Administration d’une organisation Premium

Les administrateurs dans une organisation Premium peuvent effectuer les actions suivantes :

  • Modifier le nom d’une organisation
  • Consulter la liste complète des membres de l’organisationmembres de l’organisation Les personnes de votre organisation qui ont un domaine de messagerie professionnelle partagé. Lire la suite et de ses invités, ainsi que leur dernière activité
  • Révocation des membres et des invités de l’organisation
  • Exporter les informations des membres et des invités de l’organisation
  • Consulter la liste complète des équipeséquipes Une équipe est un groupe de personnes qui collaborent sur un ensemble de projets au sein d’une organisation. Lire la suite et modifier leurs paramètres d’autorisation
  • Exiger l’authentification via les comptes Google
  • Définissez la complexité des mots de passe et forcez la réinitialisation des mots de passe des membres de l’organisation et des invités.
  • Ajouter/retirer le statut d’administrateur aux membres d’une organisation

Accéder aux paramètres de l’organisation

Accéder aux paramètres de votre organisation

  1. Cliquez sur votre photo de profil.
  2. Dans le menu déroulant, sélectionnez Paramètres de l’organisationParamètres de l’organisation Les paramètres d’une organisation sont des préférences définies par les administrateurs et concernent tous les membres de l’organisation. Lire la suite .

En tant qu’administrateur, vous trouverez cinq onglets dans le volet des paramètres de l’organisation :

  • Paramètres
  • Membres
  • Équipes
  • Administration
  • Facturation

Paramètres

Dans cet onglet, l’administrateur peut modifier le nom de l’organisation.

Membres

paramètres des membres de l’organisation

Dans l’onglet Membres, un administrateur peut effectuer les actions suivantes :

  • Consulter la liste complète des personnes qui font partie de l’organisation
  • Voir si les personnes sont des membres ou des invités
  • Consulter la dernière activité de chaque personne
  • Retirer des personnes de l’organisation
  • Exporter des informations sur les membres et les invités de l’organisation dans un fichier au format CSV
  • Inviter d’autres membres

Exporter une liste de membres

Pour exporter une liste de membres, procédez comme suit :

Sélectionnez Demander le CSV pour exporter votre liste de membres dans un fichier au format CSV.

Révoquer l’accès d’une personne dans une organisation

L’administrateur d’une organisation peut supprimer les privilèges d’accès de tout membre de l’organisation à tout moment.

Si vous êtes administrateur et que vous souhaitez retirer quelqu’un qui a quitté l’entreprise ou supprimer son droit d’accès pour qu’il ne puisse plus accéder aux projets et aux tâches de votre entreprise sur Asana, vous pouvez supprimer ses privilèges d’accès à l’organisation.

Pour retirer les privilèges d’accès d’une personne dans une organisation Premium, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur votre photo de profil et sélectionnez Paramètres de l’organisationParamètres de l’organisation Les paramètres d’une organisation sont des préférences définies par les administrateurs et concernent tous les membres de l’organisation. Lire la suite dans le menu déroulant.
  2. Accédez à l’onglet Membres.
  3. Passez le curseur de votre souris sur le nom de la personne et sélectionnez Retirer.
  4. Cliquez sur Retirer l’accès.

Lorsqu’une personne est retirée de votre organisation, les tâchestâches Les tâches sont l’unité de travail de base sur Asana. Les tâches peuvent représenter n’importe quel type de travail, permettre de diviser le travail en plus petites activités ou contenir des informations. Lire la suite , les projets, les discussionsdiscussions Les discussions sont la façon dont les utilisateurs communiquent sur Asana. Lancez une discussion sur un projet ou une page d’équipe. Lire la suite , les pièces jointespièces jointes Un fichier joint à une tâche ou une discussion. Lire la suite et les commentairescommentaires Commentez une tâche ou une discussion pour proposer de l’aide, répondre à des questions et faire avancer le travail. Lire la suite qu’elle a créés demeurent intacts.

Veuillez noter que retirer les privilèges d’accès à votre organisation d’un utilisateur retire son adresse e-mail professionnelle de son compte. Si l’adresse e-mail est rajoutée à son compte, l’utilisateur réapparaîtra dans votre organisation. Par ailleurs, si l’utilisateur n’a pas d’autre adresse e-mail associée à son compte d’utilisateur Asana, retirer ses privilèges d’accès à votre organisation peut signifier qu’il ne pourra plus utiliser Asana.

Il existe une option « Annuler » si vous décidez au dernier moment de ne pas supprimer les privilèges d’accès de la personne.

Récupérer les tâches attribuées à une personne dont les privilèges d’accès ont été supprimés

Lorsque vous retirez l'accès d'une personne à votre organisation, un projet privéprojet privé Les projets privés sont uniquement visibles par les membres du projet. Lire la suite contenant toutes les tâches qui lui étaient attribuées est créé pour vous. Cela vous permet de trouver et de réattribuer facilement les tâches en cours de cette personne. Vous pouvez ajouter jusqu'à 1 000 tâches à ce projet.

Une tâche vous sera attribuée, avec un lien vers le projet contenant toutes les tâches précédemment attribuées à la personne récemment retirée de l’organisation.

Équipes

L’onglet Équipes permet aux administrateurs de consulter la liste de toutes les équipeséquipes Une équipe est un groupe de personnes qui collaborent sur un ensemble de projets au sein d’une organisation. Lire la suite de l’organisation, ainsi que les paramètres d’autorisation de chacune d’elles.

Cliquez sur Modifier pour accéder aux paramètres de l’équipeparamètres de l’équipe Les paramètres de l’équipe sont des ajustements qui n’affectent qu’une seule équipe et non l’organisation dans son ensemble. Lire la suite .

Les administrateurs d’une organisation peuvent accéder à tous les paramètres de l’équipe dans l’organisation, qu’ils soient membres de l’équipe ou non.

Administration

Dans l’onglet Administration, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  1. Modifier les administrateurs de votre organisation
  2. Modifier les exigences d’authentification pour les membres de l’organisation. Cliquez ici pour en savoir plus sur ces options.

Une fois l’exportation de l’organisation terminée, l’administrateur qui l’a demandée reçoit un e-mail lui permettant de télécharger les données dans un fichier au format JSON.

Facturation

Le responsable de la facturation peut effectuer des modifications dans cet onglet des paramètres de l’organisation. En tant qu’administrateur, vous avez accès à cette page, mais vous ne pouvez pas la modifier, sauf si vous êtes également responsable de la facturation.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.