Administration d’une organisation Premium

Les administrateurs dans une organisation Premium peuvent effectuer les actions suivantes :

  • Modifier le nom d’une organisation
  • Consulter la liste complète des membres de l’organisation et de ses invités, ainsi que leur dernière activité
  • Révocation des membres et des invités de l’organisation
  • Exporter les informations des membres et des invités de l’organisation
  • Consulter la liste complète des équipeséquipes Une équipe est un groupe de personnes qui collaborent sur un ensemble de projets au sein d’une organisation. Lire la suite et modifier leurs paramètres d’autorisation
  • Exiger l’authentification via les comptes Google
  • Définir des exigences de complexité pour les mots de passe et forcer la réinitialisation de tous les mots de passe des membres de l’organisation
  • Ajouter/retirer le statut d’administrateur aux membres d’une organisation

Accéder aux paramètres de l’organisation

Accéder aux paramètres de votre organisation

  1. Cliquez sur votre photo de profil.
  2. Dans le menu déroulant, sélectionnez Paramètres de l’organisation.

En tant qu’administrateur, vous trouverez cinq onglets dans le volet des paramètres de l’organisation :

  • Paramètres
  • Membres
  • Équipes
  • Administration
  • Facturation

Paramètres

Dans cet onglet, l’administrateur peut modifier le nom de l’organisation.

Membres

paramètres des membres de l’organisation

Dans l’onglet Membres, un administrateur peut effectuer les actions suivantes :

  • Consulter la liste complète des personnes qui font partie de l’organisation
  • Voir si les personnes sont des membres ou des invités
  • Consulter la dernière activité de chaque personne
  • Retirer des personnes de l’organisation
  • Exporter des informations sur les membres et les invités de l’organisation dans un fichier au format CSV
  • Inviter d’autres membres

Exporter une liste de membres

Pour exporter une liste de membres, procédez comme suit :

Sélectionnez Demander le CSV pour exporter votre liste de membres dans un fichier au format CSV.

Révoquer l’accès d’une personne dans une organisation

L’administrateur d’une organisation peut supprimer les privilèges d’accès de tout membre de l’organisation à tout moment.

Si vous êtes administrateur et que vous souhaitez retirer quelqu’un qui a quitté l’entreprise ou supprimer son droit d’accès pour qu’il ne puisse plus accéder aux projets et aux tâches de votre entreprise sur Asana, vous pouvez supprimer ses privilèges d’accès à l’organisation.

Pour retirer les privilèges d’accès d’une personne dans une organisation Premium, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur votre photo de profil et sélectionnez Paramètres de l’organisation dans le menu déroulant.
  2. Accédez à l’onglet Membres.
  3. Passez le curseur de votre souris sur le nom de la personne et sélectionnez Retirer.
  4. Cliquez sur Retirer l’accès.

Lorsqu’une personne est retirée de votre organisation, les tâchestâches Les tâches sont l’unité de travail de base sur Asana. Les tâches peuvent représenter n’importe quel type de travail, permettre de diviser le travail en plus petites activités ou contenir des informations. Lire la suite , les projets, les discussionsdiscussions Les discussions sont la façon dont les utilisateurs communiquent sur Asana. Lancez une discussion sur un projet ou une page d’équipe. Lire la suite , les pièces jointespièces jointes Un fichier joint à une tâche ou une discussion. Lire la suite et les commentairescommentaires Commentez une tâche ou une discussion pour proposer de l’aide, répondre à des questions et faire avancer le travail. Lire la suite qu’elle a créés demeurent intacts.

Veuillez noter que retirer les privilèges d’accès à votre organisation d’un utilisateur retire son adresse e-mail professionnelle de son compte. Si l’adresse e-mail est rajoutée à son compte, l’utilisateur réapparaîtra dans votre organisation. Par ailleurs, si l’utilisateur n’a pas d’autre adresse e-mail associée à son compte d’utilisateur Asana, retirer ses privilèges d’accès à votre organisation peut signifier qu’il ne pourra plus utiliser Asana.

Il existe une option « Annuler » si vous décidez au dernier moment de ne pas supprimer les privilèges d’accès de la personne.

Récupérer les tâches attribuées à une personne dont les privilèges d’accès ont été supprimés

Lorsque vous retirez l'accès d'une personne à votre organisation, un projet privéprojet privé Les projets privés sont uniquement visibles par les membres du projet. Lire la suite contenant toutes les tâches qui lui étaient attribuées est créé pour vous. Cela vous permet de trouver et de réattribuer facilement les tâches en cours de cette personne. Vous pouvez ajouter jusqu'à 1 000 tâches à ce projet.

Une tâche vous sera attribuée, avec un lien vers le projet contenant toutes les tâches précédemment attribuées à la personne récemment retirée de l’organisation.

Équipes

L’onglet Équipes permet aux administrateurs de consulter la liste de toutes les équipeséquipes Une équipe est un groupe de personnes qui collaborent sur un ensemble de projets au sein d’une organisation. Lire la suite de l’organisation, ainsi que les paramètres d’autorisation de chacune d’elles.

Cliquez sur Modifier pour accéder aux paramètres de l’équipe.

Les administrateurs d’une organisation peuvent accéder à tous les paramètres de l’équipe dans l’organisation, qu’ils soient membres de l’équipe ou non.

Administration

Dans l’onglet Administration, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  1. Modifier les administrateurs de votre organisation
  2. Modifier les exigences d’authentification pour les membres de l’organisation. Cliquez ici pour en savoir plus sur ces options.

Une fois l’exportation de l’organisation terminée, l’administrateur qui l’a demandée reçoit un e-mail lui permettant de télécharger les données dans un fichier au format JSON.

Facturation

Le responsable de la facturation peut effectuer des modifications dans cet onglet des paramètres de l’organisation. En tant qu’administrateur, vous avez accès à cette page, mais vous ne pouvez pas la modifier, sauf si vous êtes également responsable de la facturation.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Cette section du guide d’Asana concerne le rôle d’administrateur dans les organisations Premium.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de