Les divisions

Jusqu’ici, la plupart des utilisateurs d’Asana avaient le choix entre trois formules lorsqu’ils décidaient de passer à une formule payante. Il fallait choisir entre payer pour un espace de travail, pour une équipe individuelle au sein d’une organisation ou pour une organisation tout entière. Cette offre fonctionne bien pour les petites et moyennes entreprises. Cependant, pour les grandes entreprises, il n’est pas toujours possible de s’engager pleinement dans une formule d’organisation complète, et les formules d’équipe ne sont pas tout à fait adaptées non plus. Grâce aux formules de divisions, il est désormais possible de souscrire pour un sous-ensemble de votre entreprise. Vous bénéficiez ainsi d’une bonne visibilité et d’un contrôle adapté sur les membres pour lesquels vous payez et sur les données qui sont incluses. Si vous êtes intéressé par la création d’une division au sein de votre organisation, veuillez contacter notre service commercial.

Accéder à la console d’administration des divisions

Seul le responsable de la facturation d’une division peut accéder à la console d’administration des divisions. Toutefois, il peut accorder l’accès administrateur à un autre membre de l’équipe au sein de la division.

Gestion de tous les membres d’une division

Retirer un membre de votre division

Les administrateurs de division peuvent retirer des utilisateurs de celle-ci depuis l’onglet Membres de la console d’administration des divisions. Cela ne désactivera pas le compte de l’utilisateur en question, lequel fera toujours partie de l’organisation. Celui-ci ne comptera cependant plus comme une place payante. Les invités peuvent être retirés des divisions de la même façon.

Retirer un utilisateur d’une division ne le supprime pas de l’organisation ni de toutes autres équipes ou divisions dont il fait partie. Pour savoir comment désactiver un membre de l’organisation, consultez la section suivante : Désactiver un membre de l’organisation depuis la console d’administation des divisions.

Désactiver un membre de l’organisation depuis la console d’administration des divisions

Pour retirer un membre de votre organisation depuis la console d’administration des divisions, accédez à l’onglet Membres de votre console d’administration.

Recherchez le nom du membre en faisant défiler la page vers le bas ou en utilisant la barre de recherche. Ensuite, cliquez sur les trois points en face de son nom, puis sur Retirer.

Le statut Retiré s’affiche alors à côté de l’utilisateur désactivé, dans votre liste de membres.

Qu’advient-il des tâches attribuées à un utilisateur désactivé ?

Une fois que vous avez désactivé un utilisateur de votre organisation depuis votre console d’administration des divisions, un projet privé contenant les tâches qui lui étaient attribuées est automatiquement créé. Vous pouvez attribuer ces tâches à un autre membre de votre division ou à vous-même. Cette procédure vous permet de facilement attribuer les tâches en attente à l’utilisateur qui saura les gérer au mieux.

Si besoin, vous pouvez alors déléguer ces tâches. Pour cela, sélectionnez-en plusieurs à la fois, ce qui vous permet de leur appliquer des actions communes, pour notamment toutes les attribuer d’un coup à un autre membre de la division ou à vous-même.

La date de désactivation s’affiche dans la colonne Dernière activité.

Réintégrer un membre désactivé

Pour réintégrer un membre désactivé, commencez par rechercher son nom dans l’onglet Membres, puis cliquez sur les trois points et sélectionnez Réintégrer.

Dans la fenêtre qui s’affiche alors, cliquez sur Réintégrer.

Si la réactivation échoue, l’administrateur de votre division reçoit une tâche l’invitant à contacter le service client d’Asana.

Filtrer par type de membre

Dans l’onglet Membres de votre console d’administration, vous pouvez filtrer la liste de membres par type. Cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du filtre Type de membre, puis choisissez Tous, Administrateur, Membre, Invité, En attente ou Retiré.

Créer une nouvelle équipe au sein d’une division

Vous pouvez à tout moment créer une équipe au sein d’une division, directement depuis la console d’administration.

Gérer les équipes d’une division

Le responsable de la facturation peut à tout moment ajouter des équipes à sa division, ou en retirer. Il peut aussi modifier les paramètres de chaque équipe directement depuis la console d’administration.

Les administrateurs d’une division n’ont pas besoin d’être membres de toutes les équipes de cette division. Les administrateurs peuvent également ajouter à la division des équipes sous formule gratuite appartenant à leur organisation.

Ajouter une équipe à votre division

Il n’est pas possible d’ajouter une équipe à une division si celle-ci dispose déjà d’un abonnement ou d’une période d’essai. Si vous devez supprimer la période d’essai ou l’abonnement d’une équipe afin de la déplacer dans une division, le responsable de la facturation devra annuler la période d’essai ou l’abonnement en question. N’hésitez pas à contacter notre service client si vous avez besoin d’aide.

Une équipe ne peut pas se trouver dans une division qui est publique pour l’organisation. Les équipes au sein des divisions sont privées ou à adhésion sur demande.

Retirer une équipe de votre division

Si vous souhaitez supprimer une équipe, celle-ci doit d’abord être retirée de la division à laquelle elle appartient.

Exporter les données d’équipe au format CSV

Les administrateurs d’une division peuvent exporter la liste de leur équipe au format CSV depuis l’onglet Équipes de la console d’administration.

Vous recevez alors un e-mail contenant un lien pour télécharger le fichier.

Administrateurs multiples

Plusieurs administrateurs peuvent être désignés au sein d’une division. Les administrateurs d’une division peuvent nommer administrateurs d’autres membres de la division, et ce, sans avoir besoin de faire partie de chaque équipe qui la compose.

Cette fonctionnalité est adaptée aux divisions étendues, où un seul membre ne pourrait s’occuper de l’ensemble des tâches d’administration.

Ensuite, sous le type d’adhésion, sélectionnez Administrateur, puis cliquez sur Enregistrer les modifications.

Accorder l’accès administrateur à partir de l’onglet Sécurité

Vous pouvez ajouter un autre administrateur et afficher les administrateurs de votre division.

Gérer la facturation d’une division

Facturation en libre-service

Les responsables de la facturation bénéficient d’un accès complet à la gestion de la facturation. Ils peuvent consulter les informations relatives au compte, ajouter ou supprimer des places, modifier les détails du compte et gérer librement leurs factures.

Ils peuvent également modifier la fréquence de la facturation de « mensuelle » à « annuelle » et désigner un autre membre en tant que responsable de la facturation.

Le responsable de la facturation est le seul utilisateur autorisé à modifier la taille de la formule et les informations de paiement. Les administrateurs peuvent ajouter ou retirer des membres, ainsi que des équipes.

Comment augmenter ou réduire le nombre de places ?

Dans la section Places utilisées de la page de facturation, vous pouvez : visualiser le nombre de places restantes dans votre division et le nombre de places que compte votre formule, ainsi qu’augmenter ou réduire le nombre de places.

Ajouter ou retirer des places d’une formule à facturation par carte bancaire

Ajouter ou retirer des places d’une formule à facturation manuelle

Les Informations de paiement de la page de facturation vous indiquent si vous bénéficiez d’une facturation manuelle ou si vous effectuez vos paiements par carte bancaire.

Comment ajuster la fréquence de facturation pour les divisions en libre-service ?

Pour passer à une formule annuelle, rendez-vous dans l’onglet Facturation et cliquez tout simplement sur le bouton Passer à une formule annuelle.

Comment changer de responsable de la facturation ?

Ce processus permet aux responsables de la facturation de réattribuer ce rôle à un autre utilisateur appartenant à la division. Le nouveau responsable de la facturation doit être membre de cette division. Les invités de l’organisation ne peuvent pas devenir responsables de la facturation.

L’ancien responsable de la facturation restera administrateur de la division, mais ne sera plus responsable des questions de facturation pour cette formule. Chaque administrateur de la division peut retirer les autorisations des autres administrateurs si nécessaire.

Le SAML pour les divisions Enterprise

Le SAML est une norme qui permet à Asana de s’intégrer aux systèmes d’authentification unique des entreprises, comme Okta, OneLogin ou Microsoft Active Directory. Auparavant, le SAML n’était disponible que pour les organisations Enterprise. Cependant, si vous souscrivez une formule de division Enterprise, le SAML peut maintenant être activé ou requis pour les membres de cette division. Pour cela, veuillez remplir ce formulaire.