Console d’administration

La console d’administration offre à tous les administrateurs et super administrateurs Asana les outils dont ils ont besoin pour utiliser Asana de manière optimale au sein de leur organisation.

Accéder à la console d’administration d’une organisation

Les administrateurs d’équipe ne peuvent pas accéder à la console d’administration.

Analyser les indicateurs liés à votre organisation

Gérer tous les membres d’une organisation

L’onglet Membres vous permet de voir combien de membres et invités compte votre organisation Asana, ainsi que le nombre de places disponibles dans votre formule. Depuis cet onglet, vous pouvez aussi facilement ajouter/retirer des membres et accorder des accès administrateur.

Désactiver un membre de votre organisation

Pour retirer un membre de votre organisation, accédez à l’onglet Membres de votre console d’administration.

Recherchez le nom du membre en faisant défiler la page vers le bas ou en utilisant la barre de recherche. Ensuite, cliquez sur les trois points en face de son nom, puis sur Retirer.

Le statut Retiré s’affiche alors à côté de l’utilisateur désactivé, dans votre liste de membres.

Qu’advient-il des tâches attribuées à un utilisateur dont les privilèges d’accès ont été révoqués ?

Une fois que vous avez révoqué les privilèges d’accès d’un utilisateur de votre organisation, un projet privé contenant les tâches qui lui étaient attribuées est automatiquement créé. Vous pouvez attribuer cette tâche à un autre membre de votre organisation ou à vous-même. Cette procédure vous permet de facilement attribuer les tâches en attente à la personne qui saura les gérer au mieux.

Il vous reste alors à déléguer ces tâches. Pour cela, sélectionnez-en plusieurs à la fois, ce qui vous permet de leur appliquer des actions communes, pour notamment toutes les attribuer d’un coup à un autre membre de l’organisation ou à vous-même.

Pour en savoir plus, consultez l’article dédié dans notre FAQ.

La date de désactivation s’affiche dans la colonne Dernière activité.

Réintégrer un membre désactivé

Pour réintégrer un membre désactivé, commencez par rechercher son nom dans l’onglet Membres, puis cliquez sur les trois points et sélectionnez Réintégrer.

Dans la fenêtre qui s’affiche alors, cliquez sur Réintégrer.

Si la réactivation échoue, l’administrateur de votre organisation reçoit une tâche l’invitant à contacter le service client d’Asana.

Filtrer par type de membre

Dans l’onglet Membres de votre console d’administration, vous pouvez filtrer la liste de membres par type. Cliquez sur la flèche du menu déroulant à côté du filtre de type de membre, puis choisissez Tous, Administrateur, Membre, Invité, En attente ou Retiré.

Accès aux équipes

L’onglet Accès aux équipes accessible depuis les paramètres du profil d’une personne donne aux administrateurs un aperçu des projets et ressources auxquels cet utilisateur a accès. Les administrateurs ont également la possibilité de modifier le statut d’adhésion de ce membre.

Les administrateurs peuvent accéder aux paramètres d’un membre en cliquant sur Modifier les paramètres du profil : ils sont alors en mesure de consulter et de gérer les équipes auxquelles ce membre appartient.

Ouvrez ensuite l’onglet Accès aux équipes. Vous pouvez y consulter les équipes déjà accessibles et en modifier l’accès, ou ajouter d’autres équipes.

Trier les membres par nom, par type et par dernière activité

Exporter les données d’adhésion au format CSV

Vous recevez alors un e-mail contenant un lien pour télécharger le fichier.

Vous obtenez un fichier CSV qui regroupe les champs suivants :

• Nom
• Adresse e-mail
• Service
• Date d’entrée dans l’organisation
• Invitation envoyée par
• E-mail de la personne qui a envoyé l’invitation
• Date de la première connexion
• Méthode de connexion
• Statut de l’authentification multifacteurs
• Dernière activité
• Type
• Nombre d’équipes
• Équipes
• Nombre de projets
• Projets

Gérer les équipes

Exporter les données d’équipe au format CSV

Les super administrateurs d’une organisation ou d’une division payante peuvent exporter la liste de leur équipe au format CSV depuis l’onglet Équipes de la console d’administration.

