Fonctionnement des espaces de travail
- Passer à
- Qu’est-ce qu’un espace de travail ?
- Les collaborateurs dans votre espace de travail
- Créer un espace de travail
- Convertir un espace de travail en organisation
- Console d’administration de l’espace de travail
- Désactiver un espace de travail
- Quitter un espace de travail
- Gérer les membres et membres à accès limité des espaces de travail
- Convertir des membres et membres à accès limité
- Inviter des collaborateurs à rejoindre votre espace de travail
- Retirer des collaborateurs de votre espace de travail
Les comptes Asana sont gratuits et destinés à des utilisateurs individuels. Ils donnent accès à des espaces de travail et des organisations partagés dans lesquels les utilisateurs Asana peuvent collaborer.
Avec un seul compte Asana, vous pouvez créer ou rejoindre plusieurs espaces de travail et organisations afin de collaborer avec différents groupes d’utilisateurs Asana. Les espaces de travail et organisations dont vous faites partie sont des entités distinctes, chacune rassemblant un ensemble unique d’utilisateurs, de projets et de tâches.
Puisque chaque espace de travail et organisation est une entité distincte, vos collègues ne peuvent pas voir les autres espaces de travail ou organisations auxquelles vous appartenez, pas plus que vous ne pouvez voir les leurs. En savoir plus sur la confidentialité entre les espaces
Qu’est-ce qu’un espace de travail ?
Un espace de travail est un ensemble d’utilisateurs qui collaborent sur des projets et des tâches. Contrairement aux organisations, les espaces de travail peuvent être utilisés par n’importe quel groupe d’utilisateurs et ne requièrent pas l’utilisation d’un même domaine de messagerie d’entreprise.
Les utilisateurs qui créent un compte Asana avec une adresse e-mail personnelle (ex. : @gmail.com ou @yahoo.com) intègrent dans un premier temps un espace de travail.
Si vous disposez d’un domaine de messagerie d’entreprise, utilisez plutôt une organisation.
Les collaborateurs dans votre espace de travail
Il existe deux types d’utilisateurs dans un espace de travail : les membres et les membres à accès limité. Les membres disposent d’un accès complet à votre espace de travail, tandis que les membres à accès limité ne peuvent voir que les projets, les tâches et les messages qui ont été explicitement partagés avec eux.
Les membres d’un espace de travail
Les membres de votre espace de travail disposent d’un accès complet aux projets, aux tâches et aux discussions au sein de celui-ci.
Tous les membres d’un espace de travail peuvent :
- Renommer l’espace de travail
- Passer à un espace de travail payant
- Devenir le responsable de la facturation d’un espace de travail payant
- Inviter ou retirer des collaborateurs de l’espace de travail
- Convertir des collaborateurs en membres ou en membres à accès limité
Membres à accès limité
Les membres à accès limité sont des utilisateurs disposant d’un accès restreint à votre espace de travail. Ils ne voient que les projets que vous partagez avec eux. Vous pouvez inviter des fournisseurs, des clients ou d’autres entités tierces à rejoindre votre espace de travail en tant que membres à accès limité. Ainsi, vous leur donnez accès aux projets et aux tâches pertinents sans dévoiler l’intégralité de votre espace de travail.
Les membres à accès limité ne peuvent pas :
- Renommer l’espace de travail
- Passer à un espace de travail payant
- Devenir le responsable de la facturation d’un espace de travail payant
- Inviter des collaborateurs en tant que membres à part entière de l’espace de travail
- Retirer des collaborateurs
- Convertir des collaborateurs en membres ou en membres à accès limité
Les membres à accès limité peuvent :
- Créer des projets et des tâches
- Modifier les projets et les tâches qui ont été partagés avec eux
- Inviter d’autres membres à accès limité
- Rédiger des messages
Le statut d’invité n’est pas disponible dans les espaces de travail.
Identification des membres et membres à accès limité
Dans l’onglet Membres de la barre latérale gauche, vous pouvez :
- Afficher un aperçu du statut d’adhésion.
- Sélectionner les membres à accès limité.
- Retirer des membres à l’aide du bouton correspondant.
- Inviter des membres.
Les membres de l’espace de travail peuvent également transformer n’importe quel membre en membre à accès limité et inversement à partir de cette fenêtre.
Créer un espace de travail
Créez un espace de travail pour collaborer avec d’autres utilisateurs sur Asana.
