Dépendances de tâches

Les dépendances de tâche vous permettent de marquer une tâche comme étant en attente d’une autre tâche.

Les équipes ayant des flux de travail collaboratifs peuvent facilement voir quelles tâches sont en attente et savoir quand démarrer leur partie du travail.

Lorsque la première tâche est achevéeterminée Permet d’indiquer qu’une tâche est terminée à l’aide d’une coche. Lire la suite , le responsableresponsable La personne responsable de la tâche ou de la sous-tâche. Asana autorise un responsable par tâche ou sous-tâche. Lire la suite de la tâche suivante est informé qu’il peut commencer sa tâche.

Marquer une tâche comme dépendant d’une autre

Pour marquer une tâche comme dépendant d’une autre :

  1. Dans le volet de droitevolet de droite Le volet de droite contient les détails d’une tâche ou d’une discussion. Lire la suite , cliquez sur les trois points.
  2. Dans le menu déroulant qui s’affiche, cliquez sur Marquer comme dépendant de….

Ensuite :

  1. Commencez à saisir le nom de la tâche que vous voulez désigner comme tâche précédente.
  2. Sélectionnez la tâche dans la saisie semi-automatique qui s’affiche.

La tâche dépendante contiendra une bannière dans son volet de droitevolet de droite Le volet de droite contient les détails d’une tâche ou d’une discussion. Lire la suite indiquant qu’elle est en attente d’une autre tâche.

La bannière d’indication s’affichera seulement dans le volet de droite de la tâche dépendante.

Tracer les dépendances sur votre chronologie

Vous pouvez définir des dépendances directement sur votre chronologie en cliquant sur l’icône connecteur qui apparaît lorsque vous passez le curseur de votre souris sur une tâche, puis en la faisant glisser et en la déposant sur une autre tâche.

Gif Tracer des dépendances

Pour tracer une dépendance sur votre chronologie, procédez comme suit :

  • Cliquez sur l’icône connecteur lorsque vous passez le curseur de votre souris sur une tâche.
  • Faites glisser le connecteur jusqu’à la tâche que vous souhaitez marquer comme Dépendante.

Dépendances multiples

Une seule tâche peut être dépendante de plusieurs tâches et plusieurs tâches peuvent être dépendantes d’une seule tâche.

multiple dependencies

Si une seule tâche dépend de plusieurs tâches, chaque tâche précédente s’affichera dans le volet de droite de la tâche dépendante.

Pour supprimer une dépendance, passez le curseur de votre souris sur une bannière d’indication existante et cliquez sur le symbole X qui apparaît.

Notifications

Le responsableresponsable La personne responsable de la tâche ou de la sous-tâche. Asana autorise un responsable par tâche ou sous-tâche. Lire la suite de la tâche dépendante recevra des notifications concernant les actions suivantes :

  • La tâche précédente est marquée comme terminéeterminée Permet d’indiquer qu’une tâche est terminée à l’aide d’une coche. Lire la suite .
  • L’échéanceéchéance La date à laquelle une tâche ou une sous-tâche est due. Lire la suite de la tâche précédente a été modifiée ou supprimée.

Si une tâche dépend de plusieurs tâches, vous ne recevez qu’une seule notification lorsque toutes les tâches précédentes sont terminées.

Ajustement automatique des dates pour les tâches dépendantes

Les dates des tâches précédentes et dépendantes peuvent être automatiquement modifiées lorsque des changements entraînent un chevauchement entre les dates. Cette option peut être activée ou désactivée dans la vue Chronologie. La fonctionnalité saute automatiquement les week-ends. Vous avez également la possibilité de désactiver l’ajustement automatique des dates.

Pour que l’ajustement automatique fonctionne, les éléments suivants doivent être vérifiés :

  • Une tâche a été marquée comme dépendant d’une autre tâche.
  • La tâche précédente et la tâche dépendante comprennent toutes deux une échéance. Les tâches peuvent également avoir une date de début en complément de l’échéance.
  • Le changement apporté à l’une de ces tâches entraîne un chevauchement des dates.
  • Le changement de date est effectué sur la vue Chronologie. S’il est effectué depuis Mes tâches, la boîte de réception ou toute autre vue de projet (Liste, Tableau, Calendrier), les tâches affectées ne sont pas mises à jour automatiquement.
  • Les tâches ne sont pas marquées comme terminées. Les changements de dates n’affectent pas les tâches terminées.