Vous recevez alors un e-mail contenant un lien pour télécharger le fichier.

Vous obtenez un fichier CSV qui regroupe les champs suivants :

• Équipe
• Nombre de membres
• Confidentialité
• Créé le
• Description
• Membres (e-mail)
• Membres à accès limité (e-mail)
• Invitation en attente (e-mail)

Les données des organisations et divisions exportées au format CSV permettent aux administrateurs de suivre quels services utilisent Asana pour contrôler le nombre d’utilisateurs et gérer la facturation de manière centralisée et informatisée. Les champs Service et Équipe peuvent être préremplis grâce aux intégrations SCIM avec Azure AD et Okta.

Les organisations de grande taille peuvent tirer parti des exports CSV pour faciliter la rétrofacturation par service.

Paramètres de confidentialité de l’équipe

Les super administrateurs des organisations Enterprise peuvent définir la confidentialité d’équipe par défaut au sein de leur organisation.

Cette option sera alors présélectionnée lors de la création d’une nouvelle équipe. Toutefois, il sera toujours possible de créer une équipe avec un autre degré de confidentialité.

Pour définir la confidentialité d’équipe par défaut, accédez à la console d’administration, cliquez sur l’onglet Sécurité, puis sur Paramètres de confidentialité de l’équipe.

L’onglet suivant vous permet de définir les paramètres par défaut.

Gérer les périodes

Asana définit une année fiscale (exercice comptable) par défaut pour chaque nouvelle organisation, et les objectifs créés par la suite sont immédiatement associés à une période. Applicables aux objectifs d’équipe et d’entreprise, ces périodes vous aideront à adapter Asana à votre année fiscale. La date de début d’année est fixée par défaut au 1er janvier, mais vous pouvez utiliser la console d’administration pour la modifier.

Les utilisateurs individuels peuvent également ajouter manuellement des périodes aux objectifs existants. Quand les administrateurs modifient leur année fiscale, les modifications sont reportées et appliquées à tous les objectifs n’ayant pas d’échéance personnalisée, ou dont l’échéance ne correspond pas à la plage de date définie pour cette période.

Gérer les informations de facturation

Le responsable de la facturation d’une organisation Premium, qui en est également l’administrateur, peut accéder à la facturation depuis la console d’administration.

Seul le responsable de la facturation actuel d’une organisation peut modifier les informations de facturation, désigner un autre responsable ou télécharger la dernière facture.

Afficher et télécharger vos factures

Le responsable de la facturation de votre compte peut afficher et télécharger toutes vos anciennes factures.

Depuis la section Factures de l’onglet Facturation, vous pouvez afficher votre dernière facture, consulter l’historique de facturation et télécharger toutes les factures d’une même année.

Modifier la taille ou changer de niveau de formule

À partir de votre console d’administration, vous pouvez facilement passer d’une formule payante Asana Premium à une formule Asana Business, et inversement.

Cliquez sur Console d’administration, puis passez à l’onglet Facturation.

Depuis l’onglet Facturation, cliquez sur Changer de formule.

Vous pouvez alors choisir de passer à Asana Business ou, si vous profitez déjà de cette formule, vous avez la possibilité de passer à Asana Premium.

Une fois choisi le niveau souhaité, cliquez sur Confirmer le changement de formule.

Seul le responsable de la facturation de la formule payante est en mesure d’en modifier la taille ou d’en changer le niveau.

