Portefeuilles

Les Portefeuilles sont disponibles pour tous les clients Business et Enterprise.

Les portefeuilles offrent une vue d’ensemble regroupant tous vos projets importants. Vous pouvez ainsi les organiser, suivre leur progression en temps réel et accéder facilement aux informations détaillées, tout en tenant votre équipe informée de leur avancement. Vous pouvez également accéder aux portefeuilles depuis un appareil Android ou iOS.

Vous pouvez accéder à la Gestion des ressources depuis vos portefeuilles. Cliquez sur Portefeuilles dans la barre latérale, choisissez un portefeuille, puis ouvrez l’onglet Gestion des ressources.

Création d’un portefeuille

Tableau de bord 1

Pour créer un portefeuille :

  1. Cliquez sur Portefeuilles en haut à gauche de la barre latérale.
  2. Cliquez sur la vignette Nouveau portefeuille.
  3. Donnez un nom au portefeuille.
  4. Cliquez sur Créer le portefeuille.

Vue Portefeuille

Quand vous cliquez sur l’un de vos portefeuilles, vous obtenez une vue d’ensemble de tous les projets qu’il contient.

Vue Portefeuille

Depuis la vue Portefeuilles, vous pouvez :

  1. Ajouter un autre projet au portefeuille.
  2. Consulter le dernier statut de chaque projet.
  3. Consulter le pourcentage de progression de chaque projet.
  4. Consulter ou modifier l’échéance ou la plage de dates d’un projet.
  5. Identifier ou modifier la priorité d’un projet.
  6. Identifier les valeurs de champs personnalisés de chaque projet.
  7. Identifier le propriétaire du projet.

Vous pouvez retirer un projet de votre portefeuille à tout moment.

Retirer un projet d’un portefeuille

Pour retirer un projet d’un portefeuille :

  1. Cliquez sur les trois points qui s’affichent à côté du nom du projet.
  2. Cliquez sur Retirer du portefeuille.

Aperçu de projet

Cliquez sur n’importe quel projet de votre portefeuille pour afficher l’aperçu de projet.

Portefeuille 3

Depuis l’aperçu de projet, vous pouvez :

  1. Définir le propriétaire du projet.
  2. Ajouter ou modifier une échéance ou une plage de dates.
  3. Accéder directement au projet pour consulter ses tâches, ses ressources et sa chronologie.
  4. Ajouter une priorité au projet ou la modifier.
  5. Consulter le dernier statut du projet ou le mettre à jour vous-même.

Mises à jour de statut

Si le statut d’un projet n’a pas encore été mis à jour, vous pouvez cliquer sur ce projet dans votre portefeuille et demander sa mise à jour auprès du propriétaire du projet, ou rédiger une mise à jour vous-même.

Portefeuille 4

Vous pouvez également commenter un statut existant directement depuis l’aperçu de projet.

Portefeuille 5

Afficher les options et les jalons

Si vous ou votre équipe préférez trier les tâches d’un projet sous une forme particulière, vous pouvez définir celle-ci comme vue par défaut pour tout le monde.

Portefeuille 5

Pour modifier la vue d’un portefeuille :

  1. Cliquez sur l’icône de curseur en haut à droite de l’écran.
  2. Choisissez Tâches ou Jalons en tant que type de progression à afficher.
  3. Sélectionnez la vue Statut, Propriétaire du projet, Échéance ou Ordre alphabétique.

Les jalons dans la vue Portefeuille

Les jalons sont visibles sur la chronologie de portefeuille.

Les jalons clés sont signalés par un losange bleu.

Les jalons représentent les événements clés et schématisent la progression de votre plan de projet. Ils font office de panneaux de direction et guident chacun sur la bonne voie tout au long du projet.

jalons dans les portefeuilles

Cliquez ensuite sur le symbole du jalon pour obtenir des informations détaillées sur la tâche à accomplir au sein du projet.

tâche jalon

La vue Portefeuille permet d’afficher un maximum de 12 jalons avant que la liste ne soit tronquée.

Vous pouvez également afficher les jalons de chaque projet dans l’aperçu de projet en cliquant sur n’importe quel projet d’un portefeuille.

Les jalons dans l’aperçu de projet

Depuis l’aperçu de projet d’un portefeuille, vous pouvez :

  1. Cliquer sur l’icône + pour ajouter un nouveau jalon.
  2. Afficher la liste des jalons terminés et non terminés.

Vous pouvez également ajouter des champs personnalisés directement depuis le menu déroulant, puis trier votre portefeuille selon le champ choisi.

Comment gérer les champs personnalisés ?

Si vous cliquez sur le bouton Champs dans Projets, un menu déroulant s’affiche. Cliquez alors sur + Ajouter un champ.

ajouter un champ personnalisé

La fenêtre qui s’affiche vous invite à ajouter un champ personnalisé.

Lorsque le champ est activé, le bouton est bleu.

créer un nouveau champ

Pour ajouter un champ personnalisé :

  1. Cliquez sur + Ajouter un champ.
  2. Saisissez le nom de votre nouveau champ personnalisé dans la barre Titre du champ.
  3. Cliquez sur Créer un champ pour ajouter votre nouveau champ.

Trier par champs

Depuis la vue Projet, le curseur Tri vous permet de trier vos tâches en fonction de différentes options de champs.

trier

Vous pouvez désormais classer, hiérarchiser ou analyser les phases de votre travail et les trier en fonction de vos besoins spécifiques.

Exporter un portefeuille vers Google Sheets

Une fois votre portefeuille créé, vous pouvez l’exporter vers Google Sheets à tout moment.

exportation de feuilles

Pour exporter un portefeuille vers Google Sheets :

  1. Touchez les trois points à côté du titre du portefeuille.
  2. Passez le curseur de votre souris sur Exporter, puis sélectionnez Google Sheets.

Exporter un portefeuille au format CSV

Vous pouvez aussi exporter votre portefeuille au format CSV. Les champs personnalisés sont compris dans ce type d’exportation.

exportation csv

Pour exporter un portefeuille au format CSV :

  1. Touchez les trois points à côté du titre du portefeuille.
  2. Passez le curseur de votre souris sur Exporter, puis sélectionnez CSV.

Partager un portefeuille et y ajouter des membres

À tout moment, vous pouvez partager des portefeuilles sur Asana avec vos collègues et les ajouter en tant que membres d’un portefeuille.

partager un portefeuille

Lorsque vous cliquez sur le bouton Partager, l’écran de gestion des membres s’affiche et vous pouvez alors :

  1. Copier le lien du portefeuille pour le partager avec vos collègues.
  2. Ajouter des membres au portefeuille.
  3. Définir un membre en tant que propriétaire du portefeuille ou en retirer des membres.

partager un portefeuille 2

Une fois ajouté en tant que membre d’un portefeuille, vous recevrez une notification dans votre boîte de réception. De plus, lorsque vous accèderez à la page de vos portefeuilles, une icône « Nouveau » s’affichera à côté du portefeuille en question.

Si vous avez été ajouté en tant que membre d’un portefeuille, vous recevrez un rapport hebdomadaire par e-mail, à condition que vos notifications par e-mail soient activées.

partager un portefeuille 3

Si vous partagez un portefeuille contenant des projets privés, la personne avec laquelle vous l’avez partagé verra la notification ci-dessus s’afficher en bas de l’écran.

Chronologie de portefeuille

La Chronologie de portefeuille vous permet de visualiser, partager et ajuster l’enchaînement des projets pour optimiser l’utilisation de vos ressources et respecter vos délais.

Accès à la Chronologie du portefeuille

Pour accéder à la chronologie de votre portefeuille, ouvrez tout d’abord la section Portefeuilles, puis choisissez le portefeuille souhaité.

chronologie de portefeuille

Cliquez ensuite sur l’onglet Chronologie pour afficher la chronologie de ce portefeuille.

vue Chronologie du portefeuille

Barre d’outils de la Chronologie de portefeuille

barre d’outils du portefeuille

Depuis la barre d’outils de votre portefeuille, vous pouvez :

  1. Filtrer les projets par jour
  2. Zoomer sur les jours, semaines, mois, trimestres, semestres ou années
  3. Définir les couleurs utilisées, ou choisir des champs personnalisés avec couleurs

Veuillez noter que nous déployons cette fonctionnalité progressivement.

Recherche simple

recherche simple

Pour lancer une recherche simple, saisissez le nom du portefeuille concerné dans la barre de recherche.

Recherche avancée

Vous pouvez utiliser la recherche avancée pour rechercher des informations particulières dans un portefeuille.

Cela se fait très simplement depuis la page d’accueil.

Recherche dans les portefeuilles

Sur la page d’accueil :

  1. Cliquez sur Rechercher.
  2. Cliquez sur Recherche avancée.

portfolio timeline search

À partir de là, complétez les paramètres de recherche et cliquez sur Ajouter un filtre, puis sur Dans les portefeuilles, afin de lancer une recherche au sein de vos portefeuilles.

Vous pouvez également rechercher un portefeuille en le @mentionnant dans un champ de description ou un commentaire sur Asana. Veuillez cependant noter que si le portefeuille est privé, vous devez y avoir accès pour qu’il s’affiche dans les résultats de recherche.

Paramètres de confidentialité

Le propriétaire d’un portefeuille peut le rendre public ou privé.

Lorsqu’un portefeuille est privé, seuls ses membres ont accès à son contenu et il ne peut pas être vu au sein de votre organisation ou espace de travail. Un portefeuille public est accessible à tous les membres de votre organisation ou espace de travail.

Pour basculer entre les modes public et privé :

recherche de portefeuille

Depuis votre portefeuille :

  1. Cliquez sur Partager.

confidentialité des portefeuilles

Vous pouvez alors choisir de maintenir votre portefeuille privé ou de le rendre public au sein de votre organisation ou espace de travail.

FAQ sur les portefeuilles

Pour toute question concernant les portefeuilles, veuillez consulter notre FAQ sur les portefeuilles ou contacter l’équipe d’assistance.

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