Nouveaux modèles de projet

Présentation

Avec les modèles de projet, vous pouvez faire gagner un temps précieux à votre équipe : créez des projets standardisés et rationalisez vos processus ! Dans certains cas d’utilisation, l’ancienne version des modèles de projet pouvait causer des ralentissements ou des interruptions dans les processus des utilisateurs. Grâce à notre tout nouveau générateur de modèles de projet, vous visualisez tous les éléments et les différents aspects des modèles de votre équipe d’un simple coup d’œil.

Les nouveaux modèles de projet vous permettent de créer des modèles personnalisés et réutilisables, qui aident votre équipe à se lancer dans leurs derniers projets en quelques secondes, sans avoir à faire face aux difficultés précédemment rencontrées.

La création de modèles de projet de A à Z vous donne la possibilité de personnaliser les tâches, collaborateurs et chronologies concernés à votre convenance.

Anciens et nouveaux modèles de projet : comparatif

L’utilisation des anciens modèles de projet pouvait parfois engendrer des ralentissements ou des interruptions dans les processus des utilisateurs. Les nouvelles fonctionnalités disponibles dans cette version améliorée apportent des solutions aux problèmes rencontrés dans la version d’origine.

Anciens modèles de projet : problèmesNouveaux modèles de projet : solutions
Après avoir été attribuées à un utilisateur, les tâches s’affichent sous la forme de tâches classiques dans la liste Mes tâches du responsable.Les tâches attribuées au sein d’un nouveau modèle de projet ne s’afficheront pas dans la liste Mes tâches des responsables.
Les dates des modèles sont de type statique et à leur création, les modèles indiquent des échéances obsolètes.Les nouveaux modèles de projet afficheront exclusivement des dates relatives (ex. : une tâche peut commencer trois jours après la date de début du projet) et non toutes les dates.
Les utilisateurs avaient du mal à centraliser les modèles de projet d’une équipe en particulier.Tous les modèles de projet associés à une équipe seront visibles sur la page de l’équipe concernée.

Création d’un nouveau projet depuis un projet existant grâce aux modèles

Invités

  1. Cliquez sur la flèche à côté du titre du projet en question.
  2. Cliquez sur « Enregistrer en tant que modèle ».

Sur cet écran, donnez un nom au projet et choisissez à quelle équipe il doit être attribué. Vous pouvez également modifier les paramètres de confidentialité de façon à partager le projet avec votre équipe, lui accorder le droit de le modifier ou en faire un projet privé réservé à ses membres. Quand vous aurez fini, cliquez sur Créer un nouveau modèle.

Invités

Votre modèle de base est prêt ! Vous pouvez commencer à le personnaliser pour l’adapter à vos besoins.

Invités

Vous aurez ici la possibilité d’ajouter ou de modifier les tâches, responsables et échéances par défaut du modèle.

Ajout de dates de projet à un modèle personnalisé

Afin de faciliter le suivi des tâches, les modèles de projet utilisent des dates relatives indiquant le nombre de jours qui les séparent de la date de début ou de l’échéance du projet.

Les dates s’adaptent à la date de début ou à l’échéance du projet créé à partir du modèle en question.

À la création de votre modèle de projet, utilisez le sélecteur de dates pour définir une date de début et/ou une échéance qui permettra à Asana de programmer toutes les tâches associées. Le sélecteur de dates propose uniquement des dates relatives (ex. : trois jours après le début du projet).

Dates relatives

Choix de la date de référence

Définir le type de programmation

Vous avez le choix entre deux types de programmation :

  1. Sélectionnez l’option À partir de la date de début du projet pour adapter toutes les dates des tâches en fonction de la date de début du projet créé à partir du modèle.

  2. Sélectionnez l’option À partir de l’échéance du projet pour adapter toutes les dates des tâches en fonction de l’échéance du projet créé à partir du modèle.

Vous avez également la possibilité de ne pas inclure de dates ou d’ignorer les week-ends.

Une fois les dates sélectionnées, vous pourrez cliquer sur l’option Ajouter une heure en bas à gauche du sélecteur de dates. Vous serez alors automatiquement invité à choisir une heure limite, puis l’heure de début correspondante.

Personnalisation de votre modèle

Pour personnaliser un modèle, rendez-vous dans l’onglet Personnaliser en haut à droite du modèle concerné.

Contenu de projet

Sur cet écran, vous avez la possibilité de personnaliser les champs, formulaires, modèles de tâche et règles associés au modèle.

En outre, vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer les champs de votre choix. Une fois que vous aurez sélectionné les dates des tâches et les champs personnalisés du modèle de projet, cliquez sur le bouton Continuer situé à gauche.

Les tâches attribuées au sein des modèles de projet ne s’afficheront plus dans la liste Mes tâches du responsable.

Paramètres de modèle

Invités

Sur l’écran des paramètres de modèle, vous pouvez :

  1. Modifier le titre de votre modèle de projet.
  2. Ajouter une description au modèle.
  3. Sélectionner l’équipe ayant accès au modèle.
  4. Modifier son paramètre de confidentialité.
  5. Définir les collaborateurs du modèle.

Paramètres

Le propriétaire d’un modèle de projet peut décider quels sont ceux parmi ses membres qui ont l’autorisation de modifier ou d’utiliser le modèle.

Invités

  1. Les membres bénéficiant d’une autorisation de modification peuvent modifier et supprimer tous les éléments du modèle, et en ajouter.
  2. Les membres bénéficiant d’une autorisation d’utilisation peuvent se servir du modèle pour créer des projets, mais ne peuvent rien y modifier.
  3. Si vous lui octroyez les autorisations nécessaires, un membre peut devenir le nouveau propriétaire du modèle.
  4. Il peut également être retiré de la liste des membres du modèle.

Création d’un projet de A à Z à partir d’un modèle personnalisé

Vous pouvez également vous servir du générateur pour créer un modèle de A à Z :

  1. Créez un nouveau projet.
  2. Sélectionnez l’option Utiliser un modèle.
  3. Faites défiler la page jusqu’à la section Modèles personnalisés.
  4. Cliquez sur + Nouveau modèle.

Remarque : dès que votre équipe aura conçu son premier modèle, vous pourrez également créer des modèles ex nihilo depuis la page de l’équipe, dans la section des modèles.

Nouveau modèle

Suppression de modèle

Rendez-vous sur la page de l’équipe en question pour consulter tous les modèles qui la concernent et repérer le modèle à supprimer.

Sur cette page, vous pouvez très facilement modifier et supprimer un modèle en cliquant sur les trois points situés en haut à droite de celui-ci.

Supprimer le modèle

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