Portefeuilles

Les portefeuilles sont disponibles pour tous les clients Business et Enterprise.

Les portefeuilles offrent une vue d’ensemble de tous vos projets importants. Grâce à la gestion de portefeuille de projets, vous pouvez les organiser, suivre leur évolution en temps réel et accéder facilement à des informations détaillées, tout en tenant votre équipe informée de leur avancement. Vous avez également la possibilité d’accéder aux portefeuilles depuis un appareil Android ou iOS.

Vous pouvez accéder à la Gestion des ressources depuis vos portefeuilles. Cliquez sur Portefeuilles dans la barre latérale, choisissez un portefeuille, puis ouvrez l’onglet Gestion des ressources.

Création d’un portefeuille

Tableau de bord 1

Pour créer un portefeuille :

  1. Cliquez sur Portefeuilles dans la barre latérale.
  2. Cliquez sur la vignette Nouveau portefeuille.
  3. Donnez un nom au portefeuille.
  4. Cliquez sur Créer le portefeuille.

Vue Portefeuilles

Cliquez sur l’un de vos portefeuilles et obtenez ainsi une vue d’ensemble de tous les projets qu’il contient.

Vue Portefeuilles

Depuis la vue Portefeuilles, vous pouvez :

  1. Ajouter un autre projet au portefeuille.
  2. Consulter le dernier statut de chaque projet.
  3. Consulter le pourcentage de progression de chaque projet.
  4. Consulter ou modifier l’échéance ou la plage de dates d’un projet.
  5. Identifier ou modifier la priorité d’un projet.
  6. Identifier les valeurs de champs personnalisés de chaque projet.
  7. Identifier le propriétaire du projet.

Ajouter un projet à un portefeuille

Ajouter un projet à un portefeuille

Vous pouvez ajouter des projets depuis un portefeuille des trois façons suivantes :

  1. Cliquez sur Ajouter des éléments pour rechercher un projet existant
  2. Créez un nouveau projet en sélectionnant Nouveau projet après avoir cliqué sur la flèche du menu déroulant à côté du bouton Ajouter des éléments
  3. Ajoutez un projet depuis un modèle de projet en sélectionnant un modèle après avoir cliqué sur la flèche du menu déroulant à côté du bouton Ajouter des éléments

Vous pouvez retirer un projet de votre portefeuille à tout moment.

Retirer un projet d’un portefeuille

Pour retirer un projet d’un portefeuille :

  1. Cliquez sur les trois points qui s’affichent à côté du nom du projet.
  2. Cliquez sur Retirer du portefeuille.

Ajouter un modèle de projet à un portefeuille

Ajouter un modèle de projet à un portefeuille

  1. Cliquez sur Personnaliser
  2. Faites défiler jusq’à Modèles de projet
  3. Cliquez sur + Ajouter un modèle de projet

Une fois qu’un modèle de projet est ajouté au portefeuille, il apparaîtra dans le menu déroulant à côté du bouton Ajouter des éléments et pourra être utilisé pour créer de nouveaux projets dans le portefeuille.

Pour ajouter de nouveaux modèles à votre portefeuille :

Ajouter un modèle à un portefeuille

  1. Depuis le menu + Ajouter un modèle de projet, sélectionnez un modèle dans la barre à gauche et cliquez sur le bouton + Ajouter au portefeuille.

Pour retirer un modèle de votre portefeuille :

Retirer un modèle d’un portefeuille

  1. Pour retirer un modèle d’un portefeuille, cliquez sur le bouton Retirer du portefeuille. L’option Retirer du portefeuille apparaîtra seulement pour les modèles qui ont été ajoutés au portefeuille.

Aperçu de projet

Cliquez sur n’importe quel projet de votre portefeuille pour afficher l’aperçu de projet.

Portefeuille 3

Depuis l’aperçu de projet, vous pouvez :

  1. Définir le propriétaire du projet.
  2. Ajouter ou modifier une échéance ou une plage de dates.
  3. Accéder directement au projet pour consulter ses tâches, ses ressources et sa chronologie.
  4. Ajouter une priorité au projet ou la modifier.
  5. Consulter le dernier statut du projet ou le mettre à jour vous-même.

Mises à jour de statut

La section portant sur la progression des portefeuilles vous donne un aperçu détaillé du statut du portefeuille sur lequel vous travaillez. Les rapports d’avancement vous permettent de créer facilement des mises à jour de statut complètes, renouvelables et exploitables. Ils permettent aussi de partager votre travail avec toutes les parties prenantes.

portfolio overview

Progression du portefeuille

Lorsque vous cliquez sur l’onglet Progression de votre portefeuille, vous obtenez un instantané de la progression du portefeuille sur lequel vous travaillez.

statut du portefeuille

Depuis la vue Progression, vous pouvez :

  1. Vérifier si le portefeuille est dans les délais, à risque, en retard ou en attente.
  2. Afficher le nombre de projets dans les délais, à risque ou en retard, ou encore afficher le nombre total de projets.
  3. Mettre à jour le statut du portefeuille.
  4. Afficher ou modifier le propriétaire, la plage de dates ou la description du portefeuille.
  5. Afficher ou modifier les objectifs associés à ce portefeuille.
  6. Consulter la mise à jour de statut la plus récente.

