Autorisations relatives aux tâches

Sur Asana, l’accès à une tâche est défini par le contexte et il existe différents paramètres régissant l’accès à une tâche :

Tâche : Accessible par :
Tâche privée Les collaborateurs de la tâche uniquement
Tâche publique Tous les membres de l’organisation
Tâche appartenant à un projet privé Les collaborateurs de la tâche et les membres du projetmembres du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite
Tâche appartenant à un projet public Les collaborateurs de la tâche, les membres du projet et les membres de l’équipemembres de l’équipe Quelqu’un qui a accès à tous les projets publics et toutes les discussions d’une équipe. Lire la suite
Sous-tâche Les utilisateurs ayant accès à la tâche parente

Cet article abordera les points suivants :

  • Comment identifier les autorisations de la tâche
  • Qui peut voir votre tâche
  • Comment autoriser l’accès à votre tâche
  • Comment limiter l’accès à votre tâche

En savoir plus avec Apprendre à utiliser Asana

Consultez notre playlist YouTube Apprendre à utiliser Asana pour apprendre à créer des tâches, équipes et projets privés sur Asana.

Tâche privée

Tâche privée

Pour vérifier qu’une tâche est privée et qu’elle n’appartient pas à un projet :

  1. Au-dessus du nom de la tâche, une bannière indique que la tâche est visible par vous et par ses collaborateurs.
  2. Le champ Projet du volet de droitevolet de droite Le volet de droite contient les détails d’une tâche ou d’une discussion. Lire la suite indique si une tâche appartient ou non à un projet.

Par défaut, les tâches créées dans Mes tâches sont des tâches privées n’appartenant à aucun projet et ne comportant pas de collaborateurs.

Qui peut voir cette tâche ?

Accès à une tâche privée qui n’appartient à aucun projet :

Seuls les collaborateurs peuvent accéder aux tâches privées qui ne sont pas intégrées à un projet.

Comment puis-je autoriser quelqu’un à accéder à cette tâche ?

Pour partager une tâche privée qui n’appartient à aucun projet :

  1. Rendez la tâche publique : lorsque vous rendez une tâche publique, celle-ci est visible par tous les membres de l’organisationMembres de l’organisation Les personnes de votre organisation qui ont un domaine de messagerie professionnelle partagé. Lire la suite . Toutefois, ceux-ci doivent rechercherrechercher La fonction de recherche vous permet de trouver une tâche, un projet ou une discussion dans votre espace de travail ou votre organisation. Lire la suite la tâche pour y accéder.
  2. Ajoutez la tâche à un projet : lorsque vous ajoutez la tâche à un projet, tous les membres du projet (et éventuellement les membres de l’équipeMembres de l’équipe Quelqu’un qui a accès à tous les projets publics et toutes les discussions d’une équipe. Lire la suite ) peuvent accéder à la tâche.
  3. Ajoutez la personne concernée en tant que collaborateur : lorsque vous ajoutez un collaborateur à une tâche, ce dernier peut y accéder.

Avant d’ajouter la tâche à un projet, assurez-vous de prendre note des autorisations du projet.

Comment puis-je limiter l’accès à cette tâche ?

Pour limiter l’accès à une tâche privée qui n’appartient à aucun projet :

  1. Rendez la tâche privée pour ses collaborateurs.
  2. Retirez tous les collaborateurs afin que vous seul puissiez de nouveau y accéder.

Ne vous retirez pas vous-même des collaborateurs d’une tâche, ou vous perdrez vous aussi l’accès à cette tâche.

Tâche publique

Tâche privée

Pour vérifier qu’une tâche est publique et qu’elle n’appartient pas à un projet :

  1. Au-dessus du champ Projet, une bannière indique que la tâche est visible par tous sur [Nom de l’organisation].
  2. Le champ Projet du volet de droitevolet de droite Le volet de droite contient les détails d’une tâche ou d’une discussion. Lire la suite indique si une tâche appartient ou non à un projet.

Qui peut voir cette tâche ?

Les tâches publiques n’appartenant à aucun projet sont visibles par les personnes suivantes :

  1. Les collaborateurs de la tâche.
  2. Tous les membres de l’organisationmembres de l’organisation Les personnes de votre organisation qui ont un domaine de messagerie professionnelle partagé. Lire la suite .

Comment puis-je autoriser quelqu’un à accéder à cette tâche ?

