La console d’administration d’une organisation

Nous déployons progressivement la fonctionnalité de console d’administration pour les organisations et serions heureux de connaître votre avis sur ce sujet.

La console d’administration d’une organisation offre à tous les administrateurs Asana les outils dont ils ont besoin pour maîtriser Asana au sein de leurs organisations.

Accéder à la console d’administration d’une organisation

Accéder à la console d’administration

Pour accéder à la console d’administration de votre organisation :

  1. Cliquez sur votre image de profil.
  2. Dans le menu déroulant, sélectionnez Console d’administration.

Gérer tous les membres d’une organisation

Gérer les membres

Depuis l’onglet Membres, vous pouvez :

  1. inviter de nouveaux membres à rejoindre une équipe de votre organisation
  2. identifier le nombre de membres, d’invités, d’invitations en attente et de places disponibles au sein de votre organisation
  3. chercher quelqu’un au sein de votre organisation
  4. voir le nom de chaque personne, son statut (administrateur, membre ou invité) et la date de sa dernière activité dans votre organisation
  5. accorder ou supprimer un accès administrateur, ou retirer quelqu’un de l’organisation en passant la souris sur son nom puis en cliquant sur l’icône avec les trois points et en sélectionnant l’une des options

Trier les membres par nom et par dernière activité

trier par nom/activité

Vous pouvez également trier votre liste de membres et d’invités par nom (par ordre alphabétique ou ordre alphabétique inversé) ou selon leur dernière activité. Ceci vous permet de voir à quand remontent les dernières connexions à l’organisation et de vérifier les invitations en attente.

Exporter les données d’adhésion au format CSV

exporter au format csv

Pour exporter les données d’adhésion au format CSV :

  1. Cliquez sur l’icône avec les trois points depuis l’onglet Membres.
  2. Cliquez sur Demander le CSV des membres.

Gérer les équipes

équipes

Depuis l’onglet Équipes, vous pouvez :

  1. créer une nouvelle équipe au sein de votre organisation
  2. afficher le nom d’une équipe, son nombre de membres, ses autorisations de confidentialité, sa date de création et le nom de son créateur
  3. modifier une équipe en passant votre souris sur son nom puis en cliquant sur le bouton bleu Modifier l’équipe qui s’affiche.

Gérer les informations de facturation

afficher les données de facturation

Depuis l’onglet Facturation vous pouvez :

  1. changer le type de formule payante
  2. augmenter le nombre de places disponibles
  3. modifier les informations de facturation
  4. désigner un autre responsable de la facturation pour ce compte
  5. télécharger la dernière facture.

Seul le responsable de la facturation actuel d’une organisation peut modifier les informations de facturation, désigner un autre responsable ou télécharger la dernière facture.

Sécurité

sécurité

Dans l’onglet Sécurité, vous pouvez :

  1. activer ou désactiver l’authentification unique de Google (SSO) pour votre organisation
  2. activer l’authentification SAML pour votre organisation
  3. définir les exigences de mot de passe pour les membres de l’organisation et forcer la réinitialisation des mots de passe pour tous les membres
  4. voir tous les administrateurs de votre organisation.

Les changements apportés à la sécurité du mot de passe ne concerneront que les mots de passe nouvellement créés.

Authentification unique de Google

sso

Afin de pouvoir activer l’authentification unique de Google (SSO), les administrateurs de l’organisation doivent tout d’abord se connecter avec leur compte Google. Si vous vous êtes connecté à l’aide d’un e-mail et d’un mot de passe, il vous suffit de vous déconnecter et de vous reconnecter en utilisant le bouton bleu Utiliser un compte Google.

sso

Lorsque vous cliquez sur Authentification Google Apps dans l’onglet Sécurité, vous pouvez :

  1. définir la connexion avec Google comme facultative ou obligatoire pour tous les membres.
  2. cliquer sur Enregistrer la configuration une fois l’option choisie.

 Les invités de l’organisation peuvent toujours se connecter avec leur e-mail et leur mot de passe, que l’authentification unique de Google (SSO) soit exigée pour les membres ou non.

Authentification SAML

Les organisations Enterprise peuvent également activer l’authentification SAML depuis l’onglet Sécurité de la console d’administration.

saml

activer

Nom de l’organisation et domaines de messagerie vérifiés

sécurité

Depuis l’onglet Paramètres, vous pouvez :

  1. modifier le nom de votre organisation
  2. consulter la liste des domaines vérifiés de votre organisation
  3. demander un export de toutes les données de votre organisation au format JSON.

Export de domaine

Les administrateurs peuvent demander un export de toutes les données d’une organisation au format JSON. Cette option se trouve dans l’onglet Paramètres de votre console d’administration. Veuillez noter que l’Export de domaine est une fonctionnalité Enterprise.

export

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.