Sécurité

Depuis l’onglet Sécurité, les super administrateurs peuvent gérer les paramètres suivants :

1. Authentification
   • Activez ou désactivez l’authentification unique de Google (SSO) pour votre organisation
   • Activer ou désactiver l’authentification SAML
   • Activer ou désactiver l’authentification à deux facteurs
   • Définir la durée de connexion maximale des membres sur Asana
2. Paramètres de mot de passe
   • Définir les exigences en matière de mot de passe pour les membres de l’organisation ou forcer la réinitialisation du mot de passe pour tous les utilisateurs
3. Paramètres administrateurs
   • Paramètres d’invitation
   • Options pour les fichiers en pièce jointe
   • Paramètres de confidentialité de l’équipe
   • Autorisations à partager des liens en lecture seule
   • Autorisations d’accès aux formulaires
   • Autorisations à créer des rapports
   • Autorisations à enregistrer des vidéos
   • Autorisations de suivi du temps
   • Accès administrateur : choisir les administrateurs de votre organisation
4. Respect des réglementations
   • Résidence des données
5. Applications mobiles
   • Les paramètres de sécurité de l’application mobile sont réservés aux clients Asana Enterprise.

Gérer les administrateurs de l’organisation

Depuis la console d’administration, vous pouvez choisir les administrateurs et super administrateurs de votre organisation.

Les administrateurs de l’organisation ont l’autorisation de modifier son énoncé de mission.

Complexité des mots de passe

Vous pouvez décider du degré de complexité de vos mots de passe. Pour ce faire, accédez à l’onglet Sécurité de la console d’administration, puis cliquez sur Complexité des mots de passe.

Vous avez le choix entre un mot de passe simple ou complexe. Les mots de passe simples doivent comporter au moins 8 caractères. Les mots de passe complexes doivent comporter au moins 8 caractères et inclure au moins 3 des éléments suivants : minuscules, majuscules, chiffres et caractères spéciaux.

Les changements apportés à la complexité des mots de passe ne concerneront que les mots de passe nouvellement créés.

Commandes d’invitation

Les super administrateurs d’organisations ou de divisions Enterprise peuvent contrôler qui peut ajouter des invités (utilisateurs qui n’ont pas d’adresse e-mail de l’entreprise) à votre organisation Asana. Ils ont le choix parmi les trois options ci-dessous :

• Administrateurs uniquement

• Administrateurs et membres de l’organisation

• Tout le monde (membres de l’organisation et invités)

Si vous souhaitez activer l’une de ces options pour votre organisation, ouvrez la console d’administration et accédez à l’onglet Sécurité.

Une fois cette option activée, les utilisateurs n’étant plus en mesure d’ajouter des invités à l’organisation recevront un message d’erreur sur Asana lorsqu’ils essaieront d’effectuer cette action.

Si vous n’êtes pas super administrateur, procédez comme suit pour identifier le ou les administrateurs de votre organisation : cliquez sur votre photo de profil dans le coin supérieur droit et ouvrez la Console d’administration. Ensuite, accédez à l’onglet Membres, puis cliquez sur Administrateur dans le menu déroulant Type de membre.

Applications mobiles

Des paramètres de sécurité de l’application mobile sont disponibles pour les clients Asana Enterprise.

Renforcez la sécurité de l’application mobile Asana (iOS et Android) pour protéger les données de votre organisation tout en permettant aux membres de votre équipe de travailler collaborer où qu’ils soient.

En tant que super administrateur, vous pouvez utiliser les paramètres de sécurité suivants pour protéger votre organisation dans le cadre d’une utilisation de l’application Asana sur appareil mobile :

Authentification biométrique

Activez l’authentification biométrique pour permettre aux utilisateurs de déverrouiller Asana sur leur téléphone portable avec leur empreinte digitale ou par reconnaissance faciale. Vous pouvez définir la fréquence à laquelle les utilisateurs doivent s’authentifier de nouveau.

Autorisations de capture d’écran (seulement sur Android)

Autorisez ou non les utilisateurs de votre organisation à faire des captures d’écran de l’application mobile.

