Comprendre les projets

Les projets vous permettent d’organiser toutes les tâches liées à une initiative, à un objectif ou à tout travail important, sous forme de liste ou de tableau.

Créer un projet

créer un projet

Pour créer un nouveau projet :

  1. Cliquez sur le bouton « + Nouveau » .
  2. Sélectionnez Projet.

De là, vous verrez un écran doté d’options pour commencer votre propre projet vierge et les modèles proposés selon votre fonction ou votre type d’équipe.

créer un projet 2

Si vous souhaitez créer votre propre projet, il vous suffit de cliquer sur « Projet vierge » qui sera toujours votre première option dans les « Modèles de projets recommandés pour vous ».

Dans les Organisations, vous devez appartenir à une équipe avant de pouvoir créer un projet.

Configurer votre nouveau projet

Après avoir cliqué sur Projet vierge, vous pourrez remplir les détails du projet, sélectionner une disposition et définir les paramètres de confidentialité.

créer un projet 3

Depuis l’écran de détails du projet, vous pouvez :

  1. saisir un nom de projet et une description
  2. choisir l’équipe à laquelle vous souhaitez rattacher le projet
  3. choisir entre une disposition en liste ou en tableau
  4. définir les paramètres de confidentialité du projet
  5. créer le projet une fois tous les détails ajoutés

Dans les Organisations, le bouton Créer un projet est rempli automatiquement avec le nom de l’équipe se trouvant en haut de votre barre latérale. Cliquez sur le champ Équipe pour sélectionner manuellement dans quelle équipe votre projet sera créé.

Après avoir rempli ces champs, cliquez sur le bouton Créer un projet. Votre nouveau projet est alors chargé dans le volet principalvolet principal Lorsque vous sélectionnez un projet, une étiquette ou une personne, la liste de tâches correspondante s’affiche dans le volet principal. Lire la suite et est également présent dans la barre latéralebarre latérale Utilisez la barre latérale pour parcourir le tableau de bord, les éléments marqués d’une étoile, les projets et les équipes. La barre latérale peut être réduite. Lire la suite .

Autorisations de projet

Consultez l’article Autorisations pour en savoir plus sur les autorisations de projet et découvrir comment les configurer.

Trouver des projets et y accéder

accéder aux projets

Il existe différentes façons d’accéder à un projet :

  1. En cherchant le nom du projet
  2. À partir de la liste de projets figurant sur les pages des équipes

accéder au projet à partir du volet principal ou du volet de droite

Vous pouvez également accéder à un projet en cliquant sur son nom dans le volet principalvolet principal Lorsque vous sélectionnez un projet, une étiquette ou une personne, la liste de tâches correspondante s’affiche dans le volet principal. Lire la suite ou le volet de droitevolet de droite Le volet de droite contient les détails d’une tâche ou d’une discussion. Lire la suite .

Vous verrez également de nouvelles options pour créer des projets à partir de modèles.

Modèle

Certains modèles vous sont recommandés selon votre type d’équipe. Toutefois, si aucun modèle ne vous semble pertinent pour cette fonction, vous pouvez facilement changer l’équipe pour afficher les autres options de modèles.

Modèles personnalisés

SI vous le souhaitez, vous pouvez aussi voir et utiliser des modèles personnalisés créés spécifiquement par votre organisation. Ces modèles sont organisés par équipe.

Modèle 2

Pour utiliser un modèle personnalisé :

  1. Sélectionnez le nom de votre organisation.
  2. Sélectionnez le modèle personnalisé que vous souhaitez utiliser.

Aperçu de modèle

Une fois que vous avez trouvé le modèle qui vous convient, vous pouvez en afficher un aperçu pour en savoir plus, puis sélectionner Utiliser le modèle quand vous êtes prêt à démarrer.

Aperçu de modèle

Lorsque vous sélectionnez Utiliser le modèle, vous pouvez renommer ce modèle et commencer votre nouveau projet.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.