Comprendre les espaces de travail

Les comptescomptes Lorsque quelqu'un s’inscrit sur Asana, il crée d’abord un compte. Seul un utilisateur individuel pour accéder à son compte. Lire la suite Asana sont gratuits et personnels ; ils permettent d’accéder à des espaces de travail et à des organisationsorganisations Les organisations mettent en relation tous les membres d’une entreprise sur Asana à partir d’un domaine de messagerie commun. Lire la suite partagés pour collaborer avec d’autres utilisateurs d’Asana.

Avec un seul compte Asana, vous pouvez créer ou rejoindre plusieurs espaces de travail et organisations afin de collaborer avec différents groupes d’utilisateurs d’Asana. Ces espaces de travail et ces organisations auxquels vous appartenez sont des entités distinctes, rassemblant un ensemble unique de personnes, de projets et de tâches.

Puisque chaque espace de travail et organisation est une entité distincte, vos collègues ne peuvent pas voir les autres espaces de travail ou organisations auxquelles vous appartenez, pas plus que vous ne pouvez voir les leurs. En savoir plus sur la confidentialité entre les espaces.

schéma du compte

En savoir plus sur les paramètres des autorisations de vos projets et tâches dans vos espaces de travail et organisations.

Qu’est-ce qu’un espace de travail ?

Un espace de travail est un ensemble de personnes qui collaborent sur des projets et des tâches. Les espaces de travail peuvent être utilisés par n’importe quel groupe de personnes et ne requièrent pas l’utilisation d’un même domaine de messagerie d’entreprise.

Les personnes qui s’inscrivent par le biais d’une adresse e-mail personnelle (ex. : @gmail.com ou @yahoo.com) intègrent dans un premier temps un espace de travail.

schéma d'un espace de travail

Si vous disposez d’un domaine de messagerie d’entreprise, pensez plutôt à utiliser une organisation.

Les personnes dans votre espace de travail

Il existe deux types de personnes dans un espace de travail : les membres et les membres avec un accès limité. Les membres disposent d’un accès complet à votre espace de travail, tandis que les membres avec un accès limité ne peuvent voir que les projets, les tâches et les discussions qui ont été explicitement partagés avec eux.

Les membres d’un espace de travail

Les membres de votre espace de travail disposent d’un accès complet aux projets, aux tâches et aux discussions au sein de celui-ci.

Tous les membres d’un espace de travail peuvent effectuer les actions suivantes :

  • Renommer les espaces de travail
  • Effectuer une mise à niveau vers la formule Premium ou revenir à une version inférieure
  • Occuper le rôle de responsable de la facturation
  • Inviter ou retirer des personnes
  • Transformer des personnes en membres ou en membres avec un accès limité

Membres avec un accès limité

Les membres avec un accès limité sont des personnes disposant d’un accès restreint à votre espace de travail. Les membres avec un accès limité ne verront que les projets que vous partagez avec eux. Vous pouvez inviter des fournisseurs, des clients ou d’autres entités tierces à rejoindre votre espace de travail en tant que membres avec un accès limité. Ainsi, vous leur donnez accès aux projets et aux tâches pertinents sans courir le risque d’exposer l’intégralité de votre espace de travail.

Les membres avec un accès limité ne peuvent pas :

  • Renommer les espaces de travail
  • Effectuer une mise à niveau vers la formule Premium ou revenir à une version inférieure
  • Occuper le rôle de responsable de la facturation
  • Inviter des personnes en tant que membres à part entière
  • Retirer des personnes
  • Transformer des personnes en membres ou en membres avec un accès limité

Les membres avec un accès limité peuvent :

  • Créer des projets et des tâches
  • Modifier les projets et les tâches qui ont été partagés avec eux
  • Inviter d’autres membres avec un accès limité
  • Créer des discussions

Identification des membres et membres avec un accès limité

Passez le curseur de votre souris sur le nom d’une personne pour voir son statut dans l’espace de travail.

Les membres de l’espace de travail peuvent également transformer n’importe quel membre en membre avec un accès limité et inversement à partir de cette fenêtre.

Rejoindre un espace de travail existant

Pour rejoindre un espace de travail, demandez à un membre de vous inviter.  

Quitter un espace de travail

Quittez un espace de travail lorsque vous ne collaborez plus activement avec les membres de ce dernier.

Une fois que vous quittez un espace de travail, vous n’avez plus accès à ses projets ni à ses tâches, et celui-ci ne s’affiche plus dans votre compte. Notez toutefois que cela ne supprime pas l’espace de travail en question.

quitter un espace de travail

Quitter un espace de travail

  1. Cliquez sur votre photo de profil.
  2. Cliquez sur Plus.
  3. Choisissez Me retirer de cet espace de travail.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

En savoir plus sur les espaces de travail sur Asana

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de