, si le travail est terminé, alors la tâche peut être marquée comme terminée.

5. Ajouter des sous-tâches et des pièces jointes

Allez encore plus loin avec les tâches en ajoutant des sous-tâches et des pièces jointes.

Les sous-tâches permettent de diviser les tâches en plus petits éléments. Lorsqu’une tâche est complexe ou que plusieurs personnes en sont responsables, créez des sous-tâches. Les sous-tâches fonctionnent comme les tâches indépendantes et possèdent des responsables, des échéances et des descriptions qui leur sont propres, mais elles sont intégrées à une tâche parente.

Pour créer une sous-tâche, cliquez sur le bouton sous-tâches à proximité du champ Échéance dans le volet de droite. Sinon, appuyez sur Tab+S sur votre clavier après avoir sélectionné une tâche parente. Une fois que vous avez créé une sous-tâche, sélectionnez-la et appuyez sur Entrée sur votre clavier pour en créer une autre.

Ajouter une sous-tâche

Vous pouvez également utiliser les pièces jointes pour partager facilement des fichiers liés à une tâche. Joignez-les à une tâche en cliquant sur l’icône en forme de trombone en haut du volet de droite. Vous pouvez joindre des fichiers depuis :

  • Votre ordinateur
  • Google Drive, OneDrive, Dropbox ou Box

Ajouter une pièce jointe

6. Commenter et suivre une tâche

Vous pouvez Commenter une tâche pour poser des questions, apporter des informations supplémentaires ou donner votre avis.

Vous pouvez également Suivre une tâche pour vous tenir informé des commentaires et des modifications. Les abonnés d’une tâche recevront des notifications dans leur boîte de réception (sur Asana) et par e-mail, en fonction de leurs paramètres de notification.

Pour vous abonner ou abonner quelqu’un d’autre, utilisez le raccourci Tab+F ou cliquez sur le bouton + en bas du volet de droite.

Si vous recevez des notifications pour une tâche sur laquelle vous ne travaillez plus, vous pouvez vous en désabonner en passant le curseur de votre souris sur votre photo dans le champ Abonnés et en cliquant sur X, ou en cliquant sur Abonnements en bas du volet de droite. Vous pouvez également vous désabonner d’une tâche ou d’un projet depuis votre boîte de réception.

7. Planifier votre journée avec Mes tâches

La section Mes tâches affiche toutes les tâches qui vous sont attribuées. Il est préférable de la consulter dès que vous vous mettez au travail ainsi que tout au long de la journée, de manière à identifier vos priorités.

Mes tâches dans Asana

Toutes les tâches que vous créez dans Mes tâches vous sont automatiquement attribuées et ne sont visibles que par vous. Vous pouvez les ajouter à des projets pour les rendre visibles par le reste de votre équipe.

Utilisez Mes tâches pour organiser votre journée en consultant les tâches de votre section Nouvelles tâches et en les classant en fonction de leur priorité : Aujourd’hui, Bientôt ou Plus tard :

  • Faites glisser et déposez les tâches dans n’importe quelle section.
  • Cliquez sur le point bleu pour accéder à la liste déroulante et sélectionnez une section.
  • Sélectionnez une ou plusieurs tâches et utilisez les raccourcis Tab+Y (Aujourd’hui), Tab+U (Bientôt) ou Tab+L (Plus tard).

Faites un essai et classez quelques-unes de vos nouvelles tâches en fonction de leur priorité. Les sections Nouvelles tâches, Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard sont uniquement visibles si elles contiennent au moins une tâche.

8. Rester informé avec la boîte de réception

La section Boîte de réception constitue le centre de notifications d’Asana. Les notifications concernant les tâches et les discussions que vous suivez sont envoyées dans votre boîte de réception. Vous pouvez y accéder depuis la barre du haut.

La boîte de réception est semblable à un flux d’activités : elle vous permet de voir tout ce qui se passe, ainsi que les éléments qui nécessitent votre attention. Un point orange s’affiche à côté de la boîte de réception si vous avez des notifications non lues.

Boîte de réception sur Asana

Vous recevrez une notification dans votre boîte de réception dans les cas suivants :

  • Une tâche vous a été attribuée
  • Une tâche vous a été retirée.
  • Une tâche que vous suivez a été achevée
  • Un fichier a été ajouté à une tâche que vous suivez
  • Quelqu’un vous a abonné à un projet
  • L’échéance d’une tâche qui vous est attribuée a été modifiée
  • Une tâche qui vous est attribuée est due aujourd’hui
  • Un commentaire a été ajouté à une tâche que vous suivez
  • Quelqu’un a aimé votre commentaire, pièce jointe ou achèvement d’une tâche
  • Quelqu’un a aimé une tâche que vous suivez

Une fois que vous avez pris l’habitude de consulter votre boîte de réception régulièrement, n’hésitez pas à désactiver les notifications par e-mail. Vous pouvez modifier vos paramètres de notification par e-mail à partir du menu déroulant en haut de la boîte de réception ou depuis les paramètres de votre profil.

9. Personnaliser Asana depuis les paramètres du profil

Pour personnaliser votre compte, cliquez sur votre photo de profil en haut à droite d’Asana et sélectionnez Paramètres du profil. Si vous n’avez pas encore mis en ligne une photo de profil, cliquez sur le cercle affichant vos initiales.

Dans le menu Paramètres du profil, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  • Modifier votre nom et votre photo de profil
  • Choisir si et à quel endroit vous souhaitez recevoir des notifications par e-mail et des rappels de tâche
  • Définir les adresses e-mail autorisées à envoyer des tâches à Asana et ajouter des adresses e-mail supplémentaires à votre compte Asana
  • Désactiver votre compte
  • Voir les applications que vous avez autorisées
  • Modifier votre thème Asana ou activer les extras (voir la section suivante)

Si ce n’est pas déjà fait, mettez à jour votre nom et prénom, mettez en ligne une photo de profil et ajoutez un rôle, ainsi qu’un service, pour être facilement reconnaissable.

10. Il n’y a plus qu’à vous amuser avec Asana !

Aimez une tâche pour montrer votre enthousiasme à son égard, pour indiquer que vous êtes d’accord avec le commentaire de quelqu’un ou pour exprimer votre reconnaissance pour l’achèvement d’une tâche. Il vous suffit de cliquer sur l’icône en forme de pouce levé lorsque vous la voyez dans le volet principal, dans le volet de droite, dans vos notifications, etc.

Mentions J’aime dans Asana

Découvrez certaines fonctionnalités expérimentales d’Asana en accédant à vos paramètres de profil et en sélectionnant l’onglet Extras.

Personnalisez votre affichage Asana en choisissant un arrière-plan. Découvrez les arrière-plans disponibles en accédant à vos paramètres de profil et en sélectionnant l’onglet Affichage.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Apprenez à utiliser Asana en 10 étapes.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de