Pour partager une tâche publique qui n’appartient à aucun projet :

  1. Ajoutez un collaborateur à la tâche : lorsque vous ajoutez un utilisateur en tant que collaborateur de la tâche, celui-ci n’a accès qu’à la tâche en question. S’il est membre de l’organisationmembre de l’organisation Les personnes de votre organisation qui ont un domaine de messagerie professionnelle partagé. Lire la suite , il peut déjà accéder à la tâche en faisant une recherche.
  2. Ajoutez la tâche à un projet : lorsque vous ajoutez la tâche au projet, tous les membres du projet (et éventuellement les membres de l’équipemembres de l’équipe Quelqu’un qui a accès à tous les projets publics et toutes les discussions d’une équipe. Lire la suite ) peuvent accéder à cette tâche.

Avant d’ajouter la tâche à un projet, assurez-vous de prendre note des autorisations et des membres du projet.

Comment puis-je limiter l’accès à cette tâche ?

Pour limiter l’accès à une tâche publique qui n’appartient à aucun projet :

  1. Retirez des collaborateurs : lorsque vous retirez tous les collaborateurs de la tâche (à part vous-même), les membres de l’organisation cessent de recevoir les notifications de la tâche, mais peuvent toujours y accéder en la recherchant.
  2. Rendez la tâche privée : dans le volet de droitevolet de droite Le volet de droite contient les détails d’une tâche ou d’une discussion. Lire la suite , cliquez sur le bouton d’actions de tâche et sélectionnez Réserver aux membres du projet. Étant donné que la tâche n’est intégrée à aucun projet, elle est seulement visible par vous-même et par tous les collaborateurs de la tâche, que vous pouvez aussi retirer.

Tâches appartenant à un projet public

Vous pouvez vérifier qu’une tâche appartient à un projet public de cette manière :

  1. Le champ Projet du volet de droitevolet de droite Le volet de droite contient les détails d’une tâche ou d’une discussion. Lire la suite indique le projet auquel la tâche est intégrée. Cliquez sur le nom du projet pour l’ouvrir.
  2. Une fois le projet ouvert, son titretitre Le titre est une partie de l’interface utilisateur située entre la barre supérieure et le volet principal. Il permet aux utilisateurs de parcourir les projets. Lire la suite indique qu’il est Partagé avec [nom de l’équipe].

Qui peut voir cette tâche ?

Les personnes suivantes peuvent voir les tâches appartenant à un projet public :

  1. Les collaborateurs de la tâche
  2. Les membres du projetmembres du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite
  3. Les membres de l’équipemembres de l’équipe Quelqu’un qui a accès à tous les projets publics et toutes les discussions d’une équipe. Lire la suite

Comment puis-je autoriser quelqu’un à accéder à cette tâche ?

accès aux projets publics

Pour partager des tâches appartenant à un projet public :

  1. Ajoutez un collaborateur à la tâche : lorsque vous ajoutez un utilisateur en tant que collaborateur de la tâche, celui-ci reçoit toutes les mises à jour concernant cette tâche. S’il est membre du projetmembre du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite ou membre de l’équipemembre de l’équipe Quelqu’un qui a accès à tous les projets publics et toutes les discussions d’une équipe. Lire la suite , il peut déjà accéder à la tâche.
  2. Ajoutez un membre au projet : lorsque vous ajoutez un utilisateur en tant que membre du projetmembre du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite , il obtient l’accès à toutes les tâches de ce projet. S’il est membre de l’équipemembre de l’équipe Quelqu’un qui a accès à tous les projets publics et toutes les discussions d’une équipe. Lire la suite , il peut déjà accéder à la tâche.

Comment puis-je limiter l’accès à cette tâche ?

  • Retirer des collaborateurs de la tâche
  • Retirer des membres du projetmembres du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite
  • Retirer la tâche du projet
  • Rendre le projet privé

Retirer des collaborateurs d’une tâche

Lorsque vous retirez des collaborateurs d’une tâche intégrée à un projet public, ceux-ci cessent de recevoir les notifications relatives à cette tâche. Toutefois, si ces utilisateurs sont membres du projetmembres du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite ou membres de l’équipemembres de l’équipe Quelqu’un qui a accès à tous les projets publics et toutes les discussions d’une équipe. Lire la suite , ils peuvent toujours accéder à la tâche.

Retirer des membres du projet

Lorsqu’un utilisateur est retiré des membres du projetmembres du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite , il cesse de recevoir les notifications de projet et de tâches correspondantes. Cependant, si cet utilisateur fait également partie de l’équipe à laquelle appartient le projet, il peut toujours voir cette tâche ainsi que les autres tâches du projet (dans la mesure où ce dernier est public).

Retirer la tâche du projet

Les membres du projetmembres du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite ne peuvent plus accéder à la tâche. En revanche, les collaborateurs y ont toujours accès.

Rendre le projet privé

Les membres de l’équipe ne peuvent plus accéder à la tâche ou au projet global. Toutefois, les membres du projetmembres du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite et les collaborateurs de la tâche ont toujours accès à cette dernière.

