Les portefeuilles

Les portefeuilles sont disponibles pour tous les clients Business et Enterprise.

Les portefeuilles offrent une vue d’ensemble regroupant tous vos projets importants. Vous pouvez ainsi les organiser, suivre leur progression en temps réel et accéder facilement aux informations détaillées, tout en tenant votre équipe informée de leur avancement. Vous pouvez également accéder aux portefeuilles depuis un appareil Android ou iOS.

Vous pouvez accéder à la Gestion des ressources depuis vos portefeuilles. Cliquez sur Portefeuilles dans la barre latérale, choisissez un portefeuille, puis ouvrez l’onglet Gestion des ressources.

Création d’un portefeuille

Tableau de bord 1

Pour créer un portefeuille :

  1. Cliquez sur Portefeuilles en haut à gauche de la barre latérale.
  2. Cliquez sur la vignette Nouveau portefeuille.
  3. Donnez un nom au portefeuille.
  4. Cliquez sur Créer le portefeuille.

Vue Portefeuille

Quand vous cliquez sur l’un de vos portefeuilles, vous obtenez une vue d’ensemble de tous les projets qu’il contient.

Vue Portefeuille

Depuis la vue Portefeuilles, vous pouvez :

  1. Ajouter un autre projet au portefeuille.
  2. Consulter le dernier statut de chaque projet.
  3. Consulter le pourcentage de progression de chaque projet.
  4. Consulter ou modifier l’échéance ou la plage de dates d’un projet.
  5. Identifier ou modifier la priorité d’un projet.
  6. Identifier les valeurs de champs personnalisés de chaque projet.
  7. Identifier le propriétaire du projet.

Vous pouvez retirer un projet de votre portefeuille à tout moment.

Retirer un projet d’un portefeuille

Pour retirer un projet d’un portefeuille :

  1. Cliquez sur l’icône avec les trois points apparaissant à côté du propriétaire du projet.
  2. Cliquez sur Retirer du portefeuille.

Aperçu de projet

Cliquez sur n’importe quel projet de votre portefeuille pour afficher l’aperçu de projet.

Portefeuille 3

Depuis l’aperçu de projet, vous pouvez :

  1. Définir le propriétaire du projet.
  2. Ajouter ou modifier une échéance ou une plage de dates.
  3. Accéder directement au projet pour consulter ses tâches, ses ressources et sa chronologie.
  4. Ajouter une priorité au projet ou la modifier.
  5. Consulter le dernier statut du projet ou le mettre à jour vous-même.

Mises à jour de statut

Si le statut d’un projet n’a pas encore été mis à jour, vous pouvez cliquer sur ce projet dans votre portefeuille et demander sa mise à jour auprès du propriétaire du projet, ou rédiger une mise à jour vous-même.

Portefeuille 4

Vous pouvez également commenter un statut existant directement depuis l’aperçu de projet.

Portefeuille 5

Afficher les options et les jalons

Si vous ou votre équipe préférez trier les tâches d’un projet sous une forme particulière, vous pouvez définir celle-ci comme vue par défaut pour tout le monde.

Portefeuille 5

Pour modifier la vue d’un portefeuille :

  1. Cliquez sur l’icône de curseur en haut à droite de l’écran.
  2. Choisissez Tâches ou Jalons en tant que type de progression à afficher.
  3. Sélectionnez la vue Statut, Propriétaire du projet, Échéance ou Ordre alphabétique.

Les jalons dans la vue Portefeuille

Jalons dans les portefeuilles

La vue Portefeuille permet d’afficher un maximum de 12 jalons avant que la liste ne soit tronquée.

Vous pouvez également afficher les jalons de chaque projet dans l’aperçu de projet en cliquant sur n’importe quel projet d’un portefeuille.

Les jalons dans l’aperçu de projet

Depuis l’aperçu de projet d’un portefeuille, vous pouvez :

  1. Cliquer sur l’icône + pour ajouter un nouveau jalon.
  2. Afficher la liste des jalons terminés et non terminés.

Vous pouvez également ajouter des champs personnalisés directement depuis le menu déroulant, puis trier votre portefeuille selon le champ choisi.

Exporter un portefeuille vers Google Sheets

Une fois votre portefeuille créé, vous pouvez l’exporter vers Google Sheets à tout moment.

exportation de feuilles

Pour exporter un portefeuille vers Google Sheets :

  1. Touchez l’icône avec les trois points à côté du titre du portefeuille.
  2. Passez le curseur de votre souris sur Exporter, puis sélectionnez Google Sheets.

Exporter un portefeuille au format CSV

Vous pouvez aussi exporter votre portefeuille au format CSV. Les champs personnalisés sont compris dans ce type d’exportation.

exportation csv

Pour exporter un portefeuille au format CSV :

  1. Touchez l’icône avec les trois points à côté du titre du portefeuille.
  2. Passez le curseur de votre souris sur Exporter, puis sélectionnez CSV.

Partager un portefeuille et y ajouter des membres

À tout moment, vous pouvez partager des portefeuilles sur Asana avec vos collègues et les ajouter en tant que membres d’un portefeuille.

partager un portefeuille

Lorsque vous cliquez sur le bouton Partager, l’écran de gestion des membres s’affiche et vous pouvez alors :

  1. Copier le lien du portefeuille pour le partager avec vos collègues.
  2. Ajouter des membres au portefeuille.
  3. Définir un membre en tant que propriétaire du portefeuille ou en retirer des membres.

partager un portefeuille 2

Une fois ajouté en tant que membre d’un portefeuille, vous recevrez une notification dans votre boîte de réception. De plus, lorsque vous accèderez à la page de vos portefeuilles, une icône « Nouveau » s’affichera à côté du portefeuille en question.

Si vous avez été ajouté en tant que membre d’un portefeuille, vous recevrez un rapport hebdomadaire par e-mail, à condition que vos notifications par e-mail soient activées.

partager un portefeuille 3

Si vous partagez un portefeuille contenant des projets privés, la personne avec laquelle vous l’avez partagé verra la notification ci-dessus s’afficher en bas de l’écran.

FAQ sur les portefeuilles

Pour toute question concernant les portefeuilles, veuillez consulter notre FAQ sur les portefeuilles ou contacter l’équipe d’assistance.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.