Bien débuter avec les Objectifs sur Asana | Guide produit

Les Objectifs sont disponibles pour tous les clients Business et Enterprise.

Vue principale des Objectifs

La fonctionnalité Objectifs est un système flexible de suivi des objectifs qui vous permet d’obtenir des résultats mesurables. La fonctionnalité fournit une source unique de référence pour fixer et suivre vos objectifs là même où vos équipes accomplissent leur travail.

Avec les Objectifs, il devient encore plus simple de coordonner les efforts de vos équipes autour d’objectifs clairs et de hiérarchiser leurs tâches. Les Objectifs aident chaque membre de votre organisation à prendre conscience de l’utilité de son travail et de la finalité de ce dernier.

Ainsi, les Objectifs vous permettent de définir, suivre et gérer des objectifs à l’échelle de votre entreprise ou d’une équipe. Les objectifs d’entreprise sont des objectifs à long terme qui soutiennent la mission de votre entreprise. Les objectifs d’équipe sont quant à eux des objectifs à court terme directement liés à la mission globale et aux objectifs plus larges de l’entreprise.

Hiérarchisez vos objectifs : créez pour cela des objectifs parents et des sous-objectifs. De plus, des tâches connexes peuvent également être ajoutées pour illustrer la relation entre ces objectifs et le travail à accomplir.

Pour accéder à la liste de vos objectifs, rendez-vous dans la section Objectifs, située dans la barre latérale.

Mes objectifs

Widget Mes objectifs

Le widget Mes objectifs vous permet de suivre facilement les objectifs dont vous êtes propriétaire, directement depuis votre page d’accueil. Vous aurez ainsi une vision claire du travail à réaliser et de son importance.

Objectifs d’équipe

Pour accéder à la liste de vos objectifs, rendez-vous dans la section Objectifs, située dans la barre latérale.

Objectifs d’entreprise

Filtrer les objectifs à l’échelle de l’entreprise ou d’une équipe

Depuis la liste des objectifs d’équipe, vous pouvez filtrer vos objectifs à l’échelle de votre équipe. À partir de l’onglet Objectifs d’équipe, cliquez sur la flèche du menu déroulant Afficher/masquer les équipes et sélectionnez votre organisation ou votre équipe. Vous pouvez également rechercher une équipe existante dont vous êtes membre en saisissant son nom dans le champ de recherche. Pour trouver des équipes publiques ou demander à rejoindre une équipe dont vous n’êtes pas membre, il vous suffit d’effectuer une recherche.

Filtrer les objectifs par statut ou propriétaire

Depuis cette même liste, vous pouvez filtrer vos objectifs selon leur statut. Pour ce faire, cliquez sur l’icône de filtre en haut à droite de la liste des objectifs et choisissez entre les objectifs en cours ou clôturés, ainsi que le statut recherché. Vous pouvez également rechercher des objectifs depuis la barre de recherche.

Les objectifs qui ne respectent pas tous les filtres appliqués (propriétaire, statut et/ou équipe pour laquelle la page est filtrée) ne s’affichent pas. Pour afficher tous les objectifs de cette équipe, supprimez les filtres.

Filtrer les objectifs par période

Asana établira une année fiscale (exercice comptable) par défaut pour toutes les organisations, et tous les nouveaux objectifs disposeront de périodes définies. Vous pouvez afficher les objectifs par période à partir de la liste des objectifs. Il vous suffit de cliquer sur le bouton Tous les objectifs, puis de sélectionner la période applicable. Utilisez les filtres pour visualiser les objectifs actifs dans la période en cours, mais également pour afficher ceux de périodes passées ou à venir.

Créer une nouvelle équipe depuis la liste des objectifs de votre équipe

Depuis la liste des objectifs de votre équipe, cliquez sur le bouton Ajouter un objectif. Faites alors défiler la liste Entreprise ou équipe jusqu’à être invité à Créer une nouvelle équipe.

Les objectifs sont publics quel que soit le type d’équipe à laquelle ils appartiennent.

Créer un objectif

Ajoutez un nouvel objectif pour votre entreprise ou équipe en cliquant sur le bouton Ajouter un objectif, situé en haut de la liste des objectifs.

Lorsque vous modifiez l’équipe à qui est attribué l’objectif, ce dernier est déplacé vers l’espace de travail de la nouvelle équipe. Pour retrouver et afficher cet objectif, cliquez sur la flèche du menu déroulant dans la liste des objectifs et sélectionnez l’équipe souhaitée.

Mesurer la progression d’un objectif

Lors de la création d’un objectif, vous avez la possibilité de choisir la façon dont vous souhaitez mesurer sa progression. Cette mise à jour peut s’effectuer en mode automatique ou manuel.

