Autorisations relatives aux tâches

Sur Asana, l’accès à une tâche est défini par le contexte et il existe différents paramètres régissant l’accès à une tâche :

Tâche :Accessible par :
Tâche privéeLes collaborateurs de la tâche uniquement
Tâche publiqueTous les membres de l’organisation
Tâche appartenant à un projet privéCollaborateurs de la tâche et membres du projet
Tâche appartenant à un projet publicCollaborateurs de la tâche, membres du projet et membres de l’équipe
Sous-tâcheCeux qui ont accès à la tâche parente

Cet article abordera les points suivants :

  • Comment identifier les autorisations de la tâche
  • Qui peut voir votre tâche
  • Comment autoriser l’accès à votre tâche
  • Comment limiter l’accès à votre tâche

En savoir plus avec Apprendre à utiliser Asana

Consultez notre playlist YouTube Apprendre à utiliser Asana pour apprendre à créer des tâches, équipes et projets privés sur Asana.

Tâche privée

Tâche privée

Pour vérifier qu’une tâche est privée et qu’elle n’appartient pas à un projet :

  1. Au-dessus du nom de la tâche, une bannière indique que la tâche est visible par vous et par ses collaborateurs.
  2. Le champ Projet dans le volet des détails de tâche indique si une tâche appartient ou non à un projet.

Par défaut, les tâches créées dans Mes tâches sont des tâches privées n’appartenant à aucun projet et ne comportant pas de collaborateurs.

Qui peut voir cette tâche ?

Accès à une tâche privée qui n’appartient à aucun projet :

Seuls les collaborateurs peuvent accéder aux tâches privées qui ne sont pas intégrées à un projet.

Comment puis-je autoriser quelqu’un à accéder à cette tâche ?

Pour partager une tâche privée qui n’appartient à aucun projet :

  1. Rendez la tâche publique : lorsque vous rendez une tâche publique, celle-ci est visible par tous les membres de l’organisation. Toutefois, ceux-ci doivent rechercher la tâche pour y accéder.
  2. Ajoutez la tâche à un projet : lorsque vous ajoutez la tâche à un projet, tous les membres du projet et membres de l’équipe peuvent accéder à la tâche.
  3. Ajoutez l’utilisateur concerné en tant que collaborateur : lorsque vous ajoutez un collaborateur à une tâche, ce dernier peut y accéder.

Avant d’ajouter la tâche à un projet, assurez-vous de prendre note des autorisations du projet.

Comment puis-je limiter l’accès à cette tâche ?

Pour limiter l’accès à une tâche privée qui n’appartient à aucun projet :

  1. Rendez la tâche privée pour ses collaborateurs.
  2. Retirez tous les collaborateurs afin que vous seul puissiez de nouveau y accéder.

Ne vous retirez pas vous-même des collaborateurs d’une tâche, ou vous perdrez vous aussi l’accès à cette tâche.

Tâche publique

Tâche privée

Pour vérifier qu’une tâche est publique et qu’elle n’appartient pas à un projet :

  1. Au-dessus du champ Projet, une bannière indique que la tâche est visible par tous sur [Nom de l’organisation].
  2. Le champ Projet dans le volet des détails de tâche indique si la tâche appartient ou non à un projet.

Qui peut voir cette tâche ?

Les tâches publiques n’appartenant à aucun projet sont visibles par les personnes suivantes :

  1. Les collaborateurs de la tâche
  2. Tous les membres de l’organisation

Comment puis-je autoriser quelqu’un à accéder à cette tâche ?

Pour partager une tâche publique qui n’appartient à aucun projet :

  1. Ajoutez un collaborateur à la tâche : lorsque vous ajoutez un utilisateur en tant que collaborateur de la tâche, celui-ci n’a accès qu’à la tâche en question. S’il est membre de l’organisation, il peut déjà accéder à la tâche en faisant une recherche.
  2. Ajoutez la tâche à un projet : lorsque vous ajoutez la tâche au projet, tous les membres du projet peuvent accéder à cette tâche.

Avant d’ajouter la tâche à un projet, assurez-vous de prendre note des autorisations et des membres du projet.

Comment puis-je limiter l’accès à cette tâche ?

Pour limiter l’accès à une tâche publique qui n’appartient à aucun projet :

  1. Retirez des collaborateurs : lorsque vous retirez tous les collaborateurs de la tâche à part vous-même, les membres de l’organisation cessent de recevoir les notifications de la tâche, mais peuvent toujours y accéder en la recherchant.
  2. Rendez la tâche privée : dans le volet des détails de tâche, cliquez sur le bouton d’actions de tâche et sélectionnez Réserver aux membres du projet. Étant donné que la tâche n’est intégrée à aucun projet, elle est seulement visible par vous-même et par tous les collaborateurs de la tâche, que vous pouvez aussi retirer.

Tâches dans un projet public

Vous pouvez vérifier qu’une tâche appartient à un projet public de cette manière :

  1. Le champ Projet dans le volet des détails de tâche indique le projet auquel la tâche est intégrée. Cliquez sur le nom du projet pour l’ouvrir.
  2. Une fois le projet ouvert, son en-tête indique qu’il est Partagé avec [nom de l’équipe].

Qui peut voir cette tâche ?

Les personnes suivantes peuvent voir les tâches appartenant à un projet public :

  1. Les collaborateurs de la tâche
  2. Les membres du projet
  3. Les membres de l’équipe

Comment puis-je autoriser quelqu’un à accéder à cette tâche ?

accès aux projets publics

Pour partager des tâches appartenant à un projet public :

  1. Ajoutez un collaborateur à la tâche : lorsque vous ajoutez un utilisateur en tant que collaborateur de la tâche, celui-ci reçoit toutes les mises à jour concernant cette tâche. S’il est membre du projet ou membre de l’équipe, il peut déjà accéder à la tâche.
  2. Ajoutez un membre au projet : lorsque vous ajoutez un utilisateur en tant que membre du projet, il obtient l’accès à toutes les tâches de ce projet. S’il est membre de l’équipe, il peut déjà accéder à la tâche.

