Générateur de processus
Présentation
En automatisant les processus de votre équipe et en fluidifiant vos activités, le générateur de processus vous aide à coordonner le travail entre équipes. Vous pouvez créer des processus plus performants depuis un outil intuitif, grâce auquel vous faites le lien entre vos équipes, organisez vos activités et rationalisez vos projets, le tout au même endroit. Au sein de chaque processus, les bonnes personnes sont mises en relation avec les informations qui les concernent, au moment opportun. Votre équipe peut ainsi pleinement se concentrer sur son cœur de métier.
Créer un processus
Le générateur de processus vous propose plusieurs options pour ajouter des tâches à votre projet. Vous pouvez sélectionner des sources de réception ou n’en choisir aucune.
- Formulaire : créez un formulaire pour convertir les envois en tâches.
- Modèle de tâche : créez un modèle pour standardiser les tâches en quelques clics. Pour sélectionner une source de réception, cliquez sur le menu déroulant de la fenêtre de réception. Toute personne ayant accès au projet pourra également y ajouter des tâches manuellement.
Pour en savoir plus sur l’utilisation de formulaires en tant que source de réception, consultez l’article du guide dédié à la création des formulaires. Pour obtenir davantage d’informations sur les modèles de tâches, reportez-vous à notre article concernant la création des modèles de tâches
Sections
Des sections sont utilisées pour définir les étapes du processus (« Prêt », « En cours », « Terminé », etc.) et en assurer le suivi. Les sections qui s’affichent dans le générateur de processus correspondent aux sections visibles en vues Liste et Tableau. Nous vous recommandons de créer des sections représentant les étapes successives par lesquelles passera votre travail au cours du projet. Ex. : « Tri », « En cours », « Approbation requise », « Terminé ». Chaque membre du projet pourra ainsi visualiser l’étape à laquelle se trouve une tâche d’un simple coup d’œil.
Créer une nouvelle section
Pour ajouter une section, cliquez sur le bouton +. Vous pouvez ensuite ajouter des règles à cette section, auxquelles vous pouvez attribuer des déclencheurs. Pour chaque section, vous pourrez créer des règles à l’aide de deux types d’éléments d’automatisation :
Déclencheurs : l’action ou le moment qui entraîne le déplacement automatique d’une tâche vers cette section. La sélection de cette règle de transfert se fait depuis une liste d’options accessible dans le volet de droite. Ex. : « À l’approche d’une échéance → Déplacer vers À venir » ou « Lorsqu’une tâche est terminée → Déplacer vers Terminé ».
Actions : vous devrez également décider de ce qui se passe automatiquement lorsque des tâches sont déplacées vers cette section. Ex. : ajout de collaborateurs ou d’un commentaire, attribution d’un responsable de tâche, etc. Là aussi, vous pouvez faire votre choix parmi une liste de règles recommandées ou cliquer sur le bouton « Plus d’actions » et créer votre propre règle personnalisée.
Pour en savoir plus sur la création des règles sur Asana, consultez l’article concerné
Gérer les sections existantes
Pour modifier le nom d’une section, y ajouter des règles ou la supprimer, cliquez sur les trois points à droite du titre de la section concernée. Vous pourrez :
- Renommer la section.
- Supprimer la section.
- Ajouter une règle à la section.
Rapports de processus
Réaliser un glisser-déposer
Vous pouvez glisser-déposer les sections pour réorganiser votre travail ou le faire passer d’une étape à l’autre. Les membres du projet peuvent modifier la disposition des sections si nécessaire.
Volet Personnaliser
Vous pouvez ajouter des éléments au processus global depuis le volet Personnaliser situé sur la droite de votre écran, notamment :
- Des champs personnalisés.
- Des règles générales, qui ne sont pas réservées à une section précise du processus.
- Des applications (ex. : Slack ou Microsoft Teams).
- Des formulaires.
- Des modèles de tâches.