Lors de la création d’un objectif, vous pouvez choisir son « Mode de mise à jour » depuis la fenêtre de création. Deux choix s’offrent à vous :

1. Automatique : la progression sera calculée automatiquement à partir des sous-objectifs ou projets (ajoutés sur la page des détails de l’objectif après sa création).
   Choisissez de mettre à jour la progression automatiquement pour réduire les tâches d’organisation en reliant directement la progression de l’objectif aux sous-objectifs ou aux projets. Lorsqu’un objectif est mis à jour automatiquement, sa progression représente la moyenne (si l’indicateur est un pourcentage) ou la somme (si l’indicateur est un nombre ou une devise) des sous-objectifs ou des projets. Lorsque la progression de ces éléments évolue, la progression de l’élément parent évolue elle aussi automatiquement. Cette option est recommandée pour les objectifs dont la réussite dépend uniquement de la progression des projets ou autres objectifs et sous-objectifs.

2. Manuel : l’utilisateur indiquera manuellement la progression de l’objectif.
   Cette option est recommandée pour les objectifs dont l’évaluation dépend de critères précis ne s’appuyant pas seulement sur la progression des sous-objectifs ou des projets, ou pour des objectifs dont la réalisation repose sur des données externes, qualitatives (une évaluation des progrès réalisés) ou binaires (atteint ou non atteint).

Mise à jour automatique de la progression

Options de mesure de progression automatique avec sous-objectifs comme source de progression

Pour les objectifs numériques et monétaires automatiques, le Type de mesure des sous-objectifs doit correspondre à celui de l’objectif. Ce n’est pas le cas pour les objectifs en pourcentage (les sous-objectifs peuvent utiliser tout type de mesure).

Options de mesure de progression automatique avec projets comme source de progression

Lorsque vous optez pour calculer la progression d’un objectif à partir de projets, sa progression est automatiquement mise à jour en fonction de l’indicateur de mesure sélectionné. Vous avez le choix entre deux options de mesure :

1. Jalons terminés : la progression de l’objectif représente la moyenne des pourcentages de jalons terminés dans les projets rattachés.
   

2. Tâches terminées : la progression de l’objectif représente la moyenne des pourcentages de tâches terminées dans les projets rattachés. À noter que toutes les tâches du projet sont incluses (y compris les jalons et les approbations).

Si vous avez choisi le mode « automatique », vous devrez terminer la configuration de l’objectif sur la page regroupant ses détails.

Mise à jour manuelle de la progression

Options de mesure de progression manuelle

Trois types d’indicateur de progression vous sont proposés pour suivre la progression de votre objectif.

1. Pourcentage

Les pourcentages sont les mieux adaptés pour retranscrire des objectifs qualitatifs. Ils vous permettent de suivre la progression de vos objectifs en utilisant une échelle allant de 0 à 100 % et d’estimer votre pourcentage de réussite. Définissez un pourcentage cible de « 100 % » pour des objectifs tels que « Fidéliser les clients » ou « Croissance et implication des équipes ». Vous pouvez utiliser le champ de description de l’objectif pour ajouter des directives quant à la manière de mesurer la progression.

Les pourcentages peuvent également servir d’indicateur de progression pour suivre les objectifs et les mesurer en % : « Augmenter le nombre d’abonnés de 25 % » ou « Faire passer nos scores de satisfaction de 85 % à 90 % ».

2. Valeur numérique

Indicateur conseillé pour un objectif qui vise à atteindre des résultats concrets chiffrés : « recevoir 1 000 réponses à l’enquête » ou « organiser 3 webinaires ».

Les valeurs numériques peuvent également être utilisées pour des objectifs binaires (« Activer la nouvelle fonctionnalité ») ou des objectifs de maintenance (« Garantir que les systèmes sont opérationnels à 99,9 % »). L’objectif sera alors considéré comme « atteint » ou « manqué ». Ces types d’objectifs sont généralement définis avec une valeur initiale de « 0 » et une valeur cible de « 1 ».

3. Devise

Indicateur conseillé pour les objectifs monétaires : « Augmenter l’ARR à 500 000 € » ou « générer 80 000 € de réservations au 3e trimestre. »

Définir les indicateurs de progression

Projets

En vue Liste, un éclair s’affiche lorsque vous passez votre curseur sur les objectifs ayant un mode de mise à jour « automatique ». Une fois le mode de mise à jour « automatique » sélectionné, vous ne pourrez plus modifier le champ « progression » lors de la publication de mises à jour de statut. Vous pourrez toutefois continuer à en publier.