Autorisations liées aux pièces jointes

Vous avez la possibilité de restreindre le téléchargement ou le partage de pièces jointes au sein de l’application Asana sur appareil mobile.

Autorisations liées au widget

Si vous restreignez l’accès au widget Asana sur les appareils mobiles, les utilisateurs ne pourront pas consulter les tâches directement depuis l’écran d’accueil de leur téléphone.

Autorisations de copier-coller

Gérez les autorisations de copier-coller dans l’application mobile.

E-mail du responsable de la sécurité

Les super administrateurs des organisations payantes ont la possibilité d’ajouter l’e-mail du responsable de la sécurité dans leurs consoles d’administration pour recevoir les mises à jour de sécurité d’Asana. De cette façon, Asana peut directement transmettre ces communications importantes à l’adresse indiquée.

S’ils souhaitent accéder à cette fonctionnalité, les super administrateurs des divisions payantes doivent contacter notre service client à l’adresse support@asana.com.

Authentification unique de Google

 Les invités de l’organisation peuvent toujours se connecter avec leur e-mail et leur mot de passe, que l’authentification unique de Google (SSO) soit exigée pour les membres ou non.

Authentification SAML

Les organisations Enterprise peuvent également activer l’authentification SAML depuis l’onglet Sécurité de la console d’administration.

Expiration de session SAML

Les super administrateurs peuvent définir le délai d’expiration de la session SAML entre 1 heure et 30 jours dans la console d’administration. Les membres seront automatiquement déconnectés et invités à se reconnecter une fois le délai défini écoulé.

Paramètres

Paramètres administrateur pour les fonctionnalités d’intelligence artificielle

Basées sur l’apprentissage automatique, les fonctionnalités Asana d’intelligence artificielle trient, filtrent et classent les données pour aider les utilisateurs de votre organisation à optimiser leurs processus.

Optimisation avec l’intelligence artificielle

Ces fonctionnalités sont décrites plus en détail dans la console d’administration, à laquelle les super administrateurs peuvent accéder pour les activer ou les désactiver. Les utilisateurs ont la possibilité d’activer les fonctionnalités d’intelligence artificielle à l’échelle de l’organisation. Lorsque ces fonctionnalités sont désactivées, les données de l’organisation ne sont pas traitées à ces fins.

Depuis cette fenêtre, vous pouvez visualiser les fonctionnalités activées ou désactivées pour votre organisation. Pour en désactiver ou activer une, cliquez sur la case correspondante.

Si vous désactivez une fonctionnalité à partir de cette fenêtre, la modification s’appliquera à toute l’organisation.

Les fonctionnalités d’intelligence artificielle ne sont pas disponibles pour les espaces de travail sur Asana.

Si l’organisation dont vous êtes administrateur n’a pas de super administrateur, vous pouvez désactiver ces fonctionnalités, mais vous ne pourrez pas les réactiver. Pour les réactiver, il vous faudra suivre le processus de vérification du super administrateur ou contacter l’équipe d’assistance. Un message d’avertissement s’affichera sur Asana avant la validation de toute modification par un administrateur.

Quelles fonctionnalités basées sur l’IA peuvent être gérées ?

Nom de la fonctionnalité/description :	Technologie :	Données :

