Fonctionnement des tâches

Les tâches en quelques mots

Les tâches représentent des étapes concrètes ou activités à entreprendre pour clarifier le travail à faire, les responsabilités de chacun et les échéances. Mais elles peuvent aussi représenter des idées ou des éléments de référence. Vous avez l’habitude d’envoyer un e-mail chaque fois que vous avez besoin de faire appel à un collègue ? Essayez plutôt de créer des tâches !

Par exemple, vous pourriez avoir pour tâche de monter une vidéo pour une prochaine campagne, tandis que votre collègue serait responsable de l’organiser. Vous pouvez suivre ces tâches depuis un projet de gestion de campagne.

Chaque tâche contient l’ensemble des fichiers, commentaires et instructions qui s’y rapportent ; les informations sont donc toutes conservées au bon (et au même !) endroit. Pour que les tâches soient plus faciles à retrouver et à visualiser par tous les membres de l’équipe, elles sont généralement intégrées à un projet.

Comment créer des tâches ?

Pour créer une tâche, il existe trois méthodes principales :

1. Dans la barre supérieure, cliquez sur le bouton orange d’ajout rapide.
2. Dans un projet, utilisez le bouton Ajouter une tâche.
3. Dans une liste de tâches, cliquez sur l’une d’entre elles, appuyez sur la touche Entrée et commencez à écrire.

Vous pouvez également créer des tâches à partir d’e-mails ou de messages Slack. Asana s’intègre aux meilleurs outils pour vous faire gagner du temps et faciliter la gestion de vos tâches.

Responsable d’une tâche

Une tâche ne peut être associée qu’à un seul et unique responsable, mais elle peut avoir plusieurs collaborateurs.

Le responsable et les collaborateurs d’une tâche peuvent la consulter et la modifier selon les paramètres d’autorisation sélectionnés.

Le champ du responsable désigne la personne qui se chargera de réaliser la tâche.

Toutes les tâches attribuées à un utilisateur s’s’affichent dans sa section Mes tâches.

Les collaborateurs d’une tâche reçoivent des notifications lorsque celle-ci est mise à jour.

Le créateur et le responsable de la tâche sont automatiquement ajoutés en tant que collaborateurs de cette dernière.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer une tâche à vous-même.

Attribuer des copies

Si vous souhaitez créer une même tâche pour plusieurs utilisateurs, vous pouvez facilement attribuer plusieurs tâches à chaque personne ou à toute une équipe au sein de votre organisation.

L’attribution de copies n’attribue pas la tâche d’origine à plusieurs personnes ; plusieurs copies de la tâche sont créées et attribuées à chaque personne.

Collaborateurs d’une tâche

Devenez collaborateur d’une tâche pour être informé des modifications suivantes :

• Une pièce jointe est ajoutée à la tâche
• Un nouveau commentaire est publié sur la tâche
• Quelqu’un aime la tâche
• La tâche est marquée comme terminée

Les collaborateurs recevront des notifications dans leur boîte de réception Asana, et éventuellement par e-mail en fonction de leurs paramètres.

Si vous recevez des notifications pour une tâche qui ne vous concerne plus, vous pouvez vous retirer de ses collaborateurs.

Retirer un collaborateur :

Si vous @mentionnez un autre utilisateur dans la description ou les commentaires d’une tâche, il sera automatiquement ajouté aux collaborateurs de cette même tâche.

Conseils et bonnes pratiques

Ces conseils vous apprennent à créer des tâches performantes et à répondre aux tâches qui vous sont attribuées.

Création d’une tâche performante

1. Donnez des noms clairs et concrets à vos tâches. Par exemple, il est préférable d’écrire « Terminer la première ébauche de l’article de blog » plutôt qu’« Article de blog ».
2. Attribuez la tâche à un collègue ou à vous-même. Les tâches n’ont qu’un seul responsable afin d’éviter toute confusion concernant la personne en charge.

• Si plusieurs personnes doivent participer à une tâche, vous pouvez diviser celle-ci en sous-tâches.

3. Ajoutez des dates de début et des échéances aux tâches pour indiquer leur durée et leur échéance finale. Vos collègues pourront ainsi mieux gérer leur temps et respecter les délais.
4. Utilisez la description de la tâche pour apporter des informations complémentaires, de contexte ou donner des instructions. De cette manière, le responsable dispose de toutes les données dont il a besoin pour bien démarrer son travail et accomplir sa tâche sereinement. Vous pouvez aussi mentionner un collègue ou un projet en description, utiliser du texte enrichi pour mettre en forme le texte de cette dernière, et intégrer des images et des médias depuis des plateformes comme YouTube et Figma. Ces éléments s’afficheront sous la forme d’un aperçu interactif dans la description de la tâche.
5. Joignez tous les fichiers nécessaires. Asana s’intègre à Google Drive, Dropbox, OneDrive et Box, ce qui vous permet de joindre facilement des fichiers depuis les outils que vous utilisez déjà.
6. Certaines tâches peuvent dépendre d’autres travaux à terminer en premier. Définissez des dépendances entre les tâches pour que le travail se déroule dans l’ordre et commence au bon moment.
7. Enfin, vous pouvez ajouter des collaborateurs à la tâche (un peu comme lorsque vous mettez des personnes en copie d’un e-mail). Ils recevront alors des notifications au sujet des activités liées à cette tâche. Vous pouvez ajouter ou retirer des collaborateurs à tout moment.
8. Quand vous avez terminé une tâche, cliquez sur la coche à côté du nom de cette dernière. Ajoutez un commentaire à destination de vos collègues pour préciser le travail réalisé.

