Les divisions

Jusqu’ici, la plupart des utilisateurs d’Asana avaient le choix entre trois formules lorsqu’ils décidaient de passer Premium. Il fallait choisir entre payer pour un espace de travail (des équipes individuelles au sein d’une organisation) ou pour une organisation complète. Cette offre fonctionne bien pour les petites et moyennes entreprises. Cependant, pour les grandes entreprises, il n’est pas toujours possible de s’engager pleinement dans une formule d’organisation complète, et les formules d’équipe ne sont pas tout à fait adaptées non plus. Grâce aux formules par division, il est désormais possible de souscrire pour un sous-ensemble de votre entreprise. Vous bénéficiez ainsi d’une bonne visibilité et d’un contrôle adapté sur les individus pour lesquels vous payez et sur les données qui sont incluses. Si vous êtes intéressé par la création d’une division au sein de votre organisation, veuillez contacter notre service commercial.

Accéder à la console d’administration des divisions

Console d’administration

Pour accéder à la console d’administration de division de votre organisation :

  1. Cliquez sur votre image de profil.
  2. Dans le menu déroulant, sélectionnez Console d’administration.

Seul le responsable de la facturation d’une division peut accéder à la console d’administration des divisions. Toutefois, il peut accorder l’accès administrateur à un autre membre de l’équipe au sein de la division.

Gestion de tous les membres d’une division

Gestion des membres

Depuis l’onglet Membres, vous pouvez :

  1. Retirer des membres de votre division en passant le curseur de votre souris sur le nom d’un membre et en cliquant sur Retirer.
  2. Inviter de nouveaux membres à rejoindre une équipe au sein de votre division.

Désactiver un membre de votre division

Pour retirer un membre de votre division, accédez à l’onglet Membres de votre console d’administration.

Recherchez le nom de la personne en faisant défiler la page vers le bas ou en utilisant la barre de recherche. Ensuite, cliquez sur les trois points en face de son nom, puis sur Retirer.

retirer un membre 1

retirer un membre 2

Depuis l’onglet suivant :

  1. Choisissez le membre à qui vous souhaitez réattribuer les tâches
  2. Cliquez sur Retirer pour confirmer la désactivation

Le statut Retiré s’affiche alors à côté de l’utilisateur désactivé, dans votre liste de membres.

retirer un membre 3

Qu’advient-il des tâches attribuées à un utilisateur dont les privilèges d’accès ont été révoqués ?

Une fois que vous avez révoqué les privilèges d’accès d’un utilisateur de votre division, un projet privé contenant les tâches qui lui étaient attribuées est automatiquement créé. Vous pouvez attribuer cette tâche à un autre membre de votre division ou à vous-même. Cette procédure vous permet de facilement attribuer les tâches en attente à la personne qui saura les gérer au mieux.

Il vous reste alors à déléguer ces tâches. Pour cela, sélectionnez-en plusieurs à la fois, ce qui vous permet de leur appliquer des actions communes, pour notamment toutes les attribuer d’un coup à un autre membre de la division ou à vous-même.

La date de désactivation s’affiche dans la colonne Dernière activité.

Réintégrer un membre désactivé

Pour réintégrer un membre désactivé, commencez par rechercher son nom dans l’onglet Membres, puis cliquez sur les trois points et sélectionnez Réintégrer.

réintégrer 1

Dans la fenêtre qui s’affiche alors, cliquez sur Réintégrer.

réintégrer 2

Si la réactivation échoue, l’administrateur de votre division reçoit une tâche l’invitant à contacter le service client d’Asana.

Filtrer par type de membre

Dans l’onglet Membres de votre console d’administration, vous pouvez filtrer la liste de membres par type. Cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du filtre de type de membre, puis choisissez Tous, Administrateur, Membre, Invité, En attente ou Retiré.

filtrer par type de membre

Créer une nouvelle équipe au sein d’une division

Vous pouvez à tout moment créer une équipe au sein d’une division, directement depuis la console d’administration.

Créer une équipe 1

Pour créer une nouvelle équipe au sein d’une division :

  1. Depuis l’onglet Équipes de la console d’administration, cliquez sur Ajouter une équipe.
  2. Faites défiler la liste jusqu’en bas et cliquez sur Créer une nouvelle équipe.

Créer une équipe 2

Depuis la boîte de dialogue Créer une équipe, vous pouvez :

  1. Saisir un nom d’équipe.
  2. Inviter des membres à rejoindre l’équipe.
  3. Définir l’équipe comme Masquée ou paramétrer l’Adhésion sur demande. Cliquez ensuite sur le bouton Créer une équipe.

Gérer les équipes d’une division

Le responsable de la facturation peut à tout moment ajouter des équipes à sa division, ou en retirer. Il peut aussi modifier les paramètres de chaque équipe directement depuis la console d’administration.

Pour ajouter une équipe à votre division, vous devez être membre de l’équipe et celle-ci ne doit pas faire déjà partie d’une formule payante.

Ajouter une équipe à votre division

Ajouter des équipes 1

Pour ajouter une équipe, ou plusieurs, à une division :

  1. Depuis la console d’administration, accédez à l’onglet Équipes.
  2. Sélectionnez Ajouter des équipes.

Ajouter des équipes 2

Depuis la fenêtre contextuelle Ajouter des équipes :

  1. Sélectionnez les équipes de votre organisation que vous souhaitez ajouter à la division.
  2. Cliquez ensuite sur Ajouter des équipes.

Retirer une équipe de votre division

Retirer une équipe

Pour retirer une équipe d’une division :

  1. Passez le curseur de votre souris sur l’équipe concernée et cliquez sur les trois points qui s’affichent.
  2. Sélectionnez Retirer l’équipe de la division.

Il n’est pas possible d’avoir une équipe dans une division qui est publique au sein de l’organisation.

Exporter les données d’équipe au format CSV

Les administrateurs d’une division peuvent exporter la liste de leur équipe au format CSV depuis l’onglet Équipes de la console d’administration.

export au format CSV

Depuis la console d’administration :

  1. Accédez à l’onglet Équipes.
  2. Cliquez sur Exporter au format CSV.

Vous recevez alors un e-mail contenant un lien pour télécharger le fichier.

Administrateurs multiples

Vous pouvez afficher et désigner plusieurs administrateurs au sein d’une division. L’administrateur d’une division peut répartir les responsabilités d’administration entre les autres membres de la division, et ce, sans avoir besoin de faire partie de chaque équipe qui la compose.

Cette fonctionnalité est adaptée aux divisions étendues, car la maintenance de l’ensemble des divisions ne doit pas nécessairement reposer sur une seule personne.

accorder l’accès administrateur 1

Pour accorder l’accès administrateur :

  1. Cliquez sur Modifier les paramètres du profil.

Ensuite, sous le type d’adhésion, sélectionnez Administrateur, puis cliquez sur Enregistrer les modifications.

accorder l’accès administrateur 2

Accorder l’accès administrateur à partir de l’onglet Sécurité

Vous pouvez ajouter un autre administrateur et afficher tous les administrateurs de votre division.

accès administrateur 2

Depuis l’onglet Sécurité de la console d’administration :

  1. Accédez aux Paramètres supplémentaires.
  2. Accédez ensuite à l’accès administrateur et cliquez sur la flèche.

accès administrateur 2

La fenêtre qui s’affiche vous invite à Ajouter un administrateur. Vous êtes ensuite redirigé vers la liste des membres où vous pouvez définir à quel membre vous souhaitez accorder l’accès administrateur.

Vous pouvez uniquement être administrateur des équipes dont vous êtes membre.

Gérer la facturation d’une division

Gestion de la facturation

Depuis l’onglet Facturation, vous pouvez :

  1. Visualiser et changer les détails de votre formule.
  2. Modifier vos informations de paiement.
  3. Visualiser et télécharger votre dernière facture.

Facturation libre-service

Les responsables de la facturation bénéficient d’un accès complet à la gestion de la facturation. Ils peuvent consulter les informations relatives au compte, ajouter ou supprimer des places, modifier les détails du compte et gérer librement leurs factures.

Ils peuvent également modifier la fréquence des factures de « mensuelle » à « annuelle » et désigner un autre membre en tant que responsable de la facturation.

Le responsable de la facturation est la seule personne autorisée à modifier la taille de la formule et les informations de paiement. Les administrateurs peuvent ajouter ou retirer des membres, ou des équipes.

Comment augmenter ou réduire le nombre de places ?

Dans la section Places utilisées de la page de facturation, vous pouvez : visualiser le nombre de places restantes dans votre division et le nombre de places que compte votre formule, ainsi qu’augmenter ou réduire le nombre de places.

Ajouter ou retirer des membres d’une formule à facturation par carte bancaire

carte bancaire

Ajouter ou retirer des membres d’une formule à facturation manuelle

facturation manuelle

Les Informations de paiement de la page de facturation vous indiquent si vous bénéficiez d’une facturation manuelle ou si vous effectuez vos paiements par carte bancaire.

Comment ajuster la fréquence de facturation pour les divisions en libre-service ?

Pour passer à une formule annuelle, rendez-vous dans l’onglet Facturation et cliquez tout simplement sur le bouton Passer à une formule annuelle.

mensuel-annuel

Comment changer de responsable de la facturation ?

Ce processus permet aux responsables de la facturation de réattribuer leur rôle à un autre utilisateur appartenant à la division. Le nouveau responsable de la facturation doit être membre de cette division.

changement de responsable de la facturation

Dans l’onglet Facturation de la console d’administration :

  1. Rendez-vous dans la section Responsable de la facturation et cliquez sur Modifier le responsable de la facturation.
  2. Saisissez le nom ou l’adresse e-mail du prochain responsable de la facturation ou sélectionnez-en un dans le menu déroulant.
  3. Une fois votre choix effectué, cliquez sur Modifier le responsable de la facturation pour confirmer.

changement de responsable de la facturation

changement de responsable de la facturation

L’ancien responsable de la facturation restera administrateur de la division, mais ne sera plus responsable des questions de facturation pour ce compte.

Le SAML pour les divisions d’Enterprise

Le SAML est une norme qui permet à Asana de s’intégrer aux systèmes d’authentification unique des entreprises, comme Okta, OneLogin ou Microsoft Active Directory. Auparavant, le SAML n’était disponible que pour les organisations Enterprise. Cependant, si vous souscrivez une formule Division Enterprise, le SAML peut maintenant être activé ou requis pour une division au sein d’une organisation. Pour cela, veuillez remplir ce formulaire.

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