Tâches dans un projet privé

Vous pouvez vérifier qu’une tâche appartient à un projet privé de cette manière :

  1. Le champ Projet du volet de droitevolet de droite Le volet de droite contient les détails d’une tâche ou d’une discussion. Lire la suite indique le projet auquel la tâche est intégrée. Cliquez sur le nom du projet pour l’ouvrir.
  2. Une fois le projet ouvert, son titretitre Le titre est une partie de l’interface utilisateur située entre la barre supérieure et le volet principal. Il permet aux utilisateurs de parcourir les projets. Lire la suite indique qu’il est Réservé aux membres. Le titre du projet peut également indiquer Uniquement visible par moi si celui-ci n’est visible que par vous.

Une barre jaune s’affiche au-dessus du champ Projet dans le panneau de droite si l’accès à la tâche est limité à un groupe de personnes. Cette barre jaune indique précisément quelles personnes ont accès à cette tâche.

Qui peut voir cette tâche ?

Les personnes suivantes peuvent voir les tâches appartenant à un projet privé :

  1. Les collaborateurs de la tâche
  2. Les membres du projetmembres du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite

Comment puis-je autoriser quelqu’un à accéder à cette tâche ?

Pour partager des tâches appartenant à un projet privé :

  1. Ajoutez un collaborateur à la tâche : lorsque vous ajoutez un utilisateur en tant que collaborateur de la tâche, celui-ci reçoit toutes les mises à jour concernant cette tâche. S’il est membre du projetmembre du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite , il peut déjà accéder à la tâche.
  2. Ajoutez un membre au projet : lorsque vous ajoutez un utilisateur en tant que membre du projetmembre du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite , il obtient l’accès à toutes les tâches de ce projet.
  3. Rendez le projet public : lorsque vous rendez le projet public, tous les membres de l’équipe à laquelle le projet est intégré ont accès aux tâches.

Comment puis-je limiter l’accès à cette tâche ?

  • Retirer des collaborateurs de la tâche
  • Retirer des membres du projetmembres du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite
  • Retirer la tâche du projet

Retirer des collaborateurs d’une tâche

Lorsque vous retirez des collaborateurs d’une tâche, ceux-ci perdent l’accès à cette dernière. Néanmoins, si ces utilisateurs sont membres du projetmembres du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite , ils peuvent toujours accéder à la tâche en question à partir du projet. Ils cesseront toutefois de recevoir les notifications liées à cette tâche.

Retirer des membres du projet

Lorsque vous retirez des membres du projetmembres du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite , ceux-ci perdent l’accès à la tâche qui vous intéresse ainsi qu’à toutes les tâches du projet concerné. Seuls les collaborateurs de la tâche y ont encore accès.

Retirer la tâche du projet

Lorsque vous retirez une tâche d’un projet, les membres du projetmembres du projet Quelqu’un qui a accès aux notifications sur un projet et les reçoit. Lire la suite perdent l’accès à cette tâche. En revanche, les collaborateurs y ont toujours accès.

Demander l’accès à une tâche privée

capture d’écran qui affiche l’option de demande d’accès à une tâche privée

Vous pouvez demander au responsable d’une tâche privée de vous en accorder l’accès. Pour ce faire :

  1. Cliquez sur le lien de la tâche privée à laquelle vous souhaitez accéder. Un message vous indique que vous n’avez pas accès à cette tâche.
  2. Cliquez sur le bouton Demander l’accès.
  3. Le responsable reçoit une tâche lui expliquant que vous avez demandé à accéder à la tâche en question, avec l’option de vous ajouter en tant que collaborateur.

Accorder ou rejeter une demande d’accès à une tâche privée

Les personnes qui n’ont pas accès à une tâche privée ont la possibilité de demander à être ajoutées en tant que collaborateurs. Avant qu’elles ne puissent accéder à cette tâche, la demande a besoin d’être acceptée.

  • Lorsque quelqu’un demande l’accès à une tâche privée, le responsable de cette dernière reçoit une tâche qui l’informe de la demande d’accès. Il peut alors ajouter l’utilisateur en question au projet concerné.
  • Si la tâche n’a pas de responsable, la demande d’accès est attribuée au créateur de la tâche (s’il dispose encore de droits de modification sur celle-ci).
  • Si la tâche n’a pas de responsable et que son créateur ne dispose plus des droits de modification, la demande d’accès est attribuée au premier collaborateur disposant des droits de modification nécessaires.
  • Si la tâche est accessible aux membres d’un projet, la demande d’accès est attribuée au propriétaire du projet. Si le projet n’a pas de propriétaire, la tâche est attribuée à un membre disposant des droits de modification sur le projet.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérer les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.