Créer et gérer des espaces de travail

Créer un espace de travail

Créez un espace de travail pour collaborer avec d’autres utilisateurs d’Asana.

créer un espace de travail

Pour créer un espace de travail, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur votre photo de profil et sélectionnez Paramètres de mon profil dans la liste.
  2. Cliquez sur l’onglet Compte.
  3. Sélectionnez Créer un espace de travail.

Vous pouvez rejoindre ou créer plusieurs espaces de travail à partir d’un seul compte Asana. Créez des espaces de travail pour différents groupes de personnes avec qui vous souhaitez collaborer.

Transformer votre espace de travail existant en organisation

Si vous avez besoin de plusieurs équipes ou de travailler avec plusieurs départements, vous pouvez convertir l’un de vos espaces de travail existants en organisation. Découvrez la différence entre les espaces de travail et les organisations ici.

Vous devez tout d’abord ajouter votre adresse e-mail professionnelle à votre compte Asana avant de pouvoir transformer un espace de travail en organisation.

transformer un espace de travail

Pour transformer un espace de travail, procédez comme suit :

  • Cliquez sur votre photo de profil et sélectionnez Paramètres de [nom de l’espace de travail] dans la liste.
  • Cliquez sur l’onglet Convertir en organisation.
  • Sélectionnez le domaine de messagerie que vous souhaitez associer à votre organisation dans le champ déroulant Adresse e-mail professionnelle.
  • Si aucune autre organisation n’utilise ce domaine de messagerie, vous serez invité à cliquer sur le bouton Convertir en organisation.

convertir un espace de travail avec une autre adresse e-mail

Vous pouvez également ajouter une adresse e-mail professionnelle à votre compte Asana afin de transformer votre espace de travail en utilisant un autre domaine de messagerie.

Si vous ne parvenez pas à transformer l’un de vos espaces de travail existants en organisation et que vous ne voyez pas le message indiquant que votre domaine de messagerie est déjà utilisé, contactez l’équipe d’assistance d’Asana en prenant soin de renseigner les informations suivantes :

  • Le nom de votre organisation ou de l’espace de travail le plus important ou le plus actif au sein de votre entreprise
  • Votre domaine de messagerie

Copiez ce texte pour accélérer le processus :

Organisation/Espace de travail principal(e) :
Domaine de messagerie :

Une fois que nous aurons reçu ces informations, nous transformerons votre espace de travail le plus important en équipeéquipe Une équipe est un groupe de personnes qui collaborent sur un ensemble de projets au sein d'une organisation. Lire la suite au sein d’une nouvelle organisation.

Si vous disposez d’un domaine de messagerie universitaire (ex. : université.edu), vous aurez besoin d’un sous-domaine distinct (ex. : personnel.université.edu) pour pouvoir créer une organisation.

Paramètres de l’espace de travail

Accédez aux paramètres de l’espace de travail pour effectuer les choses suivantes :

  • Modifier le nom de l’espace de travail
  • Gérer les utilisateurs et les invitations
  • Gérer la facturation (s’applique aux utilisateurs qui sont passés à un espace de travail Premium)

Seuls les membres d’un espace de travail peuvent accéder aux paramètres de celui-ci. Les membres avec un accès limité ne disposent pas de ce privilège.

accéder aux paramètres de l'espace de travail

Accéder aux paramètres de l’espace de travail

  1. Cliquez sur votre photo de profil.
  2. Sélectionnez Paramètres de [nom de l’espace de travail].

Les paramètres de votre espace de travail se composent de trois onglets : Général, Membres et Avancé.

Général

onglet Général des paramètres de l'espace de travail

Dans l’onglet Général, vous pouvez effectuer ce qui suit :

Modifier le nom de votre espace de travail.

Membres

onglet Membres des paramètres de l'espace de travail

Dans l’onglet Membres, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  1. Afficher la liste des membres et des membres avec un accès limité de votre espace de travail
  2. Transformer n’importe quel membre en membre avec un accès limité, ou inversement
  3. Retirer n’importe quel membre ou membre avec un accès limité de votre espace de travail
  4. Inviter des personnes à rejoindre votre espace de travail

Avancé

onglet Avancé des paramètres de l'espace de travail

Dans l’onglet Avancé, vous pouvez effectuer ce qui suit :

Activer ou désactiver l’intégration d’Harvest pour votre espace de travail.

Supprimer un espace de travail

Comme les espaces de travail sont des espaces partagés, nous conservons les projets et les tâches au sein de ceux que vous décidez de quitter.

Si vous n’utilisez plus votre espace de travail, vous pouvez le supprimer en procédant comme suit :

Lorsque vous avez tout supprimé et que vous êtes le seul membre restant, vous pouvez quitter l’espace de travail.

Seuls les utilisateurs invités peuvent accéder à un espace de travail. L’espace de travail devient inaccessible si tous les membres sont retirés.

Il n’est pas possible d’archiver les espaces de travail.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Cette section du guide d’Asana explique comment créer et gérer des espaces de travail.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de