Autorisations relatives aux tâches
- Passer à
- Tâche privée
- Tâche publique
- Tâche appartenant à un projet public
- Tâche appartenant à un projet privé
- Demander l’accès à une tâche privée
- Accorder ou rejeter une demande d’accès à une tâche privée
Sur Asana, l’accès aux différentes tâches dépend du contexte. Plusieurs paramètres régissent l’accès à une tâche :
| Tâche : | Accessible par : |
|---|---|
| Tâche privée | Les collaborateurs de la tâche uniquement |
| Tâche publique | Tous les membres de l’organisation |
| Tâche appartenant à un projet privé | Collaborateurs de la tâche et membres du projet |
| Tâche appartenant à un projet public | Collaborateurs de la tâche, membres du projet et membres de l’équipe |
Cet article abordera les points suivants :
- Comment identifier les autorisations de la tâche
- Qui peut voir votre tâche
- Comment autoriser l’accès à votre tâche
- Comment limiter l’accès à votre tâche
Tâche privée
Pour vérifier qu’une tâche est privée et qu’elle n’appartient pas à un projet :
- Au-dessus du nom de la tâche, une bannière indique que la tâche est visible par vous et par ses collaborateurs.
- Le champ Projet dans le volet des détails de tâche indique si une tâche appartient ou non à un projet.
Par défaut, les tâches créées dans Mes tâches sont des tâches privées n’appartenant à aucun projet et ne comportant pas de collaborateurs.
Qui peut voir cette tâche ?
Accès à une tâche privée qui n’appartient à aucun projet :
Seuls les collaborateurs peuvent accéder aux tâches privées qui ne sont pas intégrées à un projet.
Comment puis-je autoriser quelqu’un à accéder à cette tâche ?
Pour partager une tâche privée qui n’appartient à aucun projet :
- Rendez la tâche publique : lorsque vous rendez une tâche publique, celle-ci est visible par tous les membres de l’organisation. Toutefois, ceux-ci doivent rechercher la tâche pour y accéder.
- Ajoutez la tâche à un projet : lorsque vous ajoutez la tâche à un projet, tous les membres du projet et membres de l’équipe peuvent accéder à la tâche.
- Ajoutez l’utilisateur concerné en tant que collaborateur : lorsque vous ajoutez un collaborateur à une tâche, ce dernier peut y accéder.
Avant d’ajouter la tâche à un projet, assurez-vous de prendre note des autorisations du projet.
Comment puis-je limiter l’accès à cette tâche ?
Pour limiter l’accès à une tâche qui n’appartient à aucun projet :
- Rendez la tâche privée pour ses collaborateurs.
- Retirez tous les collaborateurs afin que vous seul puissiez de nouveau y accéder.
Ne vous retirez pas vous-même des collaborateurs d’une tâche, ou vous perdrez vous aussi l’accès à cette tâche.
Tâche publique
Pour vérifier qu’une tâche est publique et qu’elle n’appartient pas à un projet :
- Au-dessus du titre de la tâche, une bannière indique que la tâche est visible par tous les membres de [nom de l’organisation].
- Le champ Projet dans le volet des détails de tâche indique si la tâche appartient ou non à un projet.
Qui peut voir cette tâche ?
Les tâches publiques n’appartenant à aucun projet sont visibles par les personnes suivantes :
- Tous les membres de l’organisation.
- Les collaborateurs de la tâche.
Comment autoriser l’accès à une tâche n’appartenant à aucun projet ?
- Ajoutez un collaborateur à la tâche : lorsque vous ajoutez un utilisateur en tant que collaborateur de la tâche, celui-ci n’a accès qu’à la tâche en question. S’il est membre de l’organisation, il peut déjà accéder à la tâche en faisant une recherche.
- Ajoutez la tâche à un projet : lorsque vous ajoutez la tâche au projet, tous les membres du projet peuvent accéder à cette tâche.
Avant d’ajouter la tâche à un projet, assurez-vous de prendre note des autorisations et des membres du projet.
Comment limiter l’accès à une tâche n’appartenant à aucun projet ?
- Retirez des collaborateurs : lorsque vous retirez tous les collaborateurs de la tâche à part vous-même, les membres de l’organisation cessent de recevoir les notifications de la tâche, mais peuvent toujours y accéder en la recherchant.
- Rendez la tâche privée : cliquez sur le bouton Rendre privé sur la bannière en haut du volet des détails de tâche. Cette tâche n’étant intégrée à aucun projet, elle n’est visible que par vous et par ses éventuels collaborateurs.
Tâches dans un projet public
Vous pouvez vérifier qu’une tâche appartient à un projet public de cette manière :
- Le champ Projet dans le volet des détails de tâche indique le projet auquel la tâche est intégrée. Cliquez sur le nom du projet pour l’ouvrir.
- Une fois le projet ouvert, son en-tête indique qu’il est Public pour [nom de l’équipe].
Qui peut voir cette tâche ?
Les personnes suivantes peuvent voir les tâches appartenant à un projet public :
- Les membres du projet.
- Les collaborateurs de la tâche.
- Les membres de l’équipe.
Comment autoriser l’accès à une tâche appartenant à un projet public ?