Comment créer une mise à jour de statut de portefeuille ?

Vous pouvez mettre à jour le statut de votre portefeuille à tout moment. Le modèle avec une structure sous forme de blocs vous offre un espace où préciser quelles sont les tâches en cours sur Asana. Vous pouvez aussi décrire plus en détail la progression des tâches.

Créer une mise à jour de statut

créer une mise à jour de statut

Pour créer une nouvelle mise à jour de statut :

  1. Depuis la vue Progression de votre portefeuille, cliquez sur Mettre à jour le statut.

écran de mise à jour du statut

Depuis la fenêtre de mise à jour du statut, vous pouvez :

  1. Ajouter un titre.
  2. Compléter les détails de votre mise à jour de statut, y compris la progression, le nom du propriétaire du portefeuille et l’échéance de ce dernier.
  3. Afficher ou masquer des champs personnalisés.
  4. Ajouter un résumé.
  5. Indiquer le travail accompli.
  6. Indiquer les points de blocage.
  7. Glisser des éléments clés dans les sections correspondantes de votre mise à jour pour présenter votre travail.
  8. Cliquer sur le bouton bleu Publier lorsque tout est prêt.

Avant de publier une mise à jour de statut, vous devez définir le statut de votre portefeuille et indiquer s’il est dans les délais, à risque, en retard ou en attente. Vous devez également insérer au moins un bloc de texte.

Ajouter des éléments clés à une mise à jour de statut

Pour élaborer votre mise à jour, vous pouvez glisser-déposer des éléments clés, tels que les projets dans les délais ou à risque. Vous obtenez ainsi un aperçu visuel des accomplissements de l’équipe, mais également des freins éventuels.

Une fois vos éléments clés ajoutés et la mise à jour de statut publiée, Asana conserve la structure et l’organisation de la section pour vos futures mises à jour.

organiser les éléments clés

Pour réorganiser les sections Travail accompli, Éléments bloqués et Étapes à suivre, faites-les glisser à l’endroit souhaité.

Ajouter des graphiques à une mise à jour de statut

Ajoutez des graphiques à vos mises à jour de statut pour obtenir un aperçu visuel du travail accompli par votre équipe. Pour ce faire, il vous suffit de glisser-déposer des graphiques sur votre mise à jour de statut.

graphique

Contrôle d’accès

Un utilisateur peut ajouter un collaborateur à une mise à jour de statut si ce dernier n’a pas accès au projet concerné. Le cas échéant, le collaborateur en question peut visualiser tout le contenu de la mise à jour. Toutefois, si ce dernier clique sur un élément clé ou tout autre élément du projet pour lequel il ne dispose pas des droits d’accès, l’accès lui sera refusé.

Ainsi, les mises à jour de statut d’un portefeuille public sont entièrement visibles dans l’onglet Progression, même si les utilisateurs n’ont pas accès à tous les projets du portefeuille.

Options et jalons de la vue portefeuille

Si vous et votre équipe préférez trier les tâches d’un projet sous une forme particulière, vous pouvez définir celle-ci comme vue par défaut pour tout le monde.

Portefeuille 5

Pour modifier la vue d’un portefeuille :

  1. Cliquez sur l’icône représentant des curseurs en haut à droite de l’écran.
  2. Choisissez Tâches ou Jalons en tant que type de progression à afficher.
  3. Sélectionnez la vue Statut, Propriétaire du projet, Échéance ou Ordre alphabétique.

Les jalons dans la vue Portefeuille

Les jalons sont visibles sur la chronologie d’un portefeuille.

Les jalons sont signalés par un losange bleu. Les jalons présentent les événements clés et schématisent la progression de votre plan de projet. Les jalons sont comme des panneaux de direction qui vous guident sur la bonne voie tout au long du projet.

jalons dans les portefeuilles

Cliquez ensuite sur le symbole du jalon pour obtenir des informations détaillées sur la tâche à accomplir au sein du projet.

tâche jalon

Un portefeuille peut afficher un maximum de 12 jalons avant que la liste ne soit tronquée.

Vous pouvez également afficher les jalons de chaque projet dans l’aperçu de projet en cliquant sur n’importe quel projet présent dans un portefeuille.

Les jalons dans l’aperçu de projet

Depuis l’aperçu de projet d’un portefeuille, vous pouvez :

  1. Cliquer sur l’icône + pour ajouter un nouveau jalon.
  2. Afficher la liste des jalons terminés et non terminés.

Vous pouvez également ajouter des champs personnalisés directement depuis le menu déroulant, puis trier votre portefeuille selon le champ choisi.

Comment gérer les champs personnalisés ?

Si vous cliquez sur le bouton Champs dans Projets, un menu déroulant s’affiche. Cliquez alors sur + Ajouter un champ.

ajouter un champ personnalisé

La fenêtre qui s’affiche vous invite à ajouter un champ personnalisé.

Lorsque le champ est activé, le bouton est bleu.

créer un nouveau champ

Pour ajouter un champ personnalisé :

  1. Cliquez sur + Ajouter un champ.
  2. Saisissez le nom de votre nouveau champ personnalisé dans la barre Titre du champ.
  3. Cliquez sur Créer un champ pour ajouter votre nouveau champ.

Trier par champs

Depuis la vue Projet, le curseur Tri vous permet de trier vos tâches en fonction de différentes options de champs.

trier

Vous pouvez désormais classer, hiérarchiser ou analyser les phases de votre travail et les trier en fonction de vos besoins spécifiques.

Exporter un portefeuille vers Google Sheets

Une fois votre portefeuille créé, vous pouvez l’exporter vers Google Sheets à tout moment.

exportation de feuilles

Pour exporter un portefeuille vers Google Sheets :

  1. Touchez les trois points à côté du titre du portefeuille.
  2. Passez le curseur de votre souris sur Exporter, puis sélectionnez Google Sheets.

Exporter un portefeuille au format CSV

Vous pouvez aussi exporter votre portefeuille au format CSV. Les champs personnalisés sont compris dans ce type d’exportation.

exportation csv

Pour exporter un portefeuille au format CSV :

  1. Touchez les trois points à côté du titre du portefeuille.
  2. Passez le curseur de votre souris sur Exporter, puis sélectionnez CSV.

Partager un portefeuille et y ajouter des membres

À tout moment, vous pouvez partager des portefeuilles sur Asana avec vos collègues et les ajouter en tant que membres d’un portefeuille.

partager un portefeuille

Lorsque vous cliquez sur le bouton Partager, l’écran de gestion des membres s’affiche et vous pouvez alors :

  1. Copier le lien du portefeuille pour le partager avec vos collègues.
  2. Ajouter des membres au portefeuille.
  3. Définir un membre en tant que propriétaire du portefeuille ou en retirer des membres.

partager un portefeuille 2

Une fois ajouté en tant que membre d’un portefeuille, vous recevrez une notification dans votre boîte de réception. De plus, lorsque vous accéderez à la page de vos portefeuilles, une icône Nouveau s’affichera à côté du portefeuille en question.

Si vous avez été ajouté en tant que membre d’un portefeuille, vous recevrez un rapport hebdomadaire par e-mail, à condition que vos notifications par e-mail soient activées.

partager un portefeuille 3

Si vous partagez un portefeuille contenant des projets privés, la personne avec laquelle vous l’avez partagé verra la notification ci-dessus s’afficher en bas de l’écran.

Chronologie de portefeuille

La chronologie de portefeuille vous permet de visualiser, partager et ajuster l’enchaînement des projets pour optimiser l’utilisation de vos ressources et respecter vos délais.

Accès à la chronologie du portefeuille

Pour accéder à la chronologie de votre portefeuille, ouvrez tout d’abord l’onglet Portefeuilles, puis choisissez le portefeuille souhaité.

chronologie de portefeuille

Cliquez ensuite sur l’onglet Chronologie pour afficher la chronologie de ce portefeuille.

vue Chronologie du portefeuille

Barre d’outils de la chronologie de portefeuille

barre d’outils du portefeuille

Depuis la barre d’outils de votre portefeuille, vous pouvez :

  1. Filtrer les projets par jour.
  2. Zoomer sur les jours, semaines, mois, trimestres, semestres ou années.
  3. Définir les couleurs utilisées, ou choisir des champs personnalisés avec une couleur spécifique.

Vous pouvez utiliser la recherche avancée pour rechercher des informations particulières dans un portefeuille.

Recherche dans les portefeuilles

Sur la page d’accueil :

  1. Cliquez sur Rechercher.
  2. Cliquez sur Recherche avancée.

recherche dans la chronologie de portefeuille

À partir de là, complétez les paramètres de recherche et cliquez sur Ajouter un filtre, puis sur Dans les portefeuilles, afin de lancer une recherche au sein de vos portefeuilles.

Vous pouvez également rechercher un portefeuille en le @mentionnant dans un champ de description ou un commentaire sur Asana. Veuillez cependant noter que si le portefeuille est privé, vous devez y avoir accès pour qu’il s’affiche dans les résultats de recherche.

Portefeuilles imbriqués

L’ajout de portefeuilles à d’autres portefeuilles vous permet d’intégrer et de gérer parfaitement votre travail sur plusieurs projets. Vous pouvez ainsi suivre vos activités sans effort et en communiquer la progression à l’ensemble des parties prenantes.

Ajouter un portefeuille à un portefeuille

Pour ajouter un portefeuille à votre portefeuille actif, cliquez sur « Ajouter des éléments » puis sélectionnez ou saisissez un nom de portefeuille.

ajouter des éléments 1

Vues Chronologie et Gestion des ressources dans les portefeuilles imbriqués

Les portefeuilles qui contiennent d’autres portefeuilles verront leurs onglets Chronologie et Gestion des ressources désactivés. Ce paramètre peut être restauré en retirant tous les portefeuilles imbriqués.

Paramètres de confidentialité de portefeuille

Le propriétaire d’un portefeuille peut le rendre public ou privé.

Lorsqu’un portefeuille est privé, seuls ses membres ont accès à son contenu et il ne peut pas être vu au sein de votre organisation ou espace de travail. Un portefeuille public est accessible à tous les membres de votre organisation ou espace de travail.

Pour basculer entre les modes public et privé :

recherche de portefeuille

Depuis votre portefeuille :

  1. Cliquez sur Partager.

confidentialité des portefeuilles

Vous pouvez alors choisir de maintenir votre portefeuille privé ou de le rendre public au sein de votre organisation ou espace de travail.

FAQ sur les portefeuilles

Questions fréquentes sur les portefeuilles

Qui peut voir mon portefeuille ?

Si votre portefeuille est public, toute personne de l’organisation avec qui vous partagez l’URL pourra avoir accès à votre portefeuille. Lorsque quelqu’un clique sur l’URL, celle-ci s’affiche automatiquement parmi les portefeuilles récemment consultés dans la vue Portefeuilles. Si un projet de votre portefeuille est marqué comme privé, la personne verra une notification en bas de l&rsquoécran, lui indiquant que certains projets sont privés.

Les portefeuilles privés ne sont accessibles qu’aux membres du portefeuille.

Des modifications sont-elles apportées aux projets lorsqu’ils sont ajoutés à des portefeuilles ?

Oui, vous êtes alors automatiquement abonné aux mises à jour de statut de tous les projets de votre portefeuille, et recevrez des notifications à ce sujet le cas échéant.

Comment ajouter un champ personnalisé à mon portefeuille ?

Si vous ou votre équipe préférez trier vos portefeuilles sous une forme particulière, vous pouvez définir celle-ci comme vue par défaut pour tout le monde. En vue Portefeuille, vous pouvez également cliquer sur le bouton Champs pour afficher un menu déroulant, puis sur l’option + Ajouter un champ. La fenêtre qui s’affiche vous invite à ajouter un champ personnalisé.

ajouter un champ

Depuis l’onglet Ajouter un champ, vous pouvez :

  1. Ajouter un nom de champ.
  2. Sélectionner le type de champ.
  3. Ajouter une description.
  4. Ajouter le champ à la bibliothèque de champs pour qu’il puisse être réutilisé par d’autres membres de votre organisation.

Comment créer un champ personnalisé depuis la barre d’outils ?

Pour ajouter un champ personnalisé depuis la barre d’outils, cliquez sur Personnaliser, puis sur + Ajouter un champ.

export

Depuis l’onglet Ajouter un champ, vous pouvez :

  • Ajouter un nom de champ.
  • Sélectionner le type de champ.
  • Ajouter une description.
  • Ajouter le champ à la bibliothèque de champs pour qu’il puisse être réutilisé par d’autres membres de votre organisation.

Vous pouvez ajouter jusqu’à 20 champs par portefeuille et afficher jusqu’à 5 champs dans la vue Portefeuilles à tout moment.

Quelles sont les limites fixées aux Portefeuilles ?

  • Combien de portefeuilles puis-je créer ? Il n’y a pas de limite.

  • Combien de portefeuilles peuvent apparaître en même temps dans la section des portefeuilles récemment consultés ? 20 portefeuilles maximum, sans limite de temps.

  • Combien de projets puis-je ajouter à un portefeuille ? 500 maximum (projets archivés compris).

  • Combien de champs personnalisés puis-je ajouter à un portefeuille ? 30 maximum.

  • Combien de champs personnalisés peuvent être affichés en même temps dans la vue Portefeuilles ? 30 maximum.

  • Combien de notifications par e-mail de rapport hebdomadaire de portefeuille puis-je recevoir par semaine ? 20 maximum.

  • Combien de projets sont inclus dans chaque e-mail de rapport hebdomadaire ? 50 maximum, mais un lien permet d’en afficher davantage.

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