Intégrations de règles

Présentation

Les règles sont essentielles au sein de nombreux processus, tout comme les intégrations. Vous avez désormais la possibilité d’intégrer les outils préférés de votre équipe à votre travail sur Asana à l’aide des règles pour vous faciliter la tâche. Définissez les déclencheurs dans vos projets Asana et laissez les règles automatiser votre processus dès que les critères choisis sont respectés.

Par exemple, l’intégration Slack + Asana vous permet de créer des notifications personnalisées grâce aux règles : sur Slack, vous pouvez envoyer un message à un membre de votre équipe ou sur un canal en fonction du déclencheur choisi, par exemple l’achèvement d’une tâche.

Créer une règle

Découvrez ci-dessous comment créer une règle dans votre projet Asana en sélectionnant un déclencheur, une action et un nom de règle.

Pour en savoir plus sur les règles et sur la manière de les utiliser pour automatiser votre travail quotidien, consultez l’article du guide d’Asana dédié aux règles.

Gmail

Tirez parti des règles pour envoyer un e-mail depuis votre compte Gmail au destinataire de votre choix lorsque certains paramètres sont respectés, définis par vos soins au préalable. Choisissez parmi de nombreux déclencheurs : par exemple, lorsqu’une tâche n’est plus bloquée ou qu’une échéance approche, laissez les règles vous envoyer automatiquement un e-mail comportant un message personnalisé.

Configuration par étapes

1. Dans votre projet, cliquez sur Personnaliser dans le coin supérieur droit et sélectionnez Ajouter une règle depuis la liste.
2. Dans Ajouter une règle, sélectionnez un déclencheur comme Approbation terminée.
3. Depuis l’onglet Actions, sélectionnez Envoyer l’e-mail.
4. Entrez l’adresse e-mail du destinataire dans le champ À.
5. Saisissez une adresse e-mail dans le champ Répondre à.
6. Saisissez l’objet de l’e-mail dans le champ Objet.
7. Rédigez le corps de l’e-mail dans le champ Corps.

Dans cet exemple, lorsque la tâche est approuvée, la règle est déclenchée et l’action est mise en œuvre. Un courriel sera alors envoyé à partir de votre adresse e-mail et vous sera automatiquement envoyé en copie. Le lien de la tâche sera également inclus dans l’e-mail.

Twilio

Pour communiquer sans effort avec vos clients ou collaborateurs, utilisez des règles pour envoyer un SMS via Twilio, en fonction de déclencheurs et combinaisons que vous aurez définis au préalable.

Configuration par étapes

1. Dans votre projet, cliquez sur Personnaliser dans le coin supérieur droit et sélectionnez Ajouter une règle depuis la liste.
2. Dans Ajouter une règle, sélectionnez un déclencheur dont le mécanisme sera par exemple mis en œuvre dès que la valeur du champ personnalisé Urgence sera définie comme Élevée.
3. Dans l’onglet Actions, sélectionnez Envoyer un SMS.
4. Sélectionnez « Associer à Twilio ». Vous devrez alors saisir l’identificateur de sécurité (SID) et le jeton d’authentification de votre compte Twilio. Pour trouver ces derniers, connectez-vous à votre compte Twilio et sélectionnez Account (Compte), puis API keys & tokens (Clés API et jetons). Votre jeton se trouvera sous Auth tokens (Jetons d’authentification).
5. Une fois connecté à votre compte, saisissez votre numéro de téléphone Twilio.
6. Saisissez le numéro de téléphone du destinataire dans le champ Envoyer à.
7. Rédigez le contenu du message dans le champ Écrire un message.

Dans cet exemple, lorsque la valeur du champ personnalisé Urgence est définie comme Élevée, la règle est déclenchée et l’action est mise en œuvre. Un message SMS est alors envoyé au destinataire choisi.

PagerDuty

Faites confiance aux règles pour notifier votre équipe de gestion des incidents via PagerDuty lorsqu’une tâche nécessite une attention particulière. Les déclencheurs que vous avez définis permettent à Asana de s’intégrer à PagerDuty et de créer automatiquement des incidents avec le contexte de la tâche, quelle que soit l’heure du jour ou de la nuit.