Pour créer un espace de travail :
- Cliquez sur votre photo de profil et dans le menu déroulant, sélectionnez Mes paramètres….
- Cliquez sur l’onglet Compte.
- Sélectionnez Créer un nouvel espace de travail.
Vous pouvez rejoindre ou créer plusieurs espaces de travail à partir d’un seul compte Asana. Créez des espaces de travail distincts pour les différents groupes d’utilisateurs avec qui vous souhaitez collaborer.
Convertir votre espace de travail existant en organisation
Si vous avez besoin de créer plusieurs équipes ou de travailler avec plusieurs services, vous pouvez convertir l’un de vos espaces de travail existants en organisation. Cliquez ici pour découvrir la différence entre les espaces de travail et les organisations.
Avant de pouvoir convertir un espace de travail en organisation, vous devez tout d’abord ajouter votre adresse e-mail professionnelle à votre compte Asana.
Pour accéder à la console d’administration de votre espace de travail :
- Cliquez sur votre photo de profil.
- Cliquez sur Console d’administration.
Dans la console d’administration :
- Rendez-vous dans l’onglet Paramètres.
- Cliquez sur Convertir en organisation.
Sous l’onglet Convertir en organisation :
- Sélectionnez votre adresse e-mail professionnelle.
- Confirmez les conditions d’utilisation.
Si aucune autre organisation n’utilise ce domaine de messagerie, vous serez invité à cliquer sur le bouton Convertir.
Vous rencontrez des difficultés à convertir votre espace de travail ?
Si vous ne parvenez pas à transformer l’un de vos espaces de travail existants en organisation et que vous ne voyez pas le message indiquant que votre domaine de messagerie est déjà utilisé, veuillez contacter le service client d’Asana en prenant soin de renseigner les informations suivantes :
- Le nom de votre organisation ou de l’espace de travail le plus important ou le plus actif au sein de votre entreprise
- Votre domaine de messagerie
Nous vous aiderons alors à transformer votre espace de travail le plus important en nouvelle organisation.
Pour accélérer le processus, veuillez copier ce texte :
Organisation/Espace de travail principal(e) :
Domaine de messagerie :
Si vous disposez d’un domaine de messagerie universitaire (ex. :
université.edu), il vous faudra un sous-domaine distinct (ex. :personnel.université.edu) pour créer une organisation.
Console d’administration de l’espace de travail
La console d’administration vous permet de procéder aux actions suivantes :
- Modifier le nom de l’espace de travail
- Gérer les collaborateurs et les invitations
- Gérer votre facturation si vous êtes passé à un espace de travail payant
Seuls les membres d’un espace de travail peuvent accéder à la console d’administration de celui-ci. Les membres à accès limité n’en ont pas l’autorisation.
Dans la console d’administration, vous avez accès aux onglets suivants : Membres, Facturation, Paramètres, Applications et Ressources.
Membres
Depuis l’onglet Membres, vous pouvez :
- Afficher la liste de tous les membres et membres à accès limité de votre espace de travail.
- Transformer un membre en membre à accès limité et inversement.
- Retirer un membre ou membre à accès limité de votre espace de travail.
- Inviter de nouveaux collaborateurs à rejoindre votre espace de travail.
Paramètres
Depuis l’onglet Paramètres, vous pouvez :
- Modifier le nom de votre espace de travail.
- Convertir votre espace de travail en organisation.
Désactiver un espace de travail
Comme les espaces de travail sont des espaces partagés, nous conservons les projets et les tâches au sein de ceux que vous décidez de quitter.
Si vous n’utilisez plus votre espace de travail, vous pouvez le désactiver des façons suivantes :
- Supprimer toutes les tâches
- Supprimer tous les projets
- Supprimer tous les autres membres
Lorsque vous aurez tout supprimé et serez le seul membre restant, vous pourrez quitter l’espace de travail.
Seuls les utilisateurs qui y sont invités peuvent accéder à un espace de travail. L’espace de travail devient inaccessible si tous les membres sont retirés.
Il n’est pas possible d’archiver les espaces de travail.
Rejoindre un espace de travail existant
Vous devez demander à un membre de l’espace de travail de vous envoyer une invitation pour rejoindre ce dernier.
Quitter un espace de travail
Vous pouvez quitter un espace de travail lorsque vous ne collaborez plus activement avec les membres de ce dernier.
