Fonctionnement des projets

Les projets vous permettent d’organiser toutes les tâches liées à une initiative, à un objectif ou à tout travail important, sous forme de liste ou de tableau.

Découvrez les bases de la gestion des tâches grâce à notre webinaire sur les fondamentaux d’Asana. S’inscrire

Créer un projet

créer un projet

Pour créer un nouveau projet :

  1. Cliquez sur le bouton « + Nouveau » .
  2. Sélectionnez Projet.

Un nouvel écran vous propose trois options : Projet vierge, Utiliser un modèle ou Importer une feuille de calcul.

Cliquez sur l’icône + de Projet vierge pour créer votre propre projet de zéro.

créer un projet 2

Dans les organisations, vous devez appartenir à une équipe avant de pouvoir créer un projet.

Configurer votre nouveau projet

Après avoir cliqué sur Projet vierge, vous pourrez remplir les détails du projet, sélectionner une disposition et définir les paramètres de confidentialité.

créer un projet 3

Depuis l’écran de détails du projet, vous pouvez :

  1. Saisir le nom et la description du projet.
  2. Choisir l’équipe à laquelle vous souhaitez le rattacher.
  3. Définir ses paramètres de confidentialité.
  4. Choisir un affichage en vue Liste, Tableau, Chronologie ou Calendrier.
  5. Créer le projet une fois tous les détails ajoutés.

Dans les organisations, le bouton Créer un projet sélectionne automatiquement le nom de l’équipe se trouvant tout en haut de votre barre latérale. Cliquez sur le champ Équipe pour sélectionner manuellement dans quelle équipe votre projet sera créé.

Après avoir rempli ces champs, cliquez sur le bouton Créer un projet. Votre nouveau projet est alors chargé dans le volet principal, mais vous pourrez également le retrouver dans la barre latérale.

Actions de projet

Vous pouvez effectuer de nombreuses actions sur vos projets Asana. Les actions ci-dessous concernent les projets. La vue de Recherche et la liste Mes tâches proposent des actions légèrement différentes de celles-ci.

Actions de projet

Cliquez sur la flèche du menu déroulant pour accéder aux options suivantes :

  1. Modifier les détails du projet : pour changer le nom ou la description de votre projet.
  2. Définir la couleur et l’icône : pour modifier la couleur et l’icône du projet.
  3. Copier le lien du projet.
  4. Enregistrer comme disposition par défaut.
  5. Dupliquer : crée une copie du projet.
  6. Convertir en modèle.
  7. Ajouter au portefeuille.
  8. Importer/Exporter ou Imprimer/Transférer à une autre équipe.
  9. Archiver : archive le projet.
  10. **Supprimer le projet.

Ajoutez le projet à vos favoris en cliquant sur l’étoile à côté du nom du projet. Cela vous permet d’ajouter le projet à votre barre latérale afin d’y accéder plus facilement.

Nom et description du projet

Le nom et la description du projet fournissent des renseignements concernant sa nature et ses objectifs. Lorsque vous ouvrez un projet, le nom de ce dernier est clairement visible en en-tête.

Modifier la description du projet

Pour modifier le nom et la description d’un projet :

  1. Cliquez sur le menu déroulant.
  2. Sélectionnez Modifier les détails du projet.

La description du projet est compatible avec le texte enrichi et les émoticônes.

Imprimer un projet

Imprimer un projet

Pour imprimer un projet :

  1. Cliquez sur le menu déroulant.
  2. Cliquez sur Exporter/Imprimer
  3. Sélectionnez l’option Imprimer.

Votre version imprimée comprendra les éléments suivants :

  • Noms et descriptions de tâches
  • Noms et descriptions de sous-tâches
  • Noms de sections ou de colonnes
  • Case à cocher Terminée/Non terminée
  • Champs personnalisés
  • Échéances de tâches

La version imprimée reflète la vue actuelle de votre projet ou de Mes tâches. Si vous souhaitez que la version imprimée soit triée ou filtrée différemment, il vous suffit de modifier la vue et de relancer l’impression.

Vous pouvez également utiliser l’option d’impression pour enregistrer votre projet au format PDF. La plupart des navigateurs proposent une option « Enregistrer au format PDF » dans leur fenêtre d’impression. Choisissez cette option afin d’enregistrer l’aperçu avant impression du projet sur votre ordinateur.

Dupliquer un projet

Dupliquez un projet afin de l’utiliser comme modèle pour vos processus opérationnels.

