Générateur de processus

Présentation

En automatisant les processus de votre équipe et en fluidifiant vos activités, le générateur de processus vous aide à coordonner le travail entre équipes. Vous pouvez créer des processus plus performants depuis un outil intuitif, grâce auquel vous faites le lien entre vos équipes, organisez vos activités et rationalisez vos projets, le tout au même endroit. Au sein de chaque processus, les bonnes personnes sont mises en relation avec les informations qui les concernent, au moment opportun. Votre équipe peut ainsi pleinement se concentrer sur son cœur de métier.

processus

Créer un processus

créer

Le générateur de processus vous propose plusieurs options pour ajouter des tâches à votre projet. Vous pouvez sélectionner des sources de réception ou n’en choisir aucune.

  1. Formulaire : créez un formulaire pour convertir les envois en tâches.
  2. Modèle de tâche : créez un modèle pour standardiser les tâches en quelques clics. Pour sélectionner une source de réception, cliquez sur le menu déroulant de la fenêtre de réception. Toute personne ayant accès au projet pourra également y ajouter des tâches manuellement.

Pour en savoir plus sur l’utilisation de formulaires en tant que source de réception, consultez l’article du guide dédié à la création des formulaires. Pour obtenir davantage d’informations sur les modèles de tâches, reportez-vous à notre article concernant la création des modèles de tâches

Sections

Des sections sont utilisées pour définir les étapes du processus (« Prêt », « En cours », « Terminé », etc.) et en assurer le suivi. Les sections qui s’affichent dans le générateur de processus correspondent aux sections visibles en vues Liste et Tableau. Nous vous recommandons de créer des sections représentant les étapes successives par lesquelles passera votre travail au cours du projet. Ex. : « Tri », « En cours », « Approbation requise », « Terminé ». Chaque membre du projet pourra ainsi visualiser l’étape à laquelle se trouve une tâche d’un simple coup d’œil.

sections

Créer une nouvelle section

Pour ajouter une section, cliquez sur le bouton +. Vous pouvez ensuite ajouter des règles à cette section, auxquelles vous pouvez attribuer des déclencheurs. Pour chaque section, vous pourrez créer des règles à l’aide de deux types d’éléments d’automatisation :

Déclencheurs : l’action ou le moment qui entraîne le déplacement automatique d’une tâche vers cette section. La sélection de cette règle de transfert se fait depuis une liste d’options accessible dans le volet de droite. Ex. : « À l’approche d’une échéance → Déplacer vers À venir » ou « Lorsqu’une tâche est terminée → Déplacer vers Terminé ».

Actions : vous devrez également décider de ce qui se passe automatiquement lorsque des tâches sont déplacées vers cette section. Ex. : ajout de collaborateurs ou d’un commentaire, attribution d’un responsable de tâche, etc. Là aussi, vous pouvez faire votre choix parmi une liste de règles recommandées ou cliquer sur le bouton « Plus d’actions » et créer votre propre règle personnalisée.

Pour en savoir plus sur la création des règles sur Asana, consultez l’article concerné

Gérer les sections existantes

sections existantes

Pour modifier le nom d’une section, y ajouter des règles ou la supprimer, cliquez sur les trois points à droite du titre de la section concernée.

Rapports de processus

tableau de bord

En vue Tableau de bord, vous avez également accès aux métadonnées des sections de votre projet (ex. : nombre de tâches non terminées dans cette section), dont vous pouvez suivre l’évolution dans le temps.

Réaliser un glisser-déposer

glisser-déposer

Vous pouvez glisser-déposer les sections pour réorganiser votre travail ou le faire passer d’une étape à l’autre. Les membres du projet peuvent modifier la disposition des sections si nécessaire.

Volet Personnaliser

tableau de bord

Vous pouvez ajouter des éléments au processus global depuis le volet Personnaliser situé sur la droite de votre écran, notamment :

  1. Des champs personnalisés.
  2. Des règles générales, qui ne sont pas réservées à une section précise du processus.
  3. Des applications (ex. : Slack ou Microsoft Teams).
  4. Des formulaires.
  5. Des modèles de tâches.

Ajouter des applications au générateur de processus

Ajoutez-y des applications externes pour créer des tâches sur Asana.

Ajout d’applications

Pour ajouter une application à votre processus en tant que source de réception :

  • Cliquez sur Autres applications.

Liste d’applications

Dans la liste, cliquez sur l’application à configurer.

Les applications déjà enregistrées comme sources de réception pour vos projets ou celles dont l’utilisation a été interdite par l’administrateur ne s’affichent pas dans le menu.

Asana pour Salesforce

Vous serez redirigé vers le site Web de l’application en question pour en terminer l’installation.

Fin de configuration d’application

Pour finir d’installer l’application, veuillez suivre ces étapes :

  1. Configurez l’application Asana sur [nom de l’application].
  2. Utilisez l’application pour ajouter des tâches à [nom du projet].

Une fois ces étapes franchies, l’application devrait s’afficher dans le générateur de processus.

Application ajoutée

En attendant que vous ayez franchi toutes ces étapes, Asana affichera un message vous demandant de terminer la configuration de l’application.

Configuration inachevée

Vous pouvez également ajouter des applications au générateur depuis le menu Personnaliser, en cliquant sur le bouton Applications.

Toute application externe ajoutant de nouvelles tâches sur Asana apparaît à cet endroit, même si sa configuration a été réalisée en dehors du module « Source de réception ».

Menu Personnaliser

Indicateurs de processus « Temps passé dans l’étape »

Grâce aux indicateurs « Temps passé dans l’étape », vous pouvez désormais suivre facilement le temps nécessaire à votre équipe pour passer d’une étape à l’autre d’un processus de projet. Ces indicateurs de processus permettent d’identifier les points de blocage et de déterminer le temps requis pour faire progresser travail. Si les tâches stagnent à une étape spécifique, vous le verrez et pourrez adapter vos processus en conséquence.

Il existe deux façons d’utiliser les rapports et les tableaux de bord pour visualiser les données sur les indicateurs de processus : Temps passé dans la section et Temps passé dans le champ personnalisé.

Temps passé dans la section

Si votre processus nécessite de déplacer des tâches dans différentes sections au sein de votre projet Asana, générer des rapports sur le « Temps passé dans la section » vous aidera à déterminer le rythme auquel les tâches passent d’une section à l’autre avant leur achèvement.

sections et indicateurs de processus

Ce graphique montre la durée pendant laquelle les tâches restent dans chaque section du projet. Dans cet exemple, les tâches ont passé 6 jours et 3 heures dans la section Planification. Vous pouvez également filtrer les données par responsable ou par échéance, entre autres.

Temps passé dans le champ personnalisé

Certains processus utilisent des champs personnalisés pour indiquer que le travail peut passer à l’étape suivante. La création de rapports sur le « Temps passé dans le champ personnalisé » quantifie le temps qu’une tâche a passé dans une étape particulière, en fonction des valeurs du champ personnalisé sélectionné.

indicateurs de processus dans le champ personnalisé

À titre d’exemple, le graphique ci-dessus porte sur un projet qui contient un champ personnalisé nommé Étape d’achèvement.

indicateurs de processus dans le champ personnalisé 2

Le champ personnalisé Étape d’achèvement a été défini avec 4 valeurs possibles : Non commencé, En cours, Bloqué, et Terminé. Le graphique indique le temps total pendant lequel les tâches ont conservé la valeur de champ personnalisé Bloqué.

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