| Projets recommandés pour les nouveaux utilisateurs Dans l’onglet Accueil, sous le widget Projets, une liste de Projets recommandés s’affiche. Ces recommandations sont générées à l’aide d’un modèle de filtrage collaboratif par apprentissage automatique, qui déduit les relations entre les utilisateurs et les projets en fonction des projets Asana avec lesquels un utilisateur donné et ses collaborateurs habituels interagissent. Si vous désactivez cette option, les utilisateurs ne recevront qu’une liste générique de projets recommandés sur Asana. | Apprentissage automatique | Métadonnées notamment liées à la création, la consultation, la modification et la suppression d’événements | Boîte de réception prioritaire Dans la boîte de réception, une nouvelle option de tri des notifications permet aux utilisateurs de trier leurs notifications par pertinence. | Apprentissage automatique | Métadonnées notamment liées à la création, la consultation, la modification et la suppression d’événements | | Hiérarchisation des tâches Les e-mails de résumé quotidien envoyés aux utilisateurs abonnés contiennent maintenant une nouvelle section appelée Tâches prioritaires suggérées, dans laquelle sont affichées les tâches les plus pertinentes pour eux. | Apprentissage automatique | Métadonnées notamment liées à la création, la consultation, la modification et la suppression d’événements |

Pour en savoir plus sur la façon dont Asana utilise vos informations, consultez notre déclaration de confidentialité.

Paramètres de modification des champs du profil

Asana possède des intégrations SCIM avec les fournisseurs d’identité les plus performants du marché qui permettent à leurs utilisateurs d’importer des informations de leur profil, telles que leur poste et service vers Asana. Ces informations étant importées depuis un système de gestion d’identités, il est préférable pour les administrateurs d’autoriser ou non les utilisateurs à les modifier sur Asana dans les paramètres de modification du profil.

Nous vous conseillons de mettre en place cette restriction lorsque votre organisation synchronise les champs du profil des utilisateurs sur Asana par le biais du protocole SCIM. Si ce n’est pas le cas, les utilisateurs ne seront pas en mesure d’ajouter des informations à leur profil.

Les administrateurs peuvent toujours mettre à jour des champs de profil dont la modification n’est pas autorisée pour les utilisateurs à partir de l’onglet Membres de la console d’administration.

Exporter un domaine

Les super administrateurs peuvent demander un export de toutes les données d’une organisation au format JSON en accédant à l’onglet Paramètres de leur console d’administration. Veuillez noter que l’export de domaine est une fonctionnalité Enterprise.

Les super administrateurs peuvent choisir d’exporter uniquement le texte, ou bien d’exporter le texte et les pièces jointes.

Certains types de pièces jointes, notamment les transcriptions vidéo, les photos de couverture des formulaires et les photos de profil utilisateur, ne sont actuellement pas inclus dans l’exportation des pièces jointes. Si vous avez besoin de données que vous ne parvenez pas à exporter, veuillez nous contacter.

Intégrations et gestion des applications

La gestion des applications permet aux super administrateurs d’organisations Enterprise de surveiller et contrôler les applications, les jetons d’accès personnels et les comptes de service actifs dans leur domaine.

Les administrateurs de division et les utilisateurs qui ne sont pas super administrateurs n’ont pas accès à cette fonctionnalité.

Les super administrateurs peuvent désormais se servir librement de la console d’administration pour :

1. Visualiser les applications connectées auxquelles ils permettent d’accéder aux informations du domaine.
2. Bloquer certaines applications et empêcher les utilisateurs du domaine de les utiliser.
3. Placer un domaine en mode « approbation requise » : les applications sont alors bloquées jusqu’à ce qu’un super administrateur les approuve.
4. Gérer les comptes de service
5. Autoriser ou non l’utilisation des jetons d’accès personnels dans le domaine.

Si vous avez d’autres questions à propos du blocage ou du contrôle des applications, n’hésitez pas à contacter notre équipe de la réussite client ou à consulter la page d’assistance d’Asana.

Consultez l’article du guide sur les comptes de service pour en savoir plus à ce sujet.

Visualiser les applications connectées

Paramètres d’application généraux

Si une organisation exige l’approbation des applications, tout invité utilisant une application non approuvée et rejoignant l’organisation verra l’application bloquée. L’invité en sera informé par e-mail.