Dupliquer un projet

Pour dupliquer un projet :

  1. Cliquez sur le menu déroulant à côté du titre du projet.
  2. Sélectionnez Dupliquer.

Fenêtre de duplication de projet

Une liste de champs de tâches s’affiche. Vous pouvez choisir lesquels inclure dans votre nouveau projet. Lorsque vous aurez fait votre choix, cochez les champs à inclure et cliquez sur Créer un nouveau projet.

Pour les processus auxquels vous faites appel le plus fréquemment, pensez à utiliser des modèles de projet plutôt que de dupliquer des projets un à un.

Transférer un projet vers une autre équipe

Cette action est disponible pour les projets privés et publics appartenant à des organisations.

Attention, vous devez être membre des deux équipes pour déplacer un projet privé.

Vous pouvez transférer un projet vers une autre équipe uniquement si vous êtes membre de cette dernière.

Transférer un projet vers une autre équipe

Pour déplacer un projet vers une autre équipe :

  1. Cliquez sur le menu déroulant.
  2. Sélectionnez Transférer vers une autre équipe.
  3. Sélectionnez l’équipe destinataire (la coche indique l’équipe à laquelle le projet appartient actuellement).

Vous pouvez également transférer des projets d’une équipe à une autre en les faisant glisser et en les déposant dans votre barre latérale.

Transférer des projets vers un autre espace de travail ou une autre organisation

Les espaces de travail et les organisations sont cloisonnés. Pour pouvoir transférer un projet vers un autre espace, il vous faut créer un projet dans l’espace de travail et l’organisation de votre choix, puis copier-coller les listes de tâches manuellement du projet existant au nouveau projet concerné.

Vous pouvez néanmoins faire appel à cette intégration tierce. Kothar est un outil conçu pour transférer des projets Asana d’un espace de travail à l’autre. Il copie votre projet et le reproduit dans l’espace de votre choix (sans influer sur le projet d’origine).

Copier le lien d’un projet

Copiez l’URL de la tâche afin de la partager facilement avec les membres de l’équipe

Copier un lien

Pour copier le lien d’un projet :

  1. Cliquez sur le menu déroulant.
  2. Sélectionnez Copier le lien du projet.

Couleurs du projet

Si vous disposez de nombreux projets mais que seuls quelques-uns sont pertinents ou doivent être traités rapidement, vous pouvez utiliser des couleurs pour différencier ces projets visuellement.

Couleurs du projet

Pour modifier la couleur d’un projet :

  1. Cliquez sur le menu déroulant.
  2. Sélectionnez Définir la couleur et l’icône.
  3. Cochez la case Définir pour tous afin de définir la couleur du projet pour tous les utilisateurs de votre espace de travail ou organisation.

Importer un projet sur Asana

Vous pouvez importer des tâches dans un projet Asana à partir d’un fichier au format CSV.

Importer des tâches

Cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du nom du projet, passez le curseur de votre souris sur Importer, puis choisissez CSV.

importer des tâches

Suivez les instructions en sélectionnant le projet auquel vous souhaitez ajouter votre fichier CSV et l’organisation dans lequel il se trouve.

Pour importer des projets ou des tâches sur Asana, vous pouvez aussi dupliquer les tâches que vous souhaitez importer sur Asana sous forme de liste, que vous pourrez coller dans un projet. Asana crée automatiquement une tâche après chaque saut de ligne.

Veuillez noter que dans la mesure où ces outils tiers ne sont pas développés par Asana, notre équipe d’assistance ne pourra pas vous aider dans le cadre de leur utilisation.

Exporter un projet

Vous pouvez exporter votre projet sous la forme de fichiers au format texte JSON ou CSV.

Outre des projets, vous pouvez exporter une vue de Recherche ou votre liste Mes tâches.

Exporter un projet

Pour exporter un projet :

  1. Cliquez sur le menu déroulant à côté du titre du projet.
  2. Passez le curseur de votre souris sur Exporter/Imprimer.
  3. Sélectionnez le type de fichier souhaité pour l’exportation.

En savoir plus sur l’exportation de projets

Archiver un projet

Archiver vos anciens projets vous permet de mieux vous concentrer sur ceux qui sont actifs.

Archiver un projet

Pour archiver un projet :

  1. Cliquez sur le menu déroulant.
  2. Sélectionnez Archiver.

Toute personne disposant d’un lien menant au projet archivé pourra aisément y accéder. Les projets archivés ressortent également toujours dans les résultats de Recherche.

Les tâches qui vous ont été attribuées faisant partie de projets archivés seront toujours affichées dans votre liste Mes tâches.