Comment puis-je limiter l’accès à cette tâche ?

  • Retirer des collaborateurs de la tâche
  • Retirer des membres du projet
  • Retirer la tâche du projet
  • Rendre le projet privé

Retirer des collaborateurs d’une tâche

Lorsque vous retirez des collaborateurs d’une tâche intégrée à un projet public, ceux-ci cessent de recevoir les notifications relatives à cette tâche. Toutefois, si ces utilisateurs sont membres du projet ou membres de l’équipe, ils peuvent toujours accéder à la tâche.

Retirer des membres du projet

Lorsqu’un utilisateur est retiré des membres du projet, il cesse de recevoir les notifications de projet et de tâches correspondantes. Cependant, si cet utilisateur fait également partie de l’équipe à laquelle appartient le projet, il peut toujours voir cette tâche ainsi que les autres tâches du projet dans la mesure où ce dernier est public.

Retirer la tâche du projet

Les membres du projet ne peuvent plus accéder à la tâche. En revanche, les collaborateurs y ont toujours accès.

Rendre le projet privé

Les membres de l’équipe ne peuvent plus accéder à la tâche ou au projet global. Toutefois, les membres du projet et les collaborateurs de la tâche ont toujours accès à cette dernière.

Tâches dans un projet privé

Vous pouvez vérifier qu’une tâche appartient à un projet privé de cette manière :

  1. Le champ Projet du volet de détails de tâche indique le projet auquel la tâche est intégrée. Cliquez sur le nom du projet pour l’ouvrir.
  2. Une fois le projet ouvert, son titre indique qu’il est Réservé aux membres. Le titre du projet peut également indiquer Uniquement visible par moi si celui-ci n’est visible que par vous.

Une barre jaune s’affiche au-dessus du champ Projet dans le volet des détails de tâche si l’accès à la tâche est limité à un groupe d’utilisateur. Cette barre jaune indique précisément quels utilisateurs ont accès à cette tâche.

Qui peut voir cette tâche ?

Les personnes suivantes peuvent voir les tâches appartenant à un projet privé :

  1. Les collaborateurs de la tâche
  2. Les membres du projet

Comment puis-je autoriser quelqu’un à accéder à cette tâche ?

Pour partager des tâches appartenant à un projet privé :

  1. Ajoutez un collaborateur à la tâche : lorsque vous ajoutez un utilisateur en tant que collaborateur de la tâche, celui-ci reçoit toutes les mises à jour concernant cette tâche. S’il est membre du projet, il peut déjà accéder à la tâche.
  2. Ajoutez un membre au projet : lorsque vous ajoutez un utilisateur en tant que membre du projet, il obtient l’accès à toutes les tâches de ce projet.
  3. Rendez le projet public : lorsque vous rendez le projet public, tous les membres de l’équipe à laquelle le projet est intégré ont accès aux tâches.

Comment puis-je limiter l’accès à cette tâche ?

  • Retirer des collaborateurs de la tâche
  • Retirer des membres du projet
  • Retirer la tâche du projet

Retirer des collaborateurs d’une tâche

Lorsque vous retirez des collaborateurs d’une tâche, ceux-ci perdent l’accès à cette dernière. Néanmoins, si ces utilisateurs sont membres du projet, ils peuvent toujours accéder à la tâche en question à partir du projet. Ils cesseront toutefois de recevoir les notifications liées à cette tâche.

Retirer des membres du projet

Lorsque vous retirez des membres du projet, ceux-ci perdent l’accès à la tâche qui vous intéresse ainsi qu’à toutes les tâches du projet concerné. Seuls les collaborateurs de la tâche y ont encore accès.

Retirer la tâche du projet

Lorsque vous retirez une tâche d’un projet, les membres de ce projet perdent l’accès à cette tâche. En revanche, les collaborateurs de la tâche y ont toujours accès.

Demander l’accès à une tâche privée

capture d’écran qui affiche l’option de demande d’accès à une tâche privée

Vous pouvez demander au responsable d’une tâche privée de vous en accorder l’accès. Pour ce faire :

  1. Cliquez sur le lien de la tâche privée à laquelle vous souhaitez accéder. Un message vous indique que vous n’avez pas accès à cette tâche.
  2. Cliquez sur Demander l’accès.
  3. Le responsable reçoit une tâche lui expliquant que vous avez demandé à accéder à la tâche en question, avec l’option de vous ajouter en tant que collaborateur.

Accorder ou rejeter une demande d’accès à une tâche privée

Si vous n’avez pas accès à une tâche privée, vous avez la possibilité de demander à être ajouté en tant que collaborateur. Avant que vous ne puissiez accéder à cette tâche, la demande a besoin d’être acceptée.

  • Lorsque vous demandez l’accès à une tâche privée, le responsable de cette dernière reçoit une tâche qui l’informe de la demande d’accès. Il peut alors vous ajouter au projet concerné.
  • Si la tâche n’a pas de responsable, la demande d’accès est attribuée au créateur de la tâche (s’il dispose encore de droits de modification sur celle-ci).
  • Si la tâche n’a pas de responsable et que son créateur ne dispose plus des droits de modification, la demande d’accès est attribuée au premier collaborateur disposant des droits de modification nécessaires.
  • Si la tâche est accessible aux membres d’un projet, la demande d’accès est attribuée au propriétaire du projet. Si le projet n’a pas de propriétaire, la tâche est attribuée à un membre disposant des droits de modification sur le projet.

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