Console d’administration
- Passer à
- Accéder à la console d’administration
- Indicateurs
- Gérer les membres
- Désactiver un membre de votre organisation
- Réintégrer un membre désactivé
- Filtrer par type de membre
- Exporter les données d’adhésion au format CSV
- Exporter les données d’équipe au format CSV
- Gérer les équipes
- Paramètres de confidentialité de l’équipe
- Gérer les périodes
- Gérer les informations de facturation
- Modifier la taille ou changer de niveau de formule
- Sécurité
- Authentification unique de Google (SSO)
- SAML
- Expiration de session SAML
- Nom de l’organisation et domaines de messagerie vérifiés
- Export de domaine
- Applications
- Accéder aux ressources et répondre aux questions relatives au produit
- Désactiver les fichiers en pièce jointe
La console d’administration offre à tous les administrateurs et super administrateurs Asana les outils dont ils ont besoin pour utiliser Asana de manière optimale au sein de leur organisation.
Accéder à la console d’administration d’une organisation
Pour accéder à la console d’administration :
- Cliquez sur votre image de profil.
- Dans le menu déroulant, sélectionnez Console d’administration.
Analyser l’organisation
Depuis l’onglet Indicateurs, vous pouvez :
- Comprendre comment votre organisation utilise Asana via des indicateurs de haut niveau
- Voir les membres récemment ajoutés
- Voir les membres les plus influents de votre organisation (membres actifs avec le plus d’invitations envoyées, d’équipe créées et de projets partagés sur Asana).
- Consulter l’activité détaillée au fil du temps pour identifier les tendances d’utilisation d’Asana au sein de votre organisation, si vous êtes abonné à la formule Asana Business.
Gérer tous les membres d’une organisation
L’onglet Membres vous permet de voir combien de membres et invités compte votre organisation Asana, ainsi que le nombre de places restantes dans votre formule. C’est à partir de cet onglet que vous pouvez facilement ajouter/retirer des membres et accorder des accès administrateur.
Depuis l’onglet Membres, vous pouvez :
- Inviter de nouveaux membres à rejoindre une équipe de votre organisation.
- Suivre le nombre de membres, d’invités, d’invitations en attente et de places disponibles au sein de votre organisation.
- Rechercher quelqu’un au sein de votre organisation.
- Visualiser le nom de chaque personne, son statut (administrateur, membre ou invité) et la date de sa dernière activité dans votre organisation.
- Modifier les paramètres du profil ou Retirer quelqu’un de l’organisation en passant le curseur sur son nom, puis en cliquant sur les trois points et en sélectionnant l’une des options.
Désactiver un membre de votre organisation
Pour retirer un membre de votre organisation, accédez à l’onglet Membres de votre console d’administration.
Recherchez le nom de la personne en faisant défiler la page vers le bas ou en utilisant la barre de recherche. Ensuite, cliquez sur les trois points en face de son nom, puis sur Retirer.
Depuis l’onglet suivant :
- Choisissez le membre à qui vous souhaitez réattribuer les tâches
- Cliquez sur Retirer pour confirmer la désactivation
Le statut Retiré s’affiche alors à côté de l’utilisateur désactivé, dans votre liste de membres.
Qu’advient-il des tâches attribuées à un utilisateur dont les privilèges d’accès ont été révoqués ?
Une fois que vous avez révoqué les privilèges d’accès d’un utilisateur de votre organisation, un projet privé contenant les tâches qui lui étaient attribuées est automatiquement créé. Vous pouvez attribuer cette tâche à un autre membre de votre organisation ou à vous-même. Cette procédure vous permet de facilement attribuer les tâches en attente à la personne qui saura les gérer au mieux.
Il vous reste alors à déléguer ces tâches. Pour cela, sélectionnez-en plusieurs à la fois, ce qui vous permet de leur appliquer des actions communes, pour notamment toutes les attribuer d’un coup à un autre membre de l’organisation ou à vous-même.
La date de désactivation s’affiche dans la colonne Dernière activité.
Réintégrer un membre désactivé
Pour réintégrer un membre désactivé, commencez par rechercher son nom dans l’onglet Membres, puis cliquez sur les trois points et sélectionnez Réintégrer.
Dans la fenêtre qui s’affiche alors, cliquez sur Réintégrer.
Si la réactivation échoue, l’administrateur de votre organisation reçoit une tâche l’invitant à contacter le service client d’Asana.
Filtrer par type de membre
Dans l’onglet Membres de votre console d’administration, vous pouvez filtrer la liste de membres par type. Cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du filtre de type de membre, puis choisissez Tous, Administrateur, Membre, Invité, En attente ou Retiré.
Accès aux équipes
L’onglet Accès aux équipes est accessible depuis les Paramètres du profil d’un utilisateur. Il donne aux administrateurs un aperçu des projets et ressources auxquels cet utilisateur a accès. Les administrateurs ont également la possibilité de modifier le statut de ce membre.
Les administrateurs peuvent accéder aux paramètres du profil d’un membre en cliquant sur Modifier les paramètres du profil : ils peuvent alors consulter et gérer les équipes auxquelles ce membre appartient.
Pour accéder aux paramètres du profil d’un membre :
- Cliquez sur les trois points à côté du nom du membre de votre choix pour accéder aux options
- Dans le menu déroulant, cliquez sur Modifier les paramètres du profil
Ouvrez ensuite l’onglet Accès aux équipes. Vous pouvez y consulter les équipes déjà accessibles et en modifier l’accès, ou ajouter d’autres équipes.
Cliquez sur Accès aux équipes pour :
- Visualiser les équipes auxquelles appartient un utilisateur
- Ajouter un utilisateur à toute équipe au sein de votre organisation
- Retirer un utilisateur d’une équipe d’un simple clic
- Enregistrer les modifications effectuées.
Trier les membres par nom, par type et par dernière activité
Vous pouvez également trier les membres, types d’invités et dernières activités par nom (par ordre alphabétique ou ordre alphabétique inversé). Ceci vous permet de voir à quand remontent les dernières connexions à l’organisation et de vérifier les invitations en attente.
Exporter les données d’adhésion au format CSV
Pour exporter les données d’adhésion au format CSV :
- Cliquez sur les trois points depuis l’onglet Membres.
- Cliquez sur Demander le CSV des membres.
Exporter les données d’équipe au format CSV
Les super administrateurs d’une organisation ou d’une division payante peuvent exporter la liste de leur équipe au format CSV depuis l’onglet Équipes de la console d’administration.
Pour exporter les données d’une équipe au format CSV :
- Accédez à l’onglet Équipes.
- Cliquez sur Exporter au format CSV.
Vous recevez alors un e-mail contenant un lien pour télécharger le fichier.
Vous obtenez un fichier CSV qui regroupe les champs suivants :
Pour les organisations :
- Nom
- Adresse e-mail
- Service
- Date d’entrée dans l’organisation
- Invité par
- E-mail de la personne qui a envoyé l’invitation
- Date de la première connexion
- Méthode de connexion
- Statut de l’authentification multifacteurs
- Dernière activité
- Type
- Nombre d’équipes
- Équipes
- Nombre de projets
- Projets
Pour les divisions :
- Nom
- Adresse e-mail
- Service
- Dernière activité
- Type
Les données des organisations et divisions exportées au format CSV permettent aux administrateurs de suivre quels services utilisent Asana pour contrôler le nombre d’utilisateurs et gérer la facturation de manière centralisée et informatisée. Les champs Service et Équipe peuvent être pré-remplis grâce aux intégrations SCIM avec Azure AD et Okta.
Les organisations de grande taille peuvent tirer parti des exports CSV pour faciliter la rétrofacturation par service.
Gérer les équipes
Depuis l’onglet Équipes, vous pouvez :
- créer une nouvelle équipe au sein de votre organisation
- afficher le nom d’une équipe, le nombre de membres, ses autorisations de confidentialité, sa date de création et le nom de son créateur
- modifier une équipe en plaçant le curseur sur les trois points à côté du champ « Créé par », puis en cliquant sur l’option Modifier l’équipe qui s’affiche.
Paramètres de confidentialité de l’équipe
Les super administrateurs des organisations Enterprise peuvent définir la confidentialité d’équipe par défaut au sein de leur organisation.
Cette option sera alors présélectionnée lors de la création d’une nouvelle équipe. Toutefois, il sera toujours possible de créer une équipe avec un autre degré de confidentialité.
Pour définir la confidentialité d’équipe par défaut, accédez à la console d’administration, cliquez sur l’onglet Sécurité, puis sur Paramètres de confidentialité de l’équipe.
L’onglet suivant vous permet de définir les paramètres par défaut.
Gérer les périodes
Asana définit une année fiscale (exercice comptable) par défaut pour chaque nouvelle organisation, et les objectifs créés par la suite sont immédiatement associés à une période. Applicables aux objectifs d’équipe et d’entreprise, ces périodes vous aideront à adapter Asana à votre année fiscale. La date de début d’année par défaut est fixée au 1er janvier, mais vous pouvez utiliser la Console d’administration pour la modifier.
Depuis votre Console d’administration, cliquez sur Paramètres, puis sur Périodes. Sélectionnez alors la période correspondant au rythme annuel de votre organisation et choisissez à quel moment cette modification de période doit prendre effet. Les périodes s’appliquent à l’ensemble de l’organisation, vous devez donc être administrateur à cette échelle pour les mettre à jour. Seuls les administrateurs de l’organisation et des espaces de travail peuvent mettre à jour les périodes dans la console d’administration. Tous les autres administrateurs doivent contacter le service client d’Asana pour effectuer cette opération.
Les utilisateurs individuels peuvent également ajouter manuellement des périodes aux objectifs existants. Quand les administrateurs modifient leur année fiscale, les modifications sont reportées et appliquées à tous les objectifs n’ayant pas d’échéance personnalisée, ou dont l’échéance ne correspond pas à la plage de date définie pour cette période.
Gérer les informations de facturation
Le responsable de la facturation d’une organisation Premium, qui en est également l’administrateur, peut accéder à la facturation depuis la console d’administration.
Depuis l’onglet Facturation vous pouvez :
- changer le type de formule payante
- consulter le nombre de places utilisées
- modifier les informations de facturation
- désigner un autre responsable de la facturation pour ce compte
- télécharger la dernière facture.
Seul le responsable de la facturation actuel d’une organisation peut modifier les informations de facturation, désigner un autre responsable ou télécharger la dernière facture.
Afficher et télécharger vos factures
Le responsable de la facturation de votre compte peut afficher et télécharger toutes vos anciennes factures.
Depuis l’onglet Facturation, vous pouvez afficher votre dernière facture, mais aussi un historique de facturation. Il est également possible de télécharger toutes les factures d’une même année.
Pour accéder à votre historique de facturation :
- Cliquez sur Historique de facturation
- Rendez-vous sur Toutes les factures
- Cliquez sur le symbole de téléchargement pour télécharger l’ensemble des factures de l’année ou du mois de votre choix
Modifier la taille ou changer de niveau de formule
À partir de votre console d’administration, vous pouvez facilement passer d’une formule payante Premium à une formule Business, et inversement.
Cliquez sur Console d’administration, puis passez à l’onglet Facturation.
Depuis l’onglet Facturation, cliquez sur Changer de formule.
Vous pouvez alors choisir de passer à une formule Business ou, si vous profitez déjà de cette formule, vous avez la possibilité de passer à une formule Premium.
Une fois choisi le niveau souhaité, cliquez sur Confirmer le changement de formule.
Seul le responsable de la facturation de la formule payante est en mesure d’en modifier la taille ou d’en changer le niveau.
Sécurité
Dans l’onglet Sécurité, les super administrateurs peuvent :
- activer ou désactiver l’authentification unique de Google (SSO) pour votre organisation
- activer l’authentification SAML pour votre organisation
- définir les exigences de mot de passe pour les membres de l’organisation et forcer la réinitialisation des mots de passe pour tous les membres
- voir tous les administrateurs de votre organisation.
Gérer les administrateurs de l’organisation
Depuis la console d’administration, vous pouvez choisir les administrateurs et super administrateurs de votre organisation.
Les administrateurs de l’organisation ont l’autorisation de modifier son énoncé de mission.
Complexité des mots de passe
Vous pouvez décider du degré de complexité de vos mots de passe. Pour ce faire, accédez à l’onglet Sécurité de la console d’administration, puis cliquez sur Complexité des mots de passe.
Vous avez le choix entre un mot de passe simple ou complexe. Les mots de passe simples doivent comporter au moins 8 caractères. Les mots de passe complexes doivent comporter au moins 8 caractères et inclure au moins 3 des éléments suivants : minuscules, majuscules, chiffres et caractères spéciaux.
Les changements apportés à la complexité des mots de passe ne concerneront que les mots de passe nouvellement créés.
Authentification unique de Google
Les super administrateurs doivent se connecter avec leur compte Google avant de pouvoir activer l’authentification unique de Google (SSO). Vous vous êtes connecté avec votre e-mail et votre mot de passe ? Dans ce cas, il vous suffit de vous déconnecter et de vous reconnecter en cliquant sur le bouton bleu Utiliser un compte Google.
Lorsque vous cliquez sur Authentification Google Apps dans l’onglet Sécurité, vous pouvez :
- définir la connexion avec Google comme facultative ou obligatoire pour tous les membres.
- cliquer sur Enregistrer la configuration une fois l’option choisie.
Les invités de l’organisation peuvent toujours se connecter avec leur e-mail et leur mot de passe, que l’authentification unique de Google (SSO) soit exigée pour les membres ou non.
Authentification SAML
Les organisations Enterprise peuvent également activer l’authentification SAML depuis l’onglet Sécurité de la console d’administration.
Expiration de session SAML
Les super administrateurs peuvent définir le délai d’expiration de la session SAML entre 1 heure et 30 jours dans la console d’administration. Les membres seront automatiquement déconnectés et invités à se reconnecter une fois le délai défini écoulé.
Nom de l’organisation et domaines de messagerie vérifiés
Depuis l’onglet Paramètres, vous pouvez :
- modifier le nom de votre organisation
- consulter la liste des domaines vérifiés de votre organisation
- demander un export de toutes les données de votre organisation au format JSON.
Export de domaine
Les super administrateurs peuvent demander un export de toutes les données d’une organisation au format JSON. Cette option se trouve dans l’onglet Paramètres de votre console d’administration. Veuillez noter que l’Export de domaine est une fonctionnalité Enterprise.
Gérer les applications et intégrations
Depuis l’onglet Applications, les super administrateurs peuvent :
- consulter les intégrations recommandées par Asana
- parcourir notre annuaire d’applications.
- accorder ou retirer des autorisations de comptes de service si vous êtes abonné à la formule Asana Enterprise.
Accéder aux ressources et répondre aux questions relatives au produit
Depuis l’onglet Ressources, vous pouvez :
- aider votre équipe à prendre en main Asana à l’aide de tutoriels et de conseils pour bien démarrer
- obtenir des ressources pour aider votre équipe à maîtriser Asana et découvrir d’autres utilisations possibles
- parcourir et comprendre les fonctionnalités d’administration.
Désactiver les fichiers en pièce jointe
L’option permettant de désactiver les fichiers est une fonctionnalité Enterprise.
Pour en savoir plus, veuillez consulter cet article du guide.