Pour relier des projets ou sous-objectifs à un objectif, accédez aux paramètres d’accès des membres participant à l’objectif et sélectionnez Peut modifier.

Modifier les paramètres de progression

Pour modifier les paramètres de progression d’un objectif, accédez aux paramètres d’accès des membres participant à l’objectif et sélectionnez Peut modifier.

Références

Afficher et modifier les détails d’un objectif

Pour afficher ou modifier les détails d’un objectif existant, cliquez sur l’objectif de votre choix dans la liste des objectifs.

Vous devez ajouter un indicateur de progression à votre objectif avant de pouvoir mettre à jour la progression de ce dernier.

Les projets privés et les portefeuilles associés à un objectif public sont visibles uniquement par les personnes qui ont accès à ce projet privé ou à ce portefeuille.

Pour modifier un objectif, accédez aux paramètres d’accès des membres participant à l’objectif et sélectionnez Peut modifier.

Ajouter ou modifier l’énoncé de mission de votre entreprise

Une fois l’énoncé de mission rédigé, cliquez sur Ajouter pour l’enregistrer ou sur Annuler. Vous pouvez également lui ajouter un titre ou laisser celui par défaut : « Mission ». Les changements seront visibles par toute votre organisation.

Seuls les administrateurs de l’organisation peuvent procéder à des ajouts ou modifications.

Suivre l’activité des objectifs

Les clients Business et Enterprise peuvent identifier les différentes modifications apportées à un objectif (attendues ou non) depuis la création de cet objectif.

Les activités désignent toutes les interactions enregistrées.

Les utilisateurs peuvent accéder à l’onglet Activité depuis le volet de gauche et visualiser l’ensemble des tâches en cours pour atteindre l’objectif visé.

À gauche, les utilisateurs peuvent créer des objectifs clairs, bien définis, mesurables et réalistes, sur une période déterminée. À droite, les utilisateurs sont en mesure de relier objectifs parents et activités connexes.

Modifier vos paramètres de progression

Vous pouvez modifier les paramètres de progression d’un objectif après l’avoir défini, notamment son mode de mise à jour (automatique ou manuel), son unité de mesure (ex. : passer d’un pourcentage à un montant en devise), sa valeur initiale et sa valeur cible.

Pour modifier l’indicateur de progression d’un objectif, cliquez sur le menu déroulant à côté du titre de votre objectif et sélectionnez Modifier les paramètres de progression.

Depuis la fenêtre suivante, vous pouvez modifier : l’unité de mesure, le nombre de décimales, la valeur initiale, la valeur cible ou la valeur actuelle.

Pour modifier l’indicateur de progression d’un objectif, accédez aux paramètres d’accès des membres participant à l’objectif et sélectionnez Peut modifier.

Notifications

Des notifications seront envoyées au propriétaire et aux collaborateurs de l’objectif si :

• L’unité de mesure et la valeur cible sont définies pour la première fois.
• L’unité de mesure ou la valeur cible a été modifiée.
• La propriété de l’objectif vous a été attribuée/retirée.
• Vous avez été ajouté en tant que collaborateur.
• Un utilisateur a aimé un objectif dont vous êtes propriétaire.
• La date/période d’un objectif dont vous êtes propriétaire a été modifiée.
• L’unité de mesure et la valeur cible d’un objectif dont vous êtes propriétaire ou auquel vous collaborez sont définies pour la première fois.
• L’unité de mesure ou la valeur cible d’un objectif dont vous êtes propriétaire ou auquel vous collaborez a été modifiée.
• Une mise à jour du statut d’un objectif dont vous êtes propriétaire ou auquel vous collaborez a été envoyée.

Remarque : vous ne recevrez jamais de notifications pour les actions que vous avez effectuées.

Aucune notification ne sera envoyée si seule la valeur initiale ou la valeur actuelle a été ajustée.

Demander une mise à jour de statut des objectifs

Mettre à jour la progression d’un objectif

Pour mettre à jour la progression de votre objectif à tout moment, cliquez sur l’objectif souhaité dans la liste des objectifs, puis sur le bouton Mettre à jour.

Les mises à jour de statut d’objectif vous permettent d’ajouter des informations de contexte écrites lors de la modification du statut et de la progression d’un objectif. Un historique du statut est disponible pour suivre la progression des objectifs au fil du temps et ainsi en garder une trace.

