Rapports

La fonctionnalité Rapports est disponible pour les utilisateurs bénéficiant d’une formule Premium. Elle vous permet d’utiliser et d’afficher des données dans un format aisément visualisable et assimilable. Grâce aux rapports, vous pouvez plus facilement coordonner les efforts de vos équipes autour d’objectifs clairs et hiérarchiser leurs tâches, ainsi que vous faire une idée précise de leurs activités. Les intervenants à tous les niveaux de l’organisation peuvent intégrer des graphiques aux vues Tableaux de bord pour bénéficier d’un aperçu rapide des données qui les intéressent.

Aperçu des rapports

Rapports

Pour accéder à la fonctionnalité Rapports, faites défiler la barre de navigation vers le bas, puis cliquez sur Rapports

Vue Tableau de bord

Après avoir cliqué sur Rapports, vous serez redirigé vers une vue des tableaux de bord à partir de laquelle vous pourrez visualiser :

  1. Tous les tableaux de bord que vous avez créés.
  2. Tous les tableaux de bord partagés avec vous (en lecture seule).)
  3. En outre, vous pouvez ajouter des tableaux de bord à vos favoris pour y accéder facilement.
  4. Vous pouvez également cliquer sur Ajouter un tableau de bord pour en créer un nouveau.
  5. Et enfin, vous pouvez renommer ou supprimer des tableaux de bord de cette vue.

Graphiques

Graphiques

Pour ajouter un graphique (déjà existant ou non) à un tableau de bord, cliquez sur Ajouter un graphique.

  • Vous pouvez alors choisir un type de graphique prédéfini depuis la bibliothèque de modèles ou créer le vôtre en cliquant sur Ajouter un graphique personnalisé.
  • La fenêtre suivante vous permet de sélectionner les données sur lesquels portera le rapport.

Créer un graphique de tâches

Capture d’écran de création d’un rapport concernant des tâches

Cliquez sur Ajouter un graphique et, à droite de la section Créer un rapport sur, sélectionnez l’option Tâches dans le menu déroulant.

Capture d’écran montrant comment inclure des tâches

Vous pouvez y inclure des tâches appartenant à :

  • Une organisation
  • des équipes
  • Des portefeuilles
  • Des projets appartenant à certains utilisateurs
  • Plusieurs projets individuels au choix

Créer un graphique de projets

La création de graphiques à partir de métadonnées de projets est réservée aux clients Business et Enterprise.

En créant des graphiques à partir de vos projets, vous pourrez mieux visualiser les données importantes, en assurer le suivi et les comparer d’un projet, portefeuille ou une équipe à l’autre.

Capture d’écran de création d’un rapport concernant des projets

Pour créer un graphique à partir de métadonnées de projets, dans le menu déroulant à droite de la section Créer un rapport sur, sélectionnez l’option Projets.

Capture d’écran de création d’un rapport concernant un propriétaire de projet

Cliquez sur Ajouter un graphique, puis sélectionnez le projet dont dépendra le rapport. Vous pouvez y inclure des projets appartenant à :

  • Une organisation
  • Des équipes
  • Des portefeuilles
  • Des propriétaires de projets
  • Certains projets précis

Capture d’écran du choix des indicateurs de mesure

Vous pouvez prendre le nombre de projets ou un champ personnalisé numérique comme indicateur de mesure.

Utilisez l’option « Nombre de projets » pour regrouper et comparer les valeurs du champ personnalisé numérique.

Options de personnalisation des graphiques

Après avoir choisi le projet pour lequel vous souhaitez créer un rapport, vous pouvez créer ou personnaliser votre graphique.

Personnalisation de graphique 1

Pour personnaliser votre graphique :

  1. Sous la section Type de graphique, cliquez sur le menu déroulant.
  2. Vous pouvez y sélectionner la couleur du graphique.
  3. Vous pouvez aussi en changer le type.
  4. Cliquez sur Enregistrer pour prendre en compte ces modifications.

Axe horizontal

Vous pouvez personnaliser les informations regroupées sur l’axe horizontal en les organisant par :

  • Responsable
  • Créateur
  • Champ personnalisé
  • Type de tâche
  • Statut de la tâche
  • Projet
  • Période

L’option d’affichage par période est uniquement disponible pour les tâches, et réservée aux clients Business et Enterprise.

Seuls peuvent être regroupés les champs personnalisés globaux, qui sont partagés entre les projets.

Axe vertical

Vous pouvez personnaliser les informations regroupées sur l’axe vertical en les organisant par :

  • Nombre de tâches.
  • Temps d’exécution, afin d’évaluer combien de temps prend la réalisation de chaque tâche après sa création.
  • Champ personnalisé, afin de faire la somme ou la moyenne de toutes les valeurs associées à n’importe quel champ personnalisé numérique global (ex. : champ global pour comptabiliser toutes les heures).

L’option d’affichage par temps d’exécution est uniquement disponible pour les tâches, et réservée aux clients Business et Enterprise.

Les graphiques en anneau ne peuvent pas prendre de moyennes pour mesures, les nombres utilisés devant constituer un ensemble cohérent.

Filtre

Vous pouvez également utiliser des Filtres pour personnaliser vos graphiques et ainsi les filtrer par :

  • Responsable
  • Créateur
  • Champ personnalisé
  • Sous-tâches : choisissez de n’afficher que les sous-tâches dans votre graphique ou de les en exclure
  • Date : au choix la date de création, la date d’achèvement ou l’échéance
  • Exclusion : en excluant les tâches des portefeuilles, de projets appartenant à certains utilisateurs ou des projets de votre choix
  • Statut d’achèvement de la tâche
  • Statut de la tâche

Ajouter un graphique

Dans les options de personnalisation des graphiques, vous pouvez cliquer sur :

  1. Annuler pour quitter le mode de création de graphique.
  2. Créer pour enregistrer ce graphique dans votre tableau de bord.

Consultez cet article pour en savoir plus sur les types de graphiques disponibles et sur les cas d’utilisation possibles.

Interactions avec les tableaux de bord

Interactions avec les Tableaux de bord

Pour réorganiser ou supprimer un graphique de votre tableau de bord de projet :

  1. Passez le curseur de votre souris sur le tableau de bord et cliquez sur les trois points pour le supprimer.
  2. Cliquez sur un graphique pour le faire glisser et le réorganiser.

Vous pouvez également cliquer sur les segments des graphiques auxquels vous avez accès pour consulter toutes les données concernées.

Partage des tableaux de bord

Par défaut, tous les tableaux de bord sont uniquement visibles par leur propriétaire.

Partager

Pour modifier les paramètres de confidentialité de votre tableau de bord :

  1. Cliquez sur le bouton Partager en haut à droite de la page du tableau de bord.
  2. Vous pouvez ensuite choisir de le partager avec des membres de votre équipe.

Collaborateur

Lorsqu’un collaborateur consulte un tableau de bord partagé, il dispose d’un accès en lecture seule. Les graphiques s’affichent à l’identique pour tous ceux qui consultent les tableaux de bord, selon les autorisations accordées par son créateur.

Lorsqu’un collaborateur clique sur un segment de graphique, il voit uniquement les données associées auxquelles il a accès.

Paramètres d’administration pour la désactivation

Les administrateurs peuvent désactiver la fonctionnalité Rapports au niveau du domaine, depuis la console d’administration. Lorsque cette fonctionnalité est désactivée, l’onglet Rapports n’est pas visible par les utilisateurs.

Si vous devriez avoir accès à l’onglet Rapports et qu’il ne s’affiche pas, contactez votre administrateur pour demander son activation.

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