Membres et membres avec un accès limité des espaces de travail

Il existe deux types de personnes dans un espace de travail : les membres et les membres avec un accès limité. Les membres disposent d’un accès complet à votre espace de travail, tandis que les membres avec un accès limité ne peuvent voir que les projets, les tâchestâches Les tâches sont l’unité de travail de base sur Asana. Les tâches peuvent représenter n’importe quel type de travail, permettre de diviser le travail en plus petites activités ou contenir des informations. Lire la suite et les discussionsdiscussions Les discussions sont la façon dont les utilisateurs communiquent sur Asana. Lancez une discussion sur un projet ou une page d’équipe. Lire la suite qui ont été explicitement partagés avec eux.

Voir les membres et les membres avec un accès limité des espaces de travail

En tant que membre d’un espace de travail, vous pouvez accéder à la liste des membres de celui-ci afin d’effectuer les choses suivantes :

  • Inviter d’autres membres et membres avec un accès limité
  • Annuler des invitations
  • Transformer des membres en membres avec un accès limité, ou inversement
  • Retirer des membres et des membres avec un accès limité

accéder à la liste des membres des espaces de travail

Pour accéder à la liste des membres et des invités des espaces de travail, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur votre photo de profil et sélectionnez Paramètres de [nom de l’espace de travail] dans le menu déroulant
  2. Accédez à l’onglet Membres.

Vous verrez également le nombre de membres et de membres avec un accès limité dans votre espace de travail affiché en haut du menu. Mettez à niveau votre espace de travail pour pouvoir ajouter plus de personnes une fois que vous aurez atteint votre limite.

Inviter des personnes

Depuis les paramètres de votre espace de travail

Vous pouvez inviter des personnes à rejoindre votre espace de travail depuis l’onglet Membres des paramètres de votre espace de travail.

inviter des personnes depuis les paramètres d’un espace de travail

Pour inviter des personnes depuis les paramètres de votre espace de travail, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur votre photo de profil et sélectionnez Paramètres de [nom de l’espace de travail] dans le menu déroulant.
  2. Accédez à l’onglet Membres.
  3. Saisissez le nom et l’adresse e-mail de la personne dans les champs correspondants.
  4. Vous pouvez choisir de définir cette personne comme membre avec un accès limité en cliquant sur la case Limiter l’accès.
  5. Cliquez sur le bouton Envoyer l’invitation.

Depuis un projet

Vous pouvez également inviter des personnes à partir d’un projet.

inviter des personnes depuis un projet

Pour inviter des personnes depuis un projet, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez le projet auquel vous souhaitez convier des personnes dans la barre latérale ou la barre de recherche, puis cliquez sur le bouton + dans le titre du projet.
  2. Saisissez le nom et l’adresse e-mail de la personne dans les champs correspondants.
  3. Cliquez sur le bouton Ajouter.

Vous recevez une alerte lorsque vous invitez au projet une personne qui ne fait pas encore partie de votre espace de travail.

Apprenez-en davantage sur l’invitation de collègues en regardant le programme Apprendre à utiliser Asana

Annuler des invitations

annuler une invitation à rejoindre un espace de travail

Pour annuler une invitation, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur votre photo de profil et sélectionnez Paramètres de [nom de l’espace de travail] dans le menu déroulant.
  2. Accédez à l’onglet Membres.
  3. Passez le curseur de votre souris sur le nom de la personne et cliquez sur Annuler l’invitation.

Sachez que la personne recevra tout de même l’e-mail d’invitation, mais que le lien contenu dans celui-ci ne la redirigera pas vers votre espace de travail ou votre projet. En revanche, elle verra le message d’erreur « Vous ne semblez pas avoir accès à ceci ».

Transformer des membres et membres avec un accès limité

Vous pouvez transformer n’importe quel membre en membre avec un accès limité afin de limiter son accès ou bien transformer un membre avec un accès limité en membre pour lui permettre d’accéder à tous les projets publicsprojets publics Les projets publics sont visibles par tous les membres de l’équipe et du projet. Lire la suite de votre espace de travail.

transformer un membre en invité

Pour transformer un membre en membre avec un accès limité, ou inversement, procédez comme suit :

Cliquez sur votre photo de profil et sélectionnezParamètres de [nom de l’espace de travail] dans le menu déroulant. Accédez à l’onglet Membres, passez le curseur de votre souris sur le nom de la personne et cliquez sur Membre (ou Membre avec un accès limité) pour basculer entre les deux options.

Cette option est uniquement disponible au niveau des équipes et espaces de travail. Référez-vous à l’adresse e-mail des membres pour distinguer leur statut de membre ou d’invité au sein de l’organisationorganisation Les organisations mettent en relation tous les membres d’une entreprise sur Asana à partir d’un domaine de messagerie commun. Lire la suite .

Retirer des membres et membres avec un accès limité

Retirez des membres et membres avec un accès limité de votre espace de travail si vous ne voulez plus qu’ils accèdent aux projets et aux tâches de l’espace de travail.

retirer des personnes d'un espace de travail

Pour retirer des personnes de votre espace de travail, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur votre photo de profil et sélectionnez Paramètres de [nom de l’espace de travail] dans le menu déroulant.
  2. Accédez à l’onglet Membres.
  3. Passez le curseur de votre souris sur le nom de la personne et cliquez sur Retirer.
  4. Cliquez sur Retirer l’accès.

Lorsqu’une personne est retirée de votre espace de travail, les tâchestâches Les tâches sont l’unité de travail de base sur Asana. Les tâches peuvent représenter n’importe quel type de travail, permettre de diviser le travail en plus petites activités ou contenir des informations. Lire la suite , projets, discussionsdiscussions Les discussions sont la façon dont les utilisateurs communiquent sur Asana. Lancez une discussion sur un projet ou une page d’équipe. Lire la suite , pièces jointespièces jointes Un fichier joint à une tâche ou une discussion. Lire la suite et commentairescommentaires Commentez une tâche ou une discussion pour proposer de l’aide, répondre à des questions et faire avancer le travail. Lire la suite créés par cette personne restent intacts, mais les tâches qui lui étaient attribuées n’ont plus d’attribution.

Pour s’assurer qu’aucune tâche n’est laissée de côté, il est préférable d’accéder à la section Mes tâches d’une personne et de réattribuerréattribuer La personne responsable de la tâche ou de la sous-tâche. Asana autorise un responsable par tâche ou sous-tâche. Lire la suite ses tâches avant de la retirer.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.