Rapports
- Passer à
- Aperçu des rapports
- Graphiques
- Interactions avec les tableaux de bord
- Partage des tableaux de bord
- Paramètres d’administration pour la désactivation
La fonctionnalité Rapports est disponible pour tous les clients Asana Premium, Business et Enterprise.
Elle vous permet d’utiliser et d’afficher des données dans un format aisément visualisable et exploitable. Les intervenants à tous les niveaux de l’organisation peuvent intégrer des graphiques aux tableaux de bord pour bénéficier d’un aperçu rapide des données qui les intéressent. Grâce aux rapports, vous visualisez l’activité de vos équipes : vous pouvez facilement coordonner les efforts de ces dernières autour d’objectifs clairs et hiérarchiser leurs tâches.
Aperçu des rapports
Pour accéder à la fonctionnalité Rapports, cliquez sur Rapports dans la barre latérale.
Vous serez alors redirigé vers une vue des tableaux de bord à partir de laquelle vous pouvez :
- Visualiser les tableaux de bord que vous avez créés.
- Visualiser les tableaux de bord partagés avec vous (en lecture seule).
- Cliquer sur les trois points pour définir une couleur et choisir une icône, partager, supprimer, modifier votre tableau de bord ou encore l’ajouter à vos favoris.
- Cliquer sur Ajouter un tableau de bord pour en créer un nouveau.
Graphiques
Pour ajouter un graphique (déjà existant ou non) à un tableau de bord, cliquez sur Ajouter un graphique.
- Vous pouvez alors choisir un type de graphique prédéfini depuis la bibliothèque de modèles ou créer le vôtre en cliquant sur Ajouter un graphique personnalisé.
- La fenêtre suivante vous permet de sélectionner les données sur lesquelles portera le graphique.
Créer un graphique pour des tâches
Cliquez sur Ajouter un graphique et, à droite de la section Créer un rapport sur, sélectionnez l’option Tâches dans le menu déroulant.
Vous pouvez y inclure des tâches appartenant à :
- Une organisation
- Des équipes
- Des portefeuilles
- Des projets appartenant à certains utilisateurs
- Plusieurs projets individuels au choix
Personnalisation de votre graphique
Après avoir choisi le projet pour lequel vous souhaitez créer un rapport, vous pouvez créer ou personnaliser votre graphique.
Pour personnaliser votre graphique :
- Sous la section Type de graphique, cliquez sur le menu déroulant.
- Vous pouvez y sélectionner la couleur du graphique.
- Vous pouvez aussi en changer le type.
- Cliquez sur Enregistrer pour prendre en compte ces modifications.
Vous pouvez personnaliser les informations regroupées sur l’axe horizontal en les organisant par :
- Responsable
- Créateur
- Champ personnalisé
- Type de tâche
- Statut de la tâche
- Projet
- Période
L’option d’affichage par période est uniquement disponible pour les tâches, et réservée aux clients Asana Business et Asana Enterprise.
Seuls peuvent être regroupés les champs personnalisés globaux, qui sont partagés entre les projets.
Vous pouvez personnaliser les informations regroupées sur l’axe vertical en les organisant par :
- Nombre de tâches
- Temps d’exécution, afin d’évaluer combien de temps prend la réalisation de chaque tâche après sa création
- Champ personnalisé, afin de faire la somme ou la moyenne de toutes les valeurs associées à n’importe quel champ personnalisé numérique global (ex. : champ global pour comptabiliser toutes les heures)
L’option d’affichage par temps d’exécution est uniquement disponible pour les tâches, et réservée aux clients Asana Business et Asana Enterprise.
Les graphiques en anneau ne peuvent pas prendre de moyennes pour mesures, les nombres utilisés devant constituer un ensemble cohérent.
Vous pouvez également utiliser des filtres pour personnaliser vos graphiques et ainsi les filtrer par :
- Responsable
- Créateur
- Champ personnalisé
- Sous-tâches : choisissez de n’afficher que les sous-tâches dans votre graphique ou de les en exclure
- Date : au choix la date de création, la date d’achèvement ou l’échéance
- Exclusion : en excluant les tâches des portefeuilles, de projets appartenant à certains utilisateurs ou des projets de votre choix
- Statut d’achèvement de la tâche
- Statut de la tâche
Dans les options de personnalisation des graphiques, vous pouvez cliquer sur :
- Annuler pour quitter le mode de création de graphique.