Par défaut, cette fonctionnalité ne s’applique pas aux sous-tâches. Si vous souhaitez utiliser l’ajustement automatique des dates sur les sous-tâches, vous pouvez marquer les sous-tâches comme dépendantes de leur tâche parente.

L’ajustement automatique des dates en pratique

Vous pouvez utiliser l’ajustement automatique lorsque vous modifiez des dates sur la vue Chronologie d’un projet.

Gif montrant comment les dates se mettent à jour automatiquement sur une chronologie

L’ajustement automatique des dates fonctionne aussi bien pour les tâches précédentes que dépendantes :

  • La modification de la date d’une tâche précédente entraîne la mise à jour de la date des tâches qui en dépendent si les nouvelles dates se chevauchent.
  • La modification de la date d’une tâche dépendante entraîne la mise à jour de la date de la tâche précédente si les nouvelles dates se chevauchent.

Toute modification apportée à la date de début par la fonctionnalité d’ajustement automatique des dates modifie également l’échéance de cette même tâche (et inversement).

L’ajustement automatique des dates des dépendances saute automatiquement les week-ends. En outre, il fonctionne lorsque vous avancez ou reculez des dates :

  • Lorsque vous déplacez la date à une date ultérieure, la tâche précédente entraîne le déplacement des tâches dépendantes. Cependant, si la date d’une tâche dépendante est reculée, ceci n’a aucun effet sur la tâche précédente.
  • Lorsque vous déplacez la date à une date antérieure, la tâche dépendante entraîne le déplacement de la tâche précédente. Cependant, si la date d’une tâche précédente est avancée, ceci n’a aucun effet sur la tâche dépendante.

Les tâches peuvent être marquées comme dépendant de tâches qui dépendent elles-mêmes d’autres tâches. L’ajustement automatique des dates fonctionne également pour les tâches relevant de ces chaînes de dépendance. Les jalons et les sous-tâches sont également mis à jour lorsqu’ils appartiennent à une chaîne de dépendance.

Exemples d’ajustement automatique des dates

Exemple d’une tâche précédente dont la date est reculée

Une tâche précédente a pour échéance le 20 juillet. Deux autres tâches en dépendent : la première a pour échéance le 21 juillet, la seconde le 24 juillet.

Animation avec mise à jour d’une dépendance lorsqu’une tâche précédente est déplacée sur la chronologie

Si la tâche précédente est déplacée au 22 juillet, l’échéance de la première tâche dépendante passe au 23 juillet. La seconde tâche dépendante n’est pas mise à jour, car il n’y a pas de chevauchement avec le 24 juillet.

Exemple d’une tâche précédente dont la date est avancée

Une tâche précédente a pour échéance le 20 juillet. Deux autres tâches en dépendent : la première a pour échéance le 21 juillet, la seconde le 24 juillet.

Animation montrant le déplacement d’une tâche précédente sur la chronologie sans effet sur les tâches qui en dépendent

Si la tâche précédente est déplacée au 13 juillet, aucune tâche dépendante n’est mise à jour, car il n’y a pas de chevauchement entre les différentes échéances (21 et 24 juillet).

Exemple d’une tâche dépendante dont la date est avancée

La date de début d’une tâche précédente est fixée au 20 juillet et son échéance au 21. Deux autres tâches en dépendent : la première a pour échéance le 21 juillet, la seconde le 24 juillet.

Animation avec mise à jour d’une tâche précédente lorsqu’une tâche dépendante est déplacée sur la chronologie

Si la date de début de la première tâche dépendante est déplacée au 13 juillet, la date de début de la tâche précédente est avancée au 9 juillet et son échéance au 10 (dans cet exemple, les 11 et 12 juillet tombent un week-end). La seconde tâche dépendante n’est pas mise à jour, car il n’y a pas de chevauchement avec le 24 juillet.

Désactiver l’ajustement automatique des dates

Capture d’écran de l’option de désactivation de l’ajustement automatique des dates

L’ajustement automatique des dates est activé par défaut pour les équipes et organisation sur Asana Premium. Si vous ne souhaitez pas que les dates s’ajustent automatiquement, vous avez la possibilité de désactiver cette fonctionnalité sur chaque projet :

  1. Dans la barre d’outils du projet concerné, cliquez sur les trois points pour afficher plus d’options.
  2. Cliquez sur Résoudre les conflits entre les dépendances pour activer ou désactiver l’ajustement automatique des dates pour ce projet.

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Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.