Console d’administration
- Passer à
- Accéder à la console d’administration
- Indicateurs
- Gérer les membres
- Exporter les données d’adhésion au format CSV
- Exporter les données d’équipe au format CSV
- Gérer les équipes
- Paramètres de confidentialité de l’équipe
- Gérer les informations de facturation
- Modifier la taille ou changer de niveau de formule
- Sécurité
- Authentification unique de Google (SSO)
- SAML
- Nom de l’organisation et domaines de messagerie vérifiés
- Export de domaine
- Apps
- Accéder aux ressources et répondre aux questions relatives au produit
- Récupérer les tâches attribuées à une personne dont les privilèges d’accès ont été supprimés
- Désactiver les fichiers en pièce jointe
La console d’administration offre à tous les administrateurs Asana les outils dont ils ont besoin pour utiliser Asana de manière optimale au sein de leur organisation.
Accéder à la console d’administration d’une organisation
Pour accéder à la console d’administration :
- Cliquez sur votre image de profil.
- Dans le menu déroulant, sélectionnez Console d’administration.
Analyser l’organisation
Depuis l’onglet Indicateurs, vous pouvez :
- comprendre comment votre organisation utilise Asana au travers d’indicateurs de haut niveau
- voir les membres récemment ajoutés
- voir les membres les plus influents de votre organisation (membres actifs avec le plus d’invitations envoyées, d’équipe créées et de projets partagés sur Asana).
- Avec Asana Business, vous pouvez consulter l’activité détaillée au fil du temps pour identifier les tendances d’utilisation d’Asana au sein de votre organisation.
Gérer tous les membres d’une organisation
L’onglet Membres vous permet de voir combien de membres et invités compte votre organisation Asana, ainsi que le nombre de places restantes dans votre formule. C’est à partir de cet onglet que vous pouvez facilement ajouter/retirer des membres et accorder des accès administrateur.
Depuis l’onglet Membres, vous pouvez :
- Inviter de nouveaux membres à rejoindre une équipe de votre organisation.
- Suivre le nombre de membres, d’invités, d’invitations en attente et de places disponibles au sein de votre organisation.
- Rechercher quelqu’un au sein de votre organisation.
- Visualiser le nom de chaque personne, son statut (administrateur, membre ou invité) et la date de sa dernière activité dans votre organisation.
- Modifier les paramètres du profil ou Retirer quelqu’un de l’organisation en passant le curseur sur son nom, puis en cliquant sur les trois points et en sélectionnant l’une des options.
Lorsqu’un membre est retiré, toutes ses tâches sont ajoutées à un projet privé afin de pouvoir les réattribuer. Ainsi, aucun risque de perdre des informations ou de se retrouver bloqué.
Accès aux équipes
L’onglet Accès aux équipes est accessible depuis les Paramètres du profil d’un utilisateur. Il donne aux administrateurs un aperçu des projets et ressources auxquels cet utilisateur a accès. Les administrateurs ont également la possibilité de modifier le statut de ce membre.
Les administrateurs peuvent accéder aux paramètres du profil d’un membre en cliquant sur Modifier les paramètres du profil : ils peuvent alors consulter et gérer les équipes auxquelles ce membre appartient.
Pour accéder aux paramètres du profil d’un membre :
- Cliquez sur les trois points à côté du nom du membre de votre choix pour accéder aux options
- Dans le menu déroulant, cliquez sur Modifier les paramètres du profil
Ouvrez ensuite l’onglet Accès aux équipes. Vous pouvez y consulter les équipes déjà accessibles et en modifier l’accès, ou ajouter d’autres équipes.
Cliquez sur Accès aux équipes pour :
- Visualiser les équipes auxquelles appartient un utilisateur
- Ajouter un utilisateur à toute équipe au sein de votre organisation
- Retirer un utilisateur d’une équipe d’un simple clic
- Enregistrer les modifications effectuées.
