Intégrations de règles

Présentation

Les règles sont essentielles au sein de nombreux processus, tout comme les intégrations. Vous avez désormais la possibilité d’intégrer les outils préférés de votre équipe à votre travail sur Asana à l’aide des règles pour vous faciliter la tâche. Définissez les déclencheurs dans vos projets Asana et laissez les règles automatiser votre processus dès que les critères choisis sont respectés.

Par exemple, l’intégration Slack + Asana vous permet de créer des notifications personnalisées grâce aux règles : vous pouvez envoyer un message à un membre de votre équipe ou canal sur Slack en fonction du déclencheur choisi, par exemple l’achèvement d’une tâche ou d’un projet.

Créer une règle

Découvrez ci-dessous comment créer une règle dans votre projet Asana en sélectionnant un déclencheur, une action et un nom de règle.

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Pour en savoir plus sur les règles et sur la manière de les utiliser pour automatiser votre travail quotidien, consultez l’article du guide d’Asana dédié aux règles.

Gmail

Tirez parti des règles pour envoyer un e-mail depuis votre compte Gmail au destinataire de votre choix lorsque certains paramètres sont respectés, définis par vos soins au préalable. Choisissez parmi de nombreux déclencheurs : par exemple, lorsqu’une tâche n’est plus bloquée ou qu’une échéance approche, laissez les règles vous envoyer automatiquement un e-mail comportant un message personnalisé.

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Configurer Gmail

  1. Dans votre projet, cliquez sur Personnaliser dans le coin supérieur droit et sélectionnez Ajouter une règle depuis la liste.
  2. Dans Ajouter une règle, sélectionnez un déclencheur comme Approbation terminée.
  3. Depuis l’onglet Actions, sélectionnez Envoyer l’e-mail.
  4. Entrez l’adresse e-mail du destinataire dans le champ À.
  5. Saisissez une adresse e-mail dans le champ Répondre à.
  6. Saisissez l’objet de l’e-mail dans le champ Objet.
  7. Rédigez le corps de l’e-mail dans le champ Corps.

Dans cet exemple, lorsque la tâche est approuvée, la règle est déclenchée et l’action est mise en œuvre. Un courriel sera alors envoyé à partir de votre adresse e-mail et vous sera automatiquement envoyé en copie. Le lien de la tâche sera également inclus dans l’e-mail.

Twilio

Pour communiquer sans effort avec vos clients ou collaborateurs, utilisez des règles pour envoyer un SMS via Twilio, en fonction de déclencheurs et combinaisons que vous aurez définis au préalable.

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Configurer Twilio

  1. Dans votre projet, cliquez sur Personnaliser dans le coin supérieur droit et sélectionnez Ajouter une règle depuis la liste.
  2. Dans Ajouter une règle, sélectionnez un déclencheur dont le mécanisme sera par exemple mis en œuvre dès que la valeur du champ personnalisé Urgence sera définie comme Élevée.
  3. Dans l’onglet Actions, sélectionnez Envoyer un SMS.
  4. Sélectionnez « Associer à Twilio ». Vous devrez alors saisir l’identificateur de sécurité (SID) et le jeton d’authentification de votre compte Twilio. Pour trouver ces derniers, connectez-vous à votre compte Twilio et sélectionnez Account (Compte), puis API keys & tokens (Clés API et jetons). Votre jeton se trouvera sous Auth tokens (Jetons d’authentification).
  5. Une fois connecté à votre compte, saisissez votre numéro de téléphone Twilio.
  6. Saisissez le numéro de téléphone du destinataire dans le champ Envoyer à.
  7. Rédigez le contenu du message dans le champ Écrire un message.

Dans cet exemple, lorsque la valeur du champ personnalisé Urgence est définie comme Élevée, la règle est déclenchée et l’action est mise en œuvre. Un message SMS est alors envoyé au destinataire choisi.

Pagerduty

Faites confiance aux règles pour notifier votre équipe de gestion des incidents via PagerDuty lorsqu’une tâche nécessite une attention particulière. Les déclencheurs que vous avez définis permettent à Asana de s’intégrer à PagerDuty et de créer automatiquement des incidents avec le contexte de la tâche, quelle que soit l’heure du jour ou de la nuit.

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Configurer Pagerduty

  1. Dans votre projet, cliquez sur Personnaliser dans le coin supérieur droit et sélectionnez Ajouter une règle depuis la liste.
  2. Dans Ajouter une règle, sélectionnez un déclencheur dont le mécanisme sera par exemple mis en œuvre dès que la valeur du champ personnalisé Urgence sera définie comme Élevée.
  3. Depuis l’onglet Actions, sélectionnez Créer un incident.
  4. Saisissez un titre pour l’incident dans le champ Titre.
  5. Choisissez un service dans le champ Service.
  6. Sélectionnez le degré d’urgence dans le champ Urgence.
  7. Saisissez une Description de l’incident.

Dans cet exemple, lorsque la valeur du champ personnalisé Urgence est définie comme Élevée, la règle est déclenchée et l’action est mise en œuvre. Un incident Pagerduty est alors créé. L’adresse e-mail du créateur de la tâche et le lien de la tâche seront automatiquement partagés dans la description de l’incident.

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