Vous pouvez également créer des jalons qui représenteront les principaux objectifs de votre projet (par exemple un montant de recettes à atteindre) ou des étapes importantes permettant de passer à la phase suivante (par exemple la confirmation du lieu d’un événement).

Créer un projet, une tâche ou une sous-tâche ?

De nombreux utilisateurs se posent cette question et, à vrai dire, tout dépend de ce que vous cherchez à accomplir et de la manière dont vous souhaitez visualiser les informations. Consultez notre tableau récapitulatif ci-dessous et suivez ces quelques conseils pour déterminer sans hésiter l’élément dont vous avez besoin :

	Créer un projet…	Créer une tâche…	Créer une sous-tâche…	Exemples
Niveau d’effort	S’il s’agit d’une initiative importante au cours de laquelle plusieurs intervenants poursuivent un objectif commun au fil du temps ou si vous recherchez un espace où centraliser et suivre vos activités.	Si vous souhaitez attribuer à un utilisateur une activité particulière que celui-ci peut effectuer en quelques minutes ou jours de travail.	Si de nombreux utilisateurs participent à une tâche : répartissez ainsi le travail plus facilement et assurez votre réussite.	Projet : calendrier éditorial Tâche : publier un article de blog Sous-tâche : regrouper des témoignages clients pour un article de blog
Vues	Si vous souhaitez utiliser plusieurs vues (Liste, Tableau, Chronologie, Calendrier) pour visualiser le projet et ses tâches, puis créer des rapports grâce aux portefeuilles et au tableau de bord.	Si vous souhaitez afficher votre travail en vue Tableau de bord ou Gestion des ressources (les sous-tâches ne s’affichent pas automatiquement dans cette dernière vue).	Si vous n’avez pas besoin de visualiser les sous-tâches en vue Chronologie, Tableau de bord ou Gestion des ressources (toutefois, si nécessaire, il est possible de convertir la tâche parente en projet).	Projet : lancement de produit Tâche : réaliser une étude de marché Sous-tâche : rédiger une synthèse de l’étude marketing
Complexité	Si vos activités incluent une multitude d’étapes, de stades, d’intervenants ou de niveaux.	Si vous souhaitez communiquer avec un groupe défini d’intervenants à propos d’une tâche spécifique (et non du projet dans son ensemble).	Si vous envisagez de décomposer une tâche en plusieurs petites étapes (toutefois, si plus de cinq sous-tâches sont attribuées à différents intervenants, demandez-vous s’il ne faudrait pas plutôt créer un projet).	Projet : campagne du Nouvel An Tâche : finaliser le message de la campagne Sous-tâche : réviser le message de la campagne

Répondre aux tâches et collaborer

Les tâches peuvent être créées et attribuées par tout type d’utilisateur au sein de votre espace Asana. Et pour une collaboration encore plus optimale, nous vous conseillons de suivre ces conseils :

• Si quelqu’un vous attribue une tâche, accusez-en bonne réception avec une mention J’aime pour montrer que vous avez vu la tâche et que vous pouvez vous en charger.
• Si vous n’êtes pas la bonne personne pour accomplir cette tâche, vous pouvez la réattribuer ou lancer une discussion dans les commentaires.
• Au fil de votre travail, ajoutez des commentaires pour que les collaborateurs de la tâche puissent suivre la progression et répondre à vos questions.
• Si un commentaire contient des informations clés ou une conclusion importante, vous pouvez l’épingler en haut de page. Il sera ainsi plus facile à retrouver.
• Pour attirer l’attention de quelqu’un sur une tâche ou un commentaire, utilisez une @mention. Automatiquement ajouté en tant que collaborateur, l’utilisateur @mentionné reçoit une notification dans sa boîte de réception et peut accéder rapidement à la tâche en question.
• Vous pouvez aussi @mentionner des projets, des tâches et des discussions pour relier tout votre travail et retrouver plus facilement des informations.

Plus de ressources pour maîtriser les tâches

Vous apprenez mieux en regardant ? Vous recherchez une formation plus approfondie ? Ces ressources peuvent vous être utiles :

Ressources	Liens
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