Une fois que vous quittez un espace de travail, vous n’avez plus accès à ses projets ni à ses tâches, et celui-ci ne s’affiche plus lorsque vous cliquez sur votre image de profil. Notez toutefois que cela ne supprime pas l’espace de travail en question.
Pour quitter un espace de travail :
- Cliquez sur votre photo de profil.
- Cliquez sur Plus.
- Choisissez Me retirer de cet espace de travail.
Gérer les membres et membres à accès limité des espaces de travail
En tant que membre d’un espace de travail, vous pouvez utiliser la console d’administration pour :
- Inviter d’autres membres et membres à accès limité
- Annuler des invitations
- Convertir des membres en membres à accès limité, et inversement
- Retirer des membres et des membres à accès limité
Pour accéder aux membres dans la console d’administration :
- Cliquez sur votre photo de profil et sélectionnez Console d’administration dans le menu déroulant.
- Ouvrez l’onglet Membres.
Vous verrez également le nombre de membres et de membres à accès limité de votre espace de travail en haut du menu. Mettez à niveau votre espace de travail pour ajouter plus d’utilisateurs une fois la limite atteinte.
Convertir des membres et membres à accès limité
Vous pouvez convertir n’importe quel membre en membre à accès limité afin de limiter son accès, ou convertir un membre à accès limité en membre pour lui permettre d’accéder à tous les projets publics de votre espace de travail.
Pour convertir un membre en membre à accès limité, et inversement :
- Dans la console d’administration de l’espace de travail, accédez à l’onglet Membres.
- Cliquez sur les trois points à droite du nom de la personne concernée, puis sur Membre (ou Membre à accès limité) pour basculer entre les deux options.
Inviter des collaborateurs
Inviter des collaborateurs depuis l’onglet Membres
Vous pouvez inviter des collaborateurs à rejoindre votre espace de travail depuis l’onglet Membres de la console d’administration.
Pour envoyer des invitations depuis la console d’administration :
- Ouvrez l’onglet Membres.
- Cliquez sur le bouton Inviter des membres.
- Saisissez l’adresse e-mail de la personne à inviter.
- Vous pouvez choisir un projet dans le menu déroulant.
- Cliquez sur Envoyer.
Vous pouvez donner le statut de membre à accès limité à un utilisateur d’un espace de travail en cliquant sur les trois points à côté du nom de cet utilisateur dans l’onglet Membre de la console d’administration.
Inviter des collaborateurs depuis un projet.
Vous pouvez également inviter des collaborateurs depuis un projet.
Pour inviter des collaborateurs depuis un projet :
- Sélectionnez le projet auquel vous souhaitez convier les collaborateurs concernés dans la barre latérale ou la barre de recherche.
- Cliquez sur l’icône de membre pour ouvrir la fenêtre Partager le projet.
- Invitez des collègues en les ajoutant en tant que membres du projet à l’aide de leur adresse e-mail ou de leur nom.
Vous recevez une alerte lorsque vous invitez dans le projet un utilisateur qui ne fait pas encore partie de votre espace de travail.
Annuler des invitations
Pour annuler une invitation depuis la console d’administration :
- Ouvrez l’onglet Membres de la console d’administration.
- Trouvez le membre dont vous souhaitez supprimer l’invitation.
- Cliquez sur les trois points.
- Cliquez sur l’option Annuler l’invitation.
Sachez que la personne recevra tout de même l’e-mail d’invitation, mais que le lien contenu dans celui-ci ne la redirigera pas vers votre espace de travail ou votre projet. En revanche, elle verra le message d’erreur suivant : Désolé, vous n’avez pas accès à cet élément.
Retirer des membres et membres à accès limité
Retirez des membres et membres à accès limité de votre espace de travail si vous ne souhaitez plus qu’ils accèdent aux projets et aux tâches de cet espace de travail.
Pour retirer un membre de l’espace de travail :
- Sous l’onglet Membres, cliquez sur les trois points à côté du nom du membre à retirer.
- Cliquez sur Retirer.
Lorsqu’une personne est retirée de votre espace de travail, les tâches, projets, messages, pièces jointes et commentaires créés par cette personne restent inchangés, mais les tâches qui lui étaient attribuées n’ont plus de responsable.
Pour s’assurer qu’aucune tâche n’est laissée de côté, il est préférable d’accéder à la section Mes tâches de l’utilisateur concerné et de réattribuer ses tâches avant de le retirer.
