Comprendre les espaces de travail

Les comptescomptes Lorsque quelqu’un s’inscrit sur Asana, il crée d’abord un compte. Seul un utilisateur individuel pour accéder à son compte. Lire la suite Asana sont gratuits et personnels ; ils permettent d’accéder à des espaces de travail et à des organisationsorganisations Les organisations mettent en relation tous les membres d’une entreprise sur Asana à partir d’un domaine de messagerie commun. Lire la suite partagés pour collaborer avec d’autres utilisateurs d’Asana.

Avec un seul compte Asana, vous pouvez créer ou rejoindre plusieurs espaces de travail et organisations afin de collaborer avec différents groupes d’utilisateurs d’Asana. Ces espaces de travail et ces organisations auxquels vous appartenez sont des entités distinctes, rassemblant un ensemble unique de personnes, de projets et de tâches.

Puisque chaque espace de travail et organisation est une entité distincte, vos collègues ne peuvent pas voir les autres espaces de travail ou organisations auxquelles vous appartenez, pas plus que vous ne pouvez voir les leurs. En savoir plus sur la confidentialité entre les espaces.

schéma du compte

En savoir plus sur les réglages des autorisations de vos projets et tâches dans chacun de vos espaces de travail et de vos organisations

Qu’est-ce qu’un espace de travail ?

Un espace de travail est un ensemble de personnes qui collaborent sur des projets et des tâches. Les espaces de travail peuvent être utilisés par n’importe quel groupe de personnes et ne requièrent pas l’utilisation d’un même domaine de messagerie d’entreprise.

Les personnes qui s’inscrivent par le biais d’une adresse e-mail personnelle (ex. : @gmail.com ou @yahoo.com) intègrent dans un premier temps un espace de travail.

schéma d’un espace de travail

Si vous disposez d’un domaine de messagerie d’entreprise, pensez plutôt à utiliser une organisation.

Les personnes dans votre espace de travail

Il existe deux types de personnes dans un espace de travail : les membres et les membres avec un accès limité. Les membres disposent d’un accès complet à votre espace de travail, tandis que les membres avec un accès limité ne peuvent voir que les projets, les tâches et les discussions qui ont été explicitement partagés avec eux.

Les membres d’un espace de travail

Les membres de votre espace de travail disposent d’un accès complet aux projets, aux tâches et aux discussions au sein de celui-ci.

Tous les membres d’un espace de travail peuvent effectuer les actions suivantes :

  • Renommer les espaces de travail
  • Effectuer une mise à niveau vers la formule Premium ou revenir à une version inférieure
  • Occuper le rôle de responsable de la facturation
  • Inviter ou retirer des personnes
  • Transformer des personnes en membres ou en membres avec un accès limité

Membres avec un accès limité

Les membres avec un accès limité sont des personnes disposant d’un accès restreint à votre espace de travail. Les membres avec un accès limité ne verront que les projets que vous partagez avec eux. Vous pouvez inviter des fournisseurs, des clients ou d’autres entités tierces à rejoindre votre espace de travail en tant que membres avec un accès limité. Ainsi, vous leur donnez accès aux projets et aux tâches pertinents sans courir le risque d’exposer l’intégralité de votre espace de travail.

Les membres avec un accès limité ne peuvent pas :

  • Renommer les espaces de travail
  • Effectuer une mise à niveau vers la formule Premium ou revenir à une version inférieure
  • Occuper le rôle de responsable de la facturation
  • Inviter des personnes en tant que membres à part entière
  • Retirer des personnes
  • Transformer des personnes en membres ou en membres avec un accès limité

Les membres avec un accès limité peuvent :

  • Créer des projets et des tâches
  • Modifier les projets et les tâches qui ont été partagés avec eux
  • Inviter d’autres membres avec un accès limité
  • Créer des discussions

Identification des membres et membres avec un accès limité

Passez le curseur de votre souris sur le nom d’une personne pour voir son statut dans l’espace de travail.

Les membres de l’espace de travail peuvent également transformer n’importe quel membre en membre avec un accès limité et inversement à partir de cette fenêtre.

Rejoindre un espace de travail existant

Pour rejoindre un espace de travail, demandez à un membre de vous inviter.  

Quitter un espace de travail

Quittez un espace de travail lorsque vous ne collaborez plus activement avec les membres de ce dernier.

Une fois que vous quittez un espace de travail, vous n’avez plus accès à ses projets ni à ses tâches, et celui-ci ne s’affiche plus dans votre compte. Notez toutefois que cela ne supprime pas l’espace de travail en question.

quitter un espace de travail

Quitter un espace de travail

  1. Cliquez sur votre photo de profil.
  2. Cliquez sur Plus.
  3. Choisissez Me retirer de cet espace de travail.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.