- Créer pour enregistrer ce graphique dans votre tableau de bord.
Consultez notre article sur les tableaux de bord de projet pour en savoir plus sur les types de graphiques disponibles et sur les cas d’utilisation possibles.
Créer un graphique pour des projets
La création de graphiques à partir de métadonnées de projets est réservée aux clients Asana Business et Asana Enterprise.
En créant des graphiques à partir de vos projets, vous pourrez mieux visualiser les données importantes, en assurer le suivi et les comparer d’un projet, portefeuille ou une équipe à l’autre.
Pour créer un graphique à partir de métadonnées de projets, dans le menu déroulant à droite de la section Créer un rapport sur, sélectionnez l’option Projets.
Cliquez sur Ajouter un graphique, puis sélectionnez le projet pour lequel vous souhaitez créer un rapport. Vous pouvez y inclure des projets appartenant à :
- Une organisation
- Des équipes
- Des portefeuilles
- Des propriétaires de projets
- Certains projets précis
Vous pouvez prendre le nombre de projets ou un champ personnalisé numérique comme indicateur de mesure.
Utilisez l’option « Nombre de projets » pour regrouper et comparer les valeurs du champ personnalisé numérique.
Créer un graphique pour des objectifs
La création de graphiques à partir de métadonnées d’objectifs est réservée aux clients Asana Business et Asana Enterprise.
La création de graphiques portant sur les objectifs vous aidera à suivre les performances au regard des objectifs à l’échelle de votre organisation : l’idéal pour faire le point sur le travail accompli.
Pour créer des graphiques à partir de métadonnées d’objectifs, cliquez sur Ajouter un graphique, sélectionnez un modèle et, à droite de la section Créer un rapport sur, sélectionnez l’option Objectifs dans le menu déroulant.
Depuis Type d’objectif, les options suivantes s’offrent à vous :
- Tous les objectifs
- Objectifs d’entreprise
- Objectifs d’équipe
Pour l’axe horizontal, choisissez parmi les options suivantes :
- Statut
- Propriétaire
- Équipe
- Période de l’objectif
Si vous choisissez Période de l’objectif, choisissez un affichage par trimestres, semestres, années ou une vue complète.
De plus, vous avez la possibilité d’utiliser des filtres pour personnaliser vos graphiques. Vous pouvez filtrer par :
- Propriétaires d’objectif
- Équipe
- Sous-objectifs
- Statut de l’objectif
- Période
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Interactions avec les tableaux de bord
Pour réorganiser votre tableau de bord de projet ou supprimer un graphique :
- Passez le curseur de votre souris sur le tableau de bord et cliquez sur les trois points pour le supprimer.
- Cliquez-glissez pour déplacer un graphique.
Vous pouvez également cliquer sur les segments des graphiques auxquels vous avez accès pour consulter toutes les données concernées.
Partage des tableaux de bord
Par défaut, tous les tableaux de bord sont uniquement visibles par leur propriétaire.
Pour modifier les paramètres de confidentialité de votre tableau de bord :
- Cliquez sur le bouton Partager en haut à droite de la page du tableau de bord.
- Vous pouvez ensuite choisir de le partager avec des membres de votre équipe.
- Vous pouvez retirer des membres ou définir un nouveau propriétaire du tableau de bord.
Lorsqu’un collaborateur consulte un tableau de bord partagé, il dispose d’un accès en lecture seule. Les graphiques s’affichent à l’identique pour tous ceux qui consultent les tableaux de bord, selon les autorisations accordées par leur créateur.
Lorsqu’un collaborateur clique sur un segment de graphique, il voit uniquement les données associées auxquelles il a accès.
Paramètres d’administration pour la désactivation
Les administrateurs peuvent désactiver la fonctionnalité Rapports au niveau du domaine, depuis la console d’administration. Lorsque cette fonctionnalité est désactivée, l’onglet Rapports n’est pas visible par les utilisateurs.
Si vous devriez avoir accès à l’onglet Rapports et qu’il ne s’affiche pas, contactez votre administrateur pour demander son activation.