Vous souhaitez marquer un projet comme terminé ? Nous vous recommandons de le faire à l’aide de la fonctionnalité de mise à jour du statut, car l’archivage d’un projet n’entraîne pas la modification de son statut.

Désarchiver un projet

Vous pouvez à tout moment désarchiver un projet à partir de son titre ou de la barre latérale.

Désarchiver un projet

Pour désarchiver un projet :

  1. Cliquez sur le menu déroulant.
  2. Sélectionnez Désarchiver.
  3. Ou cliquez sur le bouton Restaurer dans le coin supérieur droit.

Les projets archivés n’expirent jamais et ne sont pas supprimés. Actualisez la page pour masquer à nouveau les projets archivés.

Supprimer un projet

Les tâches attribuées et les tâches associées à d’autres projets ne seront pas supprimées.

Supprimer un projet

Pour supprimer un projet :

  1. Cliquez sur le menu déroulant.
  2. Sélectionnez Supprimer le projet.

Tous les membres du projet sont avertis de sa suppression par e-mail. En outre, la personne qui a supprimé le projet reçoit un lien permettant d’annuler sa suppression si elle le souhaite. Ce lien expire au bout de 30 jours. Aucun e-mail de suppression de projet n’est envoyé pour les projets créés il y a moins d’un jour et ne contenant aucune tâche.

Cliquez sur Utiliser un modèle pour faire votre choix parmi les modèles proposés dans notre bibliothèque de modèles généraux.

Modèle

Asana vous recommande certains modèles selon le type d’activité pratiquée par votre équipe. Toutefois, si aucun modèle ne vous plaît parmi ceux qui vous sont proposés, vous pouvez facilement sélectionner une activité différente et consulter d’autres modèles.

Modèles personnalisés

SI vous le souhaitez, vous pouvez aussi afficher et utiliser des modèles personnalisés créés spécifiquement par votre organisation. Ces modèles sont organisés par équipe.

Modèle 2

Pour utiliser un modèle personnalisé :

  1. Sélectionnez le nom de votre organisation.
  2. Sélectionnez le modèle personnalisé que vous souhaitez utiliser.

Aperçu de modèle

Une fois que vous avez trouvé le modèle qui vous convient, affichez-le en aperçu pour obtenir plus d’informations à son sujet. Cliquez sur Utiliser ce modèle dès que vous êtes prêt à vous lancer.

Lorsque vous cliquez sur Utiliser ce modèle, vous pouvez renommer le modèle et démarrer votre nouveau projet.

La première étape nécessite l’ajout d’informations au nouveau projet.

Aperçu de modèle

Saisie des informations :

  • Ajoutez des détails au projet, son nom, l’équipe concernée et sélectionnez l’option de confidentialité applicable.

La deuxième étape vous demande de définir les dates du projet.

Modèle étape 2

Planification

  • Ajoutez des dates de début et de fin pour créer un projet.
  • Cliquez sur le bouton Créer un projet.

Autorisations de projet

Consultez le guide d’Asana pour en savoir plus sur les autorisations de projet et découvrir comment les configurer.

Trouver des projets et y accéder

accéder aux projets

Vous pouvez accéder à un projet de plusieurs façons :

  1. En recherchant le nom du projet.
  2. En consultant la liste des projets d’une équipe.
  3. En consultant cette même liste dans la barre latérale.

Propriétaire et membres du projet

Chaque projet a un seul propriétaire, mais il peut avoir plusieurs membres.

Le propriétaire du projet, ainsi que ses membres, peuvent ajouter, retirer et modifier des tâches du projet.

Le propriétaire et les membres du projet peuvent notamment mettre à jour le statut du projet, ajuster son graphique de progression ou recevoir des notifications liées à ce projet.

Propriétaire du projet

L’un des membres du projet peut devenir propriétaire du projet.

identification du propriétaire du projet

Le propriétaire du projet peut être identifié à deux endroits :

  1. Dans la section À propos du projet.
  2. Dans la vue Progression du projet.

Par défaut, le rôle de propriétaire du projet est attribué à la personne qui crée le projet.

Réattribuer le rôle de propriétaire du projet

modifier le propriétaire du projet

Pour modifier le propriétaire du projet :

  1. Accédez à la vue Progression du projet.
  2. Cliquez sur la photo de profil ou le nom du propriétaire du projet actuel, saisissez le nom d’un autre membre du projet et sélectionnez la personne de votre choix parmi les suggestions qui s’affichent.

Pour en savoir plus sur la mise à jour du statut d’un projet, veuillez consulter l’article du guide consacré à la vue Progression.

Les membres du projet

Rejoignez des projets en tant que membre pour rester informé et informer vos collègues.

