Autorisations d’accès aux formulaires

La fonctionnalité de gestion des autorisations d’accès aux formulaires permet aux super administrateurs de restreindre l’accès aux personnes titulaires d’une adresse e-mail associée au domaine de messagerie de leur organisation.

Commandes d’administration

Les super administrateurs des organisations Enterprise peuvent définir les autorisations d’accès pour l’ensemble de leur domaine.

Accéder à la console d’administration

Pour définir les autorisations d’accès aux formulaires :

  1. Cliquez sur votre photo de profil.
  2. Sélectionnez Console d’administration.

Console d’administration, section sécurité

Depuis l’onglet Sécurité, vous pouvez :

  1. Accéder aux Commandes d’administration.
  2. Cliquer sur les Autorisations d’accès aux formulaires.

Autorisations d’accès aux formulaires

Depuis les Autorisations d’accès aux formulaires, vous pouvez :

  • permettre aux membres du projet de définir les autorisations de partage de lien vers un formulaire. Les formulaires du domaine peuvent ainsi être soit publics et sans authentification, soit réservés à un usage interne avec une authentification requise pour être consultés ou envoyés, selon les paramètres définis par les utilisateurs pour chaque projet individuel.
  • restreindre l’accès aux seules adresses e-mail associées au domaine de l’entreprise.

Permettre aux membres du projet de définir les autorisations de partage de lien vers un formulaire est conseillé lorsque les formulaires sont destinés à un usage à la fois interne et externe.

En restreignant l’accès aux seules adresses e-mail associées au domaine de l’organisation, tous les formulaires du domaine, nouveaux ou existants, sont réservés à un usage interne et requièrent une authentification pour être consultés ou envoyés.

La méthode d’authentification pour le domaine est définie par l’administrateur : authentification unique de Google (SSO), SAML ou « aucune méthode d’authentification ». Si aucune méthode n’est définie, les destinataires des formulaires doivent se connecter ou s’inscrire pour les consulter.

La modification de ce paramètre pour un usage interne à l’organisation uniquement peut perturber le fonctionnement des formulaires et processus existants. Avant tout changement, il est donc recommandé d’en informer les responsables d’équipe pour qu’ils effectuent les ajustements nécessaires au sein de leurs processus.

Commandes au niveau du projet

La définition des autorisations d’accès aux formulaires est disponible pour tous les clients Premium, Business et Enterprise.

Les autorisations d’accès aux formulaires sont disponibles pour les utilisateurs si le paramétrage administrateur au niveau du domaine permet aux membres du projet de définir les autorisations de partage de lien vers un formulaire.

partager un formulaire

Pour définir les autorisations d’accès aux formulaires, les membres du projet doivent :

  1. Cliquer sur Partager un formulaire
  2. Sélectionner Toute personne disposant du lien afin de définir le formulaire comme public, sans authentification requise pour le consulter ou l’envoyer. Le formulaire pourra ainsi être partagé à l’extérieur de l’organisation.
  3. Sélectionner Votre organisation uniquement pour le partager uniquement en interne. Le destinataire du lien devra alors s’authentifier pour consulter ou envoyer le formulaire.
  4. Cliquer sur Terminé

Authentification des destinataires des formulaires

Les destinataires d’un formulaire dont l’accès est réservé aux membres de l’organisation peuvent y accéder.

Pour les membres qui n’utilisent pas Asana

Les membres qui n’utilisent pas Asana peuvent s’authentifier avec l’identifiant du fournisseur de domaine pour accéder au formulaire. Ils ne seront pas comptabilisés dans le cadre de votre formule (et ne donneront donc pas lieu à une facturation supplémentaire) tant qu’ils ne seront pas inscrits sur Asana. Pour les domaines qui requièrent un mot de passe, ces membres doivent se connecter ou s’inscrire à Asana pour accéder au formulaire.

Pour les membres qui utilisent Asana

Ces membres peuvent accéder au formulaire en se connectant à leur compte Asana.

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