Les portefeuilles

Les portefeuilles sont disponibles pour tous les clients Business et Enterprise.

Les portefeuilles offrent une vue d’ensemble regroupant tous vos projets importants. Vous pouvez ainsi les organiser, suivre leur progression en temps réel et accéder facilement aux informations détaillées, tout en tenant votre équipe informée de leur avancement. Vous pouvez également accéder aux portefeuilles depuis un appareil Android ou iOS.

Vous pouvez accéder à la Gestion des ressources depuis vos portefeuilles. Cliquez sur Portefeuilles dans la barre latérale, choisissez un portefeuille, puis ouvrez l’onglet Gestion des ressources.

Création d’un portefeuille

Tableau de bord 1

Pour créer un portefeuille :

  1. Cliquez sur Portefeuilles en haut à gauche de la barre latérale.
  2. Cliquez sur la vignette Nouveau portefeuille.
  3. Donnez un nom au portefeuille.
  4. Cliquez sur Créer le portefeuille.

Vue Portefeuille

Quand vous cliquez sur l’un de vos portefeuilles, vous obtenez une vue d’ensemble de tous les projets qu’il contient.

Vue Portefeuille

Depuis la vue Portefeuilles, vous pouvez :

  1. Ajouter un autre projet au portefeuille.
  2. Consulter le dernier statut de chaque projet.
  3. Consulter le pourcentage de progression de chaque projet.
  4. Consulter ou modifier l’échéance ou la plage de dates d’un projet.
  5. Identifier ou modifier la priorité d’un projet.
  6. Identifier les valeurs de champs personnalisés de chaque projet.
  7. Identifier le propriétaire du projet.

Vous pouvez retirer un projet de votre portefeuille à tout moment.

Retirer un projet d’un portefeuille

Pour retirer un projet d’un portefeuille :

  1. Cliquez sur l’icône avec les trois points apparaissant à côté du propriétaire du projet.
  2. Cliquez sur Retirer du portefeuille.

Aperçu de projet

Cliquez sur n’importe quel projet de votre portefeuille pour afficher l’aperçu de projet.

Portefeuille 3

Depuis l’aperçu de projet, vous pouvez :

  1. Définir le propriétaire du projet.
  2. Ajouter ou modifier une échéance ou une plage de dates.
  3. Accéder directement au projet pour consulter ses tâches, ses ressources et sa chronologie.
  4. Ajouter une priorité au projet ou la modifier.
  5. Consulter le dernier statut du projet ou le mettre à jour vous-même.

Mises à jour de statut

Si le statut d’un projet n’a pas encore été mis à jour, vous pouvez cliquer sur ce projet dans votre portefeuille et demander sa mise à jour auprès du propriétaire du projet, ou rédiger une mise à jour vous-même.

Portefeuille 4

Vous pouvez également commenter un statut existant directement depuis l’aperçu de projet.

Portefeuille 5

Afficher les options et les jalons

Si vous ou votre équipe préférez trier les tâches d’un projet sous une forme particulière, vous pouvez définir celle-ci comme vue par défaut pour tout le monde.

Portefeuille 5

Pour modifier la vue d’un portefeuille :

  1. Cliquez sur l’icône de curseur en haut à droite de l’écran.
  2. Choisissez Tâches ou Jalons en tant que type de progression à afficher.
  3. Sélectionnez la vue Statut, Propriétaire du projet, Échéance ou Ordre alphabétique.

Les jalons dans la vue Portefeuille

Jalons dans les portefeuilles

La vue Portefeuille permet d’afficher un maximum de 12 jalons avant que la liste ne soit tronquée.

Vous pouvez également afficher les jalons de chaque projet dans l’aperçu de projet en cliquant sur n’importe quel projet d’un portefeuille.

Les jalons dans l’aperçu de projet

Depuis l’aperçu de projet d’un portefeuille, vous pouvez :

  1. Cliquer sur l’icône + pour ajouter un nouveau jalon.
  2. Afficher la liste des jalons terminés et non terminés.

Vous pouvez également ajouter des champs personnalisés directement depuis le menu déroulant, puis trier votre portefeuille selon le champ choisi.

Exporter un portefeuille vers Google Sheets

Une fois votre portefeuille créé, vous pouvez l’exporter vers Google Sheets à tout moment.

exportation de feuilles

Pour exporter un portefeuille vers Google Sheets :

  1. Touchez l’icône avec les trois points à côté du titre du portefeuille.
  2. Passez le curseur de votre souris sur Exporter, puis sélectionnez Google Sheets.

Exporter un portefeuille au format CSV

Vous pouvez aussi exporter votre portefeuille au format CSV. Les champs personnalisés sont compris dans ce type d’exportation.

exportation csv

Pour exporter un portefeuille au format CSV :

  1. Touchez l’icône avec les trois points à côté du titre du portefeuille.
  2. Passez le curseur de votre souris sur Exporter, puis sélectionnez CSV.

Partager un portefeuille et y ajouter des membres

À tout moment, vous pouvez partager des portefeuilles sur Asana avec vos collègues et les ajouter en tant que membres d’un portefeuille.

partager un portefeuille

Lorsque vous cliquez sur le bouton Partager, l’écran de gestion des membres s’affiche et vous pouvez alors :

  1. Copier le lien du portefeuille pour le partager avec vos collègues.
  2. Ajouter des membres au portefeuille.
  3. Définir un membre en tant que propriétaire du portefeuille ou en retirer des membres.

partager un portefeuille 2

Une fois ajouté en tant que membre d’un portefeuille, vous recevrez une notification dans votre boîte de réception. De plus, lorsque vous accèderez à la page de vos portefeuilles, une icône « Nouveau » s’affichera à côté du portefeuille en question.

Si vous avez été ajouté en tant que membre d’un portefeuille, vous recevrez un rapport hebdomadaire par e-mail, à condition que vos notifications par e-mail soient activées.

partager un portefeuille 3

Si vous partagez un portefeuille contenant des projets privés, la personne avec laquelle vous l’avez partagé verra la notification ci-dessus s’afficher en bas de l’écran.

FAQ sur les portefeuilles

Pour toute question concernant les portefeuilles, veuillez consulter notre FAQ sur les portefeuilles ou contacter l’équipe d’assistance.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.