Bloquer des applications

Cette action empêchera l’ensemble des utilisateurs du domaine (les membres, comme les invités) d’installer ces applications et de les utiliser. Les utilisateurs qui se servaient de cette application pourront rencontrer des erreurs et l’application pourra éventuellement cesser de fonctionner. Si des utilisateurs appartiennent à plusieurs domaines, bloquer une application les empêchera d’utiliser cette dernière dans tous ces domaines.

Débloquer des applications

Accédez à la page de l’application de votre choix depuis la page des applications connectées. Cliquez sur le bouton Débloquer. Si votre organisation exige que les applications soient approuvées avant de pouvoir être utilisées (voir ci-dessous), vous devez les approuver pour les débloquer.

Une fois l’application débloquée, les utilisateurs peuvent être obligés de la réinstaller ou de se réauthentifier, tout dépend du comportement de l’application.

Approbations d’applications

Gérer les jetons d’accès personnel

Désactiver les jetons d’accès personnels entraînera la révocation et le blocage de tous les jetons d’accès personnels existants appartenant aux utilisateurs d’une organisation. L’accès de ces derniers aux jetons peut donc être perturbé. Par conséquent, les super administrateurs doivent informer les utilisateurs de leur organisation avant toute intervention.

Ressources

Désactiver l’ajout de fichiers en pièce jointe

L’option permettant de désactiver les fichiers en pièce jointe est une fonctionnalité Enterprise réservée aux super administrateurs.

Présentation

Les super administrateurs d’une organisation peuvent choisir de désactiver les fichiers en pièce jointe pour s’assurer que le déploiement d’Asana au sein de leur entreprise répond à l’ensemble des exigences en matière de sécurité et de cohérence, notamment concernant le blocage de tous les fichiers en pièce jointe à accès restreint, conformément aux politiques de sécurité de l’entreprise et aux méthodes préférées d’intégration de fichiers.

Cette fonctionnalité permet d’optimiser le contrôle de votre domaine pour garantir des politiques de mise en ligne des contenus strictes, en accord avec les exigences de votre entreprise.

Pour les administrateurs des systèmes informatiques, il s’agit aussi d’une solution rapide pour activer ou désactiver une ou plusieurs sources de mise en ligne de fichiers (ordinateur de l’utilisateur, Dropbox, Google Drive, Box ou Onedrive/Sharepoint), dans le respect des politiques de sécurité informatique de leurs entreprises respectives. Par la suite, cette fonctionnalité peut être utilisée partout où il est possible d’ajouter des pièces jointes sur Asana.

Accéder aux options pour les fichiers en pièce jointe

Les super administrateurs peuvent accéder aux paramètres des options pour les fichiers en pièce jointe depuis l’onglet Sécurité de la console d’administration.

Une fois sur l’onglet Sécurité, faites défiler la page vers le bas pour accéder à la section Paramètres administrateurs, puis cliquez sur Options pour les fichiers en pièce jointe.

Toutes les pièces jointes sont activées par défaut.

Décocher l’option « Autoriser l’ajout de pièces jointes aux applications Asana, API et autres fonctionnalités »

Cette action empêchera l’utilisation de tous types de pièces jointes :

• Web
• Mobile
• API
• Copier-coller
• Formulaires
• Glisser-déposer
• Transfert d’e-mail

Désactiver les pièces jointes en provenance d’applications tierces

Pour empêcher l’ajout de fichiers depuis des applications tierces, bloquez-les dans l’onglet Applications ou sélectionnez celle de votre choix dans la fenêtre contextuelle. Cette action empêchera l’ajout de pièces jointes en provenance de Dropbox, Google Drive, Box et OneDrive/SharePoint.

Désactiver les pièces jointes sur mobile

L’application mobile ne fait aucune différence entre les pièces jointes en provenance d’applications tierces et celles en provenance de votre appareil. En effet, toute pièce jointe est d’abord téléchargée sur votre appareil.

Décocher l’option Autoriser les pièces jointes aux applications Asana, API et autres fonctionnalités est le seul moyen de désactiver les pièces jointes sur mobile.