Projets à commentaires seuls

Les projets à commentaires seuls permettent aux membres d’une même équipe de voir des projets et de les commenter sans avoir l’autorisation de les modifier. Cela simplifie le partage des informations d’un projet avec tous ceux qui en ont besoin, tout en empêchant les modifications accidentelles ou inutiles. Rassemblez le feed-back sur les projets et tenez leurs intervenants au courant, tout en gardant intacte la structure des projets. Les projets à commentaires seuls sont parfaits pour les wikis, les modèles, les points de repère et les processus de l’entreprise qui ont été consolidés et ne doivent pas être modifiés.

Faire d’un projet un projet à commentaires seuls

Seuls les membres qui ont une autorisation de modification peuvent modifier les projets à commentaires seuls. Ceux qui ne sont pas membres du projet, mais pourraient toujours accéder au projet dans son ensemble ou à des tâches individuelles du projet, ne pourront que commenter le projet.

paramètres d’accès des membres du projet

Pour faire d’un projet un projet à commentaires seuls :

  1. Cliquez sur le bouton + en haut à droite de votre projet pour ouvrir le menu des membres du projet et des paramètres d’accès
  2. Cliquez sur le menu déroulant Membres de [Nom de l’équipe] et abonnés à la tâche peuvent et sélectionnez les paramètres d’autorisation

Depuis ce menu, vous pouvez choisir de partager le projet avec toute l’équipe ou de le réserver aux membres du projet, et restreindre ce que les membres peuvent faire avec le projet.

Une fois ce paramètre modifié, votre projet public sera réglé sur Commenter uniquement pour les membres de votre équipe ou de votre organisation, mais pas pour les membres du projet. La modification n’a pas d’effet sur les paramètres d’accès au projet des membres existants de ce projet.

Changer les paramètres d’accès de membres individuels du projet

Les membres et le propriétaire du projet qui ont une autorisation de modification peuvent donner aux autres membres du projet l’autorisation de modification en changeant leur paramètre d’accès individuel en Peut modifier.

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changer les paramètres d’accès des membres

Pour changer les paramètres d’accès des membres du projet :

  • Cliquez sur le bouton + en haut à droite de votre projet pour ouvrir le menu des membres et paramètres d’accès du projet
  • Cliquez sur le menu déroulant à côté du nom du membre du projet dont vous voulez modifier les paramètres d’accès
  • Sélectionnez Peut modifier pour leur donner un accès complet ou Peut commenter pour leur donner uniquement l’autorisation de commenter
  • Les propriétaires d’un projet peuvent nommer d’autres membres propriétaires du projet ou retirer des membres du projet
  • Fermez le menu pour enregistrer vos modifications

vue commentaires seuls

Les membres du projet qui ont uniquement l’autorisation de commenter ne voient que le bouton Commenter uniquement dans la vue d’un projet.

Autorisations des utilisateurs individuels pour le projet

Les membres du projet peuvent obtenir des autorisations individuelles, quel que soit le réglage par défaut du projet. Au niveau du projet, les membres qui peuvent uniquement commenter ou qui se voient attribuer une tâche avec uniquement l’autorisation de commenter peuvent uniquement publier des discussions et des mises à jour de projet.

Le tableau ci-dessous décrit les capacités des membres du projet avec des droits d’édition, ceux qui n’ont accès qu’aux commentaires et ceux qui n’ont accès qu’aux commentaires et se sont également vu attribuer une tâche de ce projet.

Peut modifier : Peut commenter : Peut commenter avec tâche attribuée :
Terminer des tâches Terminer des tâches
Modifier le responsable Modifier le responsable
Modifier l’échéance Modifier l’échéance
Modifier le titre et la description de la tâche
Ajouter / Retirer des étiquettes
Ajouter / Modifier des sous-tâches
Ajouter / Modifier le paramètre En attente… d’une tâche
Modifier / Voir des formulaires
Modifier la valeur des champs personnalisés Modifier la valeur des champs personnalisés
Ajouter / Retirer des pièces jointes Ajouter / Retirer des pièces jointes Ajouter / Retirer des pièces jointes
Commenter une tâche Commenter une tâche Commenter une tâche
Modifier les abonnés d’une tâche Modifier les abonnés d’une tâche Modifier les abonnés d’une tâche
Aimer des tâches ou commentaires Aimer des tâches ou commentaires Aimer des tâches ou commentaires

Si vous avez uniquement l’autorisation de commenter et qu’on vous attribue une tâche, les sous-tâches de cette tâche devront aussi vous être attribuées pour que vous puissiez vous en occuper.

Tâches associées à plusieurs projets

Si une tâche appartient à plusieurs projets, les membres qui ont accès à tous les projets auxquels la tâche appartient auront le plus d’autorisations.

Par exemple, ceux qui ont l’autorisation de modifier une tâche dans un projet ne perdront pas cette autorisation si la tâche fait partie d’un autre projet pour lequel ils n’ont que l’autorisation de commenter. Cela signifie que vous ne perdrez pas l’autorisation de modifier les tâches si elles sont également ajoutées aux projets auxquels vous n’avez accès qu’aux commentaires.

Cela signifie aussi que quiconque Peut commenter dans un projet obtiendra les droits de modifier les tâches ajoutées aux autres projets qu’il ou elle Peut modifier.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.