Les membres du projet reçoivent des notifications (par e-mail ou dans leur boîte de réception, en fonction de leurs paramètres de notification) dans les cas suivants :

  • Lorsque le propriétaire du projet met à jour le statut du projet
  • Lorsqu’un utilisateur crée ou ajoute une tâche au projet
  • Lorsqu’une nouvelle discussion est publiée dans le projet

Il n’est pas indispensable d’être membre d’un projet pour pouvoir le consulter. La visibilité d’un projet est déterminée par ses autorisations.

Ajouter un membre au projet

ajouter un membre au projet

Pour ajouter un membre au projet :

  1. Cliquez sur l’icône de profil du membre dans le titre du projet.
  2. Saisissez le nom ou l’adresse e-mail de la personne.

ajouter un membre au projet

Vous pouvez ajouter plusieurs personnes dans le champ Membres du projet. Après avoir saisi le nom ou l’adresse e-mail de la personne concernée, cliquez sur le bouton Ajouter un membre.

Tous les membres du projet sont notifiés par e-mail en cas de suppression d’un projet. Il n’est pas possible de désactiver ces notifications.

Les notifications relatives à un projet supprimé contiennent également un lien pour le restaurer

Paramètres de notification des membres

accéder aux paramètres de notification du projet

Pour accéder aux paramètres de notification des membres :

  1. Cliquez sur l’icône de profil du membre dans le titre du projet.
  2. Sélectionnez Gérer les notifications des membres.

paramètres de notification du projet

À partir des paramètres de notification des membres, vous pouvez :

  1. Modifier les notifications pour tous les membres du projet.

Dans les paramètres de notification du projet, trois possibilités s’offrent à vous :

  • Mises à jour du statut : des notifications sont envoyées lorsque le propriétaire du projet met à jour le statut du projet.
  • Discussions : des notifications sont envoyées lorsqu’une personne publie une discussion de projet.
  • Création de tâches : des notifications sont envoyées lorsque des tâches sont créées ou ajoutées au projet.

Les notifications de projet sont divisées en deux catégories :

Notifications déclenchées par des actions de projet

  • Tâche ajoutée à un projet
  • Changement de propriétaire du projet
  • Nouvelle échéance attribuée au projet
  • Partage de projet (lorsqu’un utilisateur partage un projet avec vous)

Notifications en lien avec un projet

  • Création d’une discussion (avec son propre fil de discussion dans la boîte de réception)
  • Création d’une mise à jour de statut (avec son propre fil de discussion dans la boîte de réception)
  • Acceptation d’une invitation (lorsqu’un utilisateur accepte votre invitation)

Les utilisateurs Asana reçoivent des notifications par e-mail lorsque des commentaires sont ajoutés à une tâche à laquelle ils collaborent, ou lorsqu’ils sont @mentionnés.

Sections

Les sections vous permettent de répartir et d’organiser les différentes tâches de votre projet. Elles peuvent être utilisées pour créer des catégories, des étapes dans votre processus de travail, des priorités et plus encore.

 Vous pouvez créer une section sur la version Web d’Asana à l’aide du raccourci Tab + N.

sections

Créer des sections

créer une section

Pour créer une section dans votre projet :

  1. Cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du bouton + Ajouter une tâche.
  2. Cliquez sur Ajouter une section.

Déplacer des tâches d’une section à l’autre

changer de section

Il y a deux façons de déplacer une tâche vers une autre section :

  1. Faire glisser et déposer la tâche d’une section à l’autre dans le volet principal.
  2. Cliquer sur le nom de la section dans le volet des détails de tâche, puis sélectionner une autre section dans la liste déroulante.

Toutes vos tâches sont automatiquement déplacées dans la nouvelle section.

Afficher les sections

identifier la section

Il y a deux façons d’identifier la section dans laquelle se trouve une tâche :

  1. À partir du volet principal
  2. À partir du volet des détails de tâche.

Pour ajouter une section sous une liste de sous-tâches, vous devez utiliser le raccourci clavier Tab + N.

Réduire les sections

Les sections peuvent être développées ou réduites en fonction de vos besoins.

Cliquez sur la flèche située à côté d’une section pour afficher ou masquer les tâches qu’elle contient.

Sections réductibles

Supprimer une section

Vous pouvez supprimer une section à tout moment.

supprimer une section

Pour supprimer une section :

  1. Cliquez sur les trois points à côté du titre de la section.
  2. Cliquez sur Supprimer la section.

Vous serez alors invité à confirmer la suppression.

supprimer une section 2

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