Grâce aux mises à jour de statut d’objectif, vous pouvez :

• Communiquer des informations pertinentes liées au statut et à la progression de vos objectifs.
• Informer les parties prenantes en cas de changement de statut ou d’indicateur de progression sur un objectif qui les concerne. Elles pourront ainsi en connaître la raison, publier des commentaires et agir de façon à débloquer la situation ou en référer à qui de droit, le cas échéant.

Pour mettre à jour de la progression de l’objectif, accédez aux paramètres d’accès des membres participant à l’objectif et sélectionnez Peut modifier.

Clôturer un objectif

À partir de la fenêtre de mise à jour de la progression

Pour clôturer votre objectif à tout moment, cliquez sur l’objectif souhaité dans la liste des objectifs, puis sur Mettre à jour la progression.

À partir du menu déroulant à côté du nom de l’objectif :

Vous pouvez également clôturer un objectif en cliquant sur le menu déroulant à côté du nom de l’objectif. Sélectionnez alors Clôturer l’objectif.

Célébrations des objectifs

Pour clôturer un objectif, accédez aux paramètres d’accès des membres appartenant à l’objectif et sélectionnez Peut modifier.

Supprimer un objectif

Pour supprimer un objectif, cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du nom de l’objectif. Sélectionnez alors Supprimer l’objectif.

Pour supprimer un objectif, accédez aux paramètres d’accès des membres participant à l’objectif et sélectionnez Peut modifier.

Confidentialité des objectifs

Vous pouvez rendre un objectif privé après l’avoir défini. Dans la fenêtre de définition de l’objectif, sélectionnez « Privé » sous Confidentialité.

Modifier les paramètres de confidentialité d’un objectif existant

Ouvrez vos objectifs et cliquez sur celui de votre choix dans la liste.

Cliquez alors sur Partager dans le coin supérieur droit.

Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez de rendre cet objectif Privé ou Public.

Pour modifier les paramètres de confidentialité d’un objectif, accédez aux paramètres d’accès des membres appartenant à l’objectif et sélectionnez Peut modifier.

Pour obtenir des réponses aux questions les plus fréquemment posées concernant la confidentialité des objectifs individuels, veuillez consulter notre FAQ sur la confidentialité des Objectifs.

Commentaires d’objectifs

Vous pouvez ajouter des commentaires aux objectifs et ainsi poser des questions, lancer des discussions, communiquer des informations complémentaires ou simplement présenter brièvement l’objectif en question à tous les utilisateurs qui y ont accès. Les commentaires d’objectifs permettent à tous les utilisateurs concernés de communiquer et de collaborer en contexte. Vous pouvez également vous en servir pour faire participer vos collaborateurs à la rédaction des objectifs et vous coordonner à ce sujet avec les parties prenantes. Les commentaires peuvent aussi vous permettre d’envoyer vos remerciements aux membres de votre équipe pour mettre en valeur leur contribution et célébrer vos réussites communes.

Principaux cas d’utilisation

Clarté du travail

• Contrairement aux tâches ou projets Asana, le principal avantage des objectifs est d’offrir à chaque membre de l’organisation un espace partagé. Celui-ci correspond par défaut à la liste des objectifs au niveau de l’organisation. La réponse à la question « Quels sont nos objectifs et comment les trouver ? » ne fait alors plus aucun doute, et l’ensemble de l’équipe visualise clairement ses objectifs.

Relier les activités aux objectifs

• Augmentez l’implication des employés et la motivation de l’équipe. Cette dernière est en mesure de comprendre clairement la façon dont son travail contribue aux objectifs de l’entreprise.

Aider les équipes à comprendre ce qu’il se passe dans l’entreprise

• Vérifiez en temps réel la progression des équipes par rapport à leurs objectifs : saluez le bon travail de l’équipe ou prévoyez des ajustements si nécessaire.

Obtenir des résultats

• Donnez la possibilité aux équipes d’associer leurs objectifs à ceux de l’organisation. Vous mettrez fin aux doutes de vos collaborateurs qui s’inquiètent d’accomplir des tâches éloignées des priorités stratégiques.

Appliquer un principe de transparence autour des résultats

• Le suivi constant du statut et de la progression d’un objectif atteint évite les frustrations : à l’heure du bilan, vous serez parfaitement en mesure de comprendre pourquoi l’objectif en question a été atteint ou manqué.

Pour en savoir plus sur l’utilisation des Objectifs, consultez la section de notre guide intitulée La planification au sein de l’entreprise : buts, objectifs et résultats clés (OKR). Envie de découvrir les bonnes pratiques pour définir correctement vos objectifs ? Téléchargez le guide Asana des OKR.

FAQ sur les objectifs

Retrouvez toutes les questions les plus fréquentes concernant les objectifs dans notre FAQ sur les objectifs.