- Ajoutez un collaborateur à la tâche : lorsque vous ajoutez un utilisateur en tant que collaborateur de la tâche, celui-ci reçoit toutes les mises à jour concernant cette tâche. S’il est membre du projet ou membre de l’équipe, il peut déjà accéder à la tâche.
- Ajoutez un membre au projet : lorsque vous ajoutez un utilisateur en tant que membre du projet, il obtient l’accès à toutes les tâches de ce projet. S’il est membre de l’équipe, il peut déjà accéder à la tâche.
Comment puis-je limiter l’accès à cette tâche ?
- Retirer des collaborateurs d’une tâche : ces utilisateurs cessent de recevoir les notifications relatives à cette tâche. Toutefois, s’ils sont membres du projet ou membres de l’équipe, ils peuvent toujours accéder à la tâche.
- Retirer des membres du projet : ces utilisateurs cessent de recevoir les notifications de projet et de tâches correspondantes. Cependant, s’ils font également partie de l’équipe à laquelle appartient le projet, ils peuvent toujours voir cette tâche ainsi que les autres tâches du projet dans la mesure où ce dernier est public.
- Retirer la tâche du projet : les membres du projet ne peuvent plus accéder à la tâche. En revanche, les collaborateurs y ont toujours accès.
- Rendre le projet privé : les membres de l’équipe ne peuvent plus accéder à la tâche ou au projet global. Toutefois, les membres du projet et les collaborateurs de la tâche ont toujours accès à cette dernière.
Tâches dans un projet privé
Vous pouvez vérifier qu’une tâche appartient à un projet privé de cette manière :
- Le champ Projet du volet des détails de tâche indique le projet auquel la tâche est intégrée. Cliquez sur le nom du projet pour l’ouvrir.
- Une fois le projet ouvert, son titre indique qu’il est Réservé aux membres du projet. Le titre du projet peut également indiquer Uniquement visible par vous si celui-ci n’est visible que par vous.
Une barre jaune s’affiche au-dessus du champ Projet dans le volet des détails de tâche si l’accès à la tâche est limité à un groupe d’utilisateur. Cette barre jaune indique précisément quels utilisateurs ont accès à cette tâche.
Qui peut voir cette tâche ?
Les personnes suivantes peuvent voir les tâches appartenant à un projet privé :
- Les membres du projet.
- Les collaborateurs de la tâche.
Comment autoriser l’accès à une tâche appartenant à un projet privé ?
- Ajoutez un collaborateur à la tâche : lorsque vous ajoutez un utilisateur en tant que collaborateur de la tâche, celui-ci reçoit toutes les mises à jour concernant cette tâche. S’il est membre du projet, il peut déjà accéder à la tâche.
- Ajoutez un membre au projet : lorsque vous ajoutez un utilisateur en tant que membre du projet, il obtient l’accès à toutes les tâches de ce projet.
- Rendez le projet public : lorsque vous rendez le projet public, tous les membres de l’équipe à laquelle le projet est intégré ont accès aux tâches.
Comment puis-je limiter l’accès à cette tâche ?
- Retirer des collaborateurs d’une tâche : ces utilisateurs perdent l’accès à cette dernière. Néanmoins, s’ils sont membres du projet, ils peuvent toujours accéder à la tâche en question à partir du projet. Ils cesseront toutefois de recevoir les notifications liées à cette tâche.
- Retirer des membres du projet : ces utilisateurs perdent l’accès à la tâche qui vous intéresse ainsi qu’à toutes les tâches du projet concerné. Seuls les collaborateurs de la tâche y ont encore accès.
- Retirer la tâche du projet : les membres du projet perdent l’accès à cette tâche. En revanche, les collaborateurs de la tâche y ont toujours accès.
Demander l’accès à une tâche privée
Vous pouvez demander au responsable d’une tâche privée de vous en accorder l’accès. Pour ce faire :
- Cliquez sur le lien de la tâche privée à laquelle vous souhaitez accéder. Un message vous indique que vous n’avez pas accès à cette tâche.
- Cliquez sur Demander l’accès.
- Le responsable reçoit une tâche lui expliquant que vous avez demandé à accéder à la tâche en question, avec l’option de vous ajouter en tant que collaborateur.
Accorder ou rejeter une demande d’accès à une tâche privée
Si vous n’avez pas accès à une tâche privée, vous avez la possibilité de demander à être ajouté en tant que collaborateur. Avant que vous ne puissiez accéder à cette tâche, la demande a besoin d’être acceptée.
- Lorsque vous demandez l’accès à une tâche privée, le responsable de cette dernière reçoit une tâche qui l’informe de la demande d’accès. Il peut alors vous ajouter au projet concerné.
- Si la tâche n’a pas de responsable, la demande d’accès est attribuée au créateur de la tâche (s’il dispose encore de droits de modification sur celle-ci).
- Si la tâche n’a pas de responsable et que son créateur ne dispose plus des droits de modification, la demande d’accès est attribuée au premier collaborateur disposant des droits de modification nécessaires.
- Si la tâche est accessible aux membres d’un projet, la demande d’accès est attribuée au propriétaire du projet. Si le projet n’a pas de propriétaire, la tâche est attribuée à un membre disposant des droits de modification sur le projet.
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