Membres et membres avec un accès limité des espaces de travail

Il existe deux types de personnes dans un espace de travail : les membres et les membres avec un accès limité. Les membres disposent d’un accès complet à votre espace de travail, tandis que les membres avec un accès limité ne peuvent voir que les projets, les tâchestâches Les tâches sont l’unité de travail de base sur Asana. Les tâches peuvent représenter n’importe quel type de travail, permettre de diviser le travail en plus petites activités ou contenir des informations. Lire la suite et les discussionsdiscussions Les discussions sont la façon dont les utilisateurs communiquent sur Asana. Lancez une discussion sur un projet ou une page d’équipe. Lire la suite qui ont été explicitement partagés avec eux.

Voir les membres et les membres avec un accès limité des espaces de travail

En tant que membre d’un espace de travail, vous pouvez accéder à la liste des membres de celui-ci afin d’effectuer les choses suivantes :

  • Inviter d’autres membres et membres avec un accès limité
  • Annuler des invitations
  • Transformer des membres en membres avec un accès limité, ou inversement
  • Retirer des membres et des membres avec un accès limité

accéder à la liste des membres des espaces de travail

Pour accéder à la liste des membres et des invités des espaces de travail, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur votre photo de profil et sélectionnez Paramètres de [nom de l’espace de travail] dans le menu déroulant
  2. Accédez à l’onglet Membres.

Vous verrez également le nombre de membres et de membres avec un accès limité dans votre espace de travail affiché en haut du menu. Mettez à niveau votre espace de travail pour pouvoir ajouter plus de personnes une fois que vous aurez atteint votre limite.

Inviter des personnes

Depuis les paramètres de votre espace de travail

Vous pouvez inviter des personnes à rejoindre votre espace de travail depuis l’onglet Membres des paramètres de votre espace de travail.

inviter des personnes depuis les paramètres d'un espace de travail

Pour inviter des personnes depuis les paramètres de votre espace de travail, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur votre photo de profil et sélectionnez Paramètres de [nom de l’espace de travail] dans le menu déroulant.
  2. Accédez à l’onglet Membres.
  3. Saisissez le nom et l’adresse e-mail de la personne dans les champs correspondants.
  4. Vous pouvez choisir de définir cette personne comme membre avec un accès limité en cliquant sur la case Limiter l’accès.
  5. Cliquez sur le bouton Envoyer l’invitation.

Depuis un projet

Vous pouvez également inviter des personnes à partir d’un projet.

inviter des personnes depuis un projet

Pour inviter des personnes depuis un projet, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez le projet auquel vous souhaitez convier des personnes dans la barre latérale ou la barre de recherche, puis cliquez sur le bouton + dans le titre du projet.
  2. Saisissez le nom et l’adresse e-mail de la personne dans les champs correspondants.
  3. Cliquez sur le bouton Ajouter.

Vous recevez une alerte lorsque vous invitez au projet une personne qui ne fait pas encore partie de votre espace de travail.

Apprenez-en davantage sur l’invitation de collègues en regardant le programme Apprendre à utiliser Asana

Annuler des invitations

annuler une invitation à rejoindre un espace de travail

Pour annuler une invitation, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur votre photo de profil et sélectionnez Paramètres de [nom de l’espace de travail] dans le menu déroulant.
  2. Accédez à l’onglet Membres.
  3. Passez le curseur de votre souris sur le nom de la personne et cliquez sur Annuler l’invitation.

Sachez que la personne recevra tout de même l’e-mail d’invitation, mais que le lien contenu dans celui-ci ne la redirigera pas vers votre espace de travail ou votre projet. En revanche, elle verra le message d’erreur « Vous ne semblez pas avoir accès à ceci ».

Transformer des membres et membres avec un accès limité

Vous pouvez transformer n’importe quel membre en membre avec un accès limité afin de limiter son accès ou bien transformer un membre avec un accès limité en membre pour lui permettre d’accéder à tous les projets publicsprojets publics Les projets publics sont visibles par tous les membres de l’équipe et du projet. Lire la suite de votre espace de travail.

transformer un membre en invité

Pour transformer un membre en membre avec un accès limité, ou inversement, procédez comme suit :

Cliquez sur votre photo de profil et sélectionnezParamètres de [nom de l’espace de travail] dans le menu déroulant. Accédez à l’onglet Membres, passez le curseur de votre souris sur le nom de la personne et cliquez sur Membre (ou Membre avec un accès limité) pour basculer entre les deux options.

Cette option est uniquement disponible au niveau des équipes et espaces de travail. Référez-vous à l’adresse e-mail des membres pour distinguer leur statut de membre ou d’invité au sein de l’organisationorganisation Les organisations mettent en relation tous les membres d’une entreprise sur Asana à partir d’un domaine de messagerie commun. Lire la suite .

Retirer des membres et membres avec un accès limité

Retirez des membres et membres avec un accès limité de votre espace de travail si vous ne voulez plus qu’ils accèdent aux projets et aux tâches de l’espace de travail.

retirer des personnes d'un espace de travail

Pour retirer des personnes de votre espace de travail, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur votre photo de profil et sélectionnez Paramètres de [nom de l’espace de travail] dans le menu déroulant.
  2. Accédez à l’onglet Membres.
  3. Passez le curseur de votre souris sur le nom de la personne et cliquez sur Retirer.
  4. Cliquez sur Retirer l’accès.

Lorsqu’une personne est retirée de votre espace de travail, les tâchestâches Les tâches sont l’unité de travail de base sur Asana. Les tâches peuvent représenter n’importe quel type de travail, permettre de diviser le travail en plus petites activités ou contenir des informations. Lire la suite , projets, discussionsdiscussions Les discussions sont la façon dont les utilisateurs communiquent sur Asana. Lancez une discussion sur un projet ou une page d’équipe. Lire la suite , pièces jointes et commentairescommentaires Commentez une tâche ou une discussion pour proposer de l’aide, répondre à des questions et faire avancer le travail. Lire la suite créés par cette personne restent intacts, mais les tâches qui lui étaient attribuées n’ont plus d’attribution.

Pour s’assurer qu’aucune tâche n’est laissée de côté, il est préférable d’accéder à la section Mes tâches d’une personne et de réattribuerréattribuer La personne responsable de la tâche ou de la sous-tâche. Asana autorise un responsable par tâche ou sous-tâche. Lire la suite ses tâches avant de la retirer.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Cette section du guide d’Asana couvre les fonctions vous permettant d’inviter, de gérer et de retirer des membres des espaces de travail.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de