Configuration par étapes

1. Dans votre projet, cliquez sur Personnaliser dans le coin supérieur droit et sélectionnez Ajouter une règle depuis la liste.
2. Dans Ajouter une règle, sélectionnez un déclencheur dont le mécanisme sera par exemple mis en œuvre dès que la valeur du champ personnalisé Urgence sera définie comme Élevée.
3. Depuis l’onglet Actions, sélectionnez Créer un incident.
4. Saisissez un titre pour l’incident dans le champ Titre.
5. Choisissez un service dans le champ Service.
6. Sélectionnez le degré d’urgence dans le champ Urgence.
7. Saisissez une Description de l’incident.

Dans cet exemple, lorsque la valeur du champ personnalisé Urgence est définie comme Élevée, la règle est déclenchée et l’action est mise en œuvre. Un incident PagerDuty est alors créé. L’adresse e-mail du créateur de la tâche et le lien de la tâche seront automatiquement partagés dans la description de l’incident.

Google Agenda

Grâce aux règles Asana, les équipes n’ont plus à planifier manuellement leurs réunions avec les collaborateurs du projet, puisque celles-ci sont automatiquement créées lorsque les tâches associées atteignent une certaine étape. Par exemple, une équipe peut utiliser une règle pour déclencher la création d’un événement dans son calendrier lorsqu’une tâche est « Programmée ». Cette fonctionnalité peut aussi servir pour les tâches récurrentes : vous pouvez définir une tâche récurrente de type « Envoyer l’ordre du jour de réunion » et ainsi déclencher l’envoi d’une invitation à l’événement dès que la tâche est marquée comme terminée.

Configuration par étapes

1. Accédez au projet Asana où vous souhaitez intégrer des règles.
2. Cliquez sur Personnaliser dans le coin supérieur droit, accédez à la section Règles et sélectionnez + Ajouter une règle.
3. Dans la colonne de gauche, sélectionnez Google Agenda.
4. Sélectionnez une règle prédéfinie ou cliquez sur Créer une règle personnalisée.
5. Si vous créez une règle personnalisée, ajoutez un nom et choisissez un déclencheur ainsi qu’une action pour commencer.
6. Cliquez sur Se connecter aux règles Google Agenda et suivez les étapes indiquées pour vous authentifier.
7. Connectez-vous avec votre compte Google et cliquez sur Autoriser.
8. Remplissez les champs de l’événement Google Agenda.
9. Invitez les collaborateurs de la tâche à l’événement (facultatif)

Dropbox (prochainement)

Les règles Asana permettent aux équipes de télécharger automatiquement les pièces jointes des tâches dans un dossier Dropbox spécifique afin d’optimiser le partage, le stockage et la collaboration. Les équipes n’ont ainsi plus besoin de transférer les fichiers manuellement : elles peuvent choisir des déclencheurs qui téléchargent automatiquement et en toute sécurité les pièces jointes des tâches dans Dropbox pour les retrouver plus facilement.

Par exemple, les équipes peuvent utiliser Asana pour approuver des ressources, puis importer les pièces jointes des tâches concernées dans un dossier Dropbox une fois l’approbation obtenue. Ainsi, les équipes s’assurent que les livrables définitifs sont mis à disposition au bon endroit.

À prendre en compte lors de l’utilisation de cette intégration :

• Une règle qui se déclenche pour une tâche ayant plus de dix pièces jointes n’importera que les dix plus récentes.
• Un fichier ayant le même nom qu’un fichier déjà présent dans le dossier Dropbox de destination sera automatiquement renommé.

Configuration par étapes

1. Accédez au projet Asana où vous souhaitez intégrer des règles.
2. Cliquez sur Personnaliser dans le coin supérieur droit, accédez à la section Règles et sélectionnez + Ajouter une règle.
3. Dans la colonne de gauche, sélectionnez Dropbox.
4. Vous pouvez sélectionner une règle prédéfinie ou cliquer sur Créer une règle personnalisée.
5. Si vous créez une règle personnalisée, ajoutez un nom et choisissez un déclencheur ainsi qu’une action pour commencer.
6. Cliquez sur Se connecter aux règles Dropbox et suivez les étapes indiquées pour vous authentifier.
7. Ajoutez l’URL du dossier Dropbox sur l’application Web

Box

Utilisez les règles Asana pour automatiser la mise en ligne de contenu sur Box lorsque des actions données sont réalisées sur Asana. Cette intégration permet aux équipes de gagner du temps en définissant des déclencheurs pour transférer automatiquement les pièces jointes de tâches Asana vers Box.

Par exemple, une équipe de conception travaillant sur des ressources peut créer une règle pour importer les pièces jointes de tâches sur Box une fois les ressources validées.

À prendre en compte lors de l’utilisation de cette intégration :

• Une règle qui se déclenche pour une tâche ayant plus de dix pièces jointes n’importera que les dix plus récentes.
• Une tentative d’importation d’un fichier ayant le même nom qu’un fichier déjà présent dans le dossier Box de destination entraînera une erreur d’application de la règle. Pour corriger cette erreur, vous devez renommer le fichier existant, modifier la règle et l’enregistrer à nouveau avant de déclencher le processus d’importation.

Configuration par étapes

1. Accédez au projet Asana où vous souhaitez intégrer des règles.
2. Cliquez sur Personnaliser dans le coin supérieur droit, accédez à la section Règles et sélectionnez + Ajouter une règle.
3. Dans la colonne de gauche, sélectionnez Box.
4. Vous pouvez sélectionner une règle prédéfinie ou cliquer sur Créer une règle personnalisée.
5. Si vous créez une règle personnalisée, ajoutez un nom et choisissez un déclencheur ainsi qu’une action pour commencer.
6. Cliquez sur Se connecter aux règles Box et suivez les étapes indiquées pour vous authentifier.
7. Ajoutez l’URL du dossier Box sur l’application Web

Microsoft OneDrive

Les règles Asana permettent aux équipes de télécharger automatiquement les pièces jointes des tâches dans un dossier OneDrive spécifique afin d’optimiser le partage, le stockage et la collaboration tout en réduisant les tâches manuelles.

Par exemple, les équipes peuvent utiliser Asana pour approuver des ressources, puis importer les pièces jointes des tâches concernées dans un dossier OneDrive une fois l’approbation obtenue. Ainsi, les équipes s’assurent que les livrables définitifs sont mis à disposition au bon endroit.

Remarque : cette intégration est disponible pour OneDrive, mais pas pour Sharepoint.

À prendre en compte lors de l’utilisation de cette intégration :

• Une règle qui se déclenche pour une tâche ayant plus de dix pièces jointes n’importera que les dix plus récentes.
• Un fichier ayant le même nom qu’un fichier existant dans le dossier OneDrive de destination remplacera ce dernier. Pour éviter une telle action, assurez-vous de nommer différemment chacun de vos fichiers.

Configuration par étapes

1. Accédez au projet Asana auquel vous souhaitez intégrer l’intégratoin.
2. Cliquez sur Personnaliser dans le coin supérieur droit, accédez à la section Règles et sélectionnez + Ajouter une règle.
3. Dans la colonne de gauche, sélectionnez OneDrive.
4. Vous pouvez sélectionner une règle prédéfinie ou cliquer sur Créer une règle personnalisée.
5. Si vous créez une règle personnalisée, ajoutez un nom et choisissez un déclencheur ainsi qu’une action pour commencer.
6. Cliquez sur Se connecter à OneDrive et suivez les étapes indiquées pour vous authentifier.
7. Ajoutez l’URL et le chemin du dossier OneDrive sans la mention « Mes fichiers ». Vous trouverez le chemin dans le dossier OneDrive sous « Informations », puis « Plus de détails ».