Gestion des applications

Présentation

La gestion des applications permet aux super administrateurs des organisations de surveiller et contrôler les applications, les jetons d’accès personnels et les comptes de service actifs dans leur domaine.

Les administrateurs de division et les utilisateurs qui ne sont pas super administrateurs n’auront pas accès à cette fonctionnalité.

Les super administrateurs peuvent désormais se servir librement de la console d’administration pour :

  1. Visualiser les applications connectées auxquelles ils permettent d’accéder aux informations du domaine.
  2. Bloquer certaines applications et empêcher les utilisateurs du domaine de les utiliser.
  3. Placer un domaine en mode « approbation requise » : les applications sont alors bloquées jusqu’à ce qu’un super administrateur donne son approbation.
  4. Gestion des comptes de service
  5. Autorisez ou non l’utilisation des jetons d’accès personnels dans le domaine. Si vous avez d’autres questions à propos du blocage ou du contrôle des applications, n’hésitez pas à contacter notre équipe de la réussite client ou à consulter la page d’assistance d’Asana.

Consultez l’article du guide sur les comptes de service pour en savoir plus à ce sujet.

Visualiser les applications connectées

console
 

  1. Rendez-vous dans la console d’administration.
  2. Accédez à la section Applications à gauche. Vous arrivez sur l’onglet Gérer les applications, puis Applications connectées. Une liste de toutes les applications connectées par les utilisateurs dans le domaine Asana s’affichera, ainsi que la date de connexion la plus récente à la dernière application utilisée dans ce domaine (la mise à jour prend 24 heures).

détails d’une application

Cliquez sur l’une des applications utilisées pour accéder à la page de cette dernière. Vous pourrez y consulter de plus amples informations, notamment :

  1. Une brève description de l’application, le cas échéant.
  2. Le nom de son développeur et tout lien vers la page d’assistance ou la politique de confidentialité fourni par ce dernier.
  3. Les statistiques d’utilisation les plus récentes.
  4. Les permissions accordées à l’application.

Paramètres d’application généraux

paramètres généraux

Un super administrateur doit décider de la manière dont il souhaite gérer les applications. Il existe 2 principaux modes de contrôle, accessibles sur la page des paramètres généraux de toute application.

Autoriser toutes les applications (par défaut)

Par défaut, toutes les applications peuvent être utilisées. Toutefois, les administrateurs peuvent établir une liste d’applications bloquées.

Demander l’approbation d’applications

Les applications ne peuvent être utilisées que si elles figurent sur la liste des applications approuvées, gérée par les administrateurs.

Si une organisation est en mode approbation requise et qu’un invité qui utilise une application non approuvée rejoint l’organisation, cette application sera bloquée. L’invité en sera informé par e-mail.

Bloquer des applications

bloquer une application

Pour bloquer une application :

  1. Accédez à la page de l’application de votre choix depuis la page des applications connectées.
  2. Cliquez sur le bouton Bloquer.

Cette action empêchera l’ensemble des utilisateurs du domaine (les membres, comme les invités) d’installer ces applications et de les utiliser. Les utilisateurs qui se servaient de cette application pourront rencontrer des erreurs et l’application pourra éventuellement cesser de fonctionner. Si des utilisateurs appartiennent à plusieurs domaines, bloquer une application les empêchera d’utiliser cette dernière dans tous ces domaines.

Débloquer des applications

Accédez à la page de l’application de votre choix depuis la page des applications connectées. Cliquez sur le bouton Débloquer. Si votre organisation demande l’approbation des applications avant utilisation (voir ci-dessous), approuver l’application permettra de la débloquer.

Une fois l’application débloquée, les utilisateurs peuvent être obligés de la réinstaller ou de se réauthentifier, tout dépend du comportement de l’application.

Approbations d’applications

message d’approbation

Si votre organisation demande l’approbation des applications avant utilisation, les utilisateurs ne pourront pas connecter des applications qui ne figurent pas dans la liste des applications approuvées gérée par les super administrateurs. Les utilisateurs verront alors s’afficher un message avec une option leur permettant de demander l’approbation d’un administrateur du domaine.

e-mail

Si l’utilisateur clique sur « Envoyer la demande », un e-mail sera envoyé aux adresses e-mail de votre choix, à savoir celles indiquées sur la page « Paramètres généraux de l’application ». Par défaut, il s’agit des adresses e-mail de tous les super administrateurs, mais vous pouvez modifier ce paramètre.

L’administrateur recevra un e-mail semblable à celui visible sur l’exemple ci-dessus.

approuver une application

Si un super administrateur clique sur « Gérer l’application sur Asana », il accède à la page consacrée à l’application. Il pourra alors donner son approbation.

L’utilisateur qui effectue la demande d’approbation recevra également un e-mail l’informant que l’administrateur de son domaine en a été informé. L’e-mail de demande d’approbation d’une application est également envoyé en copie à l’utilisateur qui en est à l’origine. Selon la méthode employée par votre entreprise pour gérer ce genre de problématiques, nous vous recommandons de mettre en place un processus de suivi des demandes et d’informer les utilisateurs des prochaines étapes à suivre.

Gérer les jetons d’accès personnel

jetons d’accès personnels

Les jetons d’accès personnels peuvent être utilisés par les utilisateurs d’une organisation pour créer leurs propres scripts et automatisations. Ces jetons bénéficient des mêmes autorisations d’accès que celles de leur créateur. Une liste des jetons actifs appartenant aux utilisateurs du domaine peut être consultée sur la page consacrée aux jetons d’accès personnels.

activer

Il est possible d’activer ou de désactiver les jetons d’accès personnel depuis la page des « Paramètres d’application généraux ».

Désactiver les jetons d’accès personnels entraînera la révocation et le blocage de tous les jetons d’accès personnels existants appartenant aux utilisateurs d’une organisation. L’accès de ces derniers aux jetons peut donc être perturbé. Par conséquent, les super administrateurs doivent informer les utilisateurs de leur organisation avant de procéder à une telle opération.

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