Modèles personnalisés

Les modèles personnalisés font gagner du temps à votre équipe : vous créez des modèles de projets qui peuvent être réutilisés pour vos processus récurrents. Grâce à eux, votre équipe ne repartira pas de rien à chaque fois et n’oubliera aucune étape. En créant des projets vous suivez parfaitement votre travail dès le départ. Vous pouvez de plus programmer automatiquement les échéances de chaque tâche en fonction de la date de début ou de fin de votre projet. Une étape de moins dans votre planification !

Convertir un projet existant en modèle

enregistrer comme modèle

Pour convertir un projet existant en modèle :

  1. Cliquez sur la flèche à côté du titre du projet.
  2. Sélectionnez Convertir en modèle.

Une fois votre modèle enregistré, il est immédiatement visible par vous et votre équipe. Pour l’utiliser, créez un nouveau projet et cliquez sur l’onglet Par (Nom de la société). Vous y trouverez tous vos modèles enregistrés, classés par équipe, et pourrez les copier.

Utiliser un modèle personnalisé pour créer un nouveau projet

Créer un projet

Vous pouvez créer un nouveau projet à partir d’un modèle personnalisé en accédant au modèle souhaité, puis en cliquant sur Utiliser ce modèle dans le coin supérieur droit de la page.

Vous pouvez également utiliser un modèle personnalisé lors de la création d’un nouveau projet à l’aide du bouton orange + Nouveau.

Créer un projet 2

Pour créer un projet :

  1. Cliquez sur le bouton orange + Nouveau en haut de l’écran.
  2. Sélectionnez Projet.

Choisir un modèle personnalisé

Pour choisir un modèle personnalisé :

  1. Accédez à l’onglet Par (organisation/espace de travail).
  2. Cliquez sur le modèle personnalisé que vous souhaitez utiliser.

À partir de là, donnez un nom au projet qui sera créé suivant le modèle et choisissez à quelle équipe il doit être attribué. Vous pouvez également partager le projet avec votre équipe ou choisir que seuls les membres du projet puissent le voir. Cliquez ensuite sur Créer un projet, ou sur Suivant si des dates sont définies dans le modèle.

Nommer le projet

Lorsque vous créez un projet à l’aide d’un modèle personnalisé, tout le contenu du modèle est copié. Ce contenu comprend la description, les tâches, les échéances, les sections et les champs personnalisés du projet.

Définir les dates d’un projet à partir d’un modèle personnalisé

Si des dates sont définies dans le modèle personnalisé, vous n’avez qu’à choisir une date de début ou une date de fin lors de la création du projet pour qu’Asana programme toutes les tâches pour vous. Vous pouvez définir les dates du projet depuis la vue Progression.

La fenêtre de définition des dates du projet ne s’affiche que si des dates ont été définies dans le modèle personnalisé (échéance de projet ou de tâche, ou plage de dates).

Ajustement automatique des dates

Depuis la fenêtre de définition des dates du projet :

  1. Choisissez une date de début ou de fin.
  2. Autorisez ou non la programmation de tâches le weekend.
  3. Lorsque tout est prêt, cliquez sur Créer un projet.

Utilisez des dates de projet lorsque vous avez une date de début ou de fin en tête et que vous avez besoin de programmer des tâches avant ou après cette date.

Cas d’utilisation

Voici quelques exemples de création de projet à partir d’un modèle personnalisé et de dates de début et de fin.

Avec une date de début

date de début

Pour utiliser une date de début :

  1. Choisissez une Date de début
  2. Ajoutez la date à l’aide du calendrier
  3. Cliquez sur Créer un projet

exemple de date de début

La tâche de votre modèle avec l’échéance la plus proche / la date de début du projet sera décalée à la date de début sélectionnée.

Avec une date de fin

date de fin

Pour utiliser une date de fin :

  1. Choisissez une Date de fin
  2. Ajoutez la date à l’aide du calendrier
  3. Cliquez sur Créer un projet

exemple de date de fin

La tâche de votre modèle avec l’échéance la plus lointaine / la date de fin du projet sera décalée à la date de fin sélectionnée.

Supprimer un modèle

Vous pouvez supprimer un modèle personnalisé de la bibliothèque à tout moment.

Supprimer un modèle 1

Pour supprimer un modèle :

  1. Sélectionnez le modèle de projet que vous voulez supprimer.
  2. Cliquez sur la flèche du menu déroulant dans le modèle de projet.
  3. Sélectionnez Retirer des modèles.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.