Trier les membres par nom et par dernière activité
Vous pouvez également trier votre liste de membres et d’invités par nom (par ordre alphabétique ou ordre alphabétique inversé) ou selon leur dernière activité. Ceci vous permet de voir à quand remontent les dernières connexions à l’organisation et de vérifier les invitations en attente.
Exporter les données d’adhésion au format CSV
Pour exporter les données d’adhésion au format CSV :
- Cliquez sur les trois points depuis l’onglet Membres.
- Cliquez sur Demander le CSV des membres.
Exporter les données d’équipe au format CSV
Les administrateurs d’une organisation ou d’une division payante peuvent exporter la liste de leur équipe au format CSV depuis l’onglet Équipes de la console d’administration.
Pour exporter les données d’une équipe au format CSV :
- Accédez à l’onglet Équipes.
- Cliquez sur Exporter au format CSV.
Vous recevez alors un e-mail contenant un lien pour télécharger le fichier.
Vous obtenez un fichier CSV qui regroupe les champs suivants :
- Équipe
- Nombre de membres
- Confidentialité
- Créé le
- Créé par
- Description
- Membre (e-mail)
- Membre à accès limité (e-mail)
- Invitation en attente (e-mail)
Gérer les équipes
Depuis l’onglet Équipes, vous pouvez :
- créer une nouvelle équipe au sein de votre organisation
- afficher le nom d’une équipe, le nombre de membres, ses autorisations de confidentialité, sa date de création et le nom de son créateur
- modifier une équipe en plaçant le curseur sur les trois points à côté du champ « Créé par », puis en cliquant sur l’option Modifier l’équipe qui s’affiche.
Paramètres de confidentialité de l’équipe
Les administrateurs des organisations Enterprise peuvent définir la confidentialité d’équipe par défaut au sein de leur organisation.
Cette option sera alors présélectionnée lors de la création d’une nouvelle équipe. Toutefois, il sera toujours possible de créer une équipe avec un autre degré de confidentialité.
Pour définir la confidentialité d’équipe par défaut, accédez à la console d’administration, cliquez sur l’onglet Sécurité, puis sur Paramètres de confidentialité de l’équipe.
L’onglet suivant vous permet de définir les paramètres par défaut.
Gérer les informations de facturation
Le responsable de la facturation d’une organisation Premium, qui en est également l’administrateur, peut accéder à la facturation depuis la console d’administration.
Depuis l’onglet Facturation vous pouvez :
- changer le type de formule payante
- consulter le nombre de places utilisées
- modifier les informations de facturation
- désigner un autre responsable de la facturation pour ce compte
- télécharger la dernière facture.
Seul le responsable de la facturation actuel d’une organisation peut modifier les informations de facturation, désigner un autre responsable ou télécharger la dernière facture.
Afficher et télécharger vos factures
Le responsable de la facturation de votre compte peut afficher et télécharger toutes vos anciennes factures.
Depuis l’onglet Facturation, vous pouvez afficher votre dernière facture, mais aussi un historique de facturation. Il est également possible de télécharger toutes les factures d’une même année.
Pour accéder à votre historique de facturation :
- Cliquez sur Historique de facturation
- Rendez-vous sur Toutes les factures
- Cliquez sur le symbole de téléchargement pour télécharger l’ensemble des factures de l’année ou du mois de votre choix
Modifier la taille ou changer de niveau de formule
À partir de votre console d’administration, vous pouvez facilement passer d’une formule payante Premium à une formule Business, et inversement.
Cliquez sur Console d’administration, puis passez à l’onglet Facturation.
Depuis l’onglet Facturation, cliquez sur Changer de formule.
Vous pouvez alors choisir de passer à une formule Business ou, si vous profitez déjà de cette formule, vous avez la possibilité de passer à une formule Premium.
Une fois choisi le niveau souhaité, cliquez sur Confirmer le changement de formule.
Seul le responsable de la facturation de la formule payante est en mesure d’en modifier la taille ou d’en changer le niveau.
Sécurité
Dans l’onglet Sécurité, vous pouvez :
- activer ou désactiver l’authentification unique de Google (SSO) pour votre organisation
- activer l’authentification SAML pour votre organisation
- définir les exigences de mot de passe pour les membres de l’organisation et forcer la réinitialisation des mots de passe pour tous les membres
- voir tous les administrateurs de votre organisation.
Sécurité du mot de passe
Vous pouvez choisir le niveau de sécurité de votre mot de passe. Pour ce faire, accédez à l’onglet Sécurité de la console d’administration, puis cliquez sur Sécurité du mot de passe.
Vous pouvez choisir entre un mot de passe simple ou fort. Les mots de passe simples doivent comporter au moins 8 caractères. Les mots de passe forts doivent comporter au moins 8 caractères et inclure au moins 3 des éléments suivants : minuscules, majuscules, chiffres et caractères spéciaux.
Les changements apportés à la sécurité du mot de passe ne concerneront que les mots de passe nouvellement créés.
Authentification unique de Google
Afin de pouvoir activer l’authentification unique de Google (SSO), les administrateurs de l’organisation doivent tout d’abord se connecter avec leur compte Google. Si vous vous êtes connecté à l’aide d’un e-mail et d’un mot de passe, il vous suffit de vous déconnecter et de vous reconnecter en utilisant le bouton bleu Utiliser un compte Google.
Lorsque vous cliquez sur Authentification Google Apps dans l’onglet Sécurité, vous pouvez :
- définir la connexion avec Google comme facultative ou obligatoire pour tous les membres.
- cliquer sur Enregistrer la configuration une fois l’option choisie.
Les invités de l’organisation peuvent toujours se connecter avec leur e-mail et leur mot de passe, que l’authentification unique de Google (SSO) soit exigée pour les membres ou non.
Authentification SAML
Les organisations Enterprise peuvent également activer l’authentification SAML depuis l’onglet Sécurité de la console d’administration.
Nom de l’organisation et domaines de messagerie vérifiés
Depuis l’onglet Paramètres, vous pouvez :
- modifier le nom de votre organisation
- consulter la liste des domaines vérifiés de votre organisation
- demander un export de toutes les données de votre organisation au format JSON.
Export de domaine
Les administrateurs peuvent demander un export de toutes les données d’une organisation au format JSON. Cette option se trouve dans l’onglet Paramètres de votre console d’administration. Veuillez noter que l’Export de domaine est une fonctionnalité Enterprise.
Gérer les applications et intégrations
Depuis l’onglet Applications, vous pouvez :
- consultez les intégrations recommandées par Asana
- parcourir notre annuaire des applications.
- Avec Asana Enterprise, vous pouvez accorder ou retirer des autorisation de comptes de service.
Accéder aux ressources et répondre aux questions relatives au produit
Depuis l’onglet Ressources, vous pouvez :
- aider votre équipe à prendre en main Asana à l’aide de tutoriels et de conseils pour bien démarrer
- obtenir des ressources pour aider votre équipe à maîtriser Asana et découvrir d’autres utilisations possibles
- parcourir et comprendre les fonctionnalités d’administration.
Récupérer les tâches attribuées à une personne dont les privilèges d’accès ont été supprimés
Lorsque vous retirez l’accès d’une personne à votre organisation, un projet privé contenant toutes les tâches qui lui étaient attribuées est automatiquement créé pour vous. Cela vous permet de trouver et de réattribuer facilement les tâches en cours de cette personne.
Le projet privé est créé pour l’administrateur responsable de la suppression des privilèges d’accès.
Il vous reste alors à déléguer ces tâches. Pour cela, sélectionnez-en plusieurs à la fois, ce qui vous permet de leur appliquer des actions communes, pour notamment toutes les attribuer à la même personne.
Désactiver les fichiers en pièce jointe
L’option permettant de désactiver les fichiers en pièce jointe appartient aux fonctionnalités Enterprise.
Pour en savoir plus, veuillez